时间管理与工作统筹技巧技巧张栋.pptx

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1、名人名言 盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。陶渊明 凡是在事业上有所成就的人，无 一不是利用时间的能手。华罗庚 放弃时间的人，时间也会放弃他。莎士比亚第1页/共46页 你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。富兰克林 时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。彼得杜拉克名人名言第2页/共46页1、什么是时间牛顿力学中的时间是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质 运动变化本身的变化规律。时间的目的就是描述物质运动变化的参照，并提供一种事件 运动变化的标准流程的计量模式，同时它又是事 件进程描述的一个基

2、本的物理量。一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念第3页/共46页一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念1、什么是时间科学上的时间概念1956年国际计量委员会将秒规定为1900年1月0日 12时正回归年长度的1/31556925.9747。这种以地 球公转为基础的时间标准称为*历书秒。1967年第十三届国际计量大会又采用以原子内部 辐射频率为基准的时间计量系统，成为*原子时。按新规定，“秒是铯-133原子基态的两个超精细能级之间的跃迁所对应辐射的9，192，631，770个周期的持续时间”。第4页/共46页2、时间是怎样产生的日常的时间概念年、月、日、时、分、秒地球自转、公转与月球

3、公转一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念太阳地球地球公转轨道月球第5页/共46页3、时间的基本特性一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念时间恒久性时 间特 性客观公正性时间的刚性不可逆转性时间一维性54321第6页/共46页4、什么是时间管理概念 由于时间所具备的基本特性，所以时间管 理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而 进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减 少时间浪费，以便有效地完成既定目标。结论通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念第7页/共46页2、个体生命的有限性每一个生命只有一次机会时间与生命年轮成就大事业的黄金时代

4、童年、少年、青年、中年、壮年、老年为什么许多人一生平淡，毫无见树二、时间管理的重要意义二、时间管理的重要意义 鲁迅先生说：时间是组成生命的材料，浪费别人的时间是无异于谋财害命的。第8页/共46页4、个人和组织的机会成本成本的类别容易重视的有形成本容易忽视的无形成本无形成本中的时间成本大小企业的区别成本外延的扩大化由时间特性而导致的机会成本“过了这个村”与“机不可失”二、时间管理的重要意义二、时间管理的重要意义第9页/共46页1、员工职业生涯与时间管理生命的有限性人最宝贵和稀缺的是什么生命的价值观生命的价值和人生的意义追求成功人生是每个人的梦想成功的原动力来自心灵实现理想取决于行动力个人职业设计

5、与操作中的时间管理三、员工个人的职业生涯规划三、员工个人的职业生涯规划第10页/共46页人生的时间表020岁：20-40岁：40-60岁：60-80岁：第11页/共46页2、人生的四个职业发展阶段66岁以上，当退休临近的时候下降阶段45岁-65岁维持阶段30多岁和40多岁之间的某个时段上职业中期危机阶段30-40岁之间稳定子阶段25-30岁之间尝试子阶段24-44岁之 间确立阶段15岁-24岁之间探索阶段具体说明不同阶段三、员工个人的职业生涯规划三、员工个人的职业生涯规划第12页/共46页3、人生定位与选择最佳职业性格/爱好/能力/市场准确定位提高人生价值是另一种时间节约三、员工个人的职业生涯

6、规划三、员工个人的职业生涯规划性格线爱好线能力线市场线个人职业选择的范围第13页/共46页4、企业为员工设计发展规划栽下梧桐树，引来金凤凰 提供了广阔的舞台 指明了发展方向 确立了奋斗的目标 提供了向上发展的空间员工与企业的三个共同体三、员工个人的职业生涯规划三、员工个人的职业生涯规划共同体利 益事 业情 感企业为员工第14页/共46页4、企业为员工设计发展规划寻求三方面的平衡事业发展社会交往家庭生活三、员工个人的职业生涯规划三、员工个人的职业生涯规划第15页/共46页1、我们的问题在哪里时间的浪费电话干扰，陪同煲粥会而不议，议而不决不速之客，礼节陪聊回复信件，斟字酌句外部客观的低效率，如：A

7、、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）B、餐饮服务 C、社会化程度四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理第16页/共46页1、我们的问题在哪里时间的浪费某项调查数据结果（天）四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理睡 眠 8.05小时用 餐 1.31小时琐 事 0.55小时工 作 7.34小时交 际 0.39小时 休 息 0.45小时娱 乐 0.31小时上下班交通 0.73小时读书报杂志 0.42小时处理家务事 0.26小时兴趣的工作 0.37小时音乐或电视 2.51小时 与朋友聊天 1.11小时第17页/共46页1、我们企业的问题在哪里时间陷井情不自禁事必躬亲过分客套例行公事犹豫不

8、决漫不经心碌碌无为四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理 国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示：管理人员平均每8分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时；行政管理人员每周会议20小时。心理学家指出：恢复思路平均时间为分钟第18页/共46页日本学者关于时间浪费的调查 “人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7次，即每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产

9、生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理第19页/共46页2、团队时间管理的原则时间进度表制定原则实际花费的时间总比预计的长突发性事件应付原则为突发事件预留处理时间日常性事务维护原则做好数据库清理与更新等基础工作时间被占用说不原则过度热心肠者的良药四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理第20页/共46页3、走出观念上的误区“缺我不可”的潜理念事必躬亲的诸葛亮导致操劳过度的高管人员推迟决策会提高决策质量借口“需要更多的事实”只要授权就可节约时间相关人员能力不足无效授权或授权失控四、团队组织的时间管理四、团队组织的

10、时间管理第21页/共46页3、走出观念上的误区高效率就是高效益快就一定好吗？方向错误和方法不当鉴别问题比进一步解决问题容易想明白了再行动找到管理捷径是节约时间的因素管理上有捷径可走吗？四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理第22页/共46页四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理4、时间管理的八大法宝树立时间价值观理念变革结构流程优化组织前提工作环境“”准备工作工作的计划性目标管理分清工作轻重缓急优先级并行串行的兼顾性统筹学工作任务转移授权与借力学会说“不”拒绝的学问第23页/共46页2、应该记住的20条实用方法准备之二：临时准备（5）明天的工作前晚进行优先级排序将相关的工作列在一起

11、把工作计划放到随时可见的地方每天早晨比规定时间起早十分钟做好正式工作前的准备工作五、时间管理的基本策略五、时间管理的基本策略第24页/共46页、树立时间价值观 首先解决思想认识问题人的行动是受思想支配的思想方法决定行为模式牢固树立时间的价值观时间就是效益时间就是金钱时间就是生命六、基础工作与有备无患六、基础工作与有备无患牢记鲁迅先生的话：时间是组成生命的材料，浪费别人的时间，其实是无异于谋财害命的。第25页/共46页、组织结构流程优化众多国企浪费时间的根源为什么会有内耗（窝里斗）？组织的体制障碍组织设计的原则精简、高效、弹性管理幅度与跨度部门岗位设置与职责明确化价值链管理与流程优化六、基础工作

12、与有备无患六、基础工作与有备无患第26页/共46页、日常价值法控制时间工作中的现象我们每天都要面对各式各样的人和事，这些人和事都需要你耗费时间来处理。你将如何应对？是坚持一贯的做法，还是依据本能的反应？通常的表现有明确标准的，快速决断没明确标准的，依据直觉感受六、基础工作与有备无患六、基础工作与有备无患第27页/共46页、浪费时间的大敌工作目标不明确你为什么工作 你要达到什么目的工作没有计划性工作千头万绪 眉毛胡子一把抓被动工作和生活跟着感觉走七、工作目标及其计划性七、工作目标及其计划性第28页/共46页2、时间管理第一法则目标管理与工作的计划性工作方法三段论七、工作目标及其计划性七、工作目标

13、及其计划性目标方法行动计划 计划是从目标到方法的桥梁第29页/共46页3、明确工作目标建立目标体系组织群体个人战略目标工作规划个人计划按一定时间范围把目标分解七、工作目标及其计划性七、工作目标及其计划性第30页/共46页4、目标体系的SMART原则 S-Specific 具体，不能笼统；M-Measurable 可度量，A-Attainable 可实现，指付出努力的情况下 可以实现，避免过高或过低的目标。R-Realistic 现实性，指目标是实实在在的。T-Time bound 时限，完成目标的期限。七、工作目标及其计划性七、工作目标及其计划性第31页/共46页1、“80、20”法则运用先做

14、最重要的事情 你知道圆的面积占正方形面积的多少吗？你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗？结论：做重要的少数事情八、分清工作的轻重缓急八、分清工作的轻重缓急第32页/共46页 请运用“80、20”法则，找出自己日常工作任务中重要的20%。个人模式：自发回忆法团队模式：头脑风暴法现场思考：八、分清工作的轻重缓急八、分清工作的轻重缓急第33页/共46页、工作优先级综合分析 四象限坐标图重要度紧迫性A 重要而且紧迫 紧迫但不重要D 不重要不紧迫重要但不紧迫八、分清工作的轻重缓急八、分清工作的轻重缓急第34页/共46页请运用四象限方法排列你的工作：紧急紧急不紧急不紧急重重要要A（碎石型的事务）（碎石

15、型的事务）l危机危机l急迫的问题急迫的问题l有期限压力的计划有期限压力的计划B（石块型的事务）（石块型的事务）l发掘新机会发掘新机会l规划规划l改进产能改进产能l建立伙伴关系建立伙伴关系l防患于未然防患于未然不不重重要要C（细沙型的事务）（细沙型的事务）l不速之客的接待不速之客的接待l某些信件、文件、电话的处理某些信件、文件、电话的处理l某些会议的出席某些会议的出席l某些必要而不重要的会议、活动某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）（水型的事务）l一些可做可不做的杂事一些可做可不做的杂事l一些不必要的应酬一些不必要的应酬l有趣的活动有趣的活动八、分清工作的轻重缓急八、分清工作的轻重缓急第

16、35页/共46页案例分析 一天下午，TY公司的KA业务某某正在公司内核对账款开税票，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时财务告知，由于税票缺少需下午才能开具税票。刚一出公司，就接到电话告知，好家福超市里KF业务今夜要去调整陈列。假如你是此业务，此时此刻你该怎么办？第36页/共46页案例分析 M公司是一家生产快速消费品的大型企业，由于市场竞争加剧，近来业绩严重下滑，员工士气低落，今天上午竟有两名业务骨干提出辞职申请。为稳定员工队伍，李三已约定今晚同这两人谈话。但下午接到在北京出差的总经理的紧急电话，一位西安的经销商今

17、天来本市，晚上六点到机场，因为这是一个很重要的大客户，总经理特别强调要李三经理代表他亲自去机场迎接并配合办公室搞好接待。其实，李三的月报尚未完成，这两天也到了最后的期限，他曾想让助理帮忙，助理未能达到其要求，这样的事便搅得他十分着急。刚过五点钟李三就急匆匆地找到司机，开车前往机场。还没走出市区，突然手机响了，里面传来老婆的声音：“李三吗？今天我要加班，下午7点你去把孩子从幼儿园接回家。”假如你是李三，从接到总经理指示到此时此刻，该怎么办？第37页/共46页4、工作任务转移学会授权与借力依据企业管理的组织原则遵照公司岗位职责和权限合理分权为授权的前提非指挥权限关系的借力依靠个人非职务影响力注意事

18、项授权有度，控权有方借力要适当，注重实效九、时间管理的统筹技巧九、时间管理的统筹技巧第38页/共46页承诺今天今天是我新生命的开始，我呼吸着新鲜空气，我沐浴着灿烂阳光，我对今天充满信心，我无法预料未来，但我要牢牢把握今天!十、时间管理技巧的具体应用十、时间管理技巧的具体应用第39页/共46页 时间的特性决定了人永远无法直接管理时间 根本手段是通过合理利用时间提高工作效率，相对节约时间和完成更多的任务 时间管理的八大法宝（理念、原则、方法）20条应该掌握的具体实用方法（四类）时间管理方法的应用实践 （经理人员、秘书人员，会议、应酬）简单实用方法和养成良好的习惯 （记住下页的顺口溜）课程总结课程总

19、结第40页/共46页时间管理的原则时间管理的原则 1 1、应有一张思考的床，不要穷忙、瞎忙、应有一张思考的床，不要穷忙、瞎忙、无心的忙。无心的忙。2 2、对不可控制的时间先行控制，并订定、对不可控制的时间先行控制，并订定 处理原则处理原则 3 3、养成事先规划时间的习惯，依事情的、养成事先规划时间的习惯，依事情的 轻重缓急优先顺序妥善安排轻重缓急优先顺序妥善安排 4 4、定期研讨工作内容与时间安排，如何定期研讨工作内容与时间安排，如何 改进并提升效率改进并提升效率 5 5、心无旁骛地在一段时间内解决一件事、心无旁骛地在一段时间内解决一件事 情情 6 6、有效运用每天的黄金时间、有效运用每天的黄金时间第41页/共46页第42页/共46页 时间管理顺口溜凡事明确目标，提前做好准备；制定工作计划，分清轻重缓急；操作统筹兼顾，学会说不借力；注意劳逸结合，一切注重效率！课程总结课程总结第43页/共46页1、请按下表类型列出你日常的工作任务：课后作业：课后作业：紧急紧急不紧急不紧急重重要要A（碎石型的事务）（碎石型的事务）B（石块型的事务）（石块型的事务）不不重重要要C（细沙型的事务）（细沙型的事务）D（水型的事务）（水型的事务）第44页/共46页真诚是最佳的公关模式用心是最好的工作方法 谢 谢 大 家！张栋第45页/共46页感谢您的观看！第46页/共46页