企业档案管理系统技术方案.pdf

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1、 企业档案管理系统技术方案 目 录 1 企业档案管理介绍.1 1.1 企业档案与档案行业.1 1.1.1 企业档案的概念.1 1.1.2 与档案相关单位及组织结构.1 1.1.3 档案的基本特点.2 1.1.4 档案的基础性质.2 1.1.5 档案的基础术语.2 1.2 档案的分类与组织结构.3 1.2.1 档案的种类.3 1.2.2 全宗内电子档案的分类.3 1.2.3 全宗实体分类方案.4 1.2.4 全宗内档案的组织结构.4 1.3 档案的管理过程.5 1.3.1 档案收集.5 1.3.2 档案整理.6 1.3.3 档案鉴定.6 1.3.4 档案保管.6 1.3.5 档案统计.6 1.3

2、.6 档案检索.7 1.3.7 档案利用.7 1.3.8 档案编研.7 2 企业电子化档案管理的需求分析.8 2.1.1 传统档案管理模式存在的主要问题.8 2.1.2 企业对电子档案管理的需求.8 3 企业档案管理系统解决方案的主要特点.9 3.1.1 多组织全宗管理满足集团化管理需求.9 3.1.2 档案规则自定义满足个性化管理需求.9 3.1.3 档案功能全面性满足专业化管理需求.10 3.1.4 组卷模式自由选满足不同时期的档案管理模式.10 4 档案管理系统业务功能介绍.11 4.1 文件管理.11 4.2 档案管理.12 4.2.1 文书档案.13 4.2.2 会计档案.13 4.

3、2.3 基建档案.14 4.2.4 房产档案.14 4.2.5 设备档案.14 4.2.6 出版物档案.14 4.2.7 合同档案.14 4.2.8 图书资料.15 4.3 档案查询.15 4.3.1 简单查询.15 4.3.2 高级查询.15 4.4 档案借阅.16 4.5 鉴定销毁.16 4.6 档案报表.16 5 档案管理系统基础功能介绍.17 5.1 档案基础设置.17 5.1.1 全宗设置.17 5.1.2 辅助字典管理.17 5.1.3 实体分类管理.18 5.2 档案门类管理.18 5.2.1 门类设置.18 5.2.2 门类模板.19 5.2.3 列表设置.19 5.2.4 档

4、号格式.19 5.2.5 归档设置.19 5.2.6 报表设置.20 5.3 档案权限管理.23 5.3.1 用户级别.23 5.3.2 权限层次.24 5.3.3 权限设置.24 6 档案管理系统体系结构及运行环境.26 6.1.1 系统体系结构.26 6.1.2 服务器硬件环境要求.26 6.1.3 服务器软件环境要求.26 45 1 企业档案管理介绍 1.1 企业档案与档案行业 1.1.1 企业档案的概念 企业档案概念：档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。1.1.2 与档案相关单位及组织结构 与档案相关的单位关系图如下：档案馆：集中存放社会

5、上各单位的档案的单位，负责档案的收集和保管，属事业单位。立档单位：产生档案的单位，一般都有档案集中保管的部门，大部分称为档案室，有的也称为保密室或其它名称。其他辅助机构：档案专业教育部门：档案学院，档案系；档案业余大学；档案中专。档案学会：学会；省、市、县学会；专门行业学会。档案科学技术研究所。产品供应 产品供应 业务监督和指导 直接的行政管理 档案主管部门 地方档案部门 间接的管理 综合性档案馆 立 档 单 位档案室 立 档 单 位其它部门 档案信息技术硬件类供应商 档案信息软件类供应商 专业性档案馆 立 档 单 位上级单位（图）档案相关单位及组织结构关系图 45 1.1.3 档案的基本特点

6、 档案的职能性 档案是由档案形成者在其职能活动过程中产生的文件与材料转化而来的。职能活动的需要是档案形成和保存的基础。立档单位的职能活动是多种多样的，因而产生形成各种各样内容和载体的档案。档案的原始性 档案是当时当地直接形成于立档单位职能活动过程中的历史产物，不是事后编造的。档案原件具有不可替代的办文特征和时代特征。档案的价值性 1.1.4 档案的基础性质 档案是一种历史活动的原始记录，也是一种信息资源。档案的基本性质就是原始记录性，它可以分解为两方面的属性：原始性和记录性。1.1.5 档案的基础术语 立档单位：构成档案全宗的社会组织和个人。全宗：一个社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体

7、，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。档案整理工作的第一步就是区分全宗。联合全宗：由两个或两个以上立档单位形成的、互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的文件整体。汇集全宗：若干个立档单位形成的、可以区分全宗但数量很少具有某些共同特征或联系的作为一个全宗对待的文件整体。全宗群：由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体，是档案馆组织管理档案的一种方式。全宗内档案分类：在一个全宗内，按照来源、时间、内容、形式和其他特征把档案实体分成若干层次和类别，构成一个有机的体系。档案实体：档案实体是指档案原始形态，包括各种载体的档案及实物。案卷：在一个全宗内，由互有联系的若干文件组合成的放入卷夹

8、、卷皮内的基本保管单位，简称卷。卷内备考表：卷内文件状况的记录，排列在卷内文件之后。档号：档案实体编号的总称。通常包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。编目：按照一定的规则将著录的条目组织成目录的过程。45 目录：按照一定次序编排的、揭示档案或其他文献特征的条目，是档案的一种检索、报道工具。卷内目录：登录卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格。排列在卷内文件之前。案卷目录：按照特定要求登录案卷题名和其他特征编排成的一种档案检索、报道工具。著录：在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。标引：对档案内容进行主题分析，把结果以规范化的检索语言赋予检索标

9、识的过程。分类标引：对档案给予分类号标识的过程。主题标引：对档案给予主题词标识的过程。检索：有选择地查找已存储的档案或档案信息的过程。检索工具：查找档案使用的目录、指南、索引等的统称。索引：指明档案或目录的内容特征、形式特征，按一定顺序排列并注明相应出处，供查找档案或档案信息的一种检索工具。1.2 档案的分类与组织结构 1.2.1 档案的种类 通常，可以将档案划分为三大种类：文书档案、科研档案和业务档案。文书档案：传统上，将诸如业务管理活动中形成的档案称为文书档案。科研档案：包括产品、工艺等工业生产技术和农作物、林业、畜牧、水产等农业生产技术的各种生产技术档案、基本建设档案、设备档案和包括气象

10、、天文、水文、地质、测绘、地震、环境保护、医疗卫生等的各种专门性科技档案称为科技档案。专门档案：人事、会计、审计、企业、高校、城建、诉讼、艺术、病历、商标、地名、婚姻、音像、照片等档案称专门档案。不同种类档案的管理需要不同的目录。1.2.2 全宗内电子档案的分类 全宗内分类的方法很多，按分类的构成方式可以分成单式结构分类法和复式结构分类法。单式结构分类法中最常用的分类方法主要有三种：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。年度分类法：根据文件形成和处理的所属年度，将全宗内的档案文件分成若干类别的一种分类方法。因其简便易行，又可以同其他分类方法分层联用，因而是种常用的档案文件分类法。组织机构分类

11、法：指依据立档单位的内部组织机构或文件处理阶段形成和处理文件的 45 承办单位，将全宗内文件划分为若干各类别的分类方法。问题分类法：根据文件内容记述于反映的基本或主要问题，将全宗内文件划分为若干各类别的分类方法。复式结构分类法：指将两种或两种以上的单式结构分类法分层联用所构成的全宗内文件的各种实用分类方法的统称。常用的复式结构分类法有：年度 组织机构分类法 年度 问题分类法 组织机构 年度分类法 问题 年度分类法 1.2.3 全宗实体分类方案 档案分类方案，又称为“档案分类大纲”，指在确定档案全宗内文件的具体分类方法之后，用文字或图表等形式，标列出各级类目名称，并按一定顺序排列而成的一种类目表

12、，它是指导立档单位进行档案文件分类的工具。档案分类方案的内容一般包括编制说明、分类类目表和使用说明三部分组成。编制说明：说明分类方案的编制目的、分类依据、分类规则、体系结构、类目设置以及若干重要问题的说明，是使用方案的指南。分类类目表：由各级或各层次类目构成的类目表。使用说明：包括对个别类目的含义的解释说明、对分类中的有关注意事项的说明等具体内容。1.2.4 全宗内档案的组织结构 档案的组织方式是人们在长期的档案管理工作实践中总结出的有效的信息组织方法，能和档案的具体的库房存放有机地结合，并让档案利用起来方便。档案的组织方式和库房以及库房中档案保管方式非常类似，形如档案库房、排架、柜、抽屉。计

13、算机操作系统中的文件管理的目录结构也非常类似。本质都是“物以类聚”的思想，也符合人们的思维习惯。档案的组织方式也适用于图书、资料等的管理。实际上，全宗内档案的分类是多层的，分类方法是多样的，因而全宗内档案的组织结构图可以细化为下图（图 2.3）。45 1.3 档案的管理过程 档案管理过程包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等。其大致工作流程如下图表示：1.3.1 档案收集 档案收集工作，就是指通过惯常的接收制度和专门的征集方式，把分散保存在各个机关、单位及全宗 分类 11（广义）案卷目录 1 文件目录 1 档案实体 分类 21（广义）分类 n1（广义）案卷目录 2 案卷目录

14、n 文件目录 2 文件目录 n 分类 11（广义）文件目录 1 分类 21（广义）分类 n1（广义）文件目录 2 文件目录 n 分类 11（广义）项目目录 1 文件目录 1 案卷目录 1 分类 21（广义）分类 n1（广义）项目目录 2 项目目录 n 案卷目录 2 案卷目录 n 文件目录 2 文件目录 n 分类 1（广义）分类 2（广义）分类 n（广义）分类 1（广义）分类 2（广义）分类 n（广义）分类 1（广义）分类 2（广义）分类 n（广义）（图）档案的组织结构图 2 收集 整理 保管 检索 利用 统计 鉴定 编研（图）档案管理工作流程 45 个人手中和散失在其他地方的档案，有组织、有秩

15、序地分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆，以实现档案集中统一管理的业务活动。1.3.2 档案整理 档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一项重要内容。档案内容整理，主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别、对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。我们通常所说的档案整理，主要指档案的实体整理。1.3.3 档案鉴定 档案的鉴定工作应当包括两个方面的内容，即鉴定档案的保存价值和鉴定档案的真伪。目前，在档案馆和档案室的业务工作中经常进行的鉴定工作就是鉴定

16、档案的保存价值，因此，当前档案界人士统称的档案鉴定工作指的主要就是鉴定档案的保存价值的大小。那么，给档案价值鉴定工作下个完整的、科学的定义就是：档案保存价值的鉴定工作是指各级各类档案馆和档案室按照一定的原则、标准和方法来判定档案的价值、确定档案的保管期限，并据此剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。它是档案管理工作中一个独立的环节，是档案馆和档案室业务活动中不可缺少的重要组成部分。1.3.4 档案保管 维护档案的完整与安全，既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各项业务环节的共同任务，从一定意义上讲，维护档案的完整与安全，更是档案保管工作的中心任务，这是因为档案保管

17、工作这个环节，是实现维护完整与安全的重点环节和主要手段。从实质上讲，档案保管工作，也是人们向一切可能损毁档案的社会的、自然的不利因素作斗争的工作过程。简言之，档案保管工作应该做到四不：不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。1.3.5 档案统计 档案统计工作，是用表册、数字的形式，对档案和档案工作诸现象的数量关系进行登记、整理、分析和研究，从而揭示其发展过程、现状及其一般规律的一项档案业务工作。档案统计工作的基本任务，就是要对档案和档案工作的发展情况进行登记、统计调查、整理和分析，提供统计资料，实行统计监督。45 1.3.6 档案检索

18、 档案检索有广义与狭义之分。狭义的档案检索是指利用各种检索工具，从各种角度查找利用者所需档案的过程。广义的档案检索则是指存贮档案信息线索和利用检索工具查检所需档案的全部过程。我们这里研究档案检索是从检索的广义概念出发的，即档案检索包括档案存贮和档案查检两个具体过程。1.3.7 档案利用 档案开发利用工作，就是档案工作者将本馆（室）及其他单位所收藏的静态的档案信息，通过多种渠道与方式，开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，满足社会需要的一项档案业务工作。1.3.8 档案编研 档案编研工作，是以馆（室）藏档案文献为主要物质对象，以主动提供或报道档案信息内容，满足社会利用为主要目的，在深

19、入研究档案内容的基础上，按专题对档案文件进行收集、筛选、加工，使之转化为不同形式的编研成果的一种专业工作。45 2 企业电子化档案管理的需求分析 2.1.1 传统档案管理模式存在的主要问题 传统手工维护的档案管理模式，档案资料长期仅仅以纸张、照片等形式保存档案，会带来许多不必要的风险和麻烦，归纳起来主要表现在以下几方面：纸张经常翻阅会产生破损，保管不当会出现字迹衰减、变质、腐烂等问题。通常情况下纸张寿命的保管年限在 10 至 15 年，大多情况下不能达到档案的保管要求。信息利用渠道不畅通，有时在需要某一档案材料时，因不便或是因不知档案索引条件而无法取到已有的重要信息，影响了信息利用的积极性，造

20、成资源相对浪费。档案利用时常发生突出，档案资源不能共享，而因信息的唯一性、不便共享性而妨碍了工作的顺利进行。纸质档案自产生后需经常进行手工归集、整理、分类、装订、建档等十分繁琐的工作，并且原始档案的管理、存放需要大量的人力、物力和空间。2.1.2 企业对电子档案管理的需求 历史档案逐步进行数字化，可以按照档案管理规范进行电子化管理。组织单位本部及下属机构的员工能通过网络查阅利用有关的档案资料数据，包括以往历史档案资料和科技期刊。能快速安全地保存海量的案数据，可迅速查阅档案，有完善的查询权限管理机制和其他安全保障机制，为领导和各部门提供网上文件档案资料的查询和利用。在协同办公平台系统或其它系统中

21、业务过程产生的电子文档数据自动归档，形成数字资源中心，实现所有机构部门档案的自动归档，高效统一管理。45 3 企业档案管理系统解决方案的主要特点 3.1.1 多组织全宗管理满足集团化管理需求 集团企业由于办公场地分散，往往存在由各地分公司自主管理档案资料的需求，但集团档案管理部门又需要实时了解下属机构的档案业务情况。通过多全宗的维护、分级别分部门的权限分配，可以实现总部集中掌控、分部各自管理的集团档案管理需求。全宗档案管理员 全宗档案管理员需要对各部门的不同门类、不同载体的档案进行科学有效地管理，实现档案的综合利用。包括定义符合档案工作标准的案卷目录、卷内文件目录、案卷封面以及备考表，各种类别

22、档案的档号格式，对组卷后需要重新整理的案卷，进行案卷的分拆、合并、剔除、排序等调整，对已组卷档案的案卷号、卷内页号、件号等序号进行修改等。部门（下属单位）档案管理员 部门档案管理员负责整个部门档案的管理工作，包括录入、整理、调整和原文管理。但只能对本部门或允许范围内的数据进行档案管理，不能对其他部门档案进行管理，除非经过档案系统管理员授权，如会计部门档案管理员只能对所有会计部门的档案进行管理，而不能对其他部门的档案进行管理。3.1.2 档案规则自定义满足个性化管理需求 档案实体分类自定义 按照档案管理规范，系统内置了文书档案、会计档案、房产档案、声像档案、科技档案、设备档案、人事档案等档案的分

23、类及规范登记信息。同时，档案专业管理人员也可以结合自身管理需求或规范，自定义档案实体分类信息，实现既为企业实现电子化档案管理提供参照依据，又为个性化管理提供便利。档号规则自定义 不同的档案分类，可以自定义档号生成规则。如文书类档案，可按归档年度、文件分类、保管期限组成档号规则；部门业务资料，可按归档部门、年度组成档案规则等等。档案报表格式自定义 可以灵活自定义各种档案报表格式，包括案卷目录报表、卷内文件目录报表、案卷封面、移交接收表、鉴定销毁统计表等，报表类型可以覆盖传统档案报表业务的管理需要。45 3.1.3 档案功能全面性满足专业化管理需求 按照档案管理规范，提供全面的档案管理功能，包括档

24、案移交接收、档案组卷管理、拆卷管理、件号调整、查询借阅、鉴定销毁、档案统计、辅助字典管理、主题词标引、报表制作等功能，可以满足专业级档案立档单位的管理需求。3.1.4 组卷模式自由选满足不同时期的档案管理模式 企业档案管理一般是在当前的档案部门规范指导下进行的，因此，不同历史时期的档案组卷模式各不相同，电子档案管理提供传统组卷与简化组卷并存的管理模式，可以实现在同一系统中管理不同时期的档案业务需求。传统组卷 传统组卷方式分为案卷级档案和文件级档案，档号和案卷号按全宗号，组卷年度，实体分类和保管期限排序。如：档号 C01-1998-01-Y-001-001，分别代表全宗号-组卷年度-实体分类-保

25、管期限-案卷号-卷内文件顺序号。去掉档号的最后一段，即案卷号。简化组卷 按照档案管理相关规范，自 2003 后电子档案管理实行简化组卷模式，指档号按全宗号，组卷年度，保管期限，件号组卷，而不考虑档案的分类和案卷号。如：档案 C01-1998-Y-001。与传统组卷模式相比，简化组卷具有以下业务特点：1）取消案卷、实行文件级整理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。2）分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）三种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。3）装订以“件”为单位进行。4）排列方法强调按照事由来排列，时间、重要程度等作为参考因素。5）取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文

26、件目录。6）无需编页号，目录改设“页数”项。7）归档文件直接装盒保管。8）无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒背脊。45 4 档案管理系统业务功能介绍 企业电子档案管理系统包括档案查询、流转文件自动归档、借阅管理、组卷管理、全宗管理等功能。实现企业内部各个业务部门现有文件、档案、资料管理的数字化，提高企业内部档案利用的寿命和周期。为领导和各部门提供网上文件档案资料的查询和利用。系统可分为文件管理、档案管理、档案检索、鉴定销毁、档案统计、系统维护、权限管理等功能模块。4.1 文件管理 文件是档案最主要的来源。办公流程中，对于文件的管理，主要是文件的办理流程很复杂，但这些处理是办公自动化

27、系统要更多考虑的问题，办公自动化系统侧重于文件动态流转的管理，而档案管理系统中的文件管理更多的侧重于静态文档的管理，但也应能较完整的记录文件处理的状态和结果。文件管理按功能可分为文件登记、文件归档和文件统计。其核心功能是文件归档。收发文登记 实施协同办公系统系统后，收发文登记将在工作流中完成，审批通过后的文件，可以定期批量移交到档案管理系统中，无需再手工录入文件信息。对于历史文件信息，也可以通过文件增加功能进行补充登记：文件归档 归档文件是指在其职能中形成的、办理完毕的、应作为企业管理档案保存的各种纸质文件。其中，办理完毕是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发

28、挥作用。文件的归档工作一般包括两个阶段，第一阶段，在机关文件归档时，对文件能否转化为档案进行资格审定，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料。归档的过程，是对文件的选择过程。第二阶段，对进入归档范围的文件材料，根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用来确定档案的生存期，提出应保存的年限，即确定保管期限。文件归档是指文件材料在处理完毕之后，由业务部门将其中有保存价值的文件整理，定期移交给本单位档案机构集中管理的过程。对收文和发文中需要归档的文件进行归档处理，归档后在档案管理中就不需要再录入了。在文件归档时需要确定全宗号、归档年度、保管期限。在归档的同时生成档号。归档文件全部为企

29、业管理档案。文件完成工作流程后及时归档，文件归档工作由档案室进行。45 4.2 档案管理 档案管理模块提供了各类档案的新增、修改、删除、查询、调整、原文管理、目录报表打印功能。可以对以下类目的档案进行管理：企管档案（文书档案）、合同档案、会计档案、基建档案、出版物档案、已故人员档案、科研档案、设备档案等，且分为简化归档方式和组卷归档方式两种管理模式，简化归档管理模式有企管档案、合同档案、会计档案、出版物档案、已故人员档案。组卷归档管理模式有基建档案、科研档案、设备档案。每类档案按照一级类目下的二级类目进行操作。点击一级类目展出二级类目，如左页面分别列出了十一大类档案的二级类目的树表结构。每一类

30、档案的录入界面不尽相同，但各类档案的操作步骤基本相同。组卷归档模式的二级类目为案卷目录、卷内文件目录。企业管理档案按组卷方式分为传统组卷方式和文件归档方式。一、传统组卷方式 传统组卷方式分为案卷级档案和文件级档案。传统组卷方式分为数据录入、组卷、导入案卷、案卷调整和打印报表。1、数据录入 首先将文件级档案条目信息进行录入，同时进行原文处理，完成文件级档案的条目信息录入后，若用户采用手工组卷方式，还需进行案卷级档案条目信息的录入。2、组卷 组卷指确定文件的案卷号和卷内顺序号的过程。组卷按组卷方式分为手工组卷、自动组卷和辅助组卷。手工组卷是档案管理人员在录入数据之前已经完成了档案的组卷工作，确定了

31、档案的案卷号和页号，只需录入文件目录。自动组卷是档案管理人员在录入数据前未完成组卷工作，在录入文件目录后，由系统通过组卷规则决定档案的案卷号和页号。辅助组卷是档案管理人员在录入文件目录后在系统中选择若干条目，手工确定其案卷号。3、导入案卷 导入案卷是在文件级档案组卷完成后，将相对应的案卷数据自动生成。4、打印报表 打印报表是打印相关报表。5、案卷调整 对于已组好卷的档案，若出现下列情况之一时，需要用到案卷调整功能：同一案卷内文件顺序的变化 属于某一案卷的文件要调到另一份案卷 某一案卷的案卷号需要改变，其对应的所有文件的案卷号和档号需要修改 以上情况并不是一定要用到案卷调整，若涉及到的数据量小，

32、也可直接对每条需要修改的数据进 45 行修改，但案卷调整可以提供方便和快速的调整，特别是针对大量数据需要修改的情况。文件归档方式 9）文件归档方式的特点如下：10）取消案卷、实行文件级整理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。11）分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）三种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。12）装订以“件”为单位进行。13）排列方法强调按照事由来排列，时间、重要程度等作为参考因素。14）取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。15）无需编页号，目录改设“页数”项。16）归档文件直接装盒保管。17）无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒背脊。

33、文件归档方式只有文件级档案，无案卷级档案。文件归档方式分为数据录入、组件、顺序调整和打印报表。1、数据录入：首先将档案条目信息进行录入，同时进行原文处理。2、组件：组件方式分为手工组件和自动组件。3、打印报表 4、顺序调整：对于已组好件的档案，若档案的顺序号需要改变，则要进行顺序调整。4.2.1 文书档案 对文件、规章制度、业务资料等档案数据进行管理。备注：如果企业已经应用了协同办公系统协同办公系统，则现行的文书档案一般会从协同办公系统系统的工作流或知识中心中，直接进行归档。4.2.2 会计档案 会计档案只有一层，就是案卷级档案。会计档案是由一本本的帐簿，报表或凭证组成的，因此，例如一本帐簿，

34、对应会计档案中就是一条数据，记录这本帐簿的一些相关信息，如归档年度、起始时间，起始凭证号等。会计档案分为数据录入、组卷和打印报表。会计部门进行会计档案数据录入工作，需要移交档案部门时，只需将会计档案实体移交，同时打印移交清册，档案部门按照移交清册核实档案，编档案号、存放位置。45 会计档案的组卷方式为手工组卷方式。4.2.3 基建档案 基建档案分为两层，案卷级档案和文件级档案。一般一个项目所产生的档案归为一个案卷。基建档案的管理同企业管理档案传统组卷方式。当某个基建工程完成后，承担基建工程的部门将相应的基建档案移交档案室。对于企业所属部门，直接在档案系统中录入，移交时只需要移交目录，档案部门不

35、用再对移交数据进行录入。基建档案通过底图号进行图纸的管理，一条文件级条目信息最多只对应一个底图号。4.2.4 房产档案 房地产权档案就是收集、整理、保存有关房地产权属状况及其占用土地情况的资料档案。房地产档案是房地产的专业档案，它不同于一般的档案。它除了一般档案的职能外，还是产权管理的有机组成部分，可以为产权管理提供产权来源和历史演变的情况，以及房屋、土地变化情况的依据。房地产权档案是开发单位在进行房地产产权登记、产权调查、产权变更等房地产权属管理活动中形成的具有保存价值的历史记录，它包含文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、磁介质软盘等各种载体文件材料。房地产权档案管理系统主要是通过

36、计算机存储的原始文书、地籍图等，提供各种查询方式，迅速查找所需要的产权档案的复印件；同时，对产权档案存放位置进行登记管理。4.2.5 设备档案 设备档案管理类似企业管理档案传统组卷方式。在设备档案中，设备号和归档号统一，每台设备唯一对应一个设备号。一台设备相当于一条案卷条目信息，该设备的所有文档资料作为条目信息。4.2.6 出版物档案 出版物档案只有文件级档案，同企业管理档案文件归档方式。4.2.7 合同档案 合同档案只有文件级档案，同企业管理档案文件归档方式。45 4.2.8 图书资料 图书资料只有文件级档案，同企业管理档案文件归档方式。如果企业已经应用了办公自动化管理软件，图书资料可以在该

37、系统中完成图书登记、借阅、归还等功能，不必要在档案系统中重复管理。备注：以上列出的档案分类供参考，用户可以根据单位不同情况，灵活定义档案分类。4.3 档案查询 档案检索是指根据检索的要求，将需要检索的档案文件从实体管理体系中查找出来的过程。查询条目：在系统的几个功能模块中都提供了“查询”的操作，方法相同，且都提供了简单查询和高级查询两种方法。4.3.1 简单查询 每个不同的档案类别，都可以自定义不同的查询条件，如：1）文件档案可以按以下条件进行单独或组合的查询：按归档部门查询；按文件编号查询；按档号查询；按盒号查询；按保管期限查询；按用户自定义其它字段查询。2）产权档案可以按以下条件进行单独或

38、组合的查询：按房屋坐落查询；按登记案号（字号）查询；按项目号（楼盘信息）查询；按权利人名称或身份证号查询；按产权证号查询；按宗地号查询；4.3.2 高级查询 高级查询是指用户将不同的查询条件，进行组合式的、公式化的查询，如某一字段等于或大于什么值，包含、不等于等条件的设置，可以起到更小范围、更精确的查询效果。45 4.4 档案借阅 档案利用工作，就是档案工作者将本档案室所收藏的档案信息，通过多种渠道与方式，开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，满足利用者需要的一项档案业务工作。企业电子档案的利用主要是对电子档案的借阅进行申请或授权的管理，当员工没有查阅档案内容或原文的权限时，可以在

39、系统中提交借阅申请，由档案管理员授权后，再进行查阅。4.5 鉴定销毁 档案的鉴定销毁工作，是档案馆部门对档案文件的价值作出判断，并对保管期限已满、失去保存价值的档案予以销毁。鉴定销毁包括到期档案鉴定和销毁。到期档案鉴定是指对保管期限到期的档案进行鉴定以确定该份档案是销毁还是继续保存。若是销毁，需要打印销毁清册。4.6 档案报表 报表系统提供完整的报表处理功能：报表生成、设计维护、报表打印等，支持两种报表格式：目录报表与统计报表。档案常见的报表包括：在输出报表时需要临时输入打印的条件，在正式使用打印时，一个实体可能有多个报表，因此在打印时需要选择打印那个报表，然后填写打印条件，打印条件也是动态通

40、过查询项设置的，可以调整打印查询项。45 5 档案管理系统基础功能介绍 本部分的功能一般是提供给档案管理系统的系统管理员或档案管理员，在档案系统启用之前，对用户权限、档案分类、报表格式设计、档案管理规则等最基础化的数据及参数的设置功能。包括三大部分：基础设置、信息门类和权限管理，即对档案门类、辅助字典、档案录入界面、归档、数据权限等进行管理。目录管理指对所有报表的管理，包括报表的定制，报表格式的更改等。信息门类管理指对业务表的管理，包括业务表结构的修改，增加或删除业务表。辅助字典管理指对选择项目的管理，例如密级有公开、秘密、机密、绝密四种，若有变动，可通过辅助字典管理进行修改。实体分类管理是对

41、档案实体分类进行管理。5.1 档案基础设置 基础设置是针对系统的一些初始档案业务参数进行设置，包括全宗设置、辅助字典、实体分类。5.1.1 全宗设置 全宗设置中，可以进行全宗的添加、查询、修改、删除，全宗下部门的添加、修改、删除等操作。增加全宗 点击“增加全宗”按钮，进入增加全宗页面面，输入相对应的全宗号、全宗名称、全宗描述，点击“保存”按钮，完成添加。查询全宗 点击“查询”按钮，进入查询全宗页面，输入查询条件，全宗名、全宗号进行查询。修改全宗 点击你要修改的全宗，修改完相应信息后，点击“更新”按钮保存修改。删除全宗 点击你要删除的全宗，然后在出现的页面上点击“删除”按钮，删除你所选的全宗。5

42、.1.2 辅助字典管理 辅助字典主要设置系统中常用到的一些选择列表的选项。分为系统类别和用户自定义类别，一般系统类别比较常用。增加字典项 点击“增加字典项”按钮，进入增加页面，填入相应的编码、中文名称和顺序，点击保存，完成字典项的增加，其中字典项编码必须以 DIC_开头。修改字典项 点击你要修改的字典项，在出现的页面里对相应的信息进行修改，然后点击“更新”按钮，保存修改结果。删除字典项 点击你要删除的字典项，在出现的页面里点击“删除”按钮，完成字典项的删除。增加字典值 在对应的 字典项维护界面里，点击“增加字典值”按钮，进入增加字典值界面，在该界 45 面里，输入相应的编码、中文名称、顺序，点

43、击“保存”按钮，完成字典值的增加。修改字典值 点击你要修改的字典值，在出现的页面里，修改相应的信息，点击“更新”按钮完成字典值的的修改。删除字典值 点击你要删除的字典值，在出现的页面里，点击“删除”按钮，完成字典值的删除。通过以上的操作，可以对辅助字典进行更新和维护。5.1.3 实体分类管理 实体分类主要是档案的实体分类进行维护，一个全宗就有相对应的一套实体分类。在全宗选择中，选择相应的全宗，在实体分类选择中会列出相对应的实体分类。实体分类维护，主要就是对该全宗下的实体分类进行维护，包括增加、修改、删除分类等操作。增加分类 在实体分类维护中，点击“增加分类”按钮，在出现的界面里，输入实体编码、

44、中文名称、范围等信息，点击“保存”按钮完成实体分类的增加。修改分类 点击需要进行修改的实体分类，在出现的界面中修改信息，然后点击“更新”保存修改结果。删除分类 点击需要删除的实体分类，在出现的界面中点击“删除”完成实体分类的删除。通过以上操作，可以对实体分类进行更新和维护。5.2 档案门类管理 信息门类主要对系统的文件、档案、资料等门类进行维护，可以动态增加档案类别，并且对这些类别进行自定义录入项，以及对录入项的默认值进行设置，还可以对录入界面进行自定义，以及档案记录的列表显示进行设置，对档案报表进行设置和维护，对档号格式进行设置和维护，对由文件归为档案的参数进行设置和维护。信息门类主要包括门

45、类设置、门类模板、列表设置、目录报表、档号格式，归档设置六个功能模块。下面依次介绍其功能。5.2.1 门类设置 在门类设置中，可以动态建立业务表，并最这些业务表进行自定义字段，类型，以及一些默认值设置等等。点击门类设置进入界面。默认情况下，有三种门类，文件管理、档案管理和资料管理。增加门类 点击任一类型门类，在右边选择“增加中间门类”或者“增加底层门类”。中间门类是一个中间层，主要用来进行分类，底层门类直接对应实体表，建立一个底层门类，系统后台对应的建立了实体表。选择了“增加底层门类后”，在出现的界面中输入“门类名称”，“门类顺序”和对应的模板。点击保存，系统自动建立了档案类别了。45 如果选

46、择了“增加中间门类”，在出现的界面中输入相应的名称和顺序，点击保存，系统将增加中间门类，然后在所增加的中间门类下再增加底层门类，这样就可以建立符合用户要求的层次关系的档案分类了。修改门类 修改门类主要是修改门类的一些属性、对改门类对应的实体表进行自定义字段，类别，设置默认值等操作。可以修改对应的门类和对应的实体表的属性。点击“更新门类”或者“更新属性”，对修改进行保存。点击“实体结构”可对实体表进行自定义操作。进入界面后，左边列出了改实体表的字段，右边是其对应的属性。这些字段和字段属性是根据用户在增加底层门类时所选的模板自动产生的。在由模板生成了实体表的基础上，再进行自定义，这样可以减少用户的

47、工作量。5.2.2 门类模板 每类别档案的录入界面用户是可以自定义的，该功能在门类模板里实现，进入门类模板界面后。左边列出了信息门类，在右边选择导出默认模板，将默认模板保存在本地硬盘，然后修改默认模板，修改成符合用户要求的录入界面，再通过选择“浏览”按钮，选择修改好的模板，点击“导入”按钮，将模板上传到系统。完成录入界面的自定义操作。5.2.3 列表设置 在文件管理、档案管理、资料管理等模块中，用户录入数据后，这些记录以列表的形式列出，其中用户可以自定义所列出的字段。该功能在列表设置里完成。进入列表界面 左边列出了信息门类，右边是对应的列表设置，选择所要列出的列表头，输入排列顺序，点击“增加”

48、保存结果，增加后，选择“编辑”或者“显示”，然后点击“更新”保存结果，设置为“编辑”类型的，在列表界面中，点击该字段，可以对该条记录进行修改操作，而“显示”类型只能显示该条记录，不能进行修改操作 5.2.4 档号格式 档案的的档号可以在档号格式里定义，进入界面，左边是档案分类，右边是其对应的档号格式，选择组成档号对应的字段，输入序号，选择长度和连接符，点击“增加”，保存结果，最后该种档案的档号就有档号格式里所设置的字段，连接符，按照相应的序号和所设置的长度组成。5.2.5 归档设置 档文件管理的文件，需要要进行归档时，在规定设置里就要设置其所对应的归档信息，比如对文 45 件管理的收文进行归档

49、时，需要在归档设置里设置该类型的文件归档成何种档案，并且需要建立其字段间的对应关系。在目标中文名中选择要目标表，再选择相对应的字段，点击“增加”按钮，完成建立段对应关系的。5.2.6 报表设置 报表格式主要有两种，一种主要是直接从数据表中读取行数据，逐条输出，这种报表称之为目录报表或数据表；另一种主要是通过各种方法对数据表数据进行统计并输出结果，这种报表称之为统计报表。目录报表 目录报表的表数据源主要来自单数据表；但也可能来自多数据表，而这些数据表必定是关联的，数据表数目一般情况下不会超过三个。目录报表的各个区域及其说明：区域 说明 报表头 1、报表的顶部区域，主要显示报表标题。2、其中数据对

50、应于整张报表，每页报表均有该区域且格式相同。3、该区域可能不存在。报表尾 1、报表的底部区域，对应于报表头区域，两者成对存在。2、其中数据对应于整张报表，主要是显示页码等信息。页头 1、每页的相对起始区域。2、其中数据对应于当前页。3、该区域可能不存在。页尾 1、每页的相对终止区域，对应于页头区域，两者成对存在。2、其中数据对应于当前页。分组头 1、分组数据起始区域，一般情况下分组不超过三个。2、分组的依据主要是数据表字段（分组字段），某分组中的分组字段可能有多个。3、该区域可能不存在。分组尾 1、分组数据的对应于分组头区域，两者成对存在。数据细节区 1、行数据显示区域。2、其他要求参照 VB