销售与应收款流程关键控制点讲解.pptx

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1、客户主数据与信用维护 产品询价 与报价 收款及 应收的管理 开票及 收入的确认 销售发货 与退货 销售合同的建立关键控制点6个关键控制点2个关键控制点5个关键控制点15个关键控制点10个关键控制点7个销售与应收款流程主要分为如下6 6个子流程,按SOXSOX法案流程要求,识别出关键控制点4545个。第1页/共27页 产品询价与报价收款及 应收的管理开票及 收入的确认 销售发货与退货 销售合同的建立客户主数据与信用维护国际贸易部流程 风险控制目标风险控制目标:客户主文件和销售相关表格的变更（例如：客户信息贸易条款）被适当的授权，准确并及时地记录。需要控制的风险：需要控制的风险：1、客户主数据未经

2、授权增加或变更。2、信用控制-在客户预计不能付款的情况下继续给客户发货3、客户主数据申请单数据有可能不准确，要有复核记录。关键控制点：关键控制点：1、创建/修改客户信用额度的审批:小于等于10万美元，由业务经理，国际贸易事业部总监审批，并通过OA知会集团总裁；大于10万美元，由业务经理，国际贸易事业部总监，总裁审批。信用额度的修改除要求以上两点外，还需要增加外销会计审批。（系统控制）2、创建以下客户付款方式的审批（以下付款方式的修改亦参照此流程）：预付货款、L/C即期和远期60天、D/P即期，由业务经理、国际贸易事业部总监批准;L/C远期90天，D/A和T/T远期，由业务经理、国际贸易事业部总

3、监、总裁批准。（系统控制）3、经审批后的客户信息由OA系统自动提交SAP数据小组对SAP中客户主数据进行维护。SAP数据小组主要检查客户简称/编码是否重复，确认无误后将客户主数据信息写入SAP系统。第2页/共27页 产品询价与报价 收款及 应收的管理 开票及 收入的确认 销售发货 与退货 销售合同 的建立客户主数据与信用维护通用客户：通用客户：符合交易次数少，不需要信用额度的客户。国内贸易客户国内贸易客户信用客户：信用客户：公司赋予信用额度的客户。注：通用客户主数据由销售代表以手工手工客户登记表进行登记，然后提交部门经理签字批准。所有客户登记表由部门文员存档管理。第3页/共27页国际贸易部流程

4、信用客户 产品询价 与报价 收款及 应收的管理 开票及 收入的确认 销售发货 与退货 销售合同 的建立客户主数据与信用维护4、国内客户：新的信用客户或者通用客户转为信用客户时，销售代表通过OA系统提交客户主数据申请单，填写客户基本信息（如公司名称，地址，联系人，电话，传真，电子邮箱，客户简称和编码等）提交部门经理审批后，通过OA系统提交SAP数据小组对SAP中客户主数据进行维护。5、国内贸易事业部每半年统一对信用客户进行一次信用评估，各销售代表整理手工客户信用评估表，部门汇总分析评估，内容主要是付款方式、回款周期、订单额度等，评估确定在下季度中该客户的信用程度。评估后由业务经理在客户信用评估表

5、签名确认，并提交财务总监签名审批。由SAP数据小组根据审批后的客户信用评估表录入SAP系统。6、只有SAP数据小组有在SAP中输入客户主数据的权限。（权限要求）第4页/共27页产品询价与报价 收款及 应收的管理 开票及 收入的确认 销售发货 与退货 销售合同 的建立客户主数据与信用维护国际贸易部流程 风险控制目标：风险控制目标：1、产品的报价经过适当的审批2、制定合理的报价单审批程序3、控制未经过审批的报价关键控制点：关键控制点：1、国际贸易部报价单的审批：12个大客户（）的报价，以及10万美金以上的标单，由国际贸易部门经理、国际贸易事业部总监审核，集团总裁通过邮件审批；12个大客户之外，10

6、万美金以下的标单，利润点不同，审批流程不同：报价利润率在10%以上的，由外销业务部门经理通过邮件或OA审批，并知会销售总监；报价利润率在 0-10%之间的，由外销业务部门经理、国际贸易事业部总监通过邮件或OA审批；报价没有利润，出现亏损，由业务经理、国际贸易事业部总监、集团总裁通过邮件或OA审批。第5页/共27页国内贸易部流程 产品询价与报价 收款及 应收的管理 开票及 收入的确认 销售发货 与退货 销售合同 的建立客户主数据与信用维护2、信用客户中，对于新客户、新产品或者老客户修改报价的情况，由销售业务代表在OA中填写报价单，经业务经理签字审批后方可报价。第6页/共27页销售合同的建立 收款

7、及 应收的管理 开票及 收入的确认 销售发货 与退货 产品询价与报价客户主数据与信用维护前期工作：前期工作：通过外销员前期与客户的反复沟通和谈判，收到了客户传真或邮件确认的订单。外销员检查客户订单与报价单内容一致。客户订单由不同的外销员分别保管。风险控制目标：风险控制目标：1、销售合同存在合适的审批程序。2、销售合同经过双方确认成立。3、只有完整有效的销售订单可以被接受并准确过账。第7页/共27页销售合同的建立 收款及 应收的管理 开票及 收入的确认 销售发货 与退货 产品询价与报价客户主数据与信用维护国际贸易部流程 关键控制点：关键控制点：1、外销员在OA系统中将客户订单信息录入系统，生成销

8、售合同（“SC”）。SC的按如下流程进行审批：所有的SC均需要由外销业务部门经理首先进行审批。外销业务部门经理审批后，对于客户预付货款，还需要经财务部外销会计确认预收款已收到；对于信用证付款方式，还需要经过运输部门经理确认信用证原件已经收到并审核无误。如利润率在0-5%之间（含5%），还需要财务部经理，国际贸易事业部总监，财务总监审批；如利润率0，出现亏损，还需要集团总裁审批，审批后通过OA系统知会国际贸易事业部总监。2、销售合同的回签：OA系统中设置免除回签客户设置清单，12个大客户和个别申请免除回签控制的客户，在和客户签订协议：为了简化双方工作流程，我们把客户的采购合同作为稳健同客户执行的

9、重要部分；客户确认之后，方可将该客户纳入免除回签客户设置清单中，不需要客户回签。其他所有的销售合同都需要客户回签。外销员收到客户回签后，在OA中做回签确认，并将客户回签后的合同文档作为附件导入OA中。对于收到的客户回签纸质文档，由外销员分别存档。（日本客户除外）第8页/共27页销售合同的建立 收款及 应收的管理 开票及 收入的确认 销售发货 与退货 产品询价与报价客户主数据与信用维护国内贸易部流程 连锁药店连锁药店医疗机构医疗机构经销商经销商国内贸易客户类型：和我交易，只通过口头订单，不签订销售框架协议。第9页/共27页销售合同的建立 收款及 应收的管理 开票及 收入的确认 销售发货 与退货

10、产品询价与报价客户主数据与信用维护2、国内客户：连锁药店和经销商，每年签定销售框架协议，约定产品价格、规格、双方权利与义务等条款。由客户提供协议模板，经销售业务员、集团总裁签名，并加盖公司公章，传客户签署完毕后，由销售跟单员负责归档。4、国内客户：签署了销售框架协议的客户，每次订货前，经过我方报价并协商同意后，下达客户书面订单或者口头订单意向。对于口头订单意向，要求销售代表整理书面订单（无固定格式），并发送给客户确认。客户通过传真或者邮件的形式进行书面确认。5、销售合同的变更。销售合同的变更，涉及品名、数量、规格、包装等要素，需要变更销售合同的审批程序，参见新的销售合同的审批。国内贸易部流程连

11、锁药店和经销商 第10页/共27页 销售发货 与退货 收款及 应收的管理 开票及 收入的确认销售合同的建立 产品询价与报价客户主数据与信用维护Text国际贸易国际贸易国际贸易国际贸易业务类型业务类型业务类型业务类型集团内/外部供方生产，深圳（直接倒柜/入库/外协加工异地装柜），深圳报关。集团内生产，直接在子公司装柜，报关单位深圳稳健。集团外生产，直接采购异地装柜，深圳报关出口。ZJP Z3DZCC ZOR Z2D 深圳生产，深圳装柜，深圳报关。日本订单业务模式 国际贸易部流程 第11页/共27页 销售发货 与退货 收款及 应收的管理 开票及 收入的确认销售合同的建立 产品询价与报价客户主数据与

12、信用维护国际贸易部流程发货 风险控制目标：风险控制目标：1、只有完整有效的销售订单可以被接受并准确过账。2、订单要准确及时地被履行（发货）3、销售退回和折让要经过授权，准确并完整。关键控制点：关键控制点：1、外销员在OA中输入SO号，系统自动创建DN（Delivery Note）:DN由SO转化后显示该SO项下的所有产品项目和数量信息，外销员根据实际出货需要和产品入库情况（手动检查）确认出货产品和数量，将DN修改后在OA系统保存，获得一个DN号。创建DN单后，由OA系统自动检查该客户的发货是否超出信用额度或客户存在逾期未付货款，如是，则DN将被冻结，除非经过特别审批，不能继续发货。2、特别审批

13、程序如下：超过信用额度小于150%，或逾期付款没有超过5万美金，由国际贸易事业部总监经过OA系统批准；系统知会业务经理；超过信用额度大于150%，或逾期付款超过5万美金的，还需继续发货的，部门经理审核，集团总裁在OA系统批准。3、对于符合发货要求的，外销员在OA系统创建托运货物装柜执行表。托运货物装柜执行表按照一个或多个SC挑选所有做过DN的产品项目，外销员再录入装柜时间地点，货柜，装柜要求等信息，保存提交运输部经理审核。运输部经理的审核要点为：装柜日期/地点，目的港，体积，柜型，贸易条件，结算方式是否清晰准确，确认无误，提交单证员审核体积，柜型和船期要求，确认船务公司，并安排订舱。而后通过O

14、A将托运货物装柜执行表提交仓库备货。（国际贸易）4、仓库根据托运货物装柜执行表的装柜时间，装柜产品和数量安排发货。发货时仓库货柜监装人员及外销成品仓主管根据托运货物装柜执行表复核装柜货物的数量、规格等并签字确认。第12页/共27页 销售发货 与退货 收款及 应收的管理 开票及 收入的确认销售合同的建立 产品询价与报价客户主数据与信用维护国际贸易部流程发货 特别审批特别审批程序程序第13页/共27页国际贸易部流程退货 销售发货 与退货 收款及 应收的管理 开票及 收入的确认销售合同的建立 产品询价与报价客户主数据与信用维护外贸退货有两种情形：已报关未装船，已报关未装船，发生退货。发生退货。货已到

15、目的货已到目的港退回港退回第14页/共27页 销售发货 与退货 收款及 应收的管理 开票及 收入的确认销售合同的建立 产品询价与报价客户主数据与信用维护国际贸易部流程退货 已报关已报关未装船，未装船，发生退发生退货。货。关键控制点：关键控制点：5、货物装运报关后发现质量问题，外销员在OA系统内创建退货单，由业务经理、销售总监、集团总裁审核退货单（已经报关尚未装船）第15页/共27页货已到货已到目的港目的港退回退回 销售发货 与退货 收款及 应收的管理 开票及 收入的确认销售合同的建立 产品询价与报价客户主数据与信用维护国际贸易部流程退货 关键控制点：关键控制点：5、外销员根据客户提出的退货要求

16、初步搜集相关信息，经相关部门（深圳工厂、供应商）及质量部确认，运输部确认退货所需的单据（提单、发票、装箱单、退货协议、非木质包装/或询证证明等），在OA系统内创建退货单，由业务经理、销售总监、集团总裁审批退货单。（货已到目的港退回）6、品管部退货检验后，运输部（仓库）收货过账,运输部单证员创建退货贷项凭证，由外销会计审核退货贷项凭证，入帐。会计凭证经财务经理审核签名。（国际贸易）第16页/共27页 销售发货 与退货 收款及 应收的管理 开票及 收入的确认销售合同的建立 产品询价与报价客户主数据与信用维护国内贸易部流程发货 稳健国内销售业务国内销售业务类型（类型（so类型）：类型）：YKSL（基

17、于订单，深圳生产/集团内子公司，深圳/集团内子公司发货，深圳开票。）.YKB（寄售补充）YKE（寄售发货）第17页/共27页 销售发货 与退货 收款及 应收的管理 开票及 收入的确认销售合同的建立 产品询价与报价客户主数据与信用维护国内贸易部流程发货 关键控制点：关键控制点：7、系统应用控制：如出货申请单的客户超过制定的信用额度，OA系统会锁定此张申请单，由跟单员发送到国内贸易事业部经理审批方能解除锁定。(国内贸易直接发货）8、跟单员根据订单在OA系统中创建出货申请单，并提交到部门经理审批。系统应用控制：出货申请单上所列产品的销售价格，根据财务成本会计维护的经审批的“销售报价”自动链接而来，不

18、能更改。(国内贸易直接发货）9、部门经理审批出货申请单，确认规格与价格无误后，传送到跟单员处创建销售订单（“SO”），然后继续创建发货单（“DN”）。系统应用控制：SO和DN根据经审批的出货申请单自动创建，跟单员不能改变数量和价格信息。(国内贸易直接发货；寄售或者深圳仓库YKSL虚拟出库）10、跟单员打印发货单，经销售代表签字，由部门文员加盖业务章后传递至仓库仓管员进行备货。发货单一式四联，白色存根联、红色财务联、黄色客户联和蓝色仓库联。内贸业务员根据发货单在发货日期到内销仓提货。内贸业务员根据发货单核对仓管员已备好货物的品名、数量、规格、批次，内贸业务员及仓管员双方确认无误后在发货单签字。（

19、国内贸易直接发货）11、发货后，发货单的白联及黄联给内贸业务员，蓝联仓管保存，红联由内贸部移交财务，仓管员凭发货单蓝联在SAP系统内发货过帐。(国内贸易直接发货）第18页/共27页 销售发货 与退货 收款及 应收的管理 开票及 收入的确认销售合同的建立 产品询价与报价客户主数据与信用维护国内贸易部流程发货 关键控制点：关键控制点：12、跟单员打印发货单，经销售代表签字，由部门文员加盖业务章后传递至仓库仓管员。发货单一式四联，白色存根联、红色财务联、黄色客户联和蓝色仓库联。仓管员依据发货单进行虚拟发货帐务处理。（深圳仓库YKSL虚拟出库）13、每月初，销售代表根据客户系统中查询结果或者客户传真，

20、制作上月客户寄售货物销售清单，交跟单员在SAP系统中进行销售发货处理。（国内贸易寄售）第19页/共27页 销售发货 与退货 收款及 应收的管理 开票及 收入的确认销售合同的建立 产品询价与报价客户主数据与信用维护国内贸易部流程退货 关键控制点：关键控制点：14、跟单员在OA系统中创建退货申请单交部门经理审批退货原因及数量。根据经审批的退货申请单，内贸文员在OA系统中创建退货单（一式四联）并打印，由销售代表通知客户将退回货物发送至深圳仓库。（国内贸易）15、内贸会计财务人员对退货单进行复核，复核退货单的相关信息是否与系统销售报价一致，并在系统中做销售退回会计处理第20页/共27页 开票及 收入的

21、确认 收款及 应收的管理销售发货 与退货销售合同的建立 产品询价与报价客户主数据与信用维护国际贸易部流程1风险控制目标：风险控制目标：1、所有的发货都要正确开票并及时地记录2、收入计入正确的期间关键控制点：关键控制点：1、货物装柜后3日内运输部单证员根据仓库填写的托运货物装柜执行表和系统内打印出的销售合同在SAP系统内开具商业发票。系统应用控制：系统内商业发票由系统内经审批的托运货物装柜执行表和销售合同自动转化而来，单证员不得改变已发货物的规格、数量和单价。2、单证员将已开好的商业发票打印并提交财务外销会计记账，在SAP系统中用VF02将发票制单生成记账凭证，确认销售收入和应收账款。第21页/

22、共27页关键控制点：关键控制点：3、每月末单证员和运输部经理根据本月已装货的托运货物装柜执行表同系统内未开具发票清单（系统操作VF04）中核对未开具发票,保证每月出口运输货物的发票都能在当月开出4、月末结账前，外销会计在系统中用事务码VF04查询“维护发票到期清单”，确保本月已出货单据运输部单证员全部开出发票，并且确认所有已开出商业发票均交给了财务用于记账；用VFX3查询“批准出具发票凭证到会计”清单，检查本月已开发票全部生成财务凭证，保证收入和应收账款确认完整。5、次月2号前外销会计根据上月已确认销售收入制作外销出货统计表通过邮件发给所有外销员与外销总监、总裁、财务总监及财务经理审核，以保证

23、当期销售完整准确。6、由于国际贸易CIF方式确认收入的时点为收到运单，财务部外销会计需要每个季度提供截至期末的出库和运单数的差异表，并做销售收入的调节；财务经理检查差异表是否正确，无误后在“结账检查清单”中相关项目签字确认。开票及 收入的确认 收款及 应收的管理销售发货 与退货销售合同的建立 产品询价与报价客户主数据与信用维护国际贸易部流程第22页/共27页国内贸易部流程 开票及 收入的确认 收款及 应收的管理销售发货 与退货销售合同的建立 产品询价与报价客户主数据与信用维护关键控制点：关键控制点：7、内销会计在SAP系统中查询仓管是否已做发货过账，如已发货，则开出纸质增值税发票。销售代表在发

24、票签收簿上签收。8、增值税专用发票由税务会计从金税税控机开出。金税税控机由账号和密码控制进入权限。只有税务会计拥有账号和密码。9、月末，内贸会计根据客户签收的发货单（白联）与对应发票记账联核对后在SAP系统中用VF01将对应发货单开出系统中的发票并保存。10、月末结账前，内销会计在系统中用事务码VF04查询“维护发票到期清单”，查询本月SAP系统中已出货产品是否全部开出发票，如有未开票的出货单。用VFX3查询“批准出具发票凭证到会计”清单，检查本月已开发票全部生成财务凭证，如有未生成财务凭证，保证销售收入和应收账款确认完整。月末将系统中开出发票清单与税控机所开发票清单核对，如有差异，立即查实。

25、第23页/共27页 收款及 应收的管理开票及 收入的确认销售发货 与退货销售合同的建立 产品询价与报价客户主数据与信用维护收款收款风险控制目标：风险控制目标：所有的收款都被完整、及时、准确地记录。关键控制点：关键控制点：1、内/外销会计判断客户付款的银行回单内容是否齐全、准确，对银行扣手续费应仔细审核，是否合理。内/外销会计在内部服务器上共享文件“内/外销回款”给销售业务员，核实客户信息和金额。核实无误后，内/外销会计填制会计凭证，并将对应发票的应收款做清账核销。第24页/共27页 收款及 应收的管理开票及 收入的确认销售发货 与退货销售合同的建立 产品询价与报价客户主数据与信用维护应收帐款应

26、收帐款管理管理关键控制点：关键控制点：2、月末外销会计在批露逾期账款表的同时会将所有应收客户的货款明细及总额一起发内邮给外销员核对，保证应收账款准确无误。3、外销会计每10天集中整理逾期账款表发给外销员核实和跟催货款。所有超信用限额的客户接单与发货都会被冻结，需外销员提供情况说明，经总裁解冻后方可保存订单和发货。4、在每个财务年度末，财务会计核实应收账款的帐龄，并跟据公司会计手册的要求提坏帐准备，同时计入管理费用。（国际贸易与国内贸易相同）5、每月内销会计做出对帐单，由各销售代表确认无误后发给客户核对，客户签字盖章后交回财务内销会计核实与客户往来是否有差异，如有双方未入帐记录，经调整后往来余额

27、一致即可跟进未达帐项并签字归档管理，如果调整后余额仍不一致的情况，则需提请业务员查清原因，并根据需要申请调账，以保证公司应收款余额与客户的应付款余额一致。6、外贸客户对大客户对账，对一般客户抽样对账。由外销会计做出对帐单，由各销售代表确认无误后发给客户核对，客户签字盖章后交回财务内销会计核实与客户往来是否有差异，如有双方未入帐记录，经调整后往来余额一致即可跟进未达帐项并签字归档管理，如果调整后余额仍不一致的情况，则需提请业务员查清原因，并根据需要申请调账，以保证公司应收款余额与客户的应付款余额一致7、每月初，财务部门内销会计制作寄售库存报表，与销售代表核对截止上月底的已发出的寄售货物余额，无误后，发给客户书面确认。（国内贸易-寄售）第25页/共27页谢谢 谢！谢！第26页/共27页感谢您的观看！第27页/共27页