泉州师范学院学生档案管理规定.docx

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1、泉州师范学院学生档案管理规定学生档案是我校在学生管理活动中形成的、记述和反映学生个人 学历、学习成绩、思想品德、健康状况、能力表现等方面的文件材料, 是国家宝贵的人才档案信息资源。为了及时做好学生档案的形成、收 集、整理、保管、利用和传递工作，确保我校学生档案的完整、准确、 系统和安全，提高学生档案质量和科学管理水平，为学校和社会各界 培养人才、使用人才提供依据和参考，根据中华人民共和国档案法、 国家教育部高等学校档案管理办法、中组部干部档案工作条例、 福建省档案条例等法律、法规和规章，结合我校实际情况，制订 本规定。一、学生档案管理的基本原则1、学生档案工作是学生管理的组成部分，是维护我校历

2、史真实 面貌，为师生员工和社会各界服务的重要手段。2、学生档案工作实行统一领导，分级管理，即由学校统一领导, 学校档案馆集中管理，任何部门、任何个人不得分散保存，不 得擅自转移和销毁。3、学生档案工作实行“三纳入” “四同步”，即纳入各部门工 作规划、计划，纳入学生管理制度，纳入各级管理人员岗位责 任范围，作为考核学生管理质量和管理水平的标准之一；下达 学生工作任务与提出学生工作文件材料的归档要求同步；检查 学生工作与检查学生工作文件材料形成积累情况同步；评优评 先与审查、验收学生档案材料同步。4、学生管理部门和各二级学院应确定一名分管学生档案工作的 负责人并指定专人负责，统一管理本部门、本系

3、统的学生档案 材料，并按期向学校档案馆办理学生档案交接手续。5、逐步建立学生档案信息数据库，并纳入数字校园信息系统统 一管理和开发利用6、学生档案工作经费列入学校预算，每年从办公经费中给予安 排。二、学生档案归档范围和保管期限1、学生高中、中专阶段的各种档案材料。（永久）2、由学生处制定、组织各二级学院、系、部、班级进行填写的学 生年度鉴定表、毕业生登记表、毕业生鉴定表、学生自传及其 他应该归入学生个人档案的履历材料。（永久）3、由教务处组织填写的教育实习成绩表、鉴定表、野外实习鉴定 表、成绩表、成绩总表、以及学历、学位方面的文件材料。（永 久）4、由党委组织部、团委会形成的学生入团、入党申请

4、书、志愿书、 登记表、积极分子考察材料、党团内外奖惩方面的文件材料等。（永久）5、由后勤处医疗室形成的学生健康状况方面的文件材料。（永久）6、学生创造发明、科研成果鉴定材料、各种著作、译著和在重要 刊物上发表的获奖论文或有重要影响的论文目录。（永久）7、在学生表彰奖励活动中形成的有关材料，如三好学生登记表、 优秀毕业生登记表、积极分子登记表、奖学金登记表等材料。（永久）8、学生参加党代会、人代会和工、青、妇等群众团体代表会会议 中形成的代表登记表、委员简历等。（永久）9、学生更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间材料。（永久）10、各种专业资格申请表、审批表。11、学生违纪处分文件材料。

5、（永久）12、报到证通知书。13、其他对考察了解学生能力、思想、健康方面有参考价值的文件 材料。（永久）三、学生档案材料质量标准。1、归档的学生档案材料，必须完整齐全，客观真实，能够全面、 系统、客观、准确地反映出每一个学生德、智、体等方面的情 况，必须对国家、社会当前与长远具有凭证作用和参考价值。2、归档的学生档案材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机 联系，必须能反映学生管理、学生学习、实践活动的全过程， 符合学生管理和教学实践活动的成套性特点。3、归档的每一份学生档案材料都应有落款、盖章，并注明形成时 间，涂改的地方应盖校对章或重新抄写、打印，复制件要重新 签名盖章。4、归档的学生档案材

6、料必须采用规范统一的档案信息载体和牢固 的书写材料（如碳素墨水、激光打印），保证字迹清晰、牢固而 耐久，严禁使用铅笔、圆珠笔、红、蓝色墨水、复写纸，防止学生档案受自然或人为的损坏。5、不能反映和说明学生本人情况或内容残缺不全的文件材料均不 能归档。四、学生档案的接收、补充、保管、保密、利用、传递和移交。1、新生档案由二级学院负责接收、整理，并于新生报到一个月 后移交学校档案馆；在校生各个阶段的档案材料一经形成，须 马上移交学校档案馆归入学个人档案袋，任何部门或个人不得 分散保存。2、建立健全学生档案的保管制度，确保学生档案的完整与安全。 学生档案属于永久性保存的档案材料，应专室专柜保管，切 实

7、做好学生档案的防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、 防光、防高温工作。3、管理和借阅人员必须遵守保密原则，不得擅自将档案带出档 案室或借给他人，不得随意摘抄档案内容或以个人关系提供 档案材料，不在任何场所谈论学生档案的内容。4、做好学生档案的利用工作，为培养人才，使用人才提供信息 资源。本校教职工或有关职能部门因工作需要，经部门领导 批准、办理手续后均可查阅学生档案；查阅时，严禁涂改、 圈划、撕毁学生档案材料，禁止学生本人或家属直接查阅学 生档案。5、做好学生档案的传递工作。学生毕业时，档案馆负责接收、 整理好毕业生档案，并移交给学生处。学生处再根据毕业生就 业情况和学生档案管理权限，及时将毕业生档案转移至新的管 理单位，在传递过程中，确保不丢失、不泄密，切实做到“人 档一体”。五、本规定由学校档案馆责解释。