集团公司发票及销售出库单管理规定.docx

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1、集团公司发票及销售出库单管理规定1目的规范发票的开具、审批、保管，加强对发票的管理和监 督。2范围适用于集团公司采购发票及销货发票的管理。3程序活动3. 1采购发票3.1.1 采购发票是企业从外部购买原材料、机器设备及 低值易耗品等取得的合法凭证。3.1.2 发票、入库单、过磅单、化验单、结算单的客户 名称、物资名称、数量、计量单位、规格型号必须相符，如 有不符，财务不予接收。3.1.3 企业购货取得的所有防伪税控专用发票及运输发 票抵扣联，一律要求票面不折叠、不签字、不涂抹、不粘贴、 不装订，密码要清洁，传递时将抵扣联撤出单独保存，发票 签字齐全后，再将抵扣联连同发票一起交给财务部。3.1.

2、4 4发票在税务部门的抵扣期限为90天,凡是发票在 2个月内未能办理及审批完毕的，经办人需提前将抵扣联送 达财务部门进行认证抵扣，此类发票必须由财务人员明确标 注“已抵扣”，方可进行传递审批。已认证的发票必须先办 理入库手续，并于认证当日起一个月内将发票传递至财务部。3.1.5 发票办理手续由各单位、部门专人按程序传递， 审批手续结束后需登记入账的发票必须在当月25号前传递 到财务部。3. 1.6发票签批时间：1）发票验收（各企业仓库）、总经理签字12天2） XX供销、技术中心、运输事业部签字4天3）分管副总裁/总裁助理签字7天4）财务审核签字3天5）总裁办审核签字3天3. L 7发票审核的诸

3、环节不得 无故拖延、扣押，对在审核中发现问题的应及时处理。相关 领导应严格审核程序，缩短审核时间（因出差或其他事宜不 能按时履行职责时，应安排清楚）。1.1.8 发票传递员建立健全传递记录，并有传递人员签 字，防止遗失或漏缺。1.1.9 凡违背以上规定者，出现问题后给予责任人50- 200元罚款，由此导致公司经济损失的，由责任人承担相应 损失。1.1.10 财务部每月末将付款超过三个月未来发票的供 应商，按经办人所在单位分类汇总提报给各企业（部门）总 经理，要求经办人说明详细原因由总经理签字认可，并在一 周内回复，财务部将回复情况汇总上报执行总裁批示。3. 2销货发票4. 2.1销货发票的开具

4、5. 2. 1. 1除XX水泥普通发票由销售部门开具外，其他企 业的发票均由财务部开具。3.2. 1.2税收软件的结帐日期为月末最后一天，每月26- 30 （31）日这段时间内，无特殊情况，一律不得开具增值税 专用发票（水泥零售除外）。发票的反馈,用户带款提货且钱货两清的销售业务，发票开 具部门直接向用户开具发票；钱货当时不能两清的销售业务, 由经办人在发票记账联上签字，同时填写“发票收执反馈 单”。3. 2. 2. 2.采用特快方式邮寄发票的必须保留邮寄存根；3. 2. 2. 3.易货业务由经办人在发票记帐联上签字；3. 2. 2. 4.发票收执反馈单返回日期（以财务部收到日期 为准）：省辖

5、范围内15天，省辖范围外30天；.公司内部企业互开发票，可不开具发票收执反 馈单，但须在发票记账联上签字；3.2.2. 6 .“发票收执反馈单”一式两联，第一联存根， 第二联“回执单”由经办人交用户签收后，返公司开票人按 编号两联合并统一装订留存。3. 2.3销售出库单管理产品出库单开具由各企业销售部门负责，出库单一式七 联：一联存根、二联财务、三联凭此联结算、四联运费结算、 五联随货同行、六联仓库、七联出门证。产品出库时，一律 盖产品出库专用章（XX球管、XX管件由销售部门盖章，其它 企业由财务部盖章）。3.2.3. 1 .用户自提：提货人在出库单上签字，由财务部 （销售部门）盖产品出库专用

6、章，并留取出库单的“凭此联 结算”联于次日交销售部门；.送货：送货人在出库单上签字，由财务部（销 售部门）盖产品出库专用章，并留取出库单的“凭此联结算” 联于次日交销售部门，司机（或经办人）持出库单的“凭此 联结算“联、随货同行”联到用户验收后，将“随货同行” 联交用户留下，同时将用户签字的凭此联结算“联交公司 销售部门，销售部门收到司机（或经办人）交回用户签字的 “凭此联结算”联，在运费结算联上签字验收，并将运费结 算联返给司机。XX水泥销售出库单管理：产品出库单开具由销售部门负责，出库单一式三联：一 联随货同行、二联结算（商检）、三联运费。产品出库时，电 脑打印出库专用章。1 .用户自提：

7、提货人在“大宗物料”软件上电子签名;销售部发放提货卡；提货人凭卡提货，装货完毕出门时，在门 禁系统刷卡打印三联出库单并全部带走。2 .送货：送货人在“大宗物料”软件上电子签名，司机 （或经办人）持出库单的“结算（商检）”联、“随货同行” 联到用户验收后，将“随货同行”联交用户留下，同时将用 户签字的“结算（商检）”联交公司销售部门；“运费”联 司机留存。销售部门收到司机（或经办人）交回用户签字的 全部“结算（商检）”联后，在运费结算发票上签字确认。XX混凝土销售出库单管理：产品出库单开具由销售部门负责，出库单一式七联：一 联存根、二联财务、三联出库、四连凭此联结算、五联随货 通行、六联出门证、

8、七联司机。产品出库时由财务部盖出库 专用章。1 .用户自提：提货人在出库单上签字，由财务部（销售 部门）盖产品出库专用章，并留取出库单的“凭此联结算联 于当日交销售部门。2 .送货：送货人在出库单上签字，由财务部盖产品出库 专用章，司机持出库单的“凭此联结算”联、“随货同行” 联、司机联到用户验收后，将“随货同行”联交用户留下, 同时将用户签字的“凭此联结算”联交公司销售部门，司机 联交给车队统计。3 . 2. 4责任划分3. 2.4.1 本着“谁开票，谁负责”原则，出库单的“凭 此联结算”联（XX水泥为“结算（商检）“联）由销售部门 负责追回，“发票收执反馈单”由开票人负责追回，并把每 月”

9、发票收执反馈单” 一式三份，一份填报部门留底，一份财 务部，一份企划部，于每月5号报出；3. 2. 4. 2.各企业建立出库单凭此联结算联、运费结 算”联（XX水泥“结算（商检）”联）发放记录，对发放、 返回情况及时跟踪，并将未按期返回、超期的汇总，于每月 5日报运输事业部、XX水泥报水泥南厂收款处，销售部门在 换取“运费结算”联时，直接在“运费结算”联上标明超期 时间，以利于运输事业部、财务部扣除罚款。（XX混凝土不 执行该规定）1.1.1.1. 3.出库单“凭此联结算“联返回时间为：省辖范 围30天，省辖范围外45天，到期未返回由运输事业部按每 天10元罚款；（XX混凝土不执行该规定）3.

10、2.4.4. 采用1开具的出库单，由于出库单打印纸有 复写功能，“凭此联结算”联必须由客户亲笔签名，复写签 字无效；（XX混凝土不执行该规定）3.2.4.5. 涉及与客户对帐，出库单”凭此联结算”借出 必须办理审批手续，销售部门要对借出的“凭此联结算”联 及时追问。奖罚措施1） “发票收执反馈单”返回时间必须按规定日期返回， 未按规定日期返回的，发票金额在10万元以下的，给予经办 人200元罚款；发票金额在10100万元（含10万元不含 100万元）的，给予经办人500元罚款；金额在100万元（含100万元）以上的，给予经办人1000元罚款。2）财务部定期对发票收执反馈执行情况进行监督检查; 如发生发票丢失，需重新开具发票，重复交税部分，企业总 经理承担30乐具体经办人承担70%,并在全公司给予通报批 评。4相关记录发票收执反馈单5附则本规定自颁布之日起实施，解释权归财务部。