会议管理及沟通技巧.ppt

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1、会议管理及沟通技巧 我们的工作中，会议是一项很重要且经常要做的工作。万科的总裁王石曾经说过一句很形象的话，“我如果不是在开会，就是去开会的路上。”会议虽然要耗费大量的人力、物力、财力等，但是会议是一种很有效的沟通方式，因为面对面的交流可以传递更多的信息，尤其是需要多个部门协调的工作，就更需要会议来协助运作。会议管理会议的定义：会议的定义：有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。会议的目的：会议的目的：1、开展有效的沟通并取得成效 2、传达资讯 3、监督员工、协调矛盾 4、达成协议和解决问题 5、资源共享、开发创意 6、激励士气会议的意义：会议的意义：1、会议是一个集思广益的渠道。2、会议显示一

2、个组织或部门的存在。3、会议是一个群体沟通的方式。会议的成本11、会议的时间成本、会议的时间成本、会议的时间成本、会议的时间成本 时间成本时间成本=参加会议人数参加会议人数（与会者的准备时间（与会者的准备时间+路途时间路途时间+纪要整理时间纪要整理时间+其它时间）其它时间）注：也可以用金钱计算时间成本注：也可以用金钱计算时间成本22、会议的直接成本、会议的直接成本、会议的直接成本、会议的直接成本 直接成本直接成本=会议设施费用会议设施费用+场地费用场地费用+文件准备费等文件准备费等33、效率损失成本、效率损失成本、效率损失成本、效率损失成本 不能及时解决存在的问题所带来的影响不能及时解决存在的

3、问题所带来的影响注：会议是需要成本的，所以要控制会议召开的频率注：会议是需要成本的，所以要控制会议召开的频率注：会议是需要成本的，所以要控制会议召开的频率注：会议是需要成本的，所以要控制会议召开的频率会议管理的程序会议管理的程序会前准备会前准备（1）会议召开的决定（2）明确会议的目标（3）确定会议的议题（4）确定参加人员（5）确定会议的基本程序（6）确定会议的时间和地点此外，还需准备会议所需资料和会议通知发放。会中控制会中控制（1）有限的控制会议的议题和进程）有限的控制会议的议题和进程 A、明确议题的目标。B、澄清对议题的误解或错误。C、控制讨论进程。对偏离主题的讨论或者废话太多的发言应予及时

4、纠正。D、有效处理意见分歧。对于分歧，应予归纳总结，理清思路、把握重点。E、控制会议时间。按时进行，准时结束。F、总结议题成果，确认行动。（2）有效控制会议成员的行为）有效控制会议成员的行为 A、严格要求准时开会。B、鼓励大家积极发言。C、鼓励大家发表不同的意见和见解。D、避免压制建议。压制建议会打击发言的积极性。(3)、会议记录、会议记录A、会议记录重点：、会议记录重点：会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动B、会

5、议记录注意事项：、会议记录注意事项：真实、准确 要点不漏 始终如一 准确的格式会议中沟通沟通的定义：沟通的定义：沟通是为了设定一个目标，把信息、思想和情感在个人或群体间传递，并且达成共同意识的过程。沟通的三大要素：沟通的三大要素：1、要有一个明确的目标2、达成共同的意识或协议3、沟通信息、思想和情感沟通的方式：沟通的方式：1、语言或文字沟通2、肢体语言的沟通沟通的双向性沟通的双向性 沟通需要双方或多方的互动，不能仅仅是一个人说，另一个听。清除沟通的障碍举例举例一个女孩问性格内向的男生，“你喜欢我吗？”男生害羞地回答：“其实，我挺在意你的！”女生生气的说：“仅仅是在意吗？”男生说：“是啊，我真挺

6、在意你的。”女生生气的走了。人都存在差异，这些差异包括语言、文化、背景、信仰、社会阅历等，这些差异都可能造成沟通的障碍。面对差异，首先要正视它的存在，充分尊重对方、认识障碍会帮助我们越过它。沟通的关键是换位思考沟通的关键是换位思考沟通的关键是换位思考沟通的关键是换位思考 信任是沟通的基础信任是沟通的基础信任是沟通的基础信任是沟通的基础 会议中得到对方信任的诀窍：会议中得到对方信任的诀窍：会议中得到对方信任的诀窍：会议中得到对方信任的诀窍：1 1、找出共同点、找出共同点-消除障碍，沟通更顺畅消除障碍，沟通更顺畅 2 2、适当展示能力和水平、适当展示能力和水平-得到别人信任得到别人信任 3 3、适

7、当暴露脆弱的地方、适当暴露脆弱的地方-给对方建立信心给对方建立信心 4 4、建立信任、建立信任-说真话，让对方觉得可靠说真话，让对方觉得可靠沟通漏斗掌握沟通技巧，掌握沟通技巧，目的是让漏斗目的是让漏斗漏得越少越好漏得越少越好沟通漏斗沟通的三个行为沟通的三个行为倾听技巧倾听的定义倾听的定义:暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注地理解说话者的内容，跟他一起去体验、感受整个过程。聽聽聽的组成：要用耳朵、眼神、用心去倾听倾听的真谛是用心听倾听的技巧倾听的技巧保持眼神接触发出倾听的声音身体向前倾抓住对方主要观点重复并总结必要时做记录说话的技巧展示展示 展示自己的观点，表达自己的想法探寻探寻 如

8、果对方表明不同的观念、想法，那么探寻对方真实的想法“那你是怎么认为的？”“那后来呢，你是怎么处理的？”评论评论 对之前大家所表达的观点进行评论总结归纳总结归纳 把参会者的思想归纳一块，达成一致协议建议建议 会议议程由主持人掌控，讨论的时间差不多了可以进入下一个议题或结束会议，掌握时间进度。问的技巧“小黄，你同意这个观点吗？”“小黄，你对这个问题是怎么想的？”开放式的问题开放式的问题 开放式的问题是收集信息的最好方式，能够了解对方的感觉、动机和顾虑，更容易接近对方的内心世界。能够帮你挖掘出更多你想要知道信息。封闭式的问题封闭式的问题 答案比较固定，无法获得更多信息提问注意事项1、选择恰当的提问时

9、间2、尽量使用开放式的提问方式3、提一些有助于达成目标的问题。4、避免多重问题，避免审讯式提问。5、提问之前最好要将要问的问题列出来，整理一下。会议时有效沟通的原则1、有明确的沟通目标2、有明确的沟通时间约束3、充分做好准备工作4、重视每一个细节5、积极努力的倾听6、努力达成目标会后跟踪什么事？什么人负责？什么时候完成任务？什么时候报告？（1）会议结束后，应将会议内容整理成会议纪要 （2）会议纪要中应包括相关部门应承担的责任、责任人，完成时间及验收标准等内容 （3）会议的关键在于落实，应根据会议纪要的内容检查会 议决定的落实情况，使会议做到议而有决、决而有行、行必有果会后跟踪会后跟踪 THANK YOU!