会务的组织和管理.ppt

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1、1 2 会议的组织和管理会议的组织和管理 目录目录一、会前准备一、会前准备二、会务实施二、会务实施三、会后总结和决算三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录3 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-目录目录会前准备会前准备 策划案的内容策划案的内容 Team Team小组小组 会场勘察会场勘察 起草协议起草协议 会务分工会务分工 制定会议费预算制定会议费预算4 会议的组织和管理会议的组织和管理 目录目录前四周前四周前四周前四周前一周前一周前一周前一周v汇款汇款;v 物资备齐物资备齐前二周前二周前二周前二周v与宾馆签协议与宾馆签协议;v起草预算并通

2、过起草预算并通过前三周前三周前三周前三周v策划案定稿策划案定稿;v会务组成立会务组成立;v会场勘察会场勘察开会日期开会日期开会日期开会日期v策划案起草策划案起草 ;v 成立会议成立会议TEAM;v会务准备开始会务准备开始5 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-策划案的内策划案的内容容目的、主题、时间、参会人员（类型、人目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等各项工作负责人、各项活动的推进时间等会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。策划

3、案的内容策划案的内容6 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-策划案的内策划案的内容容案例：案例：9999年代理会及年代理会及联欢会策划实施案联欢会策划实施案7 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-成立成立TEAMTEAM组组组织落实，成立组织落实，成立TEAMTEAM组组8 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-策划案的内策划案的内容容会务工作要保证策划案会务工作要保证策划案 的顺利实现的顺利实现 会务工作五个意识：会务工作五个意识：全局意识、全局意识、客户意识客户意识 补台意识、补台意识、奉献意识奉献意识 创新意识创新意识9 会议的组织和管理会议

4、的组织和管理 会前准备会前准备-会场勘察会场勘察会场勘察会场院勘察俗称会场院勘察俗称“踩点踩点”是会前必须要做是会前必须要做的基础性工作的基础性工作10 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-会场勘察会场勘察原则原则勘察原则：勘察原则：会务工作为会议内容服务会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议作、节约资金，保证会议 顺利进行顺利进行11 注意注意 事项事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-会场勘察会场勘察 会场方面会场方面宾馆的软硬件宾馆的软硬件12 注意注意 事项事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会

5、前准备会前准备-会场勘察会场勘察 餐饮方面餐饮方面租车问题租车问题价格问题价格问题13起草协起草协议的内议的内容和注容和注意事项意事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-起草协议起草协议 协议是会务组与协议是会务组与宾馆合作的基础和标宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、准，要细致、全面、对等、对等、无漏洞。无漏洞。14 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-起草协议起草协议 1、会议日期会议日期2、住房标准及费用住房标准及费用3、场地安排及费用场地安排及费用内内容容涉涉及及15 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-起草协议起草协议 4、餐饮及费用

6、餐饮及费用5、甲方对乙方的规定甲方对乙方的规定6、乙方对甲方的规定乙方对甲方的规定7、结算等结算等内内容容涉涉及及16 会前准备会前准备-起草协议起草协议 会议的组织和管理会议的组织和管理 案例：案例：20002000与成都银河与成都银河 王朝酒店的协议王朝酒店的协议17 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-会务组的分工会务组的分工会务组的分工会务组的分工18 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-会务组的分工会务组的分工案例：案例：9999代理会人员分代理会人员分 工职责工职责19 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-会务组的分工会务组的分工案例

7、：案例：20002000年代理会邀年代理会邀 请信请信内容：内容：1 1、前言、前言 2 2、会议日程、会议日程3 3、注意事项、注意事项4 4、入住宾馆地点及电话、入住宾馆地点及电话5 5、回执、回执20 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-会务组的分工会务组的分工邀请邀请 流程流程1、北京制定原则、分配名额；北京制定原则、分配名额；2、大区操作定名单；、大区操作定名单；3、E-mil 参会代理；参会代理；4、代理填个人资料回执发大区；、代理填个人资料回执发大区；5、大区审核、大区审核E-mil北京；北京；6、北京终审、给编号；北京终审、给编号；7、编号分别发大区；、编号分别

8、发大区；21 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-会务组的分工会务组的分工案例：案例：20002000代理会代理会 物资准备清单物资准备清单22 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-会务组的分工会务组的分工 工作认真负责、细心、耐心工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好服从分配协作意识好 原则性强原则性强 应变能力强应变能力强对会务对会务人员的人员的要求要求23 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-制定会议预算制定会议预算会议费会议费会议费会议费预算的预算的预算的预算的制定

9、制定制定制定必须注意的问题必须注意的问题年初有预算；年初有预算；全面、精细、节约；全面、精细、节约；距开会日期前两周，做出预距开会日期前两周，做出预算送审批；算送审批；24 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-制定会议预算制定会议预算会议费会议费会议费会议费预算的预算的预算的预算的制定制定制定制定必须注意的问题必须注意的问题 距开会日期前一周，务必汇出距开会日期前一周，务必汇出 所需款项；所需款项；提前行文，写明规则。提前行文，写明规则。25 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备-制定会议预算制定会议预算案例：案例：9999年代理会预算表年代理会预算表 26 会议

10、的组织和管理会议的组织和管理 案例案例案例：案例：9999代理会费申请报告代理会费申请报告 9999代理会费用使用、审批、代理会费用使用、审批、报销规定报销规定 关于参加西安活动的人员关于参加西安活动的人员 通知通知27 会议的组织和管理会议的组织和管理 目录目录一、会前准备一、会前准备二、会务实施二、会务实施三、会后总结和决算三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录28 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施会务的会务的实施实施 会务组：出发时会务组：出发时 间及工作内容间及工作内容 签到注意事项签到注意事项 会议期间的工作会议期间的工作 会

11、议结束的工作会议结束的工作29 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施-出发时间出发时间 会务组会务组的工作的工作 提前两天出发提前两天出发 熟悉环境检查工作熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人熟悉各自接口人 购物及准备工作购物及准备工作 开预备会开预备会 30 注意注意 事项事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施-签到签到 关键点：住房钥匙关键点：住房钥匙签到台签到台住房分配住房分配其它其它31 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施-签到签到 案例：案例：签到程序界面演示签到程序界面演示32 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务

12、的实施-签到签到 33 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施-开会期间开会期间开会期间开会期间的工作的工作 与餐厅的联系与餐厅的联系 与会场的联系与会场的联系 与服务台的联系与服务台的联系 与客房部的联系与客房部的联系 处理突发事件处理突发事件34 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施-会议结束会议结束会议结束的工作会议结束的工作 1 退房；退房；整理物品；整理物品；结帐；结帐；回收问卷。回收问卷。35 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施-会议结束会议结束案例：意见反馈样式案例：意见反馈样式36 会议的组织和管理会议的组织和管理 目录目录

13、一、会前准备一、会前准备二、会务实施二、会务实施三、会后总结和决算三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录37 会议的组织和管理会议的组织和管理 会后总结和决算会后总结和决算总结经验教训，表彰先进总结经验教训，表彰先进会后的总会后的总结和决算结和决算案例：汇款、案例：汇款、99年总结、会年总结、会 务人员考核标准务人员考核标准38 会议的组织和管理会议的组织和管理 会后总结和决算会后总结和决算统计分析参会情况统计分析参会情况会后的总会后的总结和决算结和决算案例：案例：2000年代理会分析年代理会分析39 会议的组织和管理会议的组织和管理 其它其它代理签到情况代

14、理签到情况40 会议的组织和管理会议的组织和管理 其它其它代理入住情况代理入住情况41 会议的组织和管理会议的组织和管理 其它其它代理地域分布代理地域分布42 会议的组织和管理会议的组织和管理 会后总结和决算会后总结和决算会议费的报销、决算和会议费的报销、决算和分摊分摊会后的总会后的总结和决算结和决算案例：案例：99决算决算43 会议的组织和管理会议的组织和管理 目录目录一、会前准备一、会前准备二、会务实施二、会务实施三、会后总结和决算三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录44 会议的组织和管理会议的组织和管理 中小型会议的会务实施中小型会议的会务实施中小型

15、会议中小型会议的会务实施的会务实施会务工作程序 会议准备检查表 会议主持人自我 检查表45目标管理目标管理 为什么实行目标管理为什么实行目标管理1、会议目的：、会议目的：2、会议的形式：、会议的形式：3、会议的时间：、会议的时间：4、会议议程及主持人：、会议议程及主持人：5、会议地点；、会议地点；6、会场如何布置；、会场如何布置；7、出席人数；、出席人数；8、出席者名单、出席者名单；9、出席者座位安排；、出席者座位安排；10、是否准备座签、是否准备座签；高效会议基本环节及注意问题高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题几个注意问题举例：会务准备检查举例：会务准备检查 46目标管理目标管理 为什

16、么实行目标管理为什么实行目标管理 11、是否安排出席人员往返会场的、是否安排出席人员往返会场的 交通工具；交通工具；12、会议是否安排出席人员住宿问题；、会议是否安排出席人员住宿问题；13、有无资料随会议通知预先发出；、有无资料随会议通知预先发出；14、准备那些必要的辅助视听器材；、准备那些必要的辅助视听器材；15、准备文具（文件夹、订书机、订书、准备文具（文件夹、订书机、订书 针、胶带纸等）；针、胶带纸等）；高效会议基本环节及注意问题高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题几个注意问题 47目标管理目标管理 为什么实行目标管理为什么实行目标管理 16、准备会议场所周边位置图（行车路、准备会议

17、场所周边位置图（行车路 线、洗手间、茶水间、休息室、餐线、洗手间、茶水间、休息室、餐 厅等；厅等；17、是否要求与会者准备资料及副本的、是否要求与会者准备资料及副本的 份数；份数；18、安排食宿及床位及娱乐项目；、安排食宿及床位及娱乐项目；19、其他：是否有少数民族、是否有人、其他：是否有少数民族、是否有人 吃素、是否有翻译、是否有记者参吃素、是否有翻译、是否有记者参 加；加；高效会议基本环节及注意问题高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题几个注意问题48 会议的组织和管理会议的组织和管理 其它其它其其 它它会务指南会务指南会场安排一览表会场安排一览表各会场布置要求一览表各会场布置要求一览表49 会议的组织和管理会议的组织和管理 谢谢大家谢谢大家课讲完了，对大家有用吗？谢 谢 大 家！休休 息，息，休息一会儿！休息一会儿！