公文写作知识及常见问题浅析.ppt

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1、 深刻认识机关公文的重要作用，努力提高公文写作的能力和水平！公文写作知识及公文写作知识及常见问题浅析常见问题浅析公文概述公文概述v公文的定义公文的定义公文是党和国家机关、人民团体、企事业单位和其他法定的社会组织行使职权、处理公务时使用的具有法定效力和规范体式的文书，是治理国家、管理社会的重要工具。公文概述v公文的定义公文的定义党的机关公文党的机关公文(14种），是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。（摘自中国共产党机关公文处理条例）行政机关的公文行政机关的公文（13种），是行政机关在行

2、政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。（摘自国家行政机关公文处理办法）命令议案公告通告4决议指示公报条例规定5行政公文党的机关公文 决定 通知 意见 通报 报告 请示 批复 会议纪要 函 9公文的种类公文的种类公司公文：公司公文：是公司管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章制度和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。（摘自邢台供电公司公文处理实施细则）公文概述 公文的特点 既具有一般文章的要素，又具有区别于一般文章的风格和特点。从社会功能上看，它的主要特

3、点是：作者的法定性 效力的权威性 内容的公务性 体式的规范性 制发的程序性 创制的时效性 语言的庄重性 公文的作用 领导指导作用 规范行为作用 联系沟通作用 依据凭证作用 宣传教育作用公文概述v四、公文的种类v（一）根据公文的地位划分（一）根据公文的地位划分v法定公文v党的机关法定公文14种：指示、决议、决定、公报、通报、通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、条例、规定v国家行政机关法定公文13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要v非法定公文v计划、总结、规章制度、简报、调查报告、讲话稿、述职报告、方案、细则v（二）根据实用范围划分（二）根据

4、实用范围划分v通用公文v包括：法定公文和常用其他应用文v专用公文v如：外交、司法、科技、财经公文等v（三）根据公文的作用划分（三）根据公文的作用划分v规范性公文v是指以强制力推行的，用以规定各种行为规范和行动准则，要求有关人员遵循的公文。如：规定、办法等。v指挥性公文v是指以各级领导机关或领导者个人名义制发的，用以施行领导和指导工作的公文。如命令等。v报请性公文v是指下级机关向上级机关报告工作、反映情况、请求指导和批复的公文。如报告、请示等。v公布性公文v是指公开发布重大事件、重要事项或在一定范围内公布应当遵守或周知事项的公文。如公告等。v知照性公文v是指在一定范围内通报情况、知照事项、提出要

5、求的公文。如通知、通报等。v商洽性公文v是指不相隶属机关之间商洽工作、询问或答复问题，向有关主管部门请求批准事项的公文。如函等。v记录性公文v是指对有关情况进行记录整理而形成的公文。如会议纪要。v（四）根据公文的行文方向划分（四）根据公文的行文方向划分v上行文v是指下级机关向具有领导或指导关系的上级机关报送的公文。如请示等。v下行文v是指上级机关向所属下级机关发送的公文。如命令等。v平行文v是指不相隶属机关为协商或通知有关事项而制发的公文。如函等。v（五）根据公文制发机关性质划分（五）根据公文制发机关性质划分v党的机关 人大机关 行政机关v政协机关 人民团体 企事业单位v（六）根据公文办理的时

6、间要求划分（六）根据公文办理的时间要求划分v特急公文 紧急公文 常规公文v（七）根据公文秘密程度划分（七）根据公文秘密程度划分v绝密 机密 秘密 普通公文的格式公文的格式 一份完整的公文，其格式由 眉首 主体 版记 三部分组成公文的格式公文的格式 一、眉首格式一、眉首格式 所谓“眉首”，是位于公文首页红色反线以上各个要素的统称，包括公文份数序号（份号）、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识（版头）、发文字号、签发人等。眉首格式眉首格式 （一）公文份数序号（份号）（一）公文份数序号（份号）份号是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。位置 顶格标识在首页版心左上角第1行。用字 用阿拉伯

7、数字（一般为67位）。例：“NO000088”眉首格式眉首格式（二）（二）秘密等级和保密期限（密级和期限）秘密等级和保密期限（密级和期限）密级是指公文内容涉及国家秘密的等级，划分为绝密、机密、秘密三个等级。秘密标识为“”“”前标秘密等级，“”后标保密期限。例：“机密3年”位置 党的机关公文顶格标注于首页版心的左上角第1行，如第1行已标注份号，密级则标注于第2行。如不标注期限，两字之间空一字。行政机关公文标注于首页版心右上角第1行。字号 3号黑体字眉首格式眉首格式（三）紧急程度（三）紧急程度 紧急程度是指公文送达和办理的时间要求。紧急公文分为：“特急”、“加急”（或“急件”）紧急电报应当分别标明

8、“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。位置 党的机关公文标注在首页版心的左上角的密级之下（未标注密级时，置于份号之下），两字之间空1字。行政机关公文标注于首页版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标注密级和紧急程度的，密级顶格标注在版心右上角第1行，紧急程度标注在版心右上角第2行。用字 3号黑体字眉首格式眉首格式（四）发文机关（四）发文机关 是指制发文件的机关。两种格式 1、发文机关全称（或规范化简称）+文件 如：国务院文件 中共中央文件 2、发文机关全称（或规范化简称）+文种（文种用括号括住）如：邢台供电公司（批复）联合行文格式 1、同级党的机关联合行文 版头可用主办机关一家的名称，也

9、可并用联合行文各机关的名称。如并用各机关名称，主办机关排列在前，“文件”二字置于发文机关右侧，居中排列。如：中国共产党中央委员会组织部 中国共产党中央委员会宣传部文件眉首格式眉首格式（五）发文字号（五）发文字号由机关代字由机关代字+发文年份发文年份+发文顺序号组成。发文顺序号组成。1.1.机关代字应选用能反应本机关特征的文字，并固定使用。机关代字应选用能反应本机关特征的文字，并固定使用。邢台供电公司党委的发文用以下几种：邢台供电公司党委的发文用以下几种：“邢供电党邢供电党”“”“邢供电党任邢供电党任”“”“邢供电纪邢供电纪”（纪委文件）（纪委文件）邢台供电公司团委的文件用：邢台供电公司团委的文

10、件用：“邢供电团邢供电团”邢台供电公司的发文用以下几种：邢台供电公司的发文用以下几种：“邢供电办邢供电办”“”“邢供电任邢供电任”“”“邢供电发展邢供电发展”“邢供电安邢供电安”“”“邢供电生邢供电生”“”“邢供电人资邢供电人资”邢台供电公司工会委员会文件用：邢台供电公司工会委员会文件用：“邢供电工邢供电工”眉首格式眉首格式发文字号用字及位置发文字号用字及位置用用3 3号仿宋体标注在发文机关下空号仿宋体标注在发文机关下空2 2行的位置，居中排列。行的位置，居中排列。联合行文时，一般只标注主办机关的发文号。联合行文时，一般只标注主办机关的发文号。（六）签发人 是指核准签发公文或会签公文的机关负责

11、人。位置 “签发人姓名”与“发文字号”标注同一行，发文字号居左空1字，“签发人姓名”居右空1字。格式 “签发人”用3号仿宋字，“签发人姓名”用3号楷体字，签发人与签发人姓名之间要标全角冒号。“签发人”只标姓名，不标职务。主体格式主体格式主体格式主体格式 是指位于红色反线之下、主题词（不含主题词）之是指位于红色反线之下、主题词（不含主题词）之上各要素的统称，包括：公文标题、主送机关、正文、上各要素的统称，包括：公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注等。附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注等。主体格式主体格式 标题是公文内容的高度概括，应准确简要地概括公文的主要内容

12、并标明公文种类。标题要素（三要素）发文机关+公文主题（事由）+文种 例：国务院关于进一步加强食品安全工作的决定 事由部分要准确简要地概括公文主要内容。事由前面要加介词“关于”，在公文主题（事由）和文种之间要加“的”字。从语法结构上看，文件标题通常是一个偏正词组形式，以文种名称为中心词，前面加发文机关和公文主题。主体格式主体格式v主体公文标题：公文标题：红色反线下空2行，2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。主送机关：主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能

13、显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识文法同抄送。公文正文：公文正文：主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。主体格式主体格式v主体附件附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。成文日期：成文日期：一般情况下，成文时间以领导人签发的时间为准；由会议讨论通过的公文，以通过日期为准；法规性公文，以批准日期为准；联合行文，以联署机关最后的一个签发日期为准；特殊情况署印发日期。成文时间要完整地写清楚年、月、日，标注于正文或发文机关署名的右下方，右空4个字。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。主体

14、格式主体格式公文生效标识公文生效标识 单一发文印章单一发文印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。主体格式主体格式公文生效标识公文生效标识 v联合行文印章：联合行文印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

15、当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。主体格式主体格式v公文生效标识公文生效标识特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。v附注附注:公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。版记格式版记格式 “版记

16、”，是位于公文主题词（含主题词）之下各个要素的统称，包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印刷份数等。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记格式版记格式主题词主题词:“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。抄送机关抄送机关:抄送机关是指对所收公文一般无须承担直接办理、答复责任，只需知晓公文内容的机关。公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关

17、移至主题词之下，标识文法同抄送机关。版记格式版记格式印发机关和印发日期印发机关和印发日期:即具体印发公文的部门，通常是发文机关的办公厅（室）或秘书处（科），而不是发文机关。印发日期即公文付印的具体日期，它与公文的生效日期是不同的，用阿拉伯数字书写。位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。标题拟写常见问题标题拟写常见问题：要素不全 公司决定 标题中“事由”缺失关键词或随意省略事由，看不出决定的主要内容、事项和基本观点；公司2008年工作计划 缺失“文种”，难以分清是报送上级单位、还是

18、印发下级单位；关于决定 随意省略发文机关。3.可省略某些要素的三种情况（1）省略发文机关名称由事由+文种组成例：关于进一步实施科技兴贸战略的若干意见省略了商务部、发改委、科技部、财政部等发文机关。注意：省略发文机关时，通常会在公文末尾落款处出现。（2）省略主题（事由）由发文机关+文种组成例：中华人民共和国国务院令（3）省略发文机关和事由，仅由文种组成标题。例：公告、通告等。标题位置标识于红色反线下方空两行位置，居中排列。字号使用2号小标宋体字标题拟写常见问题标题拟写常见问题:提炼不精 例如：例如：公文标题提炼不精的问题，多见于转发性通知。如某市公司转发省公司转发的国网公司的有关文件，标题如下：

19、公司关于转发省公司关于转发国网公司的通知的通知 提示：提示：省略掉中间层次和自己使用的“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”。如：公司转发国网公司关于年工作有关问题的通知标题拟写常见问题标题拟写常见问题:概括不准确 例如：例如：某公司申请有偿转让一部分国有股权，并非公司进行有关改制工作，但上报件的标题却拟写为关于公司进行改制的请示 又如公司关于产品问题的请示，该标题中“关于产品问题”是指价格问题、运输问题还是供应问题，表述不清，使人不知所云。提示：提示：公文标题应题文相符，全面准确。标题拟写常见问题标题拟写常见问题:使用介词不当使用介词不当例如：公司关于对事故查处情况的通报 公文标题中介

20、词连用，问题常出现在“关于”和“对”的连用上。如其中“关于”和“对”均为介词，且词性相同，词义相同或相近，在行文中重叠使用无必要且显得累赘，应删去“对”。关于公司请求协调解决问题的函 公文标题中介词“关于”的位置不正确。“关于”应移至“公司”之后。标题拟写常见问题标题拟写常见问题:使用介词不当例如：部、部、部、部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知 公文标题中缺少介词“关于”。中，介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可以理解为只是面向本系统，容易产生歧义，原因就在于“发文机关”与“事由”之间缺少了介词“关于”。标题拟写常见问题

21、标题拟写常见问题:错用标点符号 例如：例如：标题中错用标点符号常见于应使用书名号时错用引号，或不该使用的地方用了书名号，或在标题中使用逗号等。公司关于印发“管理办法”的通知 “管理办法”应使用书名号，而不应用引号；公司关于印发的通知 领导同志的讲话不应使用书名号。提示：提示：按有关规定，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。标题拟写常见问题标题拟写常见问题:误用“的”字 1.文种前随意省略“的”字。如：关于工作安排通知关于2008年工作安排报告 应改为：关于工作安排的通知关于2008年工作安排的报告 2.“的”位置不正确。如：关于的情况报告(单位)关于同志的考察报告 其中“

22、的”位置不正确，容易产生歧义，“的”应为文种前面的结构助词。应改为：关于情况的报告(单位)关于考察同志情况的报告或（单位）关于对同志考察情况的报告标题拟写常见问题标题拟写常见问题:排列不妥当 例如：部、部、部、部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知 提示：提示：简短的标题，通常是“一”字式排列。要保持标题的适中、对称和醒目。移行排列时不要将结构紧密的词语拆开分行排列，以保持词义的完整。复杂的长标题，要在保持词义完整的前提下，采用两行或多行的方式排列，或两行长短相当，或上行短下行长，或上行长下行短，或第一、二行短第三行长，或第一、二行长第三行短。标题拟写常见问题标题拟写常见问

23、题:文种使用不当-请示、报告不分：企业关于申请核销的报告，“申请核销”应请示上级单位批准，文种应为“请示”；企业先进性教育领导小组关于工作情况的请示，“工作情况”无须请示，文种应为“报告”。关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告，该标题内容十分明确，就是要解决问题，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。关于邢台城网建设与改造工程资金问题的报告，内容为向省公司申请解决邢台城网建设与改造工程资金缺口，应该使用“请示”。标题拟写常见问题标题拟写常见问题:文种使用不当-函、报告不分：关于申请解决2008年公费医疗补助费的报告，该文是某单位请求某市批准“医疗补助费”，它们之间不

24、属于隶属关系，是属于平行关系。理应将“报告”两字改为“函”。-批复、复函不分：人民政府关于市总体规划的复函，为省政府对市政府请示的答复，应使用“批复”。关于公司年度利润分配方案有关问题的复函，该文是针对某子公司呈报的年度利润分配方案下达的审核意见，“复函”应为“批复”。标题拟写常见问题标题拟写常见问题:文种使用不当 -通告、公告不分：市供电公司关于区域暂时停电的公告 不属于向国内外宣布重要事项和法定事项，需使用“通告”。-文种并用 关于的请示报告 关于的请示函 不允许同时使用两种法定文种。-自造文种 关于库存物资报废的申请 两节期间安全保供电工作要点 关于2004年汛前检查工作的安排标题拟写常

25、见问题标题拟写常见问题:文种使用不当-省略文种：转发河北省电力公司关于进一步推进农电系统开展“两个创建”活动的意见 应改为：邢台供电公司转发河北省电力公司关于进一步推进农电系统开展“两个创建”活动的意见的通知标题拟写常见问题标题拟写常见问题:事由不规范-省略事由：邢台供电公司推荐函 事由是公文主要内容。除某些公告，正文特别简短，概括事由又很冗长的情况可省略事由外，多数情况不能省略事由。-繁复冗赘关于转发省公司的通知 突出表现为层层转发文件的问题。此种情况可采用“直转法”处理。标题拟写常见问题标题拟写常见问题:事由不规范-错用词语关于恳请解决柏乡临城回线等工程欠款的请示 关于上报趸售县级供电企业

26、2006年度预算的报告 不能在“报告”、“请示”中滥用“上报”、“呈报”、“申请”、“请求”等报请性词语。撰写公文正文常见问题撰写公文正文常见问题：语法不当语法不当 1.省略句子成分导致歧义。如“我公司各级领导深入一线，严防死守，不惜一切代价确保了防洪抢险的物资供应。”这段话在“严防死守”之前省略了“带领广大职工”，容易产生歧义。2.搭配失当。如“请你公司采取有效措施，理顺产权，防止国有资产流失，并将有关整改情况及时向公司总部报告。”“理顺产权”这一表述，动宾搭配不当，应为“理顺产权关系”。3.主语缺失。如“由于今年原材料价格上涨，使我公司成本费用大幅度增长。”前半部分是一个介宾短语构成状语，

27、不可以当主语，可删去前半句的“由于”或后半句的“使”。撰写公文正文常见问题撰写公文正文常见问题：语法不当语法不当 4.重复使用同义字词。如“加强对全民环保意识的教育。是当前非常至关重要的问题。”其中，“非常”重要与“至关”重要是同义词；“大约50%左右”、“约1/3左右”，其中的“约”同“左右”都是指数字有一定的浮动范围，不应同时使用。5.选择性句式前后不统一。如“我们能否抓住机会，迅速发展，关键在于加速培养一批各行各业的人才。”前半句谈了两个方面的问题，后半句只谈了一个方面，应在“加速”前面也加上一个“能否”。6.介词位置不当。如“改革公费医疗制度、实施医疗保障的问题，对于广大人民群众并不是

28、一下子就能够接受的。”此句的主语是“广大人民群众”，因此，“对于”应放在句首。撰写公文正文常见问题撰写公文正文常见问题：用词不准用词不准 1.量词使用不当。如“总体发展状况好于规模以上工业和整个国有及国有控股企业。”“整个”应该为“整体”。2.词义把握不准。如“截止5月底，我公司资产总额为5亿元。”“截止”应该为“截至”。再如，“上年同期营利2亿元。”“营利”应改为“盈利”。“协会为非盈利性组织”，“非盈利性”应该为“非营利性”。3.使用未被广泛接受的社会流行语，或未注意社会流行语的适用范围和界限，与公文性质要求不符，影响公文的严肃性和效力。4.滥用模糊词语，使公文失去严肃性和真实性。撰写公文

29、正文常见问题撰写公文正文常见问题：时间表述含糊时间表述含糊 1.在没有具体年份的情况下，使用“上年”、“上半年”等时间代名词。2.年份随意简写，如69年、73年、05年等。3.“80年代”前没有“世纪”作限制。撰写公文正文常见问题：撰写公文正文常见问题：数字（数量）表达不规范数字（数量）表达不规范 1.数量概念混乱。如“2004年度，公司人均主营业务收入实际完成万元/人，人均主业业务成本万元/人”，这里的人均收入（成本）本身就包括每人万元的含义。2.数值范围不规范。常见的错误有：46%、0.26等，规范的写法应分别为4%6%、0.20.6。3.数字使用形式不恰当。如“三、四天”，“20世纪八十

30、年代”等。提示：出版物上数字用法的规定中明确规定，在表述年代时应当使用阿拉伯数字，如“1998年”，“20世纪80年代”。在表述概数时，邻近的两个数字应当并列连用，中间不应使用顿号隔开，如“三四天”。在公文中，10以上的数字及分数，原则上应使用阿拉伯数字表述；整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要注意同一文稿中上下文的统一。撰写公文正文常见问题撰写公文正文常见问题：言辞含糊罗嗦言辞含糊罗嗦 局关于举办培训班的通知要求“请各企事业单位的参培人员务必于3月5日前来报到”,由于其表述不准确,致使读者理解时产生歧义,不知应该“3月5日前”“来报到”还是应该“3月5日”“前

31、来报到”,不仅有损该公文的质量,而且有碍于工作的有序开展。再如某工交公司一份“工作报告”的开头：“在党的十六大精神指引下,在中共中央关于的通知精神鼓舞下,在全国工业交通工作会议的推动下,在市委市府的关怀下,在局领导的具体领导下,在公司全体员工的共同努力下”洋洋洒洒七十余字,却全是空话,套话,尚未进人公文正题,有悖于公文的实用原则,为公文写作所不取。撰写公文正文常见问题撰写公文正文常见问题：标点符号使用不规范标点符号使用不规范 -引号的使用问题：引号表示文中引用的部分，有时也用来表示需要着重论述的对象或具有特殊含义的词语等。常见的问题是后引号与句号的错误。1.国网公司领导同志的批示是：“抓紧健全

32、公司法人治理结构”。此句的句号应在引号之内。2.国网公司领导同志高度重视国有独资公司董事会试点工作，要求“抓紧健全公司法人治理结构。”此句的句号应在引号之外。3.我们要按照国网公司领导同志“抓紧健全公司法人治理结构。”的批示精神，搞好公司试点工作。此句引号中间的句号应去掉。撰写公文正文常见问题撰写公文正文常见问题：标点符号使用不规范标点符号使用不规范-逗号的使用问题。不规范的问题主要是当用不用，引起歧义。如“3日内蒙古人民共和国有暴风雪。”在“3日内”后边应当有一个逗号，但因缺少了这个逗号后，容易引起歧义，甚至可能带来严重的政治问题。-冒号的使用问题。常见的问题主要是当冒号用在总括性话语的后面

33、表示引起下文的分说时，往往忽视冒号的提示范围或用逗号或分号终结冒号的提示范围。应当注意的是，冒号表示的是仅次于句号的句内停顿，只有句号才能终结冒号。-“”的使用问题。“”是句号的另一种形式，主要用在科技文献和外文中，以防止“。”与阿拉伯数字的“0”和外文字母“o”混淆。公文中，主要用在结构层次序数中，但将“”误为顿号的情况较多，如结构层次序数第三层序号，应为阿拉伯数字加下角圆点，如“4.”，而不应用“4、”。撰写公文正文常见问题：撰写公文正文常见问题：引文不规范引文不规范（一）引用表述不规范。例如：“根据国家电网20081号关于通知的有关精神”，规范表述应为：“根据关于通知（国家电网20081

34、号）的有关精神”。“根据国务院领导同志在国内动态清样（第期）问题上的批示精神”（二）引用不全。例如：“根据国家电网20082号文件精神，我公司”，该表述中引用了“国家电网20082号”，但由于引用不全，令人不知具体是指哪一方面精神。（三）引用内容不合规。例如：引用文件或材料内容断章取义；向上级单位反映情况、提出建议，或请求有关主管单位解决问题时，直接引用未公开的领导同志内部讲话、批示，或引用上级单位的内部“审核意见”等。领导同志未公开的内部讲话和批示，不得直接引用。撰写公文正文常见问题：撰写公文正文常见问题：表述不规范表述不规范（一）名称混乱。例如：某公司名称在同一公文中出现多种称谓。如某公司

35、名称，第一次出现时为“中国集团公司”，在未标注简称的情况下，第二次为“集团公司”，第三次出现时却为“集团”。（二）提法缺乏依据。例如：有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针不相符合或缺乏现行政策依据而难以操作；还有的把未公布施行的文件、规定当作依据。撰写公文正文常见问题：撰写公文正文常见问题：表述不规范表述不规范（三）简称和统称不规范。1.滥用简称，在句子或词语中随意删减字词，产生使人不知其详的所谓“简称”。如“我公司积极主动开展竞合工作，与兄弟企业建立沟通协调机制。”“竞合”一词是将“竞争合作”随意删减后产生的难以理解的“简

36、称”。2.未按照统一的规范使用地名的简称。如“内蒙古自治区”可简称为“内蒙古”，而不能简称为“内蒙”。3.某些国家名称使用简称容易造成歧义。如“我公司大力拓展在阿业务”，“阿”是指阿富汗还是阿联酋等国家，不明确。4.统称不规范。如各省级人民政府国有资产监督管理委员会的规范统称为“各省、自治区、直辖市国资委”或“各省（区、市）国资委”，而不可统称为“各省市国资委”。我公司各单位、部室及各县局的统称为“公司属各单位、部室，各县（市）供电公司、大曹庄供电有限责任公司”。撰写公文正文常见问题：撰写公文正文常见问题：主题词标注不规范主题词标注不规范例如：例如：v1.认为标注主题词只是“文件标题的简缩”。

37、标注中不是根据公文的主题，而是根据公文的标题。v2.认为标注主题词就是将内容说清楚，于是不厌其烦的列出一大串词。v3.认为标注主题词要“符合语法”，认为主题词就是无主句，谓语、宾语要齐全。v4.不熟悉词表，多作自由标引，想当然、随随便便一标了事。撰写公文正文常见问题：撰写公文正文常见问题：主题词标注不规范主题词标注不规范提示：标引方法提示：标引方法v1.先标类别词，再标类属词。国网公司主题词表归纳了13个大类别，43个小类别。v2.标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如国家电网公司关于加强农村电网改造工作的通知，先标类别词“城乡建设”，再标类属词“农村”、“电网”、“改造

38、”，最后标上“通知”。v3.一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如国家电网公司关于企业兼并和职工再就业有关问题的通知，先标引第一个主题内容的类别词“机构”，再标类属词“企业”、“兼并”；然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”，完整的主题词是：“机构、企业、兼并、劳动、就业、通知”。v4.如在一个类别未找到文件内容的类属词，可从其他类别中找相关的类属词，进行组配标引。撰写公文正文常见问题：撰写公文正文常见问题：公文结语写法错误公文结语写法错误v例如：例如：将“请示”结语写作“以上内容如无不当,请批复。”或

39、“以上内容如有不当,请批复。”由于其潜台词分别是“以上内容如有不当就不批复或以上内容如无不当就不批复”，显然有误：“请示”系问文,是办件,作为上级对于下级机关的“请示”,不管其内容“当”与“不当”,上级机关都要批复作答。再比如有的“公函”结语写作“此致敬礼”也是不妥的。“公函”结语一般写作“特此函达”,“请予大力支持”,“请大力协助为盼”,“妥否,盼复。”等,“此致敬礼”不用于“公函”等正式公文,只适用于“便函”。v提示：提示：请示、报告、函，都有自己的规定结束语，要根据不同的形式，选择相应的结束语。撰写公文正文常见问题：撰写公文正文常见问题：发文字号不规范发文字号不规范例如：例如：v发文字号

40、为发文字号为“办办20082008204/83”204/83”，v“办办20082008008008号号”，v“办（办（20082008）号号”，v“办办号号”,”,v“办办0808号号”,”,v“办办20082008号号”。这里的这里的“204/83”“204/83”、“008“008号号”、“（20082008）”、“”“”、0808均不符合编制发文字号的有关规定。均不符合编制发文字号的有关规定。撰写公文正文常见问题：撰写公文正文常见问题：公文附件不规范公文附件不规范例如：例如：1.公文中标有附件而未附或附件不全；2.附件说明置于成文日期之后；3.附件名称与正文附件说明所标注的不统一；4.

41、标注附件与正文之间没有空1行。5.使用阿拉伯数字标明多个附件序号时，阿拉伯数字后没用使用齐线墨点（“.”）而错用顿号（“、”）。6.标注多个附件时没有左对齐。7.将附件的附件在公文中标注。撰写公文正文常见问题：撰写公文正文常见问题：公文附件不规范公文附件不规范v提示：提示：附件是指附属于公文正文的有关材料，具有对正文进行补充说明附件是指附属于公文正文的有关材料，具有对正文进行补充说明或提供相关资料的作用，是公文的组成部分。位置在正文之下空或提供相关资料的作用，是公文的组成部分。位置在正文之下空1 1行，左行，左空空2 2个字的位置用个字的位置用3 3号仿宋字标示号仿宋字标示“附件附件”二字。二

42、字。v1.“1.“附件附件”二字后加冒号和附件名称，附件名称之后不加标点符号。二字后加冒号和附件名称，附件名称之后不加标点符号。附件：中央企业劳动模范名单。附件：中央企业劳动模范名单。附件：中央企业劳动模范名单；附件：中央企业劳动模范名单；v该例中书名号、句号、分号都应去掉，应为：该例中书名号、句号、分号都应去掉，应为：附件：中央企业劳动模范名单附件：中央企业劳动模范名单v2.2.如有两个或两个以上附件，应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉如有两个或两个以上附件，应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字。例如：伯数字。例如：附件：附件：1.1.2.2.v3.3.附件应与公文正文一起装订，并在

43、附件左上角第附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1 1行顶格标示行顶格标示“附件：附件：”，如有多个附件，应依序标注，如有多个附件，应依序标注“附件附件1 1：”、“附件附件2 2：”等。等。v4.4.如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文发如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文发文字号，并在其后标示附件及序号。文字号，并在其后标示附件及序号。撰写公文正文常见问题：撰写公文正文常见问题：行文规则混乱行文规则混乱（一）请示一文多事。请示要避免一文多事，因为一文一事，有利于上级单位及时研究批复，提高公文处理效率。若某一请示件涉及不相关联的多项内容，则可

44、能涉及较多单位，上级单位需花费较多时间进行研究协调和审阅批复，不利于请示事项的及时解决；若其中某一请示事项存在问题，则会影响到其他事项的处理，使上级难以批复，还可能贻误工作。（二）党政公文印制版式混用 例如：使用行政文件版头印制党组织文件，如文件眉首部分使用“中国集团公司文件”标识，但文件内容却为中国集团公司直属党委关于的通知。病例公文的分析与修改病例公文的分析与修改（函）（函）日报社的函 大学：为了提高我社青年记者的业务能力，我们决定从现有记者中抽出十五名青年记者，到贵校中文系新闻进修班脱产进修一年。从2008年8月28日开始，到2009年8月结束。有关进修费用按上级有关文件规定缴纳。如果同

45、意，希尽快函告我们。2008年8月26日病例公文的分析与修改病例公文的分析与修改分析与修改：分析与修改：v（1）标题中缺少完整事由，从正文看，标题应为“日报社关于联系青年记者学习事宜的函”。v（2）正文第一句应删掉一些不必要的文字，修改为“为了提高我社青年记者的业务能力，我们拟选15名同志，到贵校中文系新闻进修班脱产学习一年。”v（3）最后一句：“如果同意，希尽快函告我们。”会使人产生疑问：如果不同意，是否就不必函告了呢？实际上，这类函，对方无论同意与否，都是应该复函的。所以“如果同意”用的不准确，应改为“同意否”。v（4）落款年月日应根据国家行政机关公文格式的规定，用汉字书写，改为“二八年八

46、月二十六日”。病例公文的分析与修改病例公文的分析与修改（通知）（通知）关于发布实施旅游发展规划管理暂行办法的通知旅计财发（2008）012号 各省、自治区、直辖市、计划单列市旅游局，新疆生产建设兵团旅游局：为加强旅游规划管理，充分发挥旅游规划在旅游开发建设方面的指导作用，促进旅游业健康持续发展，我局制订了旅游发展规划管理暂行办法，现下发给你们，请遵照执行。国家旅游局 二七年七月二十六日 附件：旅游发展规划管理暂行办法。病例公文的分析与修改病例公文的分析与修改（通知）（通知）分析与修改：分析与修改：（1）标题不规范。标题上的“旅游发展规划管理暂行办法”应加“”号。（2）发文字号年份上的“（）”应

47、该为“”；顺序号不要带虚位，“012”应改为“12”。（3）附件说明的位置不对，应在正文下方空一行的位置；而且不应带“”与“。”。撰写公文正文需要把握几点：撰写公文正文需要把握几点：-结构要清楚划分段落把握三个原则：单一性：单一性：一段直说明一个中心意思；同时，一个意思要在一个自然段集中讲完。完整性完整性：每一段要完整表达一个意思，而不要将一个问题分在两段表述；同时，各段之间要相互贯通，符合逻辑顺序。明确性：明确性：段旨应明确、突出，一般起句立意，用扼要语句将该段主旨加以概括和提炼，置于段首，而后再进行阐述有些简单文件采用篇段合一式。撰写公文正文需要把握几点：撰写公文正文需要把握几点：-力求简

48、短公文遣词造句要恰当、周密、明确，开门见山，简明扼要，别拖泥带水。要大力提倡写短文，在“文字精炼”、“篇幅短小”上下功夫，努力用最少的文字表达尽可能多的意思。一文一事，主旨明确 认真推敲，竭力删掉可有可无的字词句段，毫不可惜。也可以适当运用一些规范简称，但不能用“李局长、刘局长”。用语简洁明快，干净利落 掘弃不必要的解释和说明；删掉可有可无的字词句段；淘汰套话。贵用直笔 撰写公文正文需要把握几点：撰写公文正文需要把握几点：-正确运用语言准确v符合客观实际，不能夸大，使用材料真实，数字准确。v符合语法规范，符合逻辑。“当否，请批准”（当与不当，都得批准，逻辑错误显而易见）v避免产生歧义 “我们要

49、严厉打击少数犯罪份子。”（那多数的你给放了吗？）v不能随意省略 不能用“李局长、刘局长”。撰写公文正文需要把握几点：撰写公文正文需要把握几点：-正确运用语言庄重 少用或不用口语、俗语。如：开会时，后排有两位同志在咬耳朵。（交头接耳）多用叙述性。陈述性语言，忌用描绘性、抒情性语言。如写领导坚持深入现场，“每座变电站都留记着他的脚印”朴实 直陈其事，不要拐弯抹角，含蓄隐晦，也不要刻意渲染、铺陈。撰写公文正文需要把握几点：撰写公文正文需要把握几点：-正确运用语言正确运用名称人名、地名、数量单位等规范准确。如：公分 110KV讲究顺序。人名按姓氏笔画、职务排列同级机关连用，按法律地位的顺序排列。撰写公

50、文正文需要把握几点：撰写公文正文需要把握几点：-公文结构的层次序数要规范 按照国家行政机关公文格式的规定，公文的结构层次序数，第一层为“一、”第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。需要注意的是阿拉伯数码后是下角圆点而不是顿号，即应为“1.”，而不是“1、”。在实际中，如果不需要全部四个层次，在只有一个或两个层次时，可以按顺序跳用。例如：只有一个层次时，可在“一、”或“1.”中选用，但是不能用“(一)”或“(1)”；只有两个层次时，可用“一、”和“1.”，“一、”和“(一)”或“1.”和“(1)”。公文与文艺作品结构的不同点公文与文艺作品结构的不同点 在艺术创作中，有“只写残