酒店管理系统解决方案.pdf

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1、*酒店 1 酒店管理系统 一、前言 随着旅游业的发展，酒店业如雨后春笋般蓬勃发展起来，既是社会发展使然，更是人之常情所至，如此说，酒店业的兴旺正是应势而生，水到渠成的事。现在酒店业已不仅仅只是提供给人们一个吃住行的场所，而是集吃、住、行、娱乐、健身和购物为一身的多功能服务体系。这种社会需求下，人们对酒店业所提供的服务有了更高的要求，所以，将计算机管理引入酒店业的管理体系当中，无疑对酒店业的服务水平更上一层楼提供了一种有利的支持。计算机管理可令酒店业的运作更加可靠、快捷和高效，不但节省了管理人员宝贵的时间，更是对顾客旅途劳顿的一种慰藉，因此，在酒店业竞争越来越激烈的情况下，必须以管理求生存，向管

2、理要市场。当然，任何一种计算机管理体系的建立都是对一种管理模式的体现，本公司的软件主要是实现酒店客房、电话、餐饮、娱乐、商务中心等各方面的管理，可以说是一种全方位管理模式方案。它提供给客户以快捷、准确和可靠的服务，同时，也提高了酒店自身的管理水平。为使酒店管理水平达到一个新的台阶。我们提出此酒店管理方案，希望贵方对方案不妥之处提出宝贵意见 二、系统概述 1、项目描述*酒店是一个集娱乐、住宿、餐饮为一体的综合性酒店。为了使*酒店在众多的酒店中提高竞争能力，做到优良的管理和完美的服务，我们按照五星级*酒店 2 宾馆的管理模式推荐以下基于计算机网络技术，结合多媒体技术、通讯技术为一体的酒店管理解决方

3、案。方案按照五星级以上酒店的现代化管理要求设计，实现对酒店接待、客房、电话、餐饮、娱乐、商务中心等服务设施的全方位计算机管理,目标在于提高酒店营业体系的作业效率，提高服务的客户满意度，加强酒店的市场竞争能力，树立良好的企业形象。通过计算机管理，一方面提供给客户快捷、准确、可靠的服务，一方面提高酒店自身的管理水平，及时准确获取营业信息，辅助对市场需求变化的决策。2、系统目标 随着旅游服务业的蓬勃发展，*酒店把提高管理水平和服务质量做为增强自身竞争能力的法宝。为了帮助*酒店在众多的酒店中脱颖而出，达到优良的管理和完美的服务，在系统设计中实现以下目标：系统具有高可靠性、安全性、操作性。模块化结构，可

4、根据业务需要，十分方便地进行模块增减，灵活地进行系统组合。直观的图形用户界面，面向事务的处理，方便的联机帮助。全面实现磁卡与酒店管理系统的连接。实现用磁卡对酒店消费的管理。实现与交换机的接口，实现 IDD 前台控制。实现酒店前后台系统的数据连接，前台的数据可以转到后台。酒店管理系统作为一项系统工程不仅涉及到酒店经营管理的各个方面,而且*酒店 3 将影响到几乎所有酒店员工的工作方式和工作内容,所以高质量的培训,完善的售后服务和及时有效的技术支持也是我们的重要目标。三、设计思想及系统特点 酒店发展至今不仅能够提供住宿、餐饮这些基本服务,而且具备娱乐、健身、购物及旅游等多种功能,一般可划分为多个结算

5、单位;由于这些结算单位大部分由酒店自营,采用计算机的统一消费管理方式除了实现传统的酒店管理功能外，可以对各收银点收款进行集中、规范管理。1、管理方式：1）对内，住宿、美食、娱乐等经营单位可以独立进行核算,最后帐务在总公司统一汇总。由于电脑连网管理后，使总公司对每个营业部门经营信息进行管理变为可能，这样客人在酒店中的每个消费点就可随处用磁卡进行消费,消费点电脑会即时结算，当磁卡中余额不足时电脑会立即报警并提醒客人补足尾款。至于使用磁卡的安全性，因为磁卡信息必须通过加密处理方可使用，所以当消费点电脑读卡时，系统会自动与网络数据进行核对，由于磁卡密码会不定期随机更改，使得舞弊行为得以很好的防范。当安

6、全检查通过后，方可结算划帐，不但保护了消费者的利益，也更加容易赢得客户的信任。2）对外，让客人对酒店所提供的服务有一个整体的感受，并对整个营业场所一条龙服务特性有一个总体感受，酒店中，所有的服务单位均可用同一磁卡进行结算。特别是对住店客人,更能体现统一结算的方便。而且发放磁卡一方面方便了客人,鼓励了消费，它的新颖，上档次,又易于吸引客人。客人离开时，可将磁卡*酒店 4 随身带走,以便下次继续使用,系统则保留原帐号，以备客户再次光临。四、系统功能 前台系统包括：营销预订，总台登记，总台收银，总台问询，客房管理，餐饮管理，电话计费，商务中心，夜间稽核，业务报表，经理室，电脑中心等子系统。后台系统包

7、括：财务系统，库存及成本核算，工资系统，人事系统。本系统功能完备，查询方便，报表丰富。销售点管理（需有磁卡管理设备支持）：磁卡管理、查询系统、会员管理系统、报表等子系统 Internet 服务管理系统：通过 Internet 网络以主页形式宣传酒店形象，介绍酒店资源。提高酒店在全国乃至全世界范围的知名度。提供远程预定功能，使全球客户通过 WWW 浏览器预定客房或其他服务。1、前台功能 1）销售预定子系统 1.1.1 散客预定：系统接受四年中任意一天的预定。可制定一种状态来控制和统计客房预定情况。预定部可通过房间号或房类或预先分房。每间房间可制定最多 200 个房价计划，预定时可根据具体情况调整

8、。*酒店 5 预定金可直接输入客人帐目之中，并在帐单第一行打印出来。每个人的预定记录都由系统给出一个独立的帐号，可通过五种方式将预定记录查找出来。系统可根据预定的更改和取消自动修改订房状态表。通过系统进行拷贝或复制多份相同信息的预定以建立同房预定。每间客房可接受多达六个客人（帐号）同房，对同房但不同日抵达的客人系统自动在预定表中进行更改。四年以内的定房状态可根据日期、房号、房类或相关信息查询。预定记录中可设置 32 种预定信息、使管理人员掌握预定信息并进行市场分析。系统可设置 240 种特殊需求代码，满足客人特殊需求。超订限制功能可在超订时产生提示信息，防止超订发生，但必要时，系统接受强制超订

9、。1.1.2 团队预定：系统为每个团队建立一个相应的团队总帐号，抵店日期可在预定之日起任意一天。团队预定信息除包含散客预定信息外，还包括旅行社名称编码、联系人、协调人、出发日期、销售员等信息，便于管理。参考房价可输入四种，并可根据客人在酒店的消费类型设置 64 种包价方法。操作员可为团队制定个人帐号，也可分批进行自动处理。*酒店 6 系统可按照团队预定总帐号或其他信息自动进行团队快速分房。系统可将十个团队的信息在一起进行比较、预测。可自动生成团队通知单，分为：按日期发生的帐单，按客人/日期顺序，按各受款单的收入及综合帐等。2）前台接待登记子系统 热键查询房态表，当天预定情况及当天入住房态情况。

10、系统可随时查询当前每间客房的实时状态及出租率等信息。对有预定的散客只需输入四条信息即可实现入住登记，根据房价和房类自动分房并校对付款方式。提供多达 30 个入住信息，便于管理者掌握客人资料及提供VIP 服务。每个房间可建立多达 6 个帐号，6 位客人每人都有自己的流水帐。二次入住的客人可从客人档鞍（VIP 客人或黑名单客人）中的客人入住登记时，系统自动给出醒目提示，以便做出相应的接待。房间的确定可根据房类及多至三个特殊需求（如朝阳、靠近景观、邻居）。建立客人留言条，方便来访客人。客人可任意换房、调房，并为管理员提供换房表，房态可即时显示在房态表中 提供房租变更表，包括变更原因、更改员工号、原价

11、房租及新房租。团队的包价计划可自动分摊房租及其他费用。实现预抵客人、团队或指定团队的快速自动登记、分房。客人的费用、调整金额、转帐可自动加入可人帐目。*酒店 7 3）前台问询服务子系统 按姓名、账号或房号查询在住客人信息。显示并打印客人建立的留言条。历史客人查询。可按姓名、单位、地址、抵店时间、离店时间、房号、证件编号、历史编号等查询。特别档案客人查询、建立、修改。交通信息查询和行业分类电话查询。酒店公共服务项目信息查询。4）客房部管理子系统 随时查询当前每个房间的实时房态。按起始房号、房间类型、房间状态、等做出制定日期的可用房查询，便于房间管理及分配。客人离店房态的自动更新。建立多达15种客

12、房维修代码并分类汇总4年内某时间段各类房可出租数。建立或取消客房维修计划。查询维修房间状态。打印维修计划报表。当前客房出租状态及当前客人入住状态统计。输入迷你吧、洗衣房消费账单。5）前台收银子系统 1.1.1 帐务处理：*酒店 8 可根据现金（含外币）、信用卡、支票等方式付款，并可修改信用限额，输入押金。将客人的特殊消费计入客帐中。帐目调整功能可对账目的误输入进行调整。利用帐目更改可删除一笔当天帐目，但显示保留原先帐目。转账功能可将一笔帐目转至另一客人帐下。帐目注释可输入一笔虚帐起到注释作用。自动打印客人帐单。单个客人离店或客人退房处理，打印客人消费帐单。团对离店处理可将团队成员快速 CHEC

13、K OUT,并打印团队成员清单及个人帐以供结算核对。1.1.2 交接班对帐 押金对帐表 员工明细帐报表 费用分类帐报表 员工交班表 更次结算单 1.1.3 夜间稽核系统 日结束处理功能自动完成房租累加入客帐，清理统计各种帐务资料、房态轮转、生成营业报表系统、日期更新等工作。稽核人员可将房费以外的特定或临时的附加费用，按费用编码自动转至客*酒店 9 帐。稽核人员通过系统可将当天所有前台帐目分类汇总，并打印报表。稽核人员可通过系统访问并审查当日各班收款员的操作记录。客帐压缩功能可将客帐进行压缩，只记录结余数。系统全面维护功能自动进行系统维护，清理可能出现的故障。房租试算报表打印出每间客房的稽核房租

14、，供核对用；或只打印空房房价、重复房及修改过房价的客房。营业收入表、营业结算表、房价控制表等报表的打印。可按酒店要求自行设定费用记帐的精确位数和精确方法（四舍五入、进位、去位）。可按酒店要求自行设定报表月结束日期 可按酒店要求自行设定加收全天房租及加收半日房租 可按酒店要求自行设定服务费精确值及是否按全房价收取服务费 可按酒店要求自行设定打印输出方式及套打的帐单格式。6）报表打印子系统 6.1.1 报表自动生成系统 系统提供多达 46 项有关客人的入住信息，由管理员随意定义报表名称及报表项目，系统将按要求自动生成相应报表。6.1.2 前台接待报表 特殊需求统计表 国籍统计分析表*酒店 10 客

15、源统计分析表 VIP 接待表 客房出租状态表 预抵/预离客人报表 住店客人名单 客房房态表 客人入住登记表 离店客人帐单 户籍管理报表 6.1.3 前台收银报表 超信用限额表 房租更改报表 客人挂帐报表 预定金报表 6.1.4 客房管理报表 客房房态总表 客房统计报表 房态预测表 客房分类汇总表 客房部报表 按楼层或房类打印空房、脏房、住客房等*酒店 11 预定情况预测表 订房确认单 6.1.5 夜审报表 客房统计表 营业收入分析表 可有计划对比月完成进度 营业结算表 房间出售统计表 地区分类统计表 押金收支统计表 客房出租分析表 各类客房出租数据月完成累计、与去年同期相比 7）客人历史档案管

16、理 客人离店后，夜审时自动生成或手工生成客人历史档案 历史档案保留客人住店期间全部资料，包括房号、住店天数、住店消费总额、住宿资料等 历史档案可用手工维护或修改，并用帐号或姓名等查询 销售人员可通过历史档案对常客进行预定，快捷方便 历史档案保留期根据磁盘空间的大小由管理员确定或通过备份无限期保留，并可有选择地进行数据归类 历史档案报表可根据实际需要打印各种客人历史信息 *酒店 12 8）旅行社管理子系统 建立旅行社编码及相应资料，便于预定 旅行社预定计划管理 旅行社合同管理 实用:报表：团队接待汇总报表 9）应收帐管理子系统 建立/修改旅行社应收帐帐户 应收帐帐务处理 应收帐帐户清单 10）磁

17、卡管理 磁卡管理：售卡（增加用户），售票（现金收费），磁卡结算（磁卡优惠计算，卡金额计算）。磁卡追加现金；磁卡支取现金。收手续费。会员管理：会员增加，取消，会费的管理，消费结算。报表打印：主要包括磁卡消费（给用户，可按时间、消费点、消费类别进行综合统计）、磁卡余额统计。售卡收入统计、售票收入统计、消费点营业情况统计、总体营业情况统计等报表打印。2、后台功能 系统后台主要功能如下：1）财务系统 系统参数设置：各种系统参数设定。*酒店 13 财务人员管理：按照财务人员的分工不同，设置每位财务人员对系统的操作权限。会计科目设置：设定会计科目级数、科目编码位数、科目名称。日常帐务管理：填制凭证，审核凭

18、证，记帐，对帐，月末结帐，打印帐页，打印报表，综合查询。日记帐管理：日记帐的录入、修改，查询、打印日记帐，银行对帐，年末处理，打印余额表。系统维护：维护系统参数，管理操作人员，监控系统运行情况。2）工资系统 工资项目管理:管理员工工资的项目及其相互关系。工资管理:管理员工工资及其发放。工资汇总、统计:对各部门的工资情况进行统计汇总。报表打印：可打印工资条、工资表、工资统计汇总表等。3）报表处理系统 报表设计:任意制作工作所用报表.报表处理:报表统计,计算,汇总.报表分析:各种统计图形,数据分析.4）人事管理 员工流动管理：员工进店、离店、岗位调动管理，流动通知单。*酒店 14 合同管理：对各种

19、员工合同进行统一的管理。奖惩管理：劳保情况，IC 卡考勤管理，奖惩。调资管理。5）工程管理 工程项目的维修计划、设备检修计划管理 工程项目的维修、维护管理，设备检修记录。维修状况管理、记录、处理报告、处理结果管理 设备报损管理 6）采购物品管理 采购管理：采购部门根据相关部门要求产生采购清单，并将采购清单下达给采购员，并维护采购清单。入库管理：对购买的物品实行检验入库。出库管理：当部门有需求时，到仓库管理员办理物品的出库。退库处理：对已出库物品进行再入库操作，并登记原因。库存盘点：库存盘点作业，打印盘点清单。月末处理：月末库存结余汇总。综合查询：按多种条件对库存，出入库情况进行查询。报表打印：

20、包括日常报表和其他报表 日常报表有：采购单、入库出库单，报损退货单、退库调拨单、过期物品表、缺货物品表、出入库明细表，库存清单等等。其他报表有：年月进销存表，成本核算表，成本分析表等。*酒店 15 固定资产管理：固定资产管理系统放映固定资产的购建、调拨、清理、报废等信息，同时完成固定资产的分类汇总和统计、折旧的计提等处理要求。7）客历管理 客人档案自动纪录、自动查询 手工输入客史资料 尚未入住酒店但有可能来入住的社会名流、政府要员；通缉犯、社会流氓、某类女性（如黑名单），以手工方式输入电脑。自动输入客历资料 把首次入住酒店的客人（有必要）的资料自动产生新的客历资料。凡是有客历资料的客人在退房时

21、系统自动产生房号、折扣、时间等信息。如果客人“跑单”，将记录“黑名单”。8）系统管理 系统参数设定：配置系统运转必备的参数。数据备分：系统数据库备份，宾客资料备份。日志管理：系统数据库日志管理、操作员日志。数据维护：数据定期管理。操作员管理：对操作员的岗位、操作权限管理。站点管理：工作站设置，工作站维护。磁卡管理：磁卡初始化、磁卡损坏、换卡、注销管理 3、消费点管理 参数定义：设置各康乐项目参数，收费标准，服务费率，折扣率等参数。设*酒店 16 置会员制。磁卡管理：售卡（增加用户），售票（现金收费），磁卡结算（磁卡优惠计算，卡金额计算）。磁卡追加现金；磁卡支取现金。收手续费。查询功能：包括磁卡

22、信息（含磁卡基本信息、磁卡消费明细信息）查询、客户信息查询、价格表查询、优惠情况查询、磁卡余额查询、以及同时按消费日期、消费类别等进行的综合分类查询。会员管理：会员增加，取消，会费的管理，消费结算。销售统计：可以按照班次、收款员、品种分类和付款方式等统计营业收入。报表打印：主要包括磁卡消费（给用户，可按时间、消费点、消费类别进行综合统计）、磁卡余额统计。售卡收入统计、售票收入统计、消费点营业情况统计、总体营业情况统计等报表打印。各康乐点收费：帐单录入，帐单结账，帐单打印等功能。提供多种结账方式。游泳部：门票刷卡及时收费，现金收费。KTV 包房：食品/酒水收费，包房费，服务费等刷卡收费，现金结账等。美容美发：刷卡收费，现金收费。桑拿按摩：刷卡分类收费，按摩及时收费，现金收费。台球健身房：按局、计时刷卡收费，现金收费。保龄球：按局、计时刷卡收费，现金收费。电子游艺：卖币刷卡收费，现金收费。商品部：刷卡收费，现金收费。水吧：刷卡收费，现金收费。*酒店 17 其他康乐点可随时增加，用刷卡收费，现金收费均可。4、Internet 服务功能 主页设计系统 主页发布，管理系统 远程预定、回复系统 自动确认系统 报表系统、查询系统