2023年办公室管理形成性考核册答案资料.docx

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1、办公宦管理形感但考核船答案办公室管理作业71 ,将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内公司（含外企1 文书撰写按上司的口头或书面指示完毕信函。记录上司指令及会谈、会议内容2文书制作复印资料。打印文稿及表格3文书解决在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的解决。4 档案管理档案管理。5会议组织安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6 调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。7 信息资料准备好公司要公开的资料；收集及整理各种信息8 信访工作替上司接洽外界人士、例如记者、工会职工等。接待来宾

2、和员工的来访。9 接待工作接待来访来宾；接待来宾和员工的来访。10协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。1 1 督查工作督导一般职工或速记员。12 日程安排替上司定约会并做好记录；13 平常事务阅读并分类信件通讯事务、电话；1 4办公室管理办公室环境的布置和整理，保管办公 室设备及用品15 其他临时交办的事项-以速记记下上司交待的事项；执行上司交办事项16替上司申报交纳所得税及办理退税。2、公用易耗品重要涉及哪些？办公用易耗品重要有:（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。（4）自己不甚熟悉的

3、话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。（5）夸耀自己的话题。（6 ）庸俗的、色情的话题。（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。二、印章的使用重要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？印章的使用的重要形式为：（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章;（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章;（7）封存章。落款章、骑缝章、更正章的使用范围：（1）落款章加盖于文书作者的落款处,用来表白作者的法定性和文献的有效性。（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后,作为法定作者自行更

4、 正的凭信。三、简要阐述收文解决的程序及分送的基本原则。收文解决的程序:签收和拆封登记分送拟办批办承办催办 注办。分送的基本原则：属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文献或重大问题的请示、报告之类的文献，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或解决;（2）属于机关平常事务性的已有明确分工的文献,或早有批示规定和有规可循的例行公文,按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；（3 ）分送给机关领导阅批的文献，要先填好“公文解决单”，连同文献一并送批；（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；（5）在文献份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下,应按先办理

5、、后阅知，先主办、 后协办，先正职、后副职的顺序分别审阅解决，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。四、按照文书立卷特性立卷,重要有哪几种类型？简要说明按照问题特性立卷的基本含义。类型：（1）按问题特性立卷；（2）按作者特性立卷；（3）按文种特性立卷；（4 ）准时间特性立 卷（5）按地区特性立卷；（6 ）按通讯者特性立卷。按问题特性立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的互相联系 和解决情况,运用最广泛。五、电子文献归档一般采用以下方法：1、将应归档的电子文献最终版本存入磁、光记录介质上。2、压缩归档。采用数据压缩工具，对电子计算机网络上应归档的电子文献，通

6、过一段时间积 累后进行压缩操作，录入到磁、光记录介质上。3、备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文献在 网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文献记录在磁、光记录介质上（1）信封、纸张；（2）软盘、光盘等;3）铅笔；（4）圆珠笔；（5）签字笔或钢笔；（6 ） 修正液或修正带；（7）印盒;（8 ）各种小型机器，如订书机（涉及订书针）、打孔机、装订机（涉 及装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；（9）小刀；（10）日历等; （11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、 纸夹等。3、简要阐述文员工作的三个环节，互相关系

7、如何？文员工作分为三个环节：计划、实行和检查。（1）计划的环节，要充足了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。（2）实行的环节，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作 无论是哪一种，都要对的地实行；配合上司预期的期限。（3）检查的环节，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和 目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。另一方面，说明三个环节之间的关系。三者的关系为：先作计戈付诸实行，然后检查结果，围绕“计划实行检查”这样一个滚动的过程开 展。三者互相联系形成一个循环。文员一方面要仔细制定计划，然后根据这个计划去实行，并严格检查其结果

8、，使得这个结 果对下一次的计划有所帮助和启示。4、按照“优先顺序”解决工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。本题 的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不 要抄袭。5、从下列文员工作方法中,任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的结识。(1).请示方法和报告方法；(2),计划方法和总结方法;(3).受意方法；(4).传达方法;(5).进言方法；(6).变通方法和挡驾方法；(7).分工方法与合作方法。受意就是文员接受和领略上司的意图。可以分为直接受意(即领略上司在会议发言、文 献批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作

9、所发表的意见和想法等，易 于文员判断和领略)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下，或与其别人员谈话种就某 一问题、某项工作发表的意见和见解等)。受意方法要注意：善于领略上司意图，不要曲解上司意图；备好记录本，记录下指示要点；注意倾听，专心判断指示的用意；必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；如有不批准见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；接受指示后，要不失时机地贯彻实行。结合实际谈体会。我曾经经历过一件事情，使我充足结识到，在受意时，充足做好记录的重耍性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公 司的简介,内容要涉及四个部分

10、公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公 司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本,记录下指示的要点;事后，又怕显得自己 没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介主线就不 行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。办公室管理作业2一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。(1 )都应先问好,再传达自己的信息；(2)都应保持耐性、热情的态度；(3)通话结束，应让对方感受到自己快乐的心情；(4)都应简明扼要表达自己的意思。异：(1)

11、打电话应一方面查清楚对方的电话号码;接电话应等电话铃响2-4声就接听。(2)打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;接电话则没有这一步。二、如何做好为领导筛选电话的工作，重要做法有哪些询问对方来电目的，询问对方是什么人，假如是推销的，可直接拒绝。平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。最佳有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。假如领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘掉。三、简要回答邮件分拣的一般标准。(1)按照收件人的姓名分拣；(2)按照邮件的重要性分拣；(3)按照收件部门的名称分拣。四、如何解决上司不在时的邮件?假如没有授权就不要拆看。整理好放在上司的办公桌中间位置。

12、假如授权可以拆看,就把重 要的事情电话告知或请示上司，不重要的放在上司的办公桌上。本题的具体答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案，在此不再具体说明。五、如何妥善解决上司拒绝接见的来访者的来访？（1 ）上司正在开会时；（2）上司繁忙时；（3）上司即将外出时二（4）远道来访或有重要 事情的来访时。办公室管理作业M一、工作会议注意事项1、会议告知：会议告知的发放时间一般是会前一周发放，以便于参与会议的人员做工作计划 （紧急会议可以电话告知）。会议告知的内容应涉及如下几项：会议标题：标题要简洁、明了，要突出会议内容。会议时间:具体开会时间，如2023年10月30日上午9: 0 0；会议地点：

13、具体开会地点，如公司本部七楼会议室（假如是在外部开会要具体具体,最佳附 带行车路线，在会议地点摆放指示牌）会议内容:具体工作会议的内容。参会人员：具体参与会议的人员。署 名：发文单位/部门的署名、日期（在告知的右下角）2、会议材料的准备：会议材料最佳要提前一天准备好。3、会议会场布置:、会议条幅：要提前一天制作好并认真仔细检查条幅的内容的对的性（特 别是要注意词义的具体情境），最佳在会议的前一天下午挂好（会议在第二天上午召开）或上 午挂好（会议在当天的下午召开）；、音响、话筒:会议前一天要把音响、话筒调试好（注意 话筒的电池有无充足的电量，最佳换未经使用的电池）;、投影设备：会议前一天要调试好

14、; 、桌椅位置的摆放：位置的摆放要讲究顺序，特别是领导的座次（具体情况具体分析，一般 情况下领导是很在乎的，一定要小心哦），领导出席牌的排放位置。、茶水:安排工作后勤 人员的倒茶工作，领导到茶水到，工作后勤人员要具有基本的礼仪常识。、签到表：一般 的会议要准备签到表，规定到会的各位签到，一边留底登记。、会议纪要:一般会以结束 后有会议记录人员撰写会议纪要，纪要会议的重要内容，留底存档，作为历史资料。二、日程安排计划表的种类大体有几种？试以其中一种为例，编制一份XX预定表。日程安排计划表的种类大体有:工作计划表，家务计划表，旅游计划表，大型活动计划表，学 习计划表，就医计划表等.各种预定表的编制

15、请同学们参照教材P.1 6 6P.1 7 0上的例子，编写。三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备一作？请列出工作要点。（1）准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火 车或轮船,出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他（她）的家人，一份给办公室存档。假如办公 室其别人想要并有权利要，应再额外准备一份。（2）制定约会计划。约会计划表应当涉及:城市名和省（州）名（假如是国外旅行，写明城市 名和国家名），日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要 提醒的事情。假如上司与某位洽谈业务的人以前见

16、过面，要把当时记录的档案找出，交给上司。（3 ）为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要解决的每一个问题的文献准备好，如与某项要 探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文献扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单。打点行李时按照清单检查,这样就不会落下任何东西。旅行用品一览表信纸、信封（普通的、公司的、大号的）、邮票笔记本地址目录：电话、传真等号码日历卡世界各地时间表国际电话号码表,文献夹,商业名片声像材料,手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等钞票、私人与商业支票簿、私人与商业信用

17、卡相关档案旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍日程表、约会安排表、时间表和计划表护照、签证等,钢笔、铅笔回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子图章和印泥盒,急救药盒(5)行李问题。上司也许想知道在飞机上可以免费带多重和多大的行李。文秘人员通过航 空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人可了解这些信息、。并且经常旅行的人总是增长他 们的个人保险金以获得毁坏、损失的补偿。要准备随身携带的行李,有些。主管人员短途旅 行时随身带一只小提箱和一只公事包，或者一只从旁边打开有两格的公文包。可以把衣服放 在下格，这样下飞机可直接去约会，而不必先去旅馆放行李。四、文秘人员对上司重要工作的辅佐重要涉及哪

18、些方面？帮助领导制订总体规划，参与目的管理；协助领导抓好中心工作，搞好调查研究，及时发现 新问题，掌握新情况，总结新经验.提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，此外是上司身边的纯粹私事：(1)特别指示事项的时候虽然是上司的私事，但认为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充足的便利。(2)纯私人性请求时碰到这种情形，就把它当作上司运用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。

19、财物管理。涉及：(1)薪金收入管理薪金收入达成一定的金额，或有两种以上收入来源者,以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候,由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。(2)支票往来的管理最重要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏,以避免被盗用冒领。其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。五、1.根据参与宴会的人选地点,定档次2 .发请帖3 .拟定参与人员，订餐4 .到举办宴会时间的前一天在进行一次人员核算。不能到到的人员再次邀请。5 .届时间正式进行。办公室管理作业4一、简要阐述社交话题的选择。合适的话题涉及：(1)谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题，如合作意向等；(2)一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；(3)显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；(4)比较高雅的话题,如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；(5)积极、健康的生活体验的话题；(6)风趣、风趣的小故事，无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛。不合适的话题涉及：(1)应当忌讳的话题。如个人私生活等。