07.行政事务管理制度.pdf

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1、 行政事务管理制度 2009-01-01 发布 2009-01-01 实施 XX公司 制度控制表 版本 编号 签发日期 下次复核日期 编写人 初审人 复审人 批准人 有否 修订 试行 2009-01-01 2010-01-01 此次修订内容：本制度监督实施及完善负责人 本制度监督实施及完善执行人 职务：办公室主任 职务：签字：签字：目 录 1目 的.1 2定 义.1 3适用范围.1 4引用标准.1 5引用流程.1 6职责分工.1 7外部协调工作.1 8招待费管理制度.4 9节假日值班管理.4 10名片印刷管理.5 11附则.6 附录 1：值班人员安排表 .7 附录 2：服务满意度调查表 .8

2、公司制度手册职能分册 -行政事务管理制度 第1页 1.目 的 为规范行政事务管理，完善健全办公制度，保障节假日生产稳定运行，特制订本制度。2定 义 2.1 行政事务：指公司外部协调、招待费管理、节假日值班管理、名片印刷等日常工作。3.适用范围 本制度适用于公司各部门。4.引用标准 5.引用流程 名片印制管理流程 6职责分工 6.1 管理体制 6.1.1 公司办公室是行政事务管理的职能机构。6.2 职责分工 6.2.1 公司总经理办公会 6.2.1.1 负责审批批准公司行政事务管理制度。6.2.2 总经理 6.2.2.1 负责签发公司行政事务管理制度。6.2.3 办公室 6.2.3.1 负责公司

3、招待费用标准制订与管控；6.2.3.2 负责节假日值班管理；6.2.3.3 负责公司名片印刷管理。6.2.4 部门经理 6.2.4.1 负责本部门的招待费管控；6.2.4.2 负责业务相关部门的外部协调工作。7外部协调工作 7.1 外部协调工作通过调研、需求分析、方案策划和执行人的沟通，实现外部协调对象单位信息收集通畅、沟通有效、以提高工作效率，实现公司整体效益最大化。7.2 办公室为外协工作的信息管理部门，负责汇总、收集外协单位的相关信息，统一对外协调职能。各业务部门负责收集对口外协单位的信息，策划并开具具体外部协调工作、定期进行外部协调工作和自我评估等职能。7.3 外协工作基本原则和要求

4、7.3.1 诚实信用原则：外部协调工作的目标之一就是要使公司的内、外部信息掌握情况是可靠的、对等的，因此，外部协调工作必须以事实为基础，据实、客观、公正、全面地传播信息，反映情况，并按承诺满足外部协调对象的合理要求，才公司制度手册职能分册 -行政事务管理制度 第2页 可能实现该目标。7.3.2 平等互利原则：外部协调工作的重点在于“协调”，只有尊重双方的共同利益和各自的独立利益，信守平等互利、共同和谐发展信念，才能使公司具体的外部协调事项能快速、有效解决。7.3.3 整体一致原则：外部协调工作不仅仅是分散的具体公司外部协调工作人员与外部协调对象单位相关工作人员点对点的工作，它还是由公司具体外部

5、协调管理部门汇总相关信息、统一对外口径的一项系统管理工作。并且，所有的外部协调工作必须服从公司整体的方针目标和长远规划。7.3.4 专人负责原则：为了避免外部协调工作过程中沟通的不连贯、沟通方式的不统一和外部协调对象单位的反馈无法及时落实等问题，各部门就具体的外部协调事项应该委派专人负责。7.3.5 规避危机原则：为了避免或解决在外部协调工作中发生的危机事件，应对可能发生或已经发生的工作危机事件进行预测、监督、协调处理，并运用策略、措施和技巧，来改变因突发事件带来的被动局面。7.3.6 节约成本、量力而行原则：公司外协工作既要满足生产经营的需要，又要做好成本控制。7.4 基本要求 7.4.1

6、充分、持续的前期调研，保证收集的信息全面、系统、准确、及时。7.4.2 加强沟通，需要保证以下要求：7.4.2.1 可信性，在彼此信任的基础上保证信息的真实；7.4.2.2 一致性，在充分的调研基础上，尽量做到与保证外部协调对象单位在认识上的统一；7.4.2.3 有效性，要保证沟通的信息有实际意义，并通过双方确认的方式保证其可靠有效；7.4.2.4 明确性，保证全面准确表述内容的前提下，在不同时间、场合，传递沟通者的同一信息内容不能自相矛盾；7.4.2.5 连续性，对相关信息必须不断地重复传递，以达到保证目标实现；7.4.2.6 惯用性，通过选用外部协调对象单位所惯用的传播方式和传播媒介来争取

7、信息全部或大部分被接收。7.4.3 及时反馈相关信息，保证信息内外交流的通畅，避免反应速度慢、办事效率低下等情况。7.5 外协工作职责分工 7.5.1 为保证公司外部协调体系的建立和维护，使公司外协工作全面、有序、可控的开展，公司建立XX公司外部协调事项管理台帐（以下简称台帐）。其中将外部协调对象单位划分为政府管理部门、客户、铁路管理机构和配套设施管理机构四个部分，由办公室负责根据生产经营情况进行汇总和更新有关信息；与外部协调对象对口的承办部门负责派专人作为具体外部协调事项的联系人。7.5.2 办公室职责 7.5.2.1 负责收集、并提供管理工具、管理方法；7.5.2.2 所有外部协调对象信息

8、的汇总和更新；7.5.2.3 当各承办部门收集的信息有重叠或不一致的时候，应由外部协调工作信息管理部门统一口径；7.5.2.4 办公室在各外部协调承办部门的自我评估基础上，通过对外部相关部门的满意度调查对其工作成果制作评估报告，并存档作为绩效考核的依据之一；公司制度手册职能分册 -行政事务管理制度 第3页 7.5.2.5 外协工作的满意度调查每月进行一次，每季度末汇总至企业管理部，作为反映公司外部协调管理水平、落实外部协调工作奖惩的依据；7.5.2.6 通过邀请专业的公关公司定期培训的方式来提高相关人员能力和素质；7.5.2.7 办公室设专人管理台帐，与各承办部门加强沟通，并完成如下工作：7.

9、5.2.7.1 全面汇集办理具体的外部协调事项所依据的法律、法规、规章或制度，做到有法可依，有制度可依；7.5.2.7.2 明确主要的外部协调工作的实施措施和目标，保证外部协调工作的及时性，并为具体外部协调工作的评估提供依据；7.5.2.7.3 收集了外部协调对象单位的联系人及其联系方式，并不断更新 台帐，保证沟通的顺畅；7.5.2.7.4 加强与外部协调工作的承办部门沟通，保证台帐信息的全面、及时和准确；7.5.2.7.5 定期将台帐上报公司领导和相关部门。7.5.3 外部协调工作承办部门的职责：7.5.3.1 负责外部协调对象相关信息的收集；7.5.3.2 策划并开展具体外部协调工作；7.

10、5.3.3 对外部协调工作成果定期进行自我评估；7.5.3.4 向分管领导及时汇报外协事项的办理情况；7.5.3.5 负责编制本部门年度外部协调工作的经费预算，经分管领导审核后报办公室汇总；负责根据公司审批的外部协调工作的经费预算，做好成本的控制；7.5.3.6 对每项外部协调工作指定专门的联系人，负责开展日常外部协调工作，并应具备如下素质：7.5.3.6.1 具备外部协调事项相关的业务知识，才能更好与外部协调对象单位更好的沟通，保证信息沟通的真实和准确；7.5.3.6.2 有较强的文字和口头表达能力，讲究语言表达的艺术；7.5.3.6.3 有较强的组织协调能力，在开展外部协调相关工作过程中，

11、要保证能合理制定计划，全面周密的思考问题，获取各个相关方面的配合；7.5.3.6.4 外部协调工作人员应该注重塑造个人形象，无论是仪表穿着，还是言谈举止，都应该做到得体自然。7.6 外部协调工作的程序 7.6.1 公司有关会议精神、领导指示及各部门开展业务的需要，均可作为部门开展外部协调工作的依据。各承办部门应及时与办公室沟通，并在台帐中登记有关信息。7.6.2 外部协调工作调研的内容：7.6.2.1 收集相关法律法规、制度；7.6.2.2 通过网络查询、电话咨询、面对面沟通等方式收集相关信息，保证收集的信息全面、系统、准确；7.6.2.3 定期对外部协调对象单位进行持续的沟通，了解对相关工作

12、的满意度，作为对相关工作评估的依据，防止调研信息的滞后。7.6.3 确定外部协调工作目标 7.6.3.1 根据收集的调研信息，做好现状的分析、审定；7.6.3.2 确定具体的某项外部协调工作的目标，保证与公司整体外部协调形象的一致；7.6.3.3 申请策划方案所需的资金、物品和活动场所。公司制度手册职能分册 -行政事务管理制度 第4页 7.6.4 实施外部协调工作的方案 7.6.4.1 贯彻落实外部协调工作策划的目标和工作内容；7.6.4.2 控制好实施进度；7.6.4.3 通过反馈、调整的方法来循环解决问题；7.6.5 外部协调工作的评估 7.6.5.1 外部协调工作承办部门通过总结、回访等

13、方式对外部协调工作过程的可控性、和相关事项的解决情况和解决后的持续反馈等方面进行自我评估；7.6.5.2 在部门自我评估的基础上，办公室通过满意度调查表对部门外协工作进行评估，结果作为绩效考核的一部分。8招待费管理制度 8.1 招待费使用原则 8.1.1 业务招待费的使用要符合廉政建设的有关规定，业务招待费不得用于礼品、旅游、营业性的高档消费。8.1.2 业务招待费使用必须符合财政法规和财经纪律规定。8.1.3 业务招待费使用必须对促进企业安全生产、经济合作、企业管理起到积极的作用。8.2 业务招待费的使用范围 8.2.1 业务招待费可用于上级主管部门、政府部门到本公司检查、指导工作及兄弟单位

14、来人联系工作的接待。8.2.2 业务招待费可用于上级主管部门、政府各部门委托本公司承办的各种会议所发生的必要招待。8.2.3 业务招待费可用于业务部门外出联系工作所发生的必要招待。8.2.4 业务招待费可用于本企业发生突发性事件后的抢险抢修以及救灾所发生的就餐、茶水饮料等必要性开支。8.2.5 业务招待费可用于因实施重大生产项目、临时突击项目而需要连夜工作发生的夜间就餐，茶水饮料等必要性支出。8.3 业务招待费使用标准及使用程序 8.3.1 宴请重要宾客的标准：8.3.1.1 北京地区控制在300元/人.次以内；8.3.1.2 其他地区控制在200元/人.次以内；8.3.1.3 一般事务性宴请

15、标准控制在 150元/人次以内。8.3.1.4 上述标准含烟、酒费用。8.3.1.5 特殊原因需要提高标准的，必须事先报请总经理批准。8.3.2 上级委托我公司承办的各种会议需使用招待物品，统一由办公室根据会议的规模、级别核定标准报公司领导批准后由筹办部门具体经办。8.3.3 提倡勤俭节约，反对铺张浪费，各有关部门应严格按就餐标准申请。凡超过标准的，其超出部分自理。8.3.4 招待来客时，严格控制陪同人数。9.节假日值班管理 9.1 为保证上情下达、下情上报，及时处理有关工作，公司实行节假日值班制度。9.2 本文节假日是指：国家法定节假日及周末。9.3 值班时间从上午 8：30 至下午 17：

16、00 分。公司制度手册职能分册 -行政事务管理制度 第5页 9.4 公司设立总值班室，由办公室归口管理。主要职责是：9.4.1 办公室负责值班人员排班管理，汇总各部门值班人员信息，提前一周将 值班人员安排表发送到 OA 上；9.4.2 承办上级机关重要指示，依据紧急程度及时向董事长、总经理和公司相关领导汇报，并按批示要求迅速通知有关部门承办处理；9.4.3 负责承办领导临时交办的工作（包括领导交办的来访人员接待工作，通知会议等）；9.4.4 做好值班记录，作为向领导汇报和处理问题的依据。9.4.5 值班记录包括电话记录、传真记录、值班工作日记等方式，各种方式的记录内容如下：9.4.5.1 电话

17、记录；9.4.5.1.1 来电时间（含年、月、日、时、分）；9.4.5.1.2 来电单位、姓名、职务及电话号码等；9.4.5.1.3 来电内容；9.4.5.1.4 领导批示和处理意见；9.4.5.1.5 接电话记录人姓名；9.4.5.1.6 电话记录使用专用纸或专用记录本，定期装订成册，归档备查；9.4.5.2 传真记录 9.4.5.2.1 接受传真的日期、时间、发送单位、内容、阅批领导和承办部门；9.4.5.2.2 发送传真的日期、时间、接受单位、内容和承办部门。9.4.5.3 值班工作日记：详实记载值班过程中办理事宜、办理情况、待办事宜、备忘事项及当班工作大事，以保证办公效率和办公事务有据

18、可查。9.5 在值班时间内，值班人员不得擅离工作岗位，必须确保电话机、传真机畅通。9.6 值班人员必须准时到岗，不得迟到早退，因故不能值班时，必须向办公室请假，由本部门人员进行顶岗。9.7 凡以股份公司名义发出的电话传真，必须经公司领导签批，并先履行编号登记手续后方可发出。9.8 外来电话传真文稿的登记、拟办、批办、承办、归档等程序，严格按照公司公文处理规定执行。9.9 值班室工作人员必须严格遵守国家和公司有关保密规定。10.名片印刷管理 10.1 为使公司名片统一规范化，强化对外公关形象的塑造，特制定本办法。10.2 名片格式：公司名片格式统一化，由公司办公室依据企业形象规划设计。10.3

19、名片印制程序 10.3.1 公司办公室统一负责对外印制名片的印刷业务。10.3.2 印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门经理审批后由办公室负责印制。10.3.3 名片印制主要查名片职务是否相符，因工作需要可以使用比实际较高的职务头衔，但不享受其待遇。10.3.4 名片英文使用须符合国际惯例和规范要求。10.4 名片使用 10.4.1 名片使用须恰到好处，不可像撒传单般滥用，掌握使用范围。10.4.2 掌握名片递送礼仪和规则。公司制度手册职能分册 -行政事务管理制度 第6页 10.4.3 公务、客户名片须在公司内共同使用，不得占为己有。11附则 11.1 本制度由办公室负责解释。11.2 本

20、制度经公司总经理办公会议通过，并经总经理签发之日起施行。公司制度手册职能分册 -行政事务管理制度 第7页 附录 1：值班人员安排表 值班人员安排表 值班时间 带班领导 业务部门 值班人员 办公电话 备注 1、值班时间：上午 8：3012：00；下午 12：3017：00 2、值班人员要尽职尽责做好值班工作，如遇突发事件，要在第一时间内通知值班领导。公司制度手册职能分册 -行政事务管理制度 第8页 附录 2：服务满意度调查表 服务满意度调查表 单位：您好！请您根据我们的工作中的表现，在下列对应表格中打钩，对我们的服务水平进行评价，您的评价将有助于改进我们的工作，谢谢合作！非常满意 满意 一般 不满意 您对我们的服务有什么意见和建议：