03.公文管理制度.pdf

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1、 公文管理制度 2019-01-01 发布 2019-01-01 实施 XX公司 制度控制表 版本 编号 签发日期 下次复核日期 编写人 初审人 复审人 批准人 有否 修订 试行 2019-01-01 20020-01-01 此次修订内容：本制度监督实施及完善负责人 本制度监督实施及完善执行人 职务：办公室主任 职务：签字：签字：目 录 1.目 的.1 2定 义.1 3.适用范围.1 4.引用标准.1 5.引用流程.2 6职责分工.2 7公文处理的基本原则.2 8公文用语.2 9公文格式.3 10行文规则.5 11发文办理.5 12收文处理.6 13.其他管理.7 14.附则.8 附录 1：X

2、X 公司（部门）发文登记.9 附录 2：XX 公司文件发放登记本.10 附录 3：XX 公司传真样本.11 附录 4：XX 公司传真发送登记表.12 附录 5：XX 公司传真接收登记表.13 附录 6：XX 公司文件处理时限.14 公司制度手册职能分册 -公文管理制度 第1页 1.目 的 为加强我公司公文管理，提高公文管理质量和效率，使之规范化、制度化、科学化，结合公司的具体情况，特制订本办法。2定 义 2.1 公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，请示、报告、指导、答复和商洽工作，交流经验，加强各方面联系，以及处理日常业务的重要工具。2.2 发文办理是指以本单位名义制发公文的全过程，应当坚持实

3、事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全，必须严格执行有关保密规定，一般包括拟稿、审核、会签、签发、文印、用印、登记、分发、归档、销毁等过程。2.3 收文处理指本单位收到的除技术性资料文档外的有效公文，一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、归档、销毁等程序。2.4 办公自动化处理公文是指公司利用计算机OA系统进行发文办理、收文办理、档案管理等行政事务。2.5 公司适用的公文种类主要有：请示、报告、决议、决定、批复、通报、通知、函、会议纪要、意见、传真文件、规定、办法等。2.5.1 请示：向上级(指国家政府部门、上级单位，下同)请求指示和批复，用“请示”。2.5.2 报告：向上

4、级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级单位的询问，用“报告”。2.5.3 决议、决定：公司讨论通过并经领导批准，要求贯彻执行的事项，用“决议”。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。2.5.4 批复：答复下级单位请示事项，用“批复”。2.5.5 通报：传达重要情况，表彰先进，批评错误，用“通报”。2.5.6 通知：发布规章制度、布置工作，转发上级批示或同级单位之间互相通知有关事项，任免和聘用干部，用“通知”。2.5.7 函：平行单位或不相隶属单位之间相互联系、商洽工作、询问、答复问题等，用“函”。2.5.8 会议纪要：记载和传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。2.5.9 意见：对

5、重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。2.5.10 传真文件：传达紧急事项的一种形式。2.5.11 规定、办法：根据国家有关法律法规和上级有关规定，在公司职权范围内制订有关工作的具体实施细则并要求在公司内部颁布执行的，用“规定”、“办法”。3.适用范围 本制度适用于公司各部门公文的收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁，但不包括技术性资料文档。4.引用标准 4.1 国家行政机关公文处理办法 4.2 公文处理办法 公司制度手册职能分册 -公文管理制度 第2页 5.引用流程 收文流程 发文流程 业务报告流程 6职责分工 6.1 管理体制 6.1.1 公司总经理办公会是公司制度管理的最高决策机构

6、。6.1.2 办公室是公司公文管理的职能管理部门。6.2 职责分工 6.2.1.1 公司总经理办公会 6.2.1.2 负责审议批准公司公文管理制度。6.2.2 总经理 6.2.2.1 负责签发公司公文管理制度。6.2.3 办公室 6.2.3.1 负责公司公文的收、发、转、存管理。6.2.4 信息中心 6.2.4.1 为办公自动化系统的正常运行提供技术保障。6.2.5 文书 6.2.5.1 办公室文书负责公司公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列工作；6.2.5.2 各部门设立兼职本部门文书整理(立卷)、归档等一系列工作。6.2.6 部门经理 6.2.6.1 负责及时处理流转到本环节的公文

7、；6.2.6.2 加强本部门公文处理工作的领导。7公文处理的基本原则 7.1 公文处理应贯彻“党政分开”的原则，凡上级党政机关来文，办公室文书按 党委 和 行政公 文 分 别 办理，同 时 也按照 中华人 民共 和国国 家标 准（GB/T50328-2001）建设工程文件归档整理规范执行。7.2 公文处理以计算机办公自动化（OA 系统）为平台。8公文用语 8.1 公文语言要严谨周密、简明精练、庄重得体。办理公文要严格使用规范性用语，避免出现歧义，影响工作的开展。8.2 公文写作常用规范性用语 8.2.1 称谓用语：即指代发文者和受文者名称的用语。一般使用“本（公司）”、“我（公司）”、“你（单

8、位）”、“贵（单位）”、“该（单位）”等。8.2.2 经办用语：即说明工作处理过程的已然时态，表明处理时间及经过情况的用语。一般使用“经（公司研究、有关部门研究）”、“已经（批准）”、“兹经（调查）”等。8.2.3 引叙用语：即引叙来文时的用语。一般使用“前接（你单位来文）”、“近接（该公司报告）”、“你委年月日文件（号）收悉”等。8.2.4 期请用语：即表示发文者的某种期望和要求的用语。一般使用“希望遵照”、公司制度手册职能分册 -公文管理制度 第3页“请”、“拟请”、“希”等。8.2.5 表态用语：即表明发文者态度的用语。一般使用“照办”、“可行”、“不可行”、“同意”、“不同意”等。8.

9、2.6 征询用语：即表示征求、询问受文者对有关事项的意见和态度的用语。一般使用“当否”、“是否可行”、“可否”、“是否同意”等。8.2.7 期复用语：即表示发文者的某种期望和要求的用语。一般使用“恳请”、“切盼”、“请批示”、“请回复”等。期复用语也可以同征询用语一起使用，如“当否，请批示”。8.2.8 结尾用语 8.2.8.1 大体分为两种情况：一是一般性结尾用语，如“为要”、“为盼”、“为荷”等；二是为某种公文文种所特有，如“特此通知”、“现予以公布”等。8.2.8.2 在公文写作用语中，大量使用介词结构，如“为了”、“为”、“按照”、“对”、“对于”、“关于”、“在”、“根据”、“遵照”

10、、“随着”等。8.3 公文处理常用规范性用语 8.3.1 下级对上级：8.3.1.1 “请阅示”：即对提交的材料表示意见，多用于处理外来便函；8.3.1.2 “请批示”：即对下级提出的意见、建议和请求表示意见；8.3.1.3 “请审核”：即审查核定；8.3.1.4 “请审批”：即审核并批示；8.3.1.5 “请核签”：即表示在董事长签发之前，先由主管领导批准；8.3.1.6 “请签发”：即表示在审核同意或核签后，签名正式发出。8.3.2 上级对下级：8.3.2.1 “请阅处”：即表示阅后进行处理；8.3.2.2“请研定”：即表示研究后做出决定；8.3.2.3“请阅研”：即表示了解并研究；8.3

11、.2.4“请转发”：即表示按领导要求向下级转发文件；8.3.2.5“请阅转办”：即表示阅后，由另外的办理；8.3.2.6“请阅转阅”：即表示先由阅，再由阅；8.3.2.7“请商阅处”：即表示主办部门在协商有关部门后进行处理。8.3.3 平级之间：8.3.3.1 “请会签”：即对公文主办部门提出的协商事件发表意见；8.3.3.2 “请阅提意见”：即对公文提出事件发表意见。8.3.4 通用用语：“请阅”：即表示了解、知道。9公文格式 9.1 公文一般由秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发时间等部分组成。9.2 涉及

12、国家或企业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”公文还应当标明份数序号。9.3 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。9.4 公文用纸采用国际化标准A4 型(210mm297mm)，单面印刷，左侧装订。公司制度手册职能分册 -公文管理制度 第4页 9.5 发文字号：一般包括单位代字、年份、序号；几个单位联合发文，只标明主办单位发文字号。公司成立独立机构组织应根据其职能及独立性另行规定发文字号，公司发文字号、部门发文号如下：部门 公司发文号 纪检审计部 XX 公司纪字号 办公室 XX 公司办字号 党群工作部 XX 公司党字号 财务部 XX 公司财字号 人力资源部

13、XX 公司人字号 安全技术部 XX 公司安字号 检修管理部 XX 公司检字号 信息中心 XX 公司信字号 运输管理部 XX 公司运字号 企业管理部 XX 公司企字号 采购中心 XX 公司采字号 公司团委 XX 公司团字号 9.6 根据有限责任公司的特点，原则上不以部室红头文件向外行文。9.7 主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称。请示、批复一般只写一个主送机关。抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。9.8 上行文应标注签发人，签发人一般为公司主要负责人。签发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标

14、识签发人姓名，要求居左空1 号。9.9 公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。标题中除批转法规文件、规章制度加书名号外，一般不加标点符号。标题采用 2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，做到词意完整，排列对称，间距恰当。9.10 公文正文用三号仿宋体字标识，一般每面排22 行，每行排28 个字。9.11 公文正文是公文的主体部分，用来表述公文的内容。如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件的顺序和名称。9.12 公文除会议纪要外，一律加盖印章，如有必要两个或两个以上单位联合发文时，加盖印章顺序应与文头所列顺序相同。用印位置上不压正文，下骑年盖月。加盖印章的

15、公文，不再署发文机关名称。9.13 成文日期以领导人签发的日期为准，人事任免文件、发布规章制度的通知以会议讨论通过日期为准；传真以发出时间为准；用汉字将年、月、日标全；“零”写成“O”。9.14 会议纪要的写作应包括时间、地点、会议名称、出席、列席会议和主持会议的人员（或单位），会议讨论决定的主要事项和精神。会议纪要的格式为：以公文形式印发（纪要作为附件）需加盖公司公章；以会议主题为文头的会议纪要，不加盖公章。9.15 公文应当标注主题词，主题词由反映公文主要内容的规范化词组组成，标注在公文末页下部、抄送机关上一行。主题词应严格在上级机关规定的主题词表公司制度手册职能分册 -公文管理制度 第5

16、页 中选取，不应自行杜撰或归纳。文件应根据内容标注主题词。“主题词”用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体字；词目之间空 1字。9.16 公文格式各组成部分的规则，参照 GB/T97041999国家行政机关公文格式执行。10行文规则 10.1 行文应当确有必要，注重效用。10.2 行文应当确有必要，注重实效，“请示”遵循“一文一事”的原则。一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”中不得夹带请示事项。10.3 各部门不得擅自以公司名义向上级机关和外单位行文。各部门职权范围内的一般事项，必须经董事长或主管领导签发。涉及

17、跨部门的事项时，应当先协商一致后，方可送主管领导签发。10.4 公司可以对各部门行文；各部门可以向公司报告工作和请示问题。公司各部门之间遇有问题应当面协调，原则上不相互行文。10.5 各部门需要向公司请示或报告的问题，通过公司办公自动化系统的业务报告流程处理。业务报告流程编号：LC-1-7.3-03。报送。各部门原则上不得对公司行文。10.6 各部门机构变动、中层及以下干部任免、定岗通知、专业技术职务任职资格通知、发布规章制度及管理办法等重要事项，可以公司的名义向各有关部门行文。10.7 各部门不得越级请示。因特殊情况必须越级行文时，必须经董事长签发，并应抄报越过的上级机关。10.8 公文中的

18、数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。10.9 发布制度，应采用公文形式，并按制度类公文的审批程序和格式办理 11发文办理 11.1 发文分为公司发文和部门发文 11.1.1 公司发文：一般适用于公司向上级单位和政府主管部门请示、报告工作，对下级单位请示的批复，向下级单位传达重要决定、人事任免、机构设立，布置关系全公司的工作以及需要以公司名义与其他单位进行公文往来等情况。11.1.2 部门发文：一般适用于公司部门之间协调工作、转发上级单位文件和规定及发布通知用部室名义发文。11.2 办理流程。11.

19、3 拟稿 11.3.1 发文应贯彻精简原则，由办公室严格控制。凡能当面请示、报告、商洽的事项，及可以电话、现场办公、直接协商对话解决的问题，一般不要行文。11.3.2 草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其它有关规定，情况确实、观点明确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短。公司制度手册职能分册 -公文管理制度 第6页 11.3.3 发文采用办公自动化（OA 系统）拟稿。拟稿人应按发文稿纸上的栏目要求填写清楚，不得漏填。在核稿栏要有拟文部门负责人审核签字，签发栏、会签栏由主管领导签字，各级领导审核或签发公文时均需落注日期。11.3.4 人名、地名、数字、引文要准确。

20、时间应书写具体年月日。引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加括号；使用简称时，一般先用全称，再在括号内注明“以下简称”。11.3.5 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“”，第三层为“1、”，第四层为“”。11.3.6 公文中应使用国家法定计量单位。11.3.7 拟办的公文如有附件，送签时应附件齐全；如果针对某文的复文，送签时应将原文附后。11.3.8 填写公文主题词应符合“公文主题词标引规则”的要求。11.3.9 公司发文，由主办部门拟稿，部门负责人签署核稿，需要会签的与有关部门会签，经部门主管领导同意后，交办公室进行复核。11.3.10 核稿的重点是：11.3.11 是否需要行文；

21、11.3.12 有关部门、单位是否已协调、会签；11.3.13 公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。11.4 会签 11.4.1 部门办文内容如涉及到其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，并由部门负责人或主管该部门的公司领导会签。11.5 签发 11.5.1 以公司行政名义发文的文件由总经理签发；以党委名义的发文由党委书记签发。11.5.2 已经签发的文稿，如需对文稿进行实质性修改时，须重新请原签发的领导审定。11.6 用印 11.6.1 公司发文由办公室安排用印，由拟文部门负责校对，校对要认真负责，保证文字质量。11.6.2 公文正式印制前，

22、办公室负责人应当进行复核，重点是：检查、审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。11.6.3 严格控制公文印制份数，不得随意增减。11.7 发送 11.7.1 公文印制完毕后，办公室应通过安全、符合保密要求的方式及时将公文发往主送、抄报（送）单位。拟文部门有责任协助办公室投递公文。11.7.2 公文投递、公文去向必须登记。11.8 电子公文的制发 11.8.1 电子公文的办理流程同纸质公文。11.8.2 系统内发文要求使用电子公文格式，在特定的电子公文网上发送。11.8.3 出于安全考虑，电子公文上不加盖电子图章。12收文处理 12.1 办理流程详见收文流程。公司制度手

23、册职能分册 -公文管理制度 第7页 12.2 签收、登记 12.2.1 署名公司和办公室的信件及公文由办公室拆封、登记。12.2.2 领导和各部门收到的主送公司的正式公文及上级单位或领导的批示，应及时送办公室办理收文处理。12.2.3 凡参加会议带回的公文应及时交办公室办理登记手续。12.3 办理 12.3.1 公司收文由办公室统一录入到办公自动化（OA）系统，在网上完成文件的办理过程。12.3.2 公司收文由办公室主任阅收后，分送公司领导阅批，由办公室发往办理部门负责人处。办理部门负责人、传阅人应在收到文件后 24 小时内签字确认（如因出差无法确认应在出差回来后第一时间内签字确认）。12.3

24、.3 各部门收到承办公文应及时处理，不得延误、推诿，应做到件件有结果。各部门承办的特急公文应随到随办，不得延误。一般公文处理时间不超过 7 天；重要公文不超过 5 天；紧急公文要按时限要求急速办理。12.3.4 公文办理中如涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如意见不一致，要如实向主管领导反映并请有关领导协调办理；特殊情况由批阅领导通知办公室文书收回重新处理。12.3.5 重要公文和有一定时限公文，办公室要催办，主办部门负责人也要及时办理，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。办理人员对收到办公室的催办通知要按要求将办理情况及时反馈办公室。12.3.6

25、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见并明确相关部门及负责人。12.3.7 公文阅办过程中的传递由办公室文书负责。12.4 公文立卷、归档及文件销毁 12.4.1 公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他文件立卷、归档的有关规定，及时进行整理、立卷、归档工作。承办人个人不得私自保存应归档的公文。12.4.2 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理归档，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本公司的主要工作情况，便于保管和利用，并确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。12.4.3 没有利用和存档价值的文件，经过鉴别并经董事长批准，可以销毁。销

26、毁工作应严格按照文件销毁的有关规定，办理相关登记手续。销毁保密文件应当在指定地点由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。13.其他管理 13.1 电子公文归档 13.1.1 具有长期保存价值的电子公文，必须制成纸质文件与原电子文件一同归档。13.1.2 归档电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相应的电子文件一同归档保存。13.2 传真管理 13.2.1 发送传真 13.2.1.1 传真包括传真标题、编号、签发人、收件人信息（单位、姓名、传真、电话）、发件人信息（部门、姓名、电话、传真总页数）。公司制度手册职能分册 -公文管理制度 第8页 13.2.1.2 传真用纸采用国际化标准

27、A4型（210297mm），单面印刷。13.2.1.3 传真编号一般包括：单位名称、部门名称、年份、流水号，传真编号如下：部 门 传 真 编 号 公司 XX 公司传（200*）*号 纪检审计部 XX 公司纪传（200*）*号 办公室 XX 公司办传（200*）*号 党群工作部 XX 公司党群传（200*）*号 财务部 XX 公司财传（200*）*号 人力资源部 XX 公司人传（200*）*号 安全技术部 XX 公司安传（200*）*号 信息中心 XX 公司信传（200*）*号 运输管理部 XX 公司运传（200*）*号 检修管理部 XX 公司检传（200*）*号 企业管理部 XX 公司企传（2

28、00*）*号 采购中心 XX 公司采传（200*）*号 公司团委 XX 公司团传（200*）*号 13.2.1.4 正式传真应认真填写所有内容，上行传真应注明签发人，并落注时间。各部门的一般性传真须部门经理签发，重要传真须主管领导签发，并加盖公章。13.2.1.5 公司传真由办公室文书负责分类登记归档保存，部门传真由各部门文书负责分类登记归档保存。13.2.2 传真处理管理 13.2.2.1 以公司名义收到的各类传真由文书登记后在办公自动化（OA）系统中按收文程序处理，各部门收到的传真由各部门文书保存处理。各部门收到的公司传真应交办公室文处理。13.3 公司领导、各部门负责人在公文处理的过程中

29、，对公文产生不同意见，需要与相关部门负责人进行研究的，应及时在自动化办公系统中填写办理意见和滞留原因，并提交或退回相应环节，避免公文长时间滞留在本环节。13.4 公文起草人与公司文书共同拥有对公文进行催、督办的职责和义务，可通过电话、短信、邮件等方式催、督办，同时以同样方式通知该部门兼职文书，由其进行协同督办。14.附则 14.1 本制度由办公室负责解释。14.2 本制度经公司总经理办公会议通过，并经总经理签发之日起施行。公司制度手册职能分册 -公文管理制度 第9页 附录 1：XX 公司（部门）发文登记 XX 公司 （部门）发文登记 顺序号 原号 收文月日 来文单位 文件标题 份数 签收 归入

30、卷号 备注 公司制度手册职能分册 -公文管理制度 第10页 附录 2：XX 公司文件发放登记本 XX 公司 文件发放登记本 顺序号 原号 发文月日 发文单位 文件标题 份数 签发 归入卷号 备注 公司制度手册职能分册 -公文管理制度 第11页 附录 3：XX 公司传真样本 收件单位（To）：编号（Our Ref）：收件人（Attn）：发件人（From）：收件人电话（Tel）：发件人电话（Tel）：收件人传真（Fax）：发件人传真（Fax）：标题（Subject）：回复（Reply）紧急（Urgent）总页数（Total Pages）：签发人（Approved By）：XX 公司 地址：电话：传

31、真：邮编：电子邮箱：网址：传 真FAX 公司制度手册职能分册 -公文管理制度 第12页 附录 4：XX 公司传真发送登记表 X X 公 司 传 真 发 送 登 记 表 日期 编号 接收单位 接收人 标题或主要内容 页数 经办人 公司制度手册职能分册 -公文管理制度 第13页 附录 5：XX 公司传真接收登记表 X X 公 司 传 真 接 收 登 记 表 日期 发送单位或发件人 标题或主要内容 页数 签收人 公司制度手册职能分册 -公文管理制度 第14页 附录 6：XX 公司文件处理时限 处理环节 时限（工作日、时）1部门领导审核 四小时 2部门会签 每个部门一个工作日 3分管领导审核 四小时

32、4公司文书核稿 四小时 5办公室主任拟办 四小时 6公司领导会签 一个工作日 7办公室主任汇总 四小时 8公司领导签发 一个工作日 9公司文书复核 四小时 10起草人校稿 四小时 11公司文书发文 四小时 二、收文 处理环节 时限（工作日、时）1办公室主任拟办 四小时 2公司领导批示 一个工作日 3承办部门领导分办 四小时 4部门办理 一个工作日 5承办部门领导复核 四小时 6回复公司领导审核 一个工作日 7公司文书复核办理情况收档 四小时 三、业务报告 处理环节 时限（工作日、时）1拟稿部门领导审核 四小时 2办公室主任审定 四小时 3公司领导批示 二个工作日 4办公室主任复核 四小时 5回复拟稿部门领导 四小时 6公司文书收档 四小时