Word办公软件应用培训.pptx

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1、第1章 Word 软件介绍第1页/共109页WPS office文字 Microsoft Office Word 2003/2007 第一章Word软件介绍定义：文字处理工具，用于编排文档。第2页/共109页了解功能区了解功能区功能区将常用命令放在表面，因此您不用深入到程序各部分的内部来查找经常使用的命令。这样更改是为了使您的工作更加轻松，效率更高。第3页/共109页功能区组成部分功能区组成部分 熟悉功能区的三个部分有助于了解功能区的用法。这些组成部分是选项卡、组和命令。选项卡：横跨功能区顶部有七个基本选项卡。每个选项卡代表一个活动区域。组：每个选项卡包含多个组，将 相关的项目显示在一起。命令

2、：命令是按钮、菜单或可以在其中输入信息的框。第4页/共109页快速访问工具栏快速访问工具栏该图片显示如何向快速访问工具栏添加其他常用命令，以便在任意选项卡中都可以使用它们。您还可以从快速访问工具栏中删除按钮。它包含您每天反复使用的命令：“保存”、“撤消”和“重复”。第5页/共109页临时隐藏功能区临时隐藏功能区功能区将各项功能很好地集中在一起，且便于查找。但有时您不需要查找任何功能。您只是要处理文档，需要 更多空间来执行操作。在这种情况下，可以轻松地临时隐藏功能区，就像使用它一样方便。第6页/共109页浮动工具栏浮动工具栏有些格式命令非常有用，您希望无论执行任何操作时都可以使用它们。假设您想快

3、速设置某些文本的格式，但是您现在正在使用“页面布局”选项卡。您可以单击“开始”选项卡查看格式选项，但还有一种更快捷的方法。第7页/共109页浮动工具栏浮动工具栏有些格式命令非常有用，您希望无论执行任何操作时都可以使用它们。通过拖动鼠标来选择文本，然后指向选定内容。浮动工具栏以淡出的形式显示。如果指向浮动工具栏，它将变为实体，您就可以单击上面的格式选项了。第8页/共109页第2 2章 Word Word 基础操作第1节 设置文档中的字符及段落格式第2节 创建图文并茂的文档第3节 在Word中绘制图形第4节 在Word中制定表格第5节 Word文档的特殊应用第2章 Word 基础操作第9页/共10

4、9页 设置字符格式 设置段落格式 应用及修改样式第1节 设置文档中的字符及段落格式第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式第10页/共109页1.设置字符格式 字体字体2 单击此按钮，打开“字体”下拉列表框1 选择要设置字体的文本3 单击要应用的字体选项第2章 Word 基础操作 第1节第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式第11页/共109页字号2 单击此按钮，打开“字号”下拉列表框1 选择要设置字号的文本3 单击要应用的字号选项或在“字号”文本框中直接输入字号，按Enter键第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式1.设置字符格

5、式 第12页/共109页字形原字形倾 斜删除线上 标边 框加粗下划线下标青色突显灰色底纹第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式1.设置字符格式 第13页/共109页颜色打开的“颜色”对话框3 单击要应用的颜色图标1 选择要设置字符颜色的文本2 单击右侧倒三角按钮4 单击要应用的颜色图标5 单击设置颜色后的文本效果或单击该命令第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式1.设置字符格式 第14页/共109页【字体】对话框 设置一些简单的字符格式可以使用【格式】工具栏格式化字符，但一些特殊的字体必须通过如右图所示的【字体】的【字符间距】对话框才能完成设置。操作

6、步骤：1、选定要编辑的内容2、选择“格式”工具栏，单击“字体”，出现字体对话框。（右图所示）注意：着重号的操作应该在字体选项卡里.第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式1.设置字符格式 字符间距第15页/共109页 在一些特殊的排版中需要设置字符的宽与高有一定的缩放比例，从而得到如下图所示的字符的缩放效果。字符的缩放效果字符缩放效果操作步骤：（1）在【字体】对话框中，单击【字符间距】选项卡。（2）在【缩放】下拉列表框中选择需要缩放的比例，也可以直接输入百分比的数值，如下图所示。1.设置字符格式 第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式字符缩放效果第16

7、页/共109页 选择缩放的比例（3）最后单击【确定】按钮即可。选择越大于100%的比例，得到的字体就越趋于宽扁；选择的缩放比例越小于100%的比例，那么得到的字体就越趋于瘦高。如选择100%，则表示没有缩放。第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式1.设置字符格式 第17页/共109页 调整字符间距操作：调整字符的间距也很实用，如在小篇文档中，为了适应排版的需要，当有一段文字占用了二行，第一行是满行，而第二行仅占用12 个字符，这时为了调版式，想让这段文字仅占有一行。就可以使用【紧缩】字符间距的办法来实现。同样，如果一行文字刚好占用一行满行，要把它占用两行，也可以加宽字符的

8、方法来实现。操作方法是：（1）选中要调整字符间距的整段文字。如下图所示 选中要调整字符间距的整段文字第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式1.设置字符格式 第18页/共109页（2）在打开的【字符间距】选项卡中，在【间距】下拉列表框中选择【紧缩】或者【加宽】选项，再在【磅值】微调框中输入紧缩的磅值，如下左图 所示。一般为0.1 磅到2 磅之间，少于0.1 磅可能不发生作用。在这个范围内缩放的文字在文档中用肉眼是不容易发觉的。在【磅值】微调框中输入紧缩的磅值 调整字符的间距的效果（3）最后单击【确定】按钮。结果如右图所示。第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及

9、段落格式1.设置字符格式 第19页/共109页利用设置文字的宽度来调整字符间距：方法是选择需要调整宽度的文字，单击【格式】|【调整宽度】命令。在打开如右图 所示的对话框中，输入需要的宽度。单击【确定】按钮。如要取消调整宽度的效果，可再次打开该对话框，然后单击【删除】按钮就可以了。调整字符宽度第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式1.设置字符格式 第20页/共109页 设置文字效果：文字效果的设置只是应用其显示效果，其操作步骤是：1、选定要编辑的内容，单击“格式”菜单，选择“字体”命令；2、在字体对话框里选择文字效果，选择需要的动态效果；单击确定。注意：1、对于文字效果的设

10、置，在打印时是没有效果的。2、撤销的快捷键是ctrl+z组合键文字效果对话框第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式1.设置字符格式 第21页/共109页2.2.设置段落格式设置段落格式缩进缩进左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进4类。左缩进是指段落左边界相对于页面左边界的缩进；右缩进是指段落右边界相对于页面右边界的缩进；首行缩进是指段落第一行相对于该段落其他行左边界的缩进；悬挂缩进是指该段落除了第一行以外，其他行相对于该段落左边界的缩进。第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式第22页/共109页2.2.设置段落格式设置段落格式缩进缩进首行缩进左 缩 进

11、悬挂缩进右缩进第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式第23页/共109页 精确设置段落缩进1 选择要设置缩进的段落，或是将插入点置于该段落中2 切换至“开始”选项卡，单击该按钮3 设置段落的左、右缩进值 4 选择设置首行缩进还是悬挂缩进 5 设置段落缩进值 6 单击，完成段落设置 第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式第24页/共109页标尺设置段落缩进悬挂缩进单击此处可显示水平标尺与垂直标尺左 缩 进首行缩进右缩进 第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式第25页/共109页对齐左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐 和分散对齐五种

12、。居中对齐“段落”组中的5个“对齐”按钮右 对 齐分散对齐第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式第26页/共109页 段落行距的设置主要是体现在每段文字的紧密程度以及紧凑性，段落行距分为单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值行距、固定值行距和多倍行距。注意：其中默认的行距是单倍行距，如果想让段落文字更紧凑一些，可在行距下拉菜单中选择固定值一栏，输入磅值，再确定即可。段落行距的设置要点：第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式行间距与段间距段落之间的距离称为段间距，行之间的距离称为行间距.第27页/共109页行间距与段间距3 设置固定值23磅4 设置段

13、前、段后间距1 单击2 单击第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式第28页/共109页设置边框与底纹底纹打开的“颜色”对话框2 选择该命令3 单击4 单击1 单击为段落文字设置底纹后的效果第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式第29页/共109页边框打开的“边框和底纹”对话框2 选择该命令3 单击4 选择此项1 单击为段落文字设置边框后的效果5 选择此项6 选择此项7 单击10 单击9 单击8 单击第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式第30页/共109页项目符号和编号“项目符号”下拉面板用于设置段落编号“编号”下拉面板用于设置

14、段落项目符号第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式第31页/共109页3.3.应用及修改样式应用及修改样式格式刷格式刷格式刷像一把“刷子”，可以快速将指定段落或文本的格式延用到其他段落或文本上。1 将插入点置于名格式的段落中2 单击“格式刷”按钮3 刷向目标段落释放鼠标后的效果第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式第32页/共109页粘贴格式复制/剪贴文本将其粘贴至目标位置时，会显示“粘贴选项”图标 。1 按Ctrl+C复制文本、按Ctrl+V粘贴文本显示此图标3 选择其中任意选项，指定是否粘贴格式2 单击第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中

15、的字符及段落格式第33页/共109页使用快速样式Word 中提供了很多默认快速样式，用户可从“开始”选项卡“样式”组中进行设置。从列表框中选择要应用的快速样式1 单击2 单击从打开的面板中选择要应用的样式第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式第34页/共109页修改样式所有样式都可以进行修改，打开“修改样式”对话框，修改样式的类型、格式等内容。“修改样式”对话框1 右击要修改的样式2 从打开的弹出菜单中选择该命令3 完成所有需修改的选项设置4 单击第2章 Word 基础操作 第1节设置文档中的字符及段落格式第35页/共109页 插入图片 调整图片大小 设置图片版式 设置图

16、片的其他效果第2节 创建图文并茂的文档第2章 Word 基础操作 第2节创建图文并茂的文档第36页/共109页1.插入图片插入外部图片插入外部图片如果用户有很多可应用的图片，可应用Word提供的插入图片功能，将指定的图片插入到Word文档中。1 切换至该选项卡2 单击3 向下拖拽打开“插入图片”对话框4 单击5 单击6 单击7 单击插入到Word中的图片第2章 Word 基础操作 第2节创建图文并茂的文档第37页/共109页4.1.2 插入剪贴画Word中自带了许多丰富的图片，一般被称为“剪贴画”，被保存在“剪辑库”中。Microsoft剪辑管理器1 单击2 输入关键字3 选择搜索范围4 选择

17、结果类型5 单击显示搜索结果6 单击7 单击8 右击9 选择此命令10 按Ctrl+C粘贴至Word中第2章 Word 基础操作 第2节创建图文并茂的文档第38页/共109页2.调整图片大小缩放图片缩放图片方法一：应用鼠标调整图片从白色双向箭头处向内移至动十字光标处，改变图片大小第2章 Word 基础操作 第2节创建图文并茂的文档第39页/共109页方法二：应用“组”调整图片高：3.2 厘米宽：4.55 厘米1 选择图片2 切换至该选项卡3 输入图像的宽、高值，按Enter键高：2.41 厘米宽：厘米改变图像宽、高后的效果第2章 Word 基础操作 第2节创建图文并茂的文档第40页/共109页

18、方法三：应用“对话框”调整图片显示“格式”选项卡，单击“大小”组中的“对话框启动器”按钮打开“大小”对话框，调整图片 。“大小”对话框3 在“高度”和“宽度”文本框中输入数值1 切换至图片工具的“格式”选项卡2 单击4 单击第2章 Word 基础操作 第2节创建图文并茂的文档第41页/共109页裁剪图片插入到Word文档中的图片，用户可以对其进行裁剪，保留所需的部分。拖动鼠标从1处至2处释放鼠标完成裁剪后得到的效果第2章 Word 基础操作 第2节创建图文并茂的文档第42页/共109页重设图片图片改变大小或经过裁剪后，觉得不满意可应用“重设图片”按钮，恢复图片的原始状态。恢复原图像状态1 选择

19、改变图片格式的图片2 切换至“图片工具”的“格式”选项卡3 单击第2章 Word 基础操作 第2节创建图文并茂的文档第43页/共109页3.设置图片版式设置文字环绕设置文字环绕7种环绕方式，用户可根据需要设置文字环绕方式。“高级版式”对话框1 单击2 单击3 选择要应用的环绕方式4 设置图片在行中的位置5 设置图片与正文间的距离6 单击第2章 Word 基础操作 第2节创建图文并茂的文档第44页/共109页4.4.2 设置图片相对于文档的对齐方式以嵌入模式插入到Word 中的图片共提供了9种对齐方式，用户可根据需要设置图片对齐方式。1 单击2 单击“高级版式”对话框3 选项该选项4 选择相于某

20、对象进行对齐5 单击第2章 Word 基础操作 第2节创建图文并茂的文档第45页/共109页4.设置图片的其他效果设置图片的边框设置图片的边框Word允许用户为图片设置边框，如边框线条的粗细、线条的样式和线条的颜色等。2 设置图片边框颜色5 输入数值 1 单击3 单击4 选择此命令7 单击6 设置边框类型添加边框后的效果第2章 Word 基础操作 第2节创建图文并茂的文档第46页/共109页设置图片的阴影效果为图片添加阴影效果后可增强立体效果。2 “映像圆角矩形”效果1 单击2 选择此选项选择任意选项选择任意选项“映像圆角矩形”效果3 单击1 单击第2章 Word 基础操作 第2节创建图文并茂

21、的文档第47页/共109页设置图片的亮度、对比度、着色插入到Word中的图片可能有些过暗，或是色调与当前文档不符，可以应用Word中提供的亮度、对比度及着色功能调整图片。设置亮度及对比度后的图片效果1 单击2 选择此选项3 单击4 选择此选项第2章 Word 基础操作 第2节创建图文并茂的文档第48页/共109页选择任意选项设置图片着色效果2 单击应用“浅色变化”中的“强调文字颜色3浅色”后的效果1 单击2 在图片该位置处单击消除图像上与该点颜色相同的所有颜色1 单击设置图片透明色第2章 Word 基础操作 第2节创建图文并茂的文档第49页/共109页 绘制与编辑自选图形 使用文本框 绘制与编

22、辑SmartArt图形 创建与编辑艺术字第3节 在Word中绘制图形 第2章 Word 基础操作 第3节在Word中绘制图形 第50页/共109页1.绘制与编辑自选图形绘制自选图形绘制自选图形Word共提供了7类自选图形：线条、基本形状、箭头、流程图、标注、星与旗帜。每类都含有不同的形状，如“基本形状”类包含有矩形、四边形等。如果要绘制圆角正方形，可先按下Shift键，然后拖拽鼠标绘制圆角正方形，释放鼠标1 单击2 单击3 按下鼠标左键拖动绘制出圆角矩形，释放鼠标即可第2章 Word 基础操作 第3节在Word中绘制图形 第51页/共109页5.1.2 应用控制点调整形状自选图形包含4个蓝色方

23、形控制点，4个蓝色圆形控制点，1个黄色菱形控制点，1个绿色圆形旋转点。2 圆角变小1 向外拖动控制点向外拖动控制点旋转自选图形改变形状的宽高同时改变形状的宽与高2 圆角变大1 向外拖动控制点第2章 Word 基础操作 第3节在Word中绘制图形 第52页/共109页5.1.3 更改形状样式应用系统形状样式选择要更改形状样式的自选图形，切换至绘图工具“格式”选项卡，在“图形样式”组设置形状样式。1 切换至该选项卡3 单击选择面板中任意选项2 单击应用系统形状样式后的效果第2章 Word 基础操作 第3节在Word中绘制图形 第53页/共109页设置形状填充213452 设置形状背景填充色2 设置

24、形状渐变填充色1 选择颜色设置背景图像1 选择渐变填充方向2 设置形状纹理填充设置形状图案填充1 选择纹理1 选择图案2 图案方向3 设置图案颜色4 单击345第2章 Word 基础操作 第3节在Word中绘制图形 第54页/共109页设置形状轮廓设置自选图形轮廓的方法与设置图片边框的方法类似，用户可根据需要设置形状轮廓。1 选择形状2 单击3 单击4 单击5 单击设置边框颜色和粗细6 单击7 单击8 单击设置边框样式第2章 Word 基础操作 第3节在Word中绘制图形 第55页/共109页5.1.4 设置形状三维效果为自选图形添加三维效果可使其更具有立体效果。“三维样式5”效果1 单击2

25、单击3 单击4 单击调整后的三维效果第2章 Word 基础操作 第3节在Word中绘制图形 第56页/共109页 添加文字在自选图形上添加上说明文字，可以使其更具有说明性。1 在形状内任意位置处右击2 选择该命令在形状内显示插入点3 输入文字并设置文字格式第2章 Word 基础操作 第3节在Word中绘制图形 第57页/共109页2.使用文本框创建文本框创建文本框创建文本框与创建自选图形的方法相同。2 单击任意按钮1 切换至该选项卡或选择该命令 或单击任意选项创建的水平文本框第2章 Word 基础操作 第3节在Word中绘制图形 第58页/共109页设置文本框的默认效果经常使用同一样式的文本框

26、 效果，可将其设置为默认创建效果，避免进行文本框 样式的重复设置。方法一1 选择设置好样式的文本框，在边框处右击2 选择该命令，将其设置为默认格式1 选择已经设置好格式的文本框2 切换至“插入”选项卡，单击3 单击方法二4 设置名称、库、类别、说明、保存位置等5 单击第2章 Word 基础操作 第3节在Word中绘制图形 第59页/共109页3.绘制与编辑SmartArt图形创建创建SmartArt图形图形Word 2007中新增的SmartArt图形包括7类，下面以层次结构图为例介绍创建方法。“选择SmartArt图形”对话框1 单击2 单击3 单击4 单击创建的层次结构图5 在此输入文本或

27、双击此处输入文本第2章 Word 基础操作 第3节在Word中绘制图形 第60页/共109页 编辑SmartArt图形创建SmartArt图形后，用户可根据需要对其进行编辑，如更改形状、改变布局、更改样式等。更改布局后的图形2 切换至该选项卡3 单击4 单击5 单击7 单击8 单击1 选择该形状6 单击添加的形状更改颜色后的图形第2章 Word 基础操作 第3节在Word中绘制图形 第61页/共109页套用样式后的效果9 单击10 选择这两个形状11 单击12 单击13 选择整个图形，切换至“开始”选项卡，设置形状内文字的字体和字号14 输入所需文字即可第2章 Word 基础操作 第3节在Wo

28、rd中绘制图形 第62页/共109页4.创建与编辑艺术字创建艺术字创建艺术字艺术字是特殊的文字效果，Word提供了艺术字库，可以创建出漂亮的文字效果。打开的“艺术字”面板1 切换至“插入”选项卡2 单击3 单击选择任意艺术字样式4 输入艺术字文本5 设置艺术字字体6 单击新创建的艺术第2章 Word 基础操作 第3节在Word中绘制图形 第63页/共109页 编辑艺术字完成艺术字的创建后，用户还可根据需要更改艺术的效果。设置“很松”后的文字距离效果1 选择要编辑的艺术字2 单击4 单击3 打开“编辑艺术字文字”对话框，更改文字信息“幸福快乐”5 单击第2章 Word 基础操作 第3节在Word

29、中绘制图形 第64页/共109页 创建表格 调整表格 套用表样式 绘制斜线表头第4节 在Word中制作表格第2章 Word 基础操作 第4节在Word中制作表格第65页/共109页1.创建表格插入表格插入表格方法一：选择行列数创建表格打开的“表格”面板1 切换至该选项卡2 单击3 拖动鼠标选择要创建表格的行列数根据选择行列数创建的表格第2章 Word 基础操作 第4节在Word中制作表格第66页/共109页方法二：指定行列数创建表格1 切换至该选项卡2 单击3 选择此命令根据选择行列数创建的表格“插入表格”对话框4 输入 行列值5 单击第2章 Word 基础操作 第4节在Word中制作表格第6

30、7页/共109页6.1.2 绘制表格方法三：手动绘制1 切换至“插入”选项卡3 拖拽鼠标绘制出虚线框2 单击6 根据拖拽绘制的表格4 水平拖拽绘制表格行5 垂直拖拽绘制表格列第2章 Word 基础操作 第4节在Word中制作表格第68页/共109页2.选择表格及表格元素选择表格及表格元素的方法多种多样，如单击，拖动鼠标选择行、列，应用Word 2007中提供的命令菜单选择等。1 在表格内单击2 切换至该选项卡选择单元格选择行选择列选择整个表格3 单击第2章 Word 基础操作 第4节在Word中制作表格第69页/共109页3.调整表格行和列操作行和列操作4种方法：拖拽调整、自动调整、精确调整和

31、平均分配。自动调整平均分布精确调整行高、列宽第2章 Word 基础操作 第4节在Word中制作表格第70页/共109页插入/删除行/列1 在单元格中单击2 单击3 单击4 单击5 单击右侧单元格左移删除整列删除整行用于插入行/列第2章 Word 基础操作 第4节在Word中制作表格第71页/共109页6.3.2 单元格操作单元格基本操作主要包括调整单元格的宽、高，合并、拆分单元格。1 单击改变单元格高、宽1 单击拆分单元格2 输入值3 单击1 选择要合并的单元格2 单击合并的单元格2 输入数值第2章 Word 基础操作 第4节在Word中制作表格第72页/共109页4.设置表格中数据对齐方式9

32、种对齐方式，用户可根据需要时行设置。设置垂直、水平居中对齐后的效果1 选择要设置文本对齐的单元格2 单击3 选择要设置文字方向的单元格4 单击打开的“表格选项”对话框垂直文本5 单击6 设置单元格边距7 单击第2章 Word 基础操作 第4节在Word中制作表格第73页/共109页5.套用表样式多种可直接套用的表样式，切换至“设计”选项卡，可为表格设置表样式。套用表样式后的效果1 选择整个表格2 单击3 单击第2章 Word 基础操作 第4节在Word中制作表格第74页/共109页6.绘制斜线表头常见的表格中还包含一种比较特殊的表格：带斜线表头的表格。1 在此单元格中单击2 单击3 选择表头样

33、式4 设置表头字体大小5 输入行标题6 输入列标题7 单击创建的斜线表头效果第2章 Word 基础操作 第4节在Word中制作表格第75页/共109页 页眉、页脚和页码 设置分栏、分页与分节 文档结构图 制作PDF电子文档 保护文档第5节 Word文档的特殊应用第2章 Word 基础操作 第5节Word文档的特殊应用第76页/共109页1.页眉、页脚和页码添加页眉添加页眉页眉是指正文边框上边框处与页面顶部间的部分。选择任意选项1 单击2 单击3 创建的“边线型”页眉4 单击此按钮退出页眉编辑第2章 Word 基础操作 第5节Word文档的特殊应用第77页/共109页添加页脚5 在页脚位置处绘制

34、出图形1 单击2 单击3 单击4 单击6 切换至该选项卡7 单击8 在页脚处添加的形状9 单击“关闭页眉和页脚”按钮退出页眉编辑添加的页脚页脚效果第2章 Word 基础操作 第5节Word文档的特殊应用第78页/共109页奇偶页不同的页眉和页脚应用奇偶页不同的页眉页脚后的效果1 切换至该选项卡2 单击3 单击4 单击5 单击6 单击7 单击8 切换至偶数页，单击此项第2章 Word 基础操作 第5节Word文档的特殊应用第79页/共109页添加页码1 将插入点置于要添加页码的文档中2 单击3 单击4 单击插入到右边距中的页码第2章 Word 基础操作 第5节Word文档的特殊应用第80页/共1

35、09页设置页码格式用户可以根据需要设置页码的格式，如定义为自然数序列、小写字母格式、大写字母格式，是否包含章节号等。打开的“页码格式”对话框1 单击2 单击3 单击4 单击5 单击设置格式后的页码第2章 Word 基础操作 第5节Word文档的特殊应用第81页/共109页2.设置分栏有5种：一栏、两栏、三栏、偏左和偏右。选择任意选项1 切换至该选项卡整篇文档被分成两栏2 单击3 单击4 需要设置更多栏数，单击“分栏”对话框6 设置栏数5 选择分隔线7 设置栏间距8 单击第2章 Word 基础操作 第5节Word文档的特殊应用第82页/共109页3.分页与分节设置分页设置分页 要想直接设置分页，

36、应先将插入点置于需换页的位置，切换至“页面布局”选项卡。插入的“分页符”1 单击2 单击第2章 Word 基础操作 第5节Word文档的特殊应用第83页/共109页 设置分节想为文档设置多个不同的版式，例如可以分隔文档中的各部分，并设置每部分页码编号都从1开始，或为文档某节创建不同的页眉、页脚，可应用Word中的分节功能。1 将插入点置于需换节的位置2 切换至该选项卡3 单击4 选择任意选项第2章 Word 基础操作 第5节Word文档的特殊应用第84页/共109页4.文档结构图设置大纲级别设置大纲级别大纲级别共分9级，用户可根据需要自定义大纲级别。1 切换至“开始”选项卡2 单击打开的“段落

37、”对话框3 从下拉列表框中选择大纲级别4 单击根据需要选择大纲级别第2章 Word 基础操作 第5节Word文档的特殊应用第85页/共109页使用文档结构图大纲级别设置后，即可显示文档结构图。1 切换至该选项卡2 选择该选 项显示“文档结构图”任务窗格显示所有大纲级别第2章 Word 基础操作 第5节Word文档的特殊应用第86页/共109页5.保护文档1 切换至“审阅”选项卡，单击此按钮3 单击2 选择4 选择5 单击6 选择7 选择8 单击添加用户9 单击10 设置密码11 单击12 单击如果停止保护第2章 Word 基础操作 第5节Word文档的特殊应用第87页/共109页第3章 公文编

38、制过程中的word操作技巧第88页/共109页p公文的定义p公文的分类p公文编号p公文的格式、落款、盖章第89页/共109页一、公文定义及分类公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。公文管理办法中的定义：指集团在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。具体包括：集团下发的公文；分公司上报或下发的公文；集团各部门上报或下发的公文；集团及分公司对外（包括政府机关、其他事业单位）往来公文等。第90页/共109页公文分类1、从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。下级向它所属的

39、上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。上行文下行文平行文第91页/共109页公文分类根据2000年8月24日，国务院发布的国家行政机关公文处理办法 的规定，有下列13个文种：命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请

40、示；批复；函；会议纪要。公文管理制度指出，公司常用公文种类包括制度类文件、体系类文件、红头文件、方案类文件、通知类文件、会议纪要、商函类文件、请示类文件、外来文件九大类。2、根据具体文种分类第92页/共109页二、文件编号意义：公文为便于存档、查阅，公文下发部门在签批下发时按相关规定编号。1、制度类文件编号组成形式由企业代号、公司代号、制度系列代号、具体文件编号，部分之间用短划“”隔开。编号由人力资源部统一管理。销 例如：GD-00-01-行01售、生产、行政、技术、财务、人力资源第93页/共109页 三、文件编号第94页/共109页 三、文件编号第95页/共109页三、文件编号5、会议纪要的

41、编号方法：按会议类别分别编号：XXXX年第XX次6、商函类文件的编号方法统一按照格瑞德函【XXXX年】XX号进行编号，由集团综合办公室控制。第96页/共109页三、公司常用公文格式1、制度类文件 实例演示第97页/共109页三、公司常用公文格式1、制度类文件 实例演示第98页/共109页2、红头文件（决议类）实例演示第99页/共109页3、方案类文件第100页/共109页4、通知类文件实例演示第101页/共109页5、会议纪要实例演示第102页/共109页6、申请类文件实例演示第103页/共109页四、排版格式正式下发的文件统一采用A4页面设置,标题用黑体小四号字加黑打印，小段落标题用黑体小四

42、号加黑打印，正文一律用宋体小四号字打印，落款与正文相同；页边距设置为2cm，行距25磅，正文每段前空两格。第104页/共109页五、落款制度类文件落款如下：编制：XXX 审核：XXX 批准：XXX山东格瑞德集团有限公司 XXXX年XX月XX日发布制度文件外，其他文件落款要求：单位在上，尾部距页边距空两格，时间在单位名称下居中。第105页/共109页第四章 难点交流第106页/共109页1、word里面的表格编辑有没有快捷方式答：目前仅有前面课程所讲集中方式。2、Word里面自动生成目录答：用“格式样式和格式”编辑文章中的小标题，然后插入-索引和目录。制度文本的页码插入答：在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一下“同前”钮，再做的改动就不影响前面的了。简言之，分节符使得它们独立了。这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上，不过是图标的形式，把光标移到上面就显示出”同前“两个字来了。第107页/共109页3、word里画组织结构图不用固定的插入组织结构图之外的其他画法；答：可以用“组合”功能，固定图形。4、word里各种链接的链接方法；答：可以点击“超链接”，或“对象”。第108页/共109页感谢您的观看！第109页/共109页