南方医科大学出版类档案管理实施细则.docx

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1、南方医科大学出版类档案管理实施细则根据中华人民共和国档案法、科学技术档案工作条例、 出版社书稿档案工作规定和国家教育部高等学校档案管理 办法、高等学校档案实体分类法、高等学校档案工作规范 等法律法规、规章，结合我校出版类档案工作实际情况，制定本 实施细则。第一条 出版类档案工作的基本原则（一）学校出版类档案是指本校在自行编辑出版学报、校报、 学术刊物、书籍、音像等出版物活动中形成的具有利用保存价值 的文字、图表、电子文档及声像等载体材料。（二）学校出版类档案反映了学校教学、科研和学校管理的水 平及活动情况，它是国家科学文化和学校教学、科研改革与发展 的历史记录，是学校档案的重要组成部分。出版类

2、档案必须实行 部门立卷制度，由学校档案部门集中统一管理，以确保其完整、 系统、准确和安全，方便开发利用。（三）出版类档案管理工作要纳入出版、编辑单位的管理制度, 纳入出版工作计划和规划，纳入出版、编辑人员的职责范围。出 版、编辑部门在布置、检查、总结、验收工作时，要同时布置、 检查、总结、验收出版类档案工作。（四）学校学报、校报、学术刊物等编辑部门及有出版刊物的 单位，要有一位负责人分管出版档案工作，并确定适当的兼职档 案人员，在学校科技处的统筹下，认真做好出版类档案的收集、 整理、立卷、归档工作。第二条出版类档案归档范围的确定（一）确定的原则L归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版

3、活 动的全过程，保证完整、准确、系统。必须对学校和社会当前与 长远具有参考价值和凭证作用。2,归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机 联系，特别注意出版材料的成套性特点。（二）归档的主要内容和重点1 .归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方 面的内容，具体范围见附件2：南方医科大学出版类档案归档范 围和保管期限表。2,归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的 有保存价值的文件材料，尤其是出版物本身。第三条出版类文件材料的部门立卷与归档流程（一）形成与积累L书籍、期刊及校报等出版物出版前，相关编辑人员应注意 归档材料的积累和保管，保证应归档文件材料的齐全完整、系

4、统 和准确。2 .书籍、期刊和校报等出版物出版后，相关编辑人员必须将 应归档材料加以整理，拟写标题，编好卷内目录在二个月内交本 部门的兼职档案员立卷后，向学校科技处移交、汇总。（二）整理组卷（立卷）各种出版物档案材料按其性质和种类（出版物的名称）分别 进行立卷。1.出版类管理部分的文件材料，归入出版综合（CB11）按问 题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批 复在前，请不在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后; 定稿在前，历次重要修改稿在后；结论性材料在前，依据性材料 在后。2,期刊。视其情况几期一卷，也可分开，一期一件，按年代、 期次排列，注意分清年代，不可混年立卷。

5、3 .校报。按年度立卷，可按时间（如年、季或月）或重要程 度排列，一年立为一卷。4 .书籍。一般以作品为单位整理，一书组成一卷或数卷。跨 年度的出版档案，放在出版的出版年度立卷。5 .出版类档案以“件”为单位编号，卷内文件应逐件在右上 角盖上有单位名称、档号、件号的档号章，并逐项填写，每件文 件只要具有有效书写图文的均应在每页材料非装订线一侧的右下 角编页码（如原文件已有页码可用原页码），每份文件为单位编号, 起始号均为lo（三）编目（著录）归档文件应根据我校档案分类编号方案逐件编目，并在“南 方医科大学档案管理系统”中完成目录著录。1 .“案卷级”著录。拟写“案卷标题”并录入“南方医科大 学

6、档案管理系统”中，完成“案卷级”目录的著录。案卷标题要 求简明确切、结构完整，出版档案案卷标题以书名加以书籍著（评） 者为标题，刊物以刊名加期刊为标题。标题中文控制在50个字符 之内、外文控制在100个字符之内为宜。2 .“文件级”著录。对每份文件的相关信息在“南方医科大 学档案管理系统”中进行著录。3 .著录项内容。在“南方医科大学档案管理系统”的录入界 面中，出版类档案主要著录以下内容：顺序号：以卷内文件排列顺序填写的序号（即卷内文件的“件 口八文号：文件制发机关的发文字号。责任者：制发文件的单位或个人，即文件的发文机关或署名 者。题名：即文件标题。一般应照实抄录，若没有标题或标题不 规范

7、的可自拟标题，并外加“”号标识。日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日” 等字,可以在年、月之间的右下角加“.”号分隔，如2008. 08.08。页数：每一件归档文件的实际页数（文件中有有效书写图文 的页面为一页）。页号：卷内文件起止之页的编号。（指以“卷”为保管单位的, 在装订成册的案卷中，著录每份文件首页编号，对案卷的末份文 件，要著录文件的起止编号。）（四）装盒将归档文件按卷为单位依件号顺序装入档案盒。（五）填写卷内备考表备考表置于卷内文件之后，项目包括案卷档号、卷内文件情 况说明（填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况， 并注明卷内文件材料的件数、页数）、立卷人

8、（负责整理归档文件 的人员姓名）、检查人（负责检查归档文件整理质量的人员姓名）、 日期（归档文件整理完毕的日期）。（六）归档验收各有关单位的兼职档案员应在次年五月底前，将上年度应归 档的出版档案，集中向科技处移交，经科技处兼职档案员汇总后, 集中统一向档案部门移交，移交时填写移交目录一式二份，双方 经办人审核签字后各执一份。第四条出版类档案的管理（一）档案部门负责对出版类档案的接收、分类、整理、登记、 编制检索工具和提供利用。（二）根据出版类档案的历史价值、科学价值和使用价值，保 管期限划分为永久、长期和短期三种。（三）出版类档案保管期和保密期满，须经学校档案鉴定小组 鉴定，根据价值和需要，对

9、保管期限的升降，或延长，或销毁， 作出处理决定。（四）音像出版物的纸质和非纸质部分，编制相同档号，分柜 存放。第五条出版类档案的开发利用（一）编制检索工具。定期编制出版类档案汇编或内容摘要提 供利用与交流。（二）出版类档案在一定时期内须保密或控制使用部分，特别 是查阅专家审稿意见，应严格借阅手续，利用时须经馆领导或出 版、编辑部等负责人批准。第六条 出版类档案工作岗位责任制（一）出版、编辑单位负责人职责1 .在组织编制出版物的长远规划和年度计划时，要把档案工 作列为重要内容。2 .制定和健全有关管理制度，确保出版类档案工作纳入管理 工作中，并监督各科室负责人和相关编辑人员执行。（二）出版、编辑

10、单位科室负责人职责1 .把建立和做好出版类档案工作列为科室的重要工作内容之 一，对全科室人员提出要求，定期检查，做到档案材料的形成积 累与出版工作同步。2 .审查本单位兼职档案员对出版类档案材料收集是否完整、 系统、准确。组卷是否符合要求，保管期限是否定得恰当，并签 注意见。（三）出版、编辑单位责任编辑职责L负责收集所编辑的书刊应归档的材料，由兼职档案员检查 是否符合要求并由相关人员签名确认后，送科室主任审查。3 .负责向所在单位的兼职档案员办理归档手续。（四）出版、编辑单位档案员职责1 在单位负责人的领导下，指导、监督、协助责任编辑做好 出版类档案材料的平时积累工作。2 .会同科室负责人检查

11、、接收责任编辑归档的案卷是否完整、 系统、准确，组卷是否符合要求，经检查合格后统一整理。3,将已收集的案卷按规定装订后，录入档案计算机管理系统, 将相关文件材料及出版物于每年五月底以前集中向科技处移交、 汇总。4 .完成档案部门委托办理的其他有关业务。（五）档案部门职责L指导、监督、检查、协助出版单位做好出版物文件材料的 形成、积累和整理归档工作。2.负责出版类档案的接收、保管、鉴定、统计利用等业务工 作。第七条 本细则从2011年3月1日起施行，原南方医科大 学出版类档案管理实施细则（试行）同时废止。本实施细则由学 校档案部门负责解释。附件：1.南方医科大学出版类档案分类方案2.南方医科大学

12、出版类档案归档范围和保管期限表南方医科大学出版类档案分类方案一、编制说明为适应学校档案工作需要，实现档案管理的标准化和规范化, 根据高等学校档案实体分类法，结合学校实际情况，制定本方 案。（一）出版类档案实体分类的档号由年度号、分类号、案卷 号三大部分组成，用连接号“一”连接各组代码。即年度号一分 类号一案卷号。1.年度号由四位阿拉伯数字组成,如20XX。2,分类号是档号的主体，出版类档案实体分类由一、二、三 级类目的标识符组成。一级类目是分类的最高层位，其标识符号取该类目名称主 词的汉语拼音的第一个字母，如出版类标识符号：CBO二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档 案的形成规律

13、和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设 置。二级类目标识,采用阿拉伯数字双位制，如“综合”为“11”、 其余二级类目依次层累为12、1399,带“0”的数字不用（如 0、10、20等）。三级类目标识符与二级类目相同。案卷号是按所选择的分类号中最下位置的案卷顺序号，由 于案卷数量不同，案卷号不限级数，用阿拉伯数字按1n标识。二、类目代号一级类目代号：CB二级类目代号:出版综合11期刊类12三级类目南方医科大学学报12护理学报13中国临床解剖学杂志14中国医学物理学杂志15中华创伤骨科学杂志16中华神经医学杂志17分子影像学杂志18南方医学教育19报纸类 13三级类目南方医科大学报12专著类

14、14其它类15三、档号模式20 x x-cbx x x x-1 n20 x x-cbx x x x-1 n注：年度用出版物出版年度。南方医科大学出版类档案归档范围和保管期限表CB11综合管理序号类 目 名 称保管期限1上级有关出版工作的文件针对学校的长期普发性的短期2本校各类出版物的编辑出版工作规划、计划、总结、重要 会议记录、统计报表永久3本校编辑出版工作规章制度永久或长期4本校有关期刊、报纸的创刊、停办、复办发行等的请示与 批复永久5获奖或受查处情况的文件材料长期CB12-15出版物项目序号类 目 名 称保管期限1编辑出版合同、协议书长期2出版请示与批复永久3出版通知单；书刊、音像出版物正本永久4领导人或著名人物题词、手稿等永久5各级审稿单或历次审稿意见长期5出版物底稿长期6再版修改意见长期