时间管理技巧.pptx
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1、课程目录活动讨论与分享活动讨论与分享一、时间管理的重要性一、时间管理的重要性(对时间的基本认识对时间的基本认识)二、时间管理方法的演变历程二、时间管理方法的演变历程 三、高效率个人管理方法三、高效率个人管理方法 本节小结本节小结 作业作业 课程内容课程内容第1页/共79页活动讨论与分享“一天生活大圆饼一天生活大圆饼”“时间收支周报表时间收支周报表”案例分析:请案例分析:请12位同学展示自己的位同学展示自己的时间管理经验时间管理经验 时间自我管理能力测试与评价时间自我管理能力测试与评价第2页/共79页一、时间管理的重要性(对时间的基本认识对时间的基本认识)时间的特性时间的特性关于时间的几条格言关
2、于时间的几条格言一生时间统计一生时间统计你的时间价值多少你的时间价值多少第3页/共79页二、时间管理法的发展二、时间管理法的发展从从三三、四四十十年年代代前前刚刚开开始始有有人人研研究究当当时时所所谓谓的的”时时间间管管理理”到到现现在在,通通过过“实实践践理理论论再再实实践践”不不断断循循环环的的方方式式,“时时间间管管理理法法”大大致致经历了四代的发展经历了四代的发展:第一代时间管理法第一代时间管理法备忘录型备忘录型第二代时间管理法第二代时间管理法简单计划型简单计划型第三代时间管理法第三代时间管理法操之在我型操之在我型第四代时间管理法第四代时间管理法个人管理个人管理第4页/共79页三、高效
3、率个人管理方法三、高效率个人管理方法 三条重要的时间管理法则三条重要的时间管理法则高效个人管理方法的高效个人管理方法的6条标准条标准高效个人管理的五步骤高效个人管理的五步骤提高时间利用率的八条建议提高时间利用率的八条建议第5页/共79页课外作业课后利用网络资源课后利用网络资源,进行时间管理,进行时间管理知识的拓展学习和研究,完成知识的拓展学习和研究,完成“我的时我的时间管理方案间管理方案”之设计,并实践之。之设计,并实践之。第6页/共79页时间取决于你如何重视个人生命的精神和内涵第7页/共79页“一天生活大圆饼”你可曾细思时间如何在弹指间逝去?先来看看昨日的24个小时,分别做了哪些事情。让我们
4、以一天24小时为生活大圆饼,看看这个生活大圆饼要切割成哪些扇形饼块?第8页/共79页填写“时间收支周报表”有人说:“时间就是金钱”;不论如何,时间真是生命中有限的宝贵资源。让我们一起为宝贵的时间资源制作一份“收支周报表”:先从生活大圆饼中,找出更多的时间支出项目,算算上个星期的168个小时,理出哪些项目是固定支出,哪些是未固定支出。我们就可以列出一张“时间收支周报表”了。当然,上一个星期不一定会是一个有代表性的星期。甚至有些项目仍限于学校环境,而不能付诸实现(例如看电视)。但我们且从这里做为检视的起点。第9页/共79页时间收支周报表项次项次科目科目项项目目时间时间(hr)说说明明收入收入7天天
5、24小时天小时天1680支出支出固定支出固定支出1睡觉睡觉2课堂活动课堂活动不固定支出不固定支出12第10页/共79页反思:反思:这是我要的“时间收支周报表”吗?时间够用了吗?哪些事情使用了较多的时间?哪些事情是被我忽略了?何以我要如此安排?潜藏在原先时间资源运用背后的想法是什么?我的时间主要用在哪些事务上?我要不要做调整?我想要做的调整是什么?调整背后的想法是什么?何以我要这样的调整?第11页/共79页时间自我管理测验-1自我评价内容 你是否倾向于:几乎从未 0有时 1经常 2几乎总是 31 因不开心使任务拖延2 延迟不满意却必要的决定3 当遇到棘手的事件时,去别人那里寻求良策4 凡事都自己
6、做5 能自己解决几个问题6 上班迟到 第12页/共79页时间自我管理测验-2自我评价内容 你是否倾向于:几乎从未 0有时 1经常 2几乎总是 37 在未考虑好如何用最好的方式去处理事情前就已经着手去做 8 为了其他事情打断现在事情 9 推迟已经开始的但棘手的任务 10 不专心学习、走神 11 课外复习一至两个小时,中间不休息 第13页/共79页时间自我管理测验-3自我评价内容 你是否倾向于:几乎从未 0有时 1经常 2几乎总是 312 你已经被别人打扰,无法完成任务 13 用处理最重要事情的时间去完成第二重要的任务 14 仅仅因为兴趣去做并不属于自己的事 15 仅仅因为不能说“不”而在任何时候
7、承担任务 第14页/共79页时间自我管理测验-4自我评价内容 你是否倾向于:几乎从未 0有时 1经常 2几乎总是 316 处理数不清的事务 17 甚至不必要时也试图使事件完美 18 想知道所有的事实 19 仅仅因为被人劝诱就采取行动20 总是试图帮助其他同学做相关工作 第15页/共79页时间自我管理的评价 时间自我管理测验时间自我管理测验结果分析得分越低,时间管理有效性越强。总分36分,时间自我管理水平为不及格;21总分 36,时间自我管理水平一般;9 总分 21,时间自我管理水平良好;总分 9,时间自我管理水平很强。时间利用率时间利用率=有用任务耗费时间有用任务耗费时间全体任务时间全体任务时
8、间第16页/共79页第17页/共79页时间的特性供给毫无弹性供给毫无弹性无法蓄积无法蓄积无法替代无法替代无法失而复得无法失而复得 第18页/共79页关于时间的几条格言人生不是旅行,不出售返程票人生不是旅行,不出售返程票时间取决于你如何重视个人生命的精神和内时间取决于你如何重视个人生命的精神和内涵涵利用我们的时间做正确的事利用我们的时间做正确的事 效率就是生命效率就是生命时间就是金钱时间就是金钱第19页/共79页一生时间统计有些人给我们这样来计算时间:一个人如果能活72年,一年365天,一天24小时,总共630720小时。哇!人的一生有那么多时间!他们没有想到,要取得人生的成功,我们手中的时间其
9、实是很少的。第20页/共79页一生时间开支统计有人曾粗略统计过一个活到72岁的老人对时间是怎么花的:睡觉 年工作 年个人卫生 年吃饭 年旅行 年排队 年学习 年开会 年打电话 年找东西 年其他 年第21页/共79页你的时间价值?第22页/共79页你的时间价值?第23页/共79页时间管理法的发展从三 四十年代前刚开始有人研究当时所谓的”时间管理”到现在,人们不断地归纳总结,通过实践理论实践,不断循环方式将”时间管理法”的发展大致分为四代:第24页/共79页第一代时间管理法-1第一代是备忘录型,即随身携带便条或备忘录,每天先将一天的全部工作列于备忘录上,而后按所列工作逐一完成,每完成一项可将其从备
10、忘录上划掉。如在完成每天工作的同时又有新的工作则随时将其记录在备忘录上,以避免遗漏。第25页/共79页第一代时间管理法-2优点缺点重要事情发生时应变能力强有成就感会追踪待办事项压力少没有系统性没有“优先”观念完成的只是必要而非重要之事(人生的大目标)易推卸责任缺乏效率、自制力与自尊人际关系可能较差第26页/共79页第二代时间管理法-1第二代是简单计划型,人们安排每天的行事历并带有记事簿。其特点是拟订合适的目标并进行规划,讲求效率。使用这一代时间管理工作通常先订出日程安排表,记录应完成的工作。已经注意到规划未来的重要性。第27页/共79页第二代时间管理法-2优点缺点自制力增强会追踪约会与答应做的
11、事通过预定的目标计划,能完成较多的事有效率对事情没有轻重缓急之分会产生安排人的习惯不见得满足真正的需要利己式的思考或行为最重要的事是时间表上的事第28页/共79页第三代时间管理法-1第三代是操之在我型。首先你必须花点时间确定自己的价值观。接着依据轻重缓急制定长、中、短期目标,再按优先顺序将每天的活动详尽地规划排列出来,将有限的时间、精力加以分配,争取最高的效率。这一代时间管理法是根据自己的目标来安排行程。所以称之为“操之在我”。第29页/共79页第三代时间管理法-2优点缺点有责任感能发挥长、中、短期目标的效果能将价值观转为目标与行动通过每天的规划,安排优先顺序,个人生产力提高效率提高对时间与自
12、我更具管理技巧价值观未必符合自然原则缺乏远见,视野不广对人与事一视同仁可能在不同角色间造成失衡、愧疚感等最重要的事因急迫性与价值观而定第、类事务占去所有时间第30页/共79页第四代时间管理法-个人管理主张关键不在于时间管理,而是在于个人管理。与其着重时间与事务的安排,不如把重心放在维持产品与产能的平衡上。时间取决于你如何重视个人生命的精神和内涵。强调以原则为重心,配合个人对自己人生使命的认识,兼顾重要性与急迫性,强调产品与产能齐头并进,着重第类事务的完成。第31页/共79页事务分类表 紧急不紧急重要危机急迫的问题有期限压力的计划(结果)防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划休闲 (结果)不
13、重要不速之客、某些电话某些会议、报告必要而不重要的问题受欢迎的活动(结果)繁琐的工作某些电话、信件浪费时间之事有趣的活动(结果)第32页/共79页偏重第一类事务的结果结果:结果:压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局第33页/共79页偏重第三类事务的结果结果:结果:短视近利短视近利危机处理危机处理被视为巧言令色被视为巧言令色轻视目标与计划轻视目标与计划缺乏自制力,怪罪他人缺乏自制力,怪罪他人人际关系浮泛甚至破裂人际关系浮泛甚至破裂第34页/共79页偏重第三、四类事务的结果结果:结果:全无责任感全无责任感工作不保工作不保依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生第35页/共79页偏重第二类事务的结果
14、结果:结果:有远见有远见平衡平衡纪律纪律自制自制少有危机少有危机第36页/共79页三条重要的时间管理法则柏拉图原则:在整个生产过程中,首次花费20%的时间实现了生产结果的80%,剩下的80%的时间的产出仅占总结果的20%。巴莱托定律:人们应该用的时间做能带来最高回报的事情,而用的时间做其他事情,这样使用时间是最有战略眼光的。80%的时间留给未来任务,20%的时间留给过去未完成发任务。第37页/共79页有效个人管理方法的6条标准一致一致个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间应该和谐一致。平衡平衡有助于生活平衡发展,提醒我们扮演不同角色有重心有重心应就事件本身的重要性(对个人
15、人生理想与使命)而非就日程表定优先顺序,着重不急迫却极重要的事。重人性重人性个人管理的重点在人而不在事。重人际关系的得失。能变通能变通须视个人作风与需要而调整。携带方便携带方便第38页/共79页有效个人管理的五步骤确定角色选择目标安排进度逐日调整执行程式授权授权事必亲躬事必亲躬第39页/共79页八条建议提高提高自制力自制力不值得做的千万别做不值得做的千万别做 坚持到底坚持到底 与适时知难而退与适时知难而退 不要犹豫不决不要犹豫不决 杜绝拖延时间杜绝拖延时间 养成细心的习惯养成细心的习惯 善用空档时间善用空档时间 并远离高峰期并远离高峰期 保持精力保持精力 第40页/共79页自制力七个拿破仑希尔
16、给出了培养自制力的七个步骤,并把它叫做“自制力七个”。控制自己的时间控制自己的时间控制思想控制思想控制接触的对象控制接触的对象控制沟通的方式控制沟通的方式控制承诺控制承诺控制目标控制目标 控制忧虑控制忧虑第41页/共79页事务分类及处理建议紧急不紧急重要A任务(马上处理)B任务(分阶段处理)不重要C任务(酌情处理)D任务(抑制)第42页/共79页个人承担的角色(举例)男女自己丈夫/父亲新产品经理研究经理人事经理行政经理个人发展妻子/母亲中学教师教务主任业余文工团员第43页/共79页活动投资组合1/5今天,工作、学习、联络关系、结婚、养家、参加社区活动和保持健康都成为自我事业的组成部分。难就难在
17、了解应在这些不同的活动中分别投资多少,以及如何在每项活动上平衡时间和精力。工作的变化会最大程度地改变人的生活。我们能做的最重要的变化就在于换一种想法尝试把工作视为根据你想如何生活的愿望而分散到全部生命中的时间单位。第44页/共79页活动投资组合2/5将时间有效管理起来的“活动投资组合”概念 *七种工作:1、领薪工作:根据付出的时间计酬;2、收费工作:根据完成的成果付酬;3、家庭工作:操持家务的任务;4、义务工作:为慈善、社区、朋友、家庭及邻里所做的事;5、研习工作:学习、培训、阅读、汲取文化,等等。6、休闲:具体内容因人而异;7、健康:包括从一年中生病的天数到你在健身、运动和其他项目中投入的时
18、间。第45页/共79页个人活动投资组合(时间)3/5第46页/共79页个人活动投资组合(时间)-4/5第47页/共79页活动投资组合5/5应该从以下角度考虑生活中的活动投资组合:*善用个人精力*平衡家庭的投资组合*平衡组织的投资组合要点并不在于把尽可能多的时间用于休闲或工作,而是使你的投资组合与自己对幸福生活的追求合为一体。第48页/共79页每周行事历本周起讫周日周一周二周三周四周五周六角色目标本周要务每日要务约会与承诺08-0910-1123-24精益求精心智:精神:身体:处世:备注角角色色1角角色色2角角色色3第49页/共79页规划长程目标人生使命宣言人生使命宣言角色角色目标目标第50页/
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