企业管理资料范本-公司档案管理制度(实用版本).docx

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1、档案管理管控规章制度XY/GL-10为了规范公司内、外文件，资料、证件的管理管控，确保各类档案保管的规 范有序和完整准确，提高档案资料查阅、使用效率，特制订本规章制度。本规章 制度适用于公司各部门机构档案的规范管理管控。一、各级档案管理管控员职责（一）公司办公室相关相关项目公司级档案资料的保管，各部门机构只相关相 关项目涉及本部门机构业务的档案资料的保管；（二）各级档案管理管控部门机构必须指定专人相关相关项目档案管理管控， 切实做好保密工作，严格按照本规章制度要求对各类档案资料进行分 类、立目、归档等工作，确保各类档案分类清晰、立目规范、归档及时 准确；（三）档案管理管控相关人员必须做好档案的

2、“防火、防潮、防尘、防盗”工 作，定期对纸质档案进行整理，确保安全；（四）各级各类档案，一律采取纸质档案和电子档案保管同步的正式正式生 效，确保档案查阅快捷、准确。二、档案分类（一）法规性文件。包括上级颁发、需公司执行的，或由公司发行的各种标 准、规章规章制度等。（二）公司的重大决议。包括由公司董事会、管委会及其相关行政会议等形 成的文件和会议材料、会议记录等。（三）计划性文件。包括公司总体计划或规划、相关项目发展计划、经营质 量计划、营销计划、财务计划等。（四）总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门机构的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。（五）凭证性文书材料。包括公司

3、各部门机构上报的、在日常活动中形成的 原始记录和凭证，如财产状况、合同协议书、协议书等的原始记录和 文本。（六）证件性文书资料包括法人营业执照、税务登记证、土地许可证、开 发资质证、施工许可证、规划许可证、公司和作品获得各类荣誉牌匾 和证书、达标证书和证明等。（七）汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门机构的文件资料和相关 统计表，以及公司领导人在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文 书资料。（八）劳资人事资料。包括公司下属各部门机构的人事任命、调整，企业员 工培训、工资审核记录，企业员工档案等相关资料。（九）声像制品资料。包括公司及下属各部门机构在其经营活动或政治、文体娱乐活动中，以及在外

4、学习、考察时或外部门机构提供的，以声像 形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片 资料等。各部门机构在档案管理管控工作中，凡是涉及以上资料的，应在本部门机构内进行分类管理管控。各部门机构相关相关项目管理管控与本部门机构业务紧密相关的各类档案资料，办公室还要相关相关项目对公司级各类档案资料的管理管控。三、档案管理管控程序（一）建档。档案管理管控相关人员收集到的档案资料，应按照档案性质进行合理分类，建立电子档案和纸质档案，确保电子文档记录与纸质档 案统一、对应。遵循“批复在前、请示在后，正件在前、附件在后， 印件在前、定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后” 原则进行

5、建档。对于没有名称的资料，档案管理管控相关人员必须命 名。（二）编号。同类档案资料，按收到资料的规定时间先后顺序进行排序。每 份档案资料可以用铅笔或打印字条进行编号，按编号顺序在档案登 记目录表（见附件一）中填写名称、日期等信息，以便查阅。（三）保管。各部门机构应具备档案柜，对档案柜及其钥匙进行编号。可以 采用文件盒或档案袋对各类档案资料进行装存，文件盒或档案袋上必 须标注清楚档案分类名称、年份等。（四）存档。档案保存期限分为定期、永久。定期按文件材料的保持价值分 为1年，5年，10年。1.永久保存：（1）公司章程、规章制度、合同协议（2）组织规程及办事细则（3）董事会、管委会记录（4）财务报

6、表（5）政府机关核准文件（6）不动产所有权及其他债权凭证（7）工程设计图（8）其他经核定须永久保存的文书2 . 10年保存：（1）预算、决算书类（2）会计凭证（3）事业计划资料（4）其他经核定须保存10年的文书3 . 1年至5年保存：（1）期满或解除之合约（2）其他经核定保存5年的文书（3）会议纪录4 . 1年以下暂时保存：结案后无长期保存必要者。四、档案日常管理管控（一）借阅5 .借阅手续：（1）公司档案密级分为绝密、机密、秘密和非密四给级别。因工作需要，公 司的其他相关人员需借阅档案时，由借阅人填写借阅档案申请表（见 附件二），经过部门机构相关相关项目人审核并由办公室主任本相关项目 联系相

7、关公司正式正式生效方法批准后，方可借阅。如果审核人或批准 人不在公司，可以由借阅人或经办人通过微信、手机短信等正式正式生 效申请同意后办理，待审核人或批准人回公司后本相关项目联系相关公 司正式正式生效方法确认。（2）绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密 级档案经审批可以借阅，但借阅规定时间不得超过4小时。（3）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表（见 附件三）上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。（4）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期， 取消借阅记录。6 .借阅人须爱护档案，保持整洁，不得转借、拆卸、遗失、调换、污损所

8、 借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄 档案。7 .借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门机构相关相 关项目人书面请示，经办公室主任批准。8 .借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。9 .会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务相关相关项目人同意。外单 位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导人 同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财 务相关相关项目人同意方可办理。（二）销毁1 .公司任何个人或部门机构非经允许不得销毁公司档案资料。2 .凡属于密级的档案资料必须由公司办

9、公室主任批准方可销毁；一般的档案 资料，由部门机构相关相关项目人批准后方可销毁。3 .每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案资料销毁清 册（见附件四），报公司主任审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。档案资料销毁清册需注明：销毁档案目录、公司相关相关项目人意见、 档案人签章、监销人签章、销毁规定时间。4 .销前，按照清册清点；销后，在清册上签名本相关项目联系相关公司正式 正式生效方法或盖章。档案资料销毁清册需永久保管。5 .保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了 事项；正在相关项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。 应单独抽出立卷，直到事项完

10、结时为止。（三）移交.需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表（见附件五）， 报公司相关相关项目人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档 案移交登记表需注明：移交档案目录、移交方签章、监交人签章、接收 方签章、移交规定时间、移交原因。1 .移交前，按照清册清点；移交后，在清册上本相关项目联系相关公司正式正式生效方法，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并 永久保管。（四）保密.档案室的任务是集中统一管理管控公司已形成的全部文件资料档案，维护 档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关相关人员未 经许可不得入内。1 .档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心

11、全意为公司各项工作 服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。2 .爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。附件一：档案登记目录表附件二：借阅档案申请表附件三：借阅登记表附件四：档案资料销毁清册附件五：档案移交登记表附件一：档案登记目录表档案登记目录表目录编号档案名称内容种类档案编号归档日期交件人签名收件人签名关键备注附件二：借阅档案申请表借阅档案申请表档案名称及文号总页（份）数借阅用途借阅规定时间归还规定时间借阅人审核批准注：1、归还规定时间原则上不超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续；秘密级档案不得超过4 小时。2、人事档案转移时，归还规定时间栏填档案不归还和档案转移字样。3、外单位借阅档案，需持单位介绍信，经部门机构领导人本相关项FI联系相关公司正式正式生效方法， 副主任审核、主任批准后借阅。附件三：借阅登记表借阅登记表借阅日期部门机构档案名称及文号正式正式生效密级页数借阅人归还日期收档人关键备注借阅查阅附件四：档案资料销毁清册档案资料销毁清册序号档案名称销毁人签章监销人签章公司相关相关项目人意见销毁原因销毁规定时间页数关键备注附件五：档案移交登记表档案移交登记表序号档案名称份数移交方监交人接交方移交规定时原因原件复印件签章签章签章间