学院工程建设项目档案管理办法.docx

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1、学院工程建设项目档案管理办法第一章总则第一条为了提高学校工程建设项目档案的质量和管理 水平，充分发挥工程建设项目档案在基本建设和管理工作中 的作用，根据基本建设项目档案资料管理暂行规定普 通高等学校档案管理办法，结合学校实际情况，制定本办 法。第二条 工程建设项目档案是指在学校范围内进行勘察、 规划、建设（新建、扩建、改建以及大、中型维修）和管理等 活动中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、财会账册、 凭证及报表决算等各种载体的文件资料。第三条 工程建设项目档案是学校基本建设工作的真实 记录和历史凭证，是新建、扩建、改建的重要依据，是学校 档案的重要组成部分。学校工程建设项目档案应当集中统一

2、 管理，由学校综合档案室集中统一保存，以确保档案材料完 整、系统、准确、安全。第四条 工程建设项目档案的建立是工程建设项目管理 工作的重要环节，必须纳入工程建设项目规划、计划、管理 制度及管理人员和部门负责人职责范围中。工程建设项目档 案资料的形成、积累、整理、审定等工作应与工程建设同步 进行。工程建设档案验收合格后方可组织正式工程竣工验收。第二章档案形成与归档第五条 工程建设项目档案的建立是工程管理部门的重 要任务，应确定一名专职或兼职档案员负责工程建设项目档 案资料的收集、整理、立卷、归档工作。第六条 工程建设项目资料的归档范围，主要包括立项 文件、许可文件、招投标文件、勘察设计文件、施工

3、文件、 监理文件、竣工图、工程预结算、财务报表、支付凭证、会 议纪要、往来函件等。第七条保护工程建设项目资料的完整、准确、系统、 安全是工程项目管理人员和工作人员的责任，任何单位和个 人不得据为己有，不得无故拒绝归档，不得私自转借、买卖 或销毁。第八条 归档的工程建设项目资料必须反映项目管理和 建设的全过程，保证完整、准确、系统。归档文件材料原则 上需用原件，特殊情况用复印件时应加盖原件保存单位公章, 并注明原件存放地点。第九条归档文件应审查手续完备、格式统一、字迹清 楚，图面清晰、整洁，不得用易褪色的材料书写。具有法律 依据和凭证的文件材料，签字和印鉴齐全，请示与批复要同 时归档。如果报告、

4、请示后无批复，经办人应注明办理情况， 以备日后考查。第十条 具有法律依据和凭证的重要文件材料（审批文 件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等）在办理、处理 完毕后应及时归档；竣工图、施工文件材料、声像材料在竣 工验收后三个月内归档；管理性文件材料在每年六月底前归 档。竣工图归档不少于一套，文字材料、底图、底片和声像 材料各归档一套。第十一条工程建设项目档案资料按以下方法组卷：（一）卷内文件资料排列顺序：正件在前，附件在后；复 印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类 别序号排列（即：地勘图、初步设计图、建筑施工图、结构施 工图、水电图、消防图、设计变更图、正式竣工图等）；（二）工程

5、建设项目资料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。 蓝图大于卷盒的，折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或 平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图应机 打图边；（三）卷内文件资料，无论单面或双面，只要有书写文 字，均作为一页编写页号，每卷页号均从“1”开始，页号 位置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系 的图纸为一件，在每件文件材料的右上方加盖有单位名称档 号、件号的戳记章，并逐一填写；（四）填写卷内目录和备考表；（五）填写保管期限，草拟案卷封面各栏目，经档案管 理部门审查后填写案卷封面及归档说明，报工程建设项目部 门负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。第十二条 工程建设项目资

6、料的归档（一）项目管理部门兼职（或专职）档案员和工程项目负 责人应按照归档范围，分别做好日常工程建设项目资料的收 集、整理工作。（二）工程项目竣工时，项目负责人按归档的要求，将 该项目文件材料收集齐全完整，系统组卷，并组织档案初验。 待工程竣工验收合格后，工程建设项目的档案交兼职（或专 职）档案员和部门负责人检查验收签字后，向学校综合档案 室移交，并办理好移交手续。（三）项目管理部门兼职（或专职）档案员负责建立工程 建设项目档案台账，档案移交、接收、借阅均应办理签字手 续。第三章档案管理与使用第十三条工程建设项目档案由学校综合档案室统一保 存，并应进行分类编号、编目排架、妥善保管。第十四条 学校工程建设项目档案一般都属于永久保存 档案。学校工程建设管理部门定期对工程建设项目档案进行 检查、鉴定，以重新确定档案的保管期限，调整密级以及销 毁等事项。第十五条为保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、 扩建、装饰、维修过程中，工程发生变更时，必须填写更改 通知单，经主管部门批准后方可变动。第十六条 工程建设项目档案原件只有一套者，一般不 借出，如确需借出，需经主管校长批准后方可借出。借阅档 案要按规定时间归还，造成档案丢失者，除通报全校外，将 由当事人承担该卷档案材料重新收集与制作，并承担全部费 用。第四章附则第十七条本办法由基本建设工作处负责解释。第十八条 本办法自印发之日起施行。