公文写作及发文管理.ppt

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1、目录目录第一部分 公文写作公文写作发文管理发文管理第二部分 总体要求总体要求第一部分第一部分 公文写作公文写作第一节 公文种类公文种类 第二节 公文格式 第三节 行文规则 第四节 常见问题 第一节第一节 公文种类公文种类上行文下级机关对具有领导关系的上下级机关对具有领导关系的上级机关发文。（报告、请示）级机关发文。（报告、请示）平行文下行文同级或不相隶属机关之同级或不相隶属机关之间的发文。（函）间的发文。（函）上级机关对具有被领导关系上级机关对具有被领导关系的下级机关发文（通知、通的下级机关发文（通知、通报、批复、会议纪要）报、批复、会议纪要）第一节第一节 公文种类公文种类(一一)决定决定用于

2、对重要事项或行动作出安排，奖惩有关单位及人员。指令性的语言，用词要十分肯定，不留余地。如：关于追记刘建秋“抗震灾 抢通信”一等功的表彰决定(二二)通知通知用于发布规章制度，任免和聘用干部，传达上级机关指示，转(印)发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文、发布要求下属单位办理和有关单位共同执行或周知的事项。(三三)通报通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。(四四)报告报告用于向上级机关或有关主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机关或有关主管部门的询问。第一节第一节 公文种类公文种类(五)请示用于向上级机关或有关主管部门请求指示、批准。(六)批复用于答复下级单位的请示事项。(

3、七)意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。(八)函 用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。(九)会议纪要用于记载和传达会议情况和议定事项。第一节 公文种类 第二节 公文格式公文格式 第三节 行文规则 第四节 常见问题 第一部分第一部分 公文写作公文写作第二节第二节 公文格式（一）公文格式（一）公文公文格式格式秘密等级保密期限紧急程度发文单位标识发文字号签发人标题主送机关(单位)正文正文附件说明成文日期印章附注附件主题词抄送机关印发日期第二节第二节 公文格式（二）公文格式（二）秘密公文应选择：秘密、企业秘密；紧急公文分别标明“特急”、“急”。主送单位和抄送单

4、位要使用全称或者规范化的简称，由外到内（福州分公司集团客户部、市区营销服务部、福清分公司、福建省公司）。请示、批复的主送单位只能是一个.不同类的单位之间用逗号隔开，同类单位之间用顿号。（各县（市）分公司，福州分公司客户响应中心、市区营销服务部）发文时标题使用宋体二号字，并加粗。正文使用仿宋三号字，段落正文首行缩进2字符，行间距26。一一一一二二三三四四第二节第二节 公文格式（三）公文格式（三）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。即一般由发文机关、事由和文种三部分组成（但发文机关现往往可省略）。公文公文标题中除法规、规章名称加书名号外标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用

5、标点符号。一般不用标点符号。但在特殊情况下，仍需使用诸如引号、括号、顿号、破折号等标点符号。制作标题时，既要反映文章的主题，文题相符；又要规范格式。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。在正文下空一行左空2字符用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称，序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。一句话自动换行时，第二行第一个字应与第一行冒号后第一个字对齐。附件：1、第一季度投诉量统计表 2、第一季度服务短板项目 表五五六六第一节 公文种类 第二节 公文格式 第三节 行文规则行文规则 第四节 常见问题 第一部分第一部分 公文写作公文写作第三节第三节 行文规则行文规则1 1、标题、标题:关于关

6、于的通知的通知2 2、正文：、正文：缘由、事项、要求缘由、事项、要求3 3、转发性的通知：、转发性的通知：标题需标题需省略中间转发的层层过桥，直省略中间转发的层层过桥，直转最上级领导机关发文标题。转最上级领导机关发文标题。（转发省公司关于（转发省公司关于的通知）的通知）4 4、结语、结语：（可以不要）常见有：一是各文种专用语如：“特此通知”等。二是希望、号召类。通知通知第三节第三节 行文规则行文规则1 1、种类：、种类：表扬性通报、批评性通报、情况通报表扬性通报、批评性通报、情况通报2 2、标题：、标题：关于关于的通报的通报3 3、表扬性通报：、表扬性通报：正文一般包括先进事迹及其意义、先进经

7、验、表彰决定、希望和正文一般包括先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四个部分。要求四个部分。先进事迹是这类通报的主要内容。直述式通报在介绍先进事迹时，一要把时间、先进事迹是这类通报的主要内容。直述式通报在介绍先进事迹时，一要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。二要实事求是，不能任意夸大、渲地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。二要实事求是，不能任意夸大、渲染。三要重点突出，涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的，就把事实染。三要重点突出，涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的，就把事实写得详细些，无关紧要的可一笔带过或略而不记。写得详细些，无关紧要的可一笔带过或略而不

8、记。应在介绍事迹的基础上，说明先进事迹的意义。应在介绍事迹的基础上，说明先进事迹的意义。表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常写在通报的末尾部分。表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常写在通报的末尾部分。希望和要求，既包括对被表彰者的勉励和期望，又包括对广大群众的号召和希希望和要求，既包括对被表彰者的勉励和期望，又包括对广大群众的号召和希望。这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神，针对当时形势需要有感而发，望。这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神，针对当时形势需要有感而发，力求符合实际，有针对性，概括、鲜明、不千篇一律。力求符合实际，有针对性，概括、鲜明、不千篇一律。

9、”4 4、批评性通报：、批评性通报：正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。5 5、情况通报正文，、情况通报正文，重在叙事、把重要精神和相关工作情况传达给下级机关。有些重在叙事、把重要精神和相关工作情况传达给下级机关。有些还对情况进行简短的分析，预测其发展方向。提出要求和注意事项。还对情况进行简短的分析，预测其发展方向。提出要求和注意事项。通报通报第三节第三节 行文规则行文规则1 1、特点、特点陈述性：只要讲工作情况、做法、经验、问题、建议上报即可，很少议论。陈述性：只要讲工作情况、做法、经验、问题、建议上报即可，很少

10、议论。汇报性：主要是下级向上级汇报工作，一般不要求批复。汇报性：主要是下级向上级汇报工作，一般不要求批复。灵活性：以事后行文为主，反映汇报工作；事前报告主要提建议、意见。灵活性：以事后行文为主，反映汇报工作；事前报告主要提建议、意见。及时性：报告必须及时，便于上级掌握情况。及时性：报告必须及时，便于上级掌握情况。2 2、标题：、标题：关于关于的报告的报告3 3、正文常见：、正文常见：情况报告：首先，交代基本情况，包括开展工作的依据，主要情况；其次，情况报告：首先，交代基本情况，包括开展工作的依据，主要情况；其次，着重陈述工作进展情况，主要做法和效果、工作中存在的主要问题，做简要着重陈述工作进展

11、情况，主要做法和效果、工作中存在的主要问题，做简要分析；最后，提出解决方法和工作要求，结束语可用分析；最后，提出解决方法和工作要求，结束语可用“特此报告特此报告”。建议报告：首先，开头概述报告背景，原因、目的、情况；其次，针对问题建议报告：首先，开头概述报告背景，原因、目的、情况；其次，针对问题提建议和意见。提建议和意见。送文送物报告（送文送物报告（即向上级机关报送非法定文种如工作总结、计划、规划、调查情况、述职情况、决策方案等文件材料时使用的“文件头”或向上级机关送交某一重要物品时随物一同送文的报告）：一般交待上报材料或物品的依：一般交待上报材料或物品的依据，可简要介绍材料主要内容或物品的情

12、况，说明详见材料附件或实物，也据，可简要介绍材料主要内容或物品的情况，说明详见材料附件或实物，也或直接将材料具体内容在正文中展开描述，不另加附件。或直接将材料具体内容在正文中展开描述，不另加附件。报告报告第三节第三节 行文规则行文规则1 1、特点、特点请求性。向上级机关请求批复。如该事项在职权范围内，或已有明确规定可循，请求性。向上级机关请求批复。如该事项在职权范围内，或已有明确规定可循，不必请示。不必请示。单一性。请示事项必须单一，做到一文一事，避免一文多事，给上级机关批复单一性。请示事项必须单一，做到一文一事，避免一文多事，给上级机关批复造成难度。造成难度。请示的主送机关只能是一个；请示应

13、一文一事，同时，不得抄送下级机关。时限性。请示一般都是需解决的问题，因此有一定的时限要求。时限性。请示一般都是需解决的问题，因此有一定的时限要求。直接性。向直接隶属上级机关请示。直接性。向直接隶属上级机关请示。2 2、标题：、标题：关于关于的请示的请示3 3、正文：、正文：请示缘由、请示事项、请示结语。正文开头，首先，写为何请求指示，请示缘由、请示事项、请示结语。正文开头，首先，写为何请求指示，原因和目的。其次，写请示事项，具体写什么问题，要求解决什么问题困难等。原因和目的。其次，写请示事项，具体写什么问题，要求解决什么问题困难等。最后，一般用最后，一般用“当否，请批复当否，请批复”或或“妥否

14、，请批复妥否，请批复”。请示请示第三节第三节 行文规则行文规则“签报签报”是党政机关、企事业单位内部下级向领导请示、报告工作时使用的一种常见事务性文书（非法定公文）常见事务性文书（非法定公文）。主要可分为“请示性签报”、“报告性签报”两类。请示性签报请示性签报一般是在事前、会前或文件形成前使用，有明确的请示事项。1 1、标题、标题一般请示性签报的标题一般请示性签报的标题与法定公文的“请示”标题基本一样。即“关于的请示”即可。2 2、主送：、主送：要明确主送给谁。要明确主送给谁。“签报签报”主送的不是上级机关，而是直接写给本单主送的不是上级机关，而是直接写给本单位分管工作的领导。位分管工作的领导

15、。在基层单位，为体现对领导的尊重，一般采用“姓+职务”的写法，如“储总”、“郑总助”。区别：区别：法定公文“请示”、“报告”必须主送上级机关，不可主送哪个领导个人。3 3、正文：、正文：从“签报”的结构和内容来说，“请示性签报”与“请示”的写法基本相同，主要内容包括基本情况、具体的请示事项、尾语三部分。“签报”的尾语与“请示”的尾语大体相同。签报签报第三节第三节 行文规则行文规则1 1、特点、特点针对性：只在答复下级机关请示事项时使用，对请示的问题表针对性：只在答复下级机关请示事项时使用，对请示的问题表明态度，提出意见和办法。避免答非所问。明态度，提出意见和办法。避免答非所问。单一性。主送上报

16、请示的单位（只能主送一个单位），抄送问单一性。主送上报请示的单位（只能主送一个单位），抄送问题设计的其他单位。一事一复。题设计的其他单位。一事一复。权威性。所做处的指示和处理意见，对下级具有法定约束力，权威性。所做处的指示和处理意见，对下级具有法定约束力，必须遵照执行。必须遵照执行。简明性。对请示事项作原则性、结论性的表态、指示和决定。简明性。对请示事项作原则性、结论性的表态、指示和决定。用于精练、简明扼要。用于精练、简明扼要。批复批复第三节第三节 行文规则行文规则2 2、正文、正文（1 1）引语。说明批复原因，一般引叙下级机关来文来文标题、）引语。说明批复原因，一般引叙下级机关来文来文标题、

17、发文字号作为批复的依据。发文字号作为批复的依据。“你公司关于你公司关于的请示（文的请示（文号）已收悉。经研究，现批复如下：号）已收悉。经研究，现批复如下：”（2 2）批复意见。对请示事项明确表态。）批复意见。对请示事项明确表态。“同意同意”、“不同意不同意”、“原则同意原则同意”。不同意说明理由，原则同意，要提出补充意见。不同意说明理由，原则同意，要提出补充意见和修改意见。和修改意见。（3 3）结语。）结语。“此复此复”批复批复第三节第三节 行文规则行文规则1 1、标题：、标题：关于关于的函的函2 2、正文：、正文：发函缘由、事项、结语。发函缘由、事项、结语。3 3、结语、结语询问函、商洽函：

18、询问函、商洽函：“为盼为盼”、“请速复函请速复函”答复函：答复函：“特此函复特此函复”、“特此函告特此函告”公函不是便函，结尾公函不是便函，结尾 处不能写处不能写“此致、敬礼此致、敬礼”、“顺致敬意顺致敬意”、“祝君安康祝君安康”等敬贺用语。等敬贺用语。函函第三节第三节 行文规则行文规则1 1、种类：、种类：工作会议纪要、办公会议纪要、座谈会议纪要。工作会议纪要、办公会议纪要、座谈会议纪要。2 2、标题：、标题：会议纪要会议纪要3 3、正文、正文首先，在正文开头简述会议情况：会议名称、召开会议单位、会议主持人、首先，在正文开头简述会议情况：会议名称、召开会议单位、会议主持人、时间、地点、参加（

19、列席）人员；交代会议召开的依据、目的，点明会时间、地点、参加（列席）人员；交代会议召开的依据、目的，点明会议议定事项；介绍会议指导思想等。尽量简略概括，以免喧宾夺主。一议议定事项；介绍会议指导思想等。尽量简略概括，以免喧宾夺主。一般用般用“现将会议情况纪要如下现将会议情况纪要如下”来引出下文。来引出下文。其次，写主体部分，围绕会议宗旨和内容展开，写会议反映的情况，讨论的其次，写主体部分，围绕会议宗旨和内容展开，写会议反映的情况，讨论的问题，讨论的意见、提出的任务、作出的决定、确定的措施。会议纪要问题，讨论的意见、提出的任务、作出的决定、确定的措施。会议纪要不写结尾。主体写完即告结束。不写结尾。

20、主体写完即告结束。会议会议纪要纪要第一节 公文种类 第二节 公文格式 第三节 行文规则 第四节 常见问题常见问题 第一部分第一部分 公文写作公文写作第四节第四节 常见问题常见问题（一）文种不规范（一）文种不规范1 1、乱套用文种。乱套用文种。请示与报告混淆，报告中夹带请示的内容，该请示的变成了报告。请示与报告混淆，报告中夹带请示的内容，该请示的变成了报告。n 请示与报告的区别：请示与报告的区别：1 1）对上级要求不同。）对上级要求不同。“报告报告”不要求上级批复，而不要求上级批复，而“请示请示”则要求上级批复。则要求上级批复。2 2）行行文文时时间间不不同同。“报报告告”一一般般是是事事中中或

21、或事事后后行行文文，偶偶而而事事前前行行文文也也只只是是提提建建议议，而而“请示请示”只能是事前行文。只能是事前行文。3 3）文种性质不同。）文种性质不同。报告属陈述性的上行文，而报告属陈述性的上行文，而“请示请示”属请求性的上行文。属请求性的上行文。4 4）结结尾尾用用语语不不同同。“报报告告”的的结结尾尾一一般般用用“特特此此报报告告”，对对上上级级并并无无明明确确肯肯定定的的回回复复性性要要求求。“请请示示”则则一一般般用用“妥妥否否，请请批批示示（复复）”，对对上上级级的的要要求求十十分分肯肯定，要求上级给予回复。定，要求上级给予回复。2 2、正正式式文文种种与与非非正正式式文文种种混

22、混淆淆。如如有有些些请请示示的的标标题题写写成成了了“关关于于的的需需求求”。或或“关关于于上上报报20082008年年第第二二季季度度计计算算机机租租赁赁终终端端申申请请计计划划”、“XXXX公公司司20072007年年工工作作总结总结”。不规范不规范第四节第四节 常见问题常见问题（二）标题不规范。（二）标题不规范。公公文文标标题题，一一般般构构成成形形式式可可表表示示为为发发文文机机关关+“+“关关于于”+”+事事由由+“+“的的”+”+文文种种。遵遵循循准准确确、简简要要、清清楚楚的的基基本本要要求求。标标题题中中除除法法规规、规规章章名名称称加加书书名名号号外外，一般不用标点符号。一般

23、不用标点符号。有些标题材过于冗长，主谓动宾顺序错误，直接造成表达的意思错误。有些标题材过于冗长，主谓动宾顺序错误，直接造成表达的意思错误。转转发发文文件件时时，标标题题十十分分繁繁琐琐冗冗余余。省省略略中中间间转转发发的的层层层层过过桥桥，直直转转最最上上级级领领导导机机关关发发文文标标题题。如如关关于于转转发发关关于于福福州州分分公公司司2008年年教教育育培培训训工工作作要要点点的的通通知知的的通通知知。应应改改为为：转转发发福福州州分分公公司司关关于于2008年年教教育育培培训训工工作作要点的通知。要点的通知。不规范不规范第四节第四节 常见问题常见问题（三）引用公文应当先引标题，后引发文

24、字号。（三）引用公文应当先引标题，后引发文字号。（四）正文中日期应当写具体的年、月、日。如（四）正文中日期应当写具体的年、月、日。如20082008年年3 3月月2121日。日。（五五）除除习习惯惯用用语语和和固固定定词词汇汇外外，其其余余的的数数字字均均应应使使用用阿阿拉拉伯伯数字数字 。（六六）附附件件格格式式不不规规范范。附附件件位位置置不不能能顶顶格格写写，在在正正文文下下空空一一行行左左空空2 2字字符符用用3 3号号仿仿宋宋体体标标识识“附附件件”，后后标标全全角角冒冒号号和和名名称，序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。称，序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。不规范

25、不规范第四节第四节 常见问题常见问题结结构构层层次次序序数数，第第一一层层为为“一一、”，第第二二层层为为“”，第第三三层为层为“1 1、”，第四层为，第四层为“”。不不要要使使用用WORDWORD的的自自动动排排列列，正正文文统统一一用用仿仿宋宋三三号号字字，每每个个段段落首行缩进两个字符，行间距为固定值落首行缩进两个字符，行间距为固定值2626磅。磅。正文结正文结构层级构层级混乱混乱第四节第四节 常见问题常见问题（一）文字口语化（一）文字口语化例例如如：“XX部部的的同同志志们们一一整整个个晚晚上上都都在在现现场场盯盯着着，不不让让他他们们施施工工，可可他他们们就就是是不不听听。”（可可为

26、为：XX部部的的同同志志们们整整晚晚都在现场施工，任如何劝说，他们仍坚守岗位都在现场施工，任如何劝说，他们仍坚守岗位）“客户说他从来都没有客户说他从来都没有”（应为：客户称其从未（应为：客户称其从未）“我司我司”应为我公司应为我公司 “不能不能”实现应为实现应为“无法无法”实现实现文文字字表表述方面述方面第四节第四节 常见问题常见问题（二）表述不清（二）表述不清公公文文的的语语言言应应当当做做到到准准确确、庄庄重重、朴朴实实、精精练练，避避免免买买弄弄词词藻藻，使使用用修修饰饰性性很很强强的的词词语语或或民民间间俚俚语语。在在公公文文中中避避免免使使用用如如“用用户户是是我们的衣食父母我们的衣

27、食父母”，“新世纪的号角已经吹响新世纪的号角已经吹响”之类语句。之类语句。（三）发文主体错误（三）发文主体错误本本部部职职能能部部门门用用公公司司发发文文时时均均以以公公司司名名义义发发文文，而而不不是是以以部部门门名名义义发发文文，所所以以文文中中应应体体现现“我我公公司司”，“市市公公司司”而而不不是是“部部”、“中中心心”，县县公公司司、市市区区营营销销服服务务部部则则以以县县公公司司或或部部门门名义发文。名义发文。（四）存在错别字（四）存在错别字审核环节没有起到应有的把关作用审核环节没有起到应有的把关作用文文字字表表述方面述方面第四节第四节 常见问题常见问题文文头头只只是是过过渡渡，并

28、并非非文文件件的的精精髓髓内内容容。所所以以要要尽尽量量简简明明扼扼要要，尽尽快快进进入入主主题题。目目前前部部分分发发文文存存在在背背景景及及项项目目介介绍绍于于繁繁琐琐，有有些些甚甚至至和和正正文文部部分分文文字字数量相当，本末倒置。数量相当，本末倒置。文文头头过过于拖沓于拖沓第二部分第二部分 发文管理发文管理发文管理 发文要求公文用语范文示例 发文管理发文管理一、公司发文：一、公司发文：以公司名义发的上行文，用于行使管以公司名义发的上行文，用于行使管理职能的下行文，要求其他单位按要求执行。需公司理职能的下行文，要求其他单位按要求执行。需公司领导签发。领导签发。二、公司通知：二、公司通知：

29、不需要存档，如：人员工作岗位安排、不需要存档，如：人员工作岗位安排、公司层面的各类会议等。需公司领导签发。公司层面的各类会议等。需公司领导签发。三、部门通知：三、部门通知：不需经公司领导审阅签发、属部门职不需经公司领导审阅签发、属部门职权范围内的。如上报相关数据等。权范围内的。如上报相关数据等。发文要求发文要求一、有行文的必要，格式规范、情况确实、文字精练、切忌随意修饰、妙笔生花、篇幅力求简短。二、正确使用标点，人名、地名、数字引文正确。引用公文时应先引用标题，后引发文字号。日期应具体到年、月、日。三、结构层次序三、结构层次序数应该为数应该为“一、一、”、“（一）（一）”、“1、”四、文中数字

30、除四、文中数字除习惯用语，固定习惯用语，固定用词（三明、福用词（三明、福州三中）外均使州三中）外均使用阿拉伯数字用阿拉伯数字公文用语公文用语称谓用语：称谓用语：我（公司）、贵（公司）、你（公司）、我（公司）、贵（公司）、你（公司）、该（同志）等该（同志）等开头：开头：值此、兹因、根据、按照、由于、鉴于等值此、兹因、根据、按照、由于、鉴于等时间：时间：现在、目前、当即、在即、过去、将来等现在、目前、当即、在即、过去、将来等经办用语：经办用语：经、现经、责成等经、现经、责成等引叙用语：引叙用语：现按、收悉等现按、收悉等公文用语公文用语批答用语：批答用语：同意、不同意、可行、不可、准予、按照执行等同意、不同意、可行、不可、准予、按照执行等综述用语：综述用语：为此、对此、据此、总之、综上所述等为此、对此、据此、总之、综上所述等祈请用语：祈请用语：请批复、拟请、请、望等请批复、拟请、请、望等征询用语：征询用语：当否等当否等介词短语：介词短语：鉴于、关于、针对等鉴于、关于、针对等关联词语：关联词语：“因因故故”，“凡凡.者者.”,