文件收发及保密管理规定.pdf

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1、 文件收发及保密管理规定 IMB standardization office【IMB 5AB-IMBK 08-IMB 2C】文件收/发及保密管理规定 一、文件收发管理 1、文件签收（含外来文件）签收文件时，要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。签收文件应签写姓名并注明时间。文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在“文件发放/回收记录表”上详细登记。登记项目一般包括：收到日期、顺序编号、来文部门或单位、文件标题。参加各种展会、培训、会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交管理部保管，个人不

2、得存放。2、文件的阅批与分转 重要文件或急件应立刻呈送分管副总经理阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，电子版文件利用QQ、邮件传达后如收件人没有及时审阅，发件人需要电话提醒收件人确认。3、文件下发的管理 管理负责文件的上报下发，非经分管副总经理同意，各部门不得以公司名义发送正式文件。各职能部门需要发文，应草拟文稿。文稿编制完成后，拟稿人详细写明文件标题、发送范围、拟稿人。部门负责人核稿并签字，管理部负责人进行审核，分管副总经理批准。发文时，应在收/发文登记表上登记。4、文件的立卷归档。文件归档工作依照档案法和公司档案管理制度及时整理（立卷）、归档。存档时，要求把文件

3、的正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。5、文件的销毁 见文件和记录管理控制程序的销毁规定章节。6、其他文件收发管理规定见文件和记录管理控制程序。二、密级 1、保密范围和密级确定 、本公司秘密包括本规定的下列秘密事项：公司重大决策中的秘密事项。公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。公司财务预算报告及各类财务报表、统计报表。公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。公司自主开发的产品图纸、技术资料

4、、报价等信息。公司员工人事档案、工资性、劳务性收入及资料。外来机密文件。其他经公司确定应当保密的事项。一般性决定、决议、通告、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。绝密：是最重要的秘密，泄露会使企业的权力和利益遭受特别严重的损害；机密：是重要的秘密，泄露会使企业权益和利益遭到严重的损害；秘密：是一般的公司秘密，泄露会使企业的权力和利益遭受损害。2、公司密级的确定 公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级。公司的规划、财务报表、技术资料、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚

5、未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。属于公司秘密的文件、资料，应当依据规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。三、保密措施 1、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由财务中心和人事行政部分别执行。2、对于密级的文件、资料和其它物品，必须采取以下保密措施：非经总经理或分管副总经理批准，不得复制和摘抄。收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。在设备完善的保险装置中保存。3、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。4、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：选择具备

6、保密条件的会议场所。根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定。依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。确定会议内容是否传达及传达范围。5、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。6、公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告管理部，管理部接到报告，应立即做出处理。7、公司员工应做到“不该问的不要问，不该说的不要说”。四、保密责任与处罚 1、出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资 10 元以上 500 元以下 泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的。违反本制度规定的秘

7、密内容。已泄露公司秘密但采取补救措施的。2、出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失，情节严重者，直至追究其法律责任 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的。违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。利用职权强制他人违反保密规定的。3、秘密泄露：依据奖惩办法酌情处理。编制：审核：批准：仅供个人用于学习、研究；不得用于商业用途。For personal use only in study and research;not for commercial use.Nur fr den pers?nlichen fr Studien,Forschung,zu

8、kommerziellen Zwecken verwendet werden.Pour l tude et la recherche uniquement des fins personnelles;pas des fins commerciales.,.以下无正文 仅供个人用于学习、研究；不得用于商业用途。For personal use only in study and research;not for commercial use.Nur fr den pers?nlichen fr Studien,Forschung,zu kommerziellen Zwecken verwendet werden.Pour l tude et la recherche uniquement des fins personnelles;pas des fins commerciales.,.以下无正文