公司行政部工作职责描述.pdf

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1、行政管理职位工作手册行政管理职位工作手册（第 2 版）第一章第一章行政部职责描述行政部职责描述（一）（一）行政部工作职责一览表行政部工作职责一览表行政部部门职责行政部部门职责1日常办公事务管理职责细分职责细分（1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制（2）会议的组织、协调，会议内容的记录与传达备注备注在建立办公自动化系统方面有给予协助的职责（1）负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度2办公物品及设备管理（2）负责办公物品及设备的采购事宜（3）办公物品的保管、发放、使用（4）办公设备的日常保养与故障维修3文书资料管理（1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理（2）企

2、业各种档案、书刊的建档、保管、借阅（3）做好文书资料以及内部信息的 BaoMi 工作（1）办公车辆的调度管理4车辆管理（2）安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作（3）对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理5人事日常事务管理（1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作（2）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理（3）组织员工开展各种形式的活动（1）企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理6后勤保障事务管理（2）企业员工食堂、宿舍的日常管理（3）维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修（4）企业日常安全保卫及消防管理7涉外事务管理（1）来客接待事宜管理，包括前台接待

3、、客人来访登记与迎送等（2）企业对外宣传、公关联系（3）牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案（1）审议合同的合法性，保障企业的合法利益8法律事务管理（2）协助处理日常涉法事务及管理合同（3）参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判（4）代理企业涉讼案件计算机及网络设备的故障一般由专业人员维修第二章第二章行政部组织管理行政部组织管理（一）行政部组织结构与责权表（一）行政部组织结构与责权表部门部门行政部部门负责人部门负责人行政部组织结构图行政部组织结构图行政部经理直属领导直属领导行政总监部门编制部门编制经理级人主管级人专员级人部门职责部门权力相关说明编制人数编制日期审核人员审核日期批准人员批准

4、日期（二）行政办公工作一览表（二）行政办公工作一览表部门：人数：填写日期：年月日序号序号工作内容概述工作内容概述（三）行政办公职位规范表（三）行政办公职位规范表职位名称管辖范围直接上级直接下级直接责任主要权力职务代理人任职条件第三章第三章办公事务管理办公事务管理（一）行政费用计划表（一）行政费用计划表编号：单位：元科目上年度平均数固定费用010203040506070809薪资支出间接人工租金支出办公费邮电费水电油料费保险费医保费社保费合计010203040506加班费差旅费运费维护费交际费样品费本年度预算数一季度二季度三季度四季度变动量变动率%备注变动费用070809101112一三14一五

5、1617包装费燃料费职工福利费用杂项购置费用会务费培训费劳务费间接材料费用消耗品费用保 健 费其他费用合计费用总计（二）行政费用申请单（二）行政费用申请单编号：部门：填写日期：单位：元费用类别合计金额人民币（大写）用途说明附件张数报销人签字：审核人签字：主管领导签字：（三）通讯费用报销单（三）通讯费用报销单编号：填写日期：部门通讯工具类别费用（合计）审批意见主管领导（签字）审核（签字）总经理（签字）费用明细（）固定电话（）移动电话（）其他人民币（大写）使用人号码（四）外勤费用报销单（四）外勤费用报销单员工姓名序号00010002000300040005合计财务审批部门主管审批费用类别交通费资料

6、费交际费补贴费其他费用所属部门大写财务复核部门经理审核报销时间小写经办人签名报销人签名备注（五）车辆费用报销单（五）车辆费用报销单编号：填表日期：年月日驾驶员预支期间项目合计财务审批张数金额部门主管审批金额（大写）财务复核部门经理审核部门年月日至年 月日（单据粘贴处）经办人签名报销人签名车号车型（六）招待费用报销单（六）招待费用报销单编号：填表日期：年月日姓名部门招待对象职务招待人数招待事由客人人，陪同人日期招待地点餐饮费住宿费礼品礼金金额（大写）财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名其他费用合计金额合计十万千百十元角分备注附件张（七）公务联系单（七）公务联系单送抵时间签

7、 收 人已阅签字转出时间联系事项签复填 表 人（八）参观许可证（八）参观许可证许可编号参观单位参观者姓名参观区域参观目的职务发证日期参观日期单位参观内容参观路线相关部门签章主管副总生产部行政部营销部公关主管印章（九）接待用餐申请表（九）接待用餐申请表申请日期：年月日接待负责部门来宾负责人接待总人数接待事由招待规格受理日期审核意见接待部门行政部接待负责人工作单位用餐时间（根据公司相关规定确定）经办人主管副总负责人职务部门和职务陪同人数（十）公关工作计划表（十）公关工作计划表公关工作主体负责人员配合人员负责部门公关专员口公关主管口行政部经理口行政总监口计划情况工作目标工作进度进度目标工作成果工作预

8、算工作结算（十一）会议记录表（十一）会议记录表编号：填写日期：会议时间会议名称参 加 者会议议题会议过程地点主持人记录人会议决策记录审核人审核结果（十二）年度会议计划表（十二）年度会议计划表会议名称开会地点开会日期开会时间会议宗旨及议题与会单位人数主持人会议召集单位会议主要工作人员与会者应备资料会场标示资料会场拟分发资料（十三）会议审核项目表（十三）会议审核项目表序号12345678会议的主题会议的规模（总人数）查邀请回函会议预算招待对象的层次活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动冲突）会议天数会议负责人会议事项分工表会场的预订（1）主会场（2）分会场（3）洽谈室9（4）展示室（5）来宾休息

9、室（6）工作人员休息室（7）演艺人员休息室10制作来宾名册包括姓名、地址、公司名称、电话、职务等各类函件邀请函、信封、邀请卡、回函明信片、纪念品、停11车场、指引地图、餐券订制张数（多印20%以备用）、信封书写投递日期2526支付的负担范围（住宿、餐费、取用冰箱内的食物费用、电话费）安排用餐方面（1）住宿者的用餐事宜（2）来宾、司机的用餐问题（3）服务人员的用餐（4）演员、乐队的用餐问题纪念品方面12纪念品的选定、包装、外包装书写、礼品提款、蝴蝶结（装饰礼品包装）订制数量（要多出 20%以备用）活动行程方面（1）司仪开场白（2）主持人的致辞（3）来宾致辞24审核项目审核结果2322序号审核项目

10、女服务员着装方面（1）洋装（2）旗袍（3）其他民族服饰新闻媒体（1）文字记者（2）新闻稿（3）摄影记者（4）录像记者及电源准备住宿安排方面（1）安排来宾的住宿（套房、单人房、双人房）（2）领导人的住宿预订房间（3）妥善分配房间审核结果一三14交通工具方面飞机、面包车、轿车酬谢费（给司机人员等）会场布置一五主席台、会标、灯光、音响效果、录音、座次、台下座位、紧急疏散方案、茶水饮料供应宴会的形式16（1）餐桌入座式（2）自助餐入座式（3）半入座式自助餐（4）鸡尾酒立食式自助餐16料理样式和菜单印制饮料香烟17（1）国产白酒（2）鸡尾酒（3）啤酒（4）饮料类花饰（1）花篮（2）桌上花饰一八（3）雕冰

11、花饰（4）胸花（5）赠用花束（6）典礼台花饰（7）载挂花饰（8）蜡烛（9）展示品饰花看板、标示板类（1）大门看板19（2）方向标示（3）专用停车场示牌（4）展示商品说明标牌拍照摄影方面20（1）纪念照片（2）快照21选择桌子（如圆桌或方桌）30胸章、名牌（1）颜色、大小、种类的选定（2）公司名称、职衔、姓名的书写29座位顺序（1）桌面标示卡（2）桌面标示卡的书写28服务柜台的工作方面（1）来宾出、缺席之确认（2）发放胸章（3）发放活动行程表（4）引导来宾到休息室（5）发放座位牌（6）发放纪念品（7）设置临时电话（8）来宾签名纪念27（4）宣读贺电（5）致谢辞（6）活动行程表（7）播放背景音乐（

12、8）放映宣传影片、幻灯片（十四）决议事项确认表（十四）决议事项确认表决议事项决议内容达到目标所需支持执行措施备注执行负责人（十五）决议事项实施表（十五）决议事项实施表会议名称：决议事项决议日期决议负责人部门执行负责人实施目标各部门每个月的实施检查表月份123实施进度评价月份456实施进度评价实施进度等评价（十六）会议室使用申请表（十六）会议室使用申请表填写日期：使用日期使用时间申请使用单位名称填表人主管管理人会议名称具体地点参会人数所需设备管理单位主管经理备注（十七）印章使用登记表（十七）印章使用登记表盖章时间文件名称发文号印章类别盖章次数使用人批准人备注（十八）印章使用审批表（十八）印章使用

13、审批表编号印章类别文件名称备注用章人（签章）注：请在备注栏中简要说明盖章用途用章部门盖章次数批准人（签章）盖章时间文件发文号（十九）印章使用申请单（十九）印章使用申请单单位用印类别文件名称申 请 人申请日期用印份数文件说明核 准 人年 月日（二十）印章管理登记表（二十）印章管理登记表种类区分名称印章内容管理责任人办理责任人备注公司印章部门印章名印公司名印公司全称行政部经理行政部经理部门印分店工厂名职务印章部长印行政部印分店印公司名、部门名公司名、分店名行政部经理分店经理行政事务主管分店行政科长董事、经理职务名称行政部经理行政事务主管金属制财务部经理印（银行专用）公司名、职务名财务部经理财务主管（二十一）印章使用范围表（二十一）印章使用范围表种类公司名称印章职务名章公司名章股份公司专用部门名章分公司名章董事长名章董事（股份公司专用）名章其他高级职员名章财务部经理名章分公司经理章区分公司债券支票及银行兑现凭证合同及其他重要文件定货单及日常业务文件各类对外文件辞令请示收据人事关系及有关证明员工存款账目委任状第四章第四章网络信息管理网络信息管理（一）计算机故障维修记录卡（一）计算机故障维修记录卡部门：填写日期：单号：