有效时间管理精.ppt

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1、有效时间管理第1页，本讲稿共48页明日歌明日歌(明明)文嘉文嘉明日复明日，明日复明日，明日何其多。明日何其多。我生待明日，我生待明日，万事成蹉跎。万事成蹉跎。世人若被明日累，世人若被明日累，春去秋来老将至。春去秋来老将至。朝看水东流，朝看水东流，暮看日西坠。暮看日西坠。百年明日能几何？百年明日能几何？请君听我明日歌请君听我明日歌!明日歌明日歌(明明)文嘉文嘉明日复明日，明日复明日，明日何其多。明日何其多。我生待明日，我生待明日，万事成蹉跎。万事成蹉跎。世人若被明日累，世人若被明日累，春去秋来老将至。春去秋来老将至。朝看水东流，朝看水东流，暮看日西坠。暮看日西坠。百年明日能几何？百年明日能几何？

2、请君听我明日歌请君听我明日歌!第2页，本讲稿共48页有关时间的名言有关时间的名言“逝者如斯夫，不舍昼夜。”孔子时间就象海绵里的水一样，只要你愿意挤，总还是有的。鲁迅“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”民间谚语时间对每个人都是一样的均等性一个人越知道时间的价值，越倍觉失时的痛苦呀！但 丁 第3页，本讲稿共48页时间的特点时间的特点不可逆性不可逆性伸缩性伸缩性 均等性均等性不可储蓄性不可储蓄性第4页，本讲稿共48页 人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用大脑，也要时间。无论你做什么事情，即使不用大脑，也要花费时间。因此，管理时

3、间的水平高低，会决定花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。你事业和生活的成败。第5页，本讲稿共48页一年有 天；其中双休日共 天；法定假日 天；公司带薪休假 天；实际工作约 天，每天8小时，共 小时;第6页，本讲稿共48页一、下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被

4、打断吗？8.你在办公室用餐吗？9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？第7页，本讲稿共48页第8页，本讲稿共48页缺乏计划缺乏计划缺乏组织缺乏组织缺乏分配缺乏分配缺乏控制缺乏控制第9页，本讲稿共48页时间失控的原因1.缺乏计划 业务员身负市场开拓重任

5、,很多时候都会同时有多项任务须要完成，而这些任务又各有不同的困难和完成的期限，我们只能走一步看一步，而不能事先全盘计划如何完成各项任务，渐渐发现时不我待，其中一二项的时限迫在眉睫，於是匆忙放下手上其他的工作，找寻额外资源去完成，这种处理方法虚耗资源和时间。第10页，本讲稿共48页时间失控的原因2.缺乏组织 业务员很多时候须要将工作分配给其他人处理，或与其他部门配合，假如在分配工作时，没有把人员组织起来，又没有与其他部门取得默契，则我们在执行时可能会出错，或彼此产生误会，或因缺乏后援而导致无法完成工作等情况，使我们还须花时间去纠正。第11页，本讲稿共48页时间失控的原因3.用人不当 主管於分配工

6、作给各员工时，对他们的情况不甚了解，例如没有考虑员工的工作能力、工作量及组员间的合作性等，忽略这些因素，可能令员工无法顺利如期完成任务，这时主管就要亲自解决或重新分配工作，因而浪费主管和员工的时间；第12页，本讲稿共48页时间失控的原因4.缺乏控制 每项任务都有完成的时限和要求的标准，若主管在分配工作后，没有跟进员工的进度及成效，很可能在限期完结前两三天才发现限期将至，而恐怕工作不能如期完成，导致要花费很多时间急谋对策，或者是在工作完成后，须要从头再做，平白浪费不少时间。第13页，本讲稿共48页第14页，本讲稿共48页法宝一：以法宝一：以SMARTSMART为导向的目标原则为导向的目标原则 时

7、间管理指出，目标原则不单单是有目标，而且是要让目标达到SMART标准，这里SMART标准是指：具体的（Specific）。这是指目标必须是清晰的，可产生行为导向的。比如，目标“我要成为一个优秀的员工”不是一个具体的目标，但目标“我要获得今年的公司最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。“时间管理”的4大法宝第15页，本讲稿共48页“时间管理”的4大法宝法宝一：以SMART为导向的目标原则 可衡量的（Measurable）。这是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今年的公司最佳员工奖”目标，它就对应着许多量化的指标出勤、业务量、绩效等。第16页，本讲稿共48页“时间管理”的4大法宝法

8、宝一：以SMART为导向的目标原则 可达到的（Attainable）。这里“可达到的”有两层意思：一是目标应该在能力范围内；二是目标应该有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者，其实后者也相当重要。目标经常达不到的确会让人沮丧，但同时得注意：太容易达到的目标也会让人失去斗志。第17页，本讲稿共48页“时间管理”的4大法宝法宝一：以SMART为导向的目标原则 相关的（Relevant）。这里的“相关的”是指与现实生活相关，而不是简单的“白日梦”。第18页，本讲稿共48页“时间管理”的4大法宝法宝一：以SMART为导向的目标原则 基于时间的（Time-based）。“基于时间”就更容易理解了，它是

9、指目标必须确定完成的日期。在这一点上，时间管理指出，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的“时间里程牌”，以便进行工作进度的监控。第19页，本讲稿共48页“时间管理”的4大法宝法宝二：关注第二象限的四象限原则 根据重要性和紧迫性，我们可以将所有的事件分成4类（即建立一个二维四象限的指标体系）。第20页，本讲稿共48页“时间管理”的4大法宝法宝二：关注第二象限的四象限原则 B重要而不紧迫重要而不紧迫A 重要又紧迫重要又紧迫C 既不重要既不重要 也不紧迫也不紧迫D紧迫而不重要紧迫而不重要（重要）（重要）紧迫紧迫第21页，本讲稿共48页“时间管理”的4大法宝法宝二：关注第二象限的四象

10、限原则 第一类是“重要且紧迫”的事件，例如：处理危机、完成有期限压力的工作等；第二类是“重要但不紧迫”的事件，例如：防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划、有效的休闲；第22页，本讲稿共48页“时间管理”的4大法宝法宝二：关注第二象限的四象限原则 第三类是“不重要但紧迫”的事件，例如：不速之客、某些电话、会议、信件；第四类是“不重要且不紧迫”的事件，更直接的来说是“浪费时间”的事件，例如：阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。第23页，本讲稿共48页“时间管理”的4大法宝法宝二：关注第二象限的四象限原则 时间管理指出，第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的

11、时间管理方式，但在第一象限与第二象限的处理上，人们却往往不那么明智很多人更关注于第一象限的事件，这将会使人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往既不利于个人也不利工作。第24页，本讲稿共48页“时间管理”的4大法宝法宝二：关注第二象限的四象限原则 大多数新员工在进厂的初期，是一个关注于第一象限事件的人。那时候感觉很糟，天天加班，而且工作质量也不尽如人意。若转换了关注的方向，可以发现整个感觉都会改变，这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的，第二象限的扩大会使第一象限的事件减少，而且处理时由于时间比较充足，效果都会比较好，人也更有自信了。第

12、25页，本讲稿共48页“时间管理”的4大法宝法宝三：赶跑时间第一大盗的韵律原则法宝三：赶跑时间第一大盗的韵律原则 专业的统计数据指出：“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。其中80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。第26页，本讲稿共48页“时间管理”的4大法宝法宝三：赶跑时间第一大盗的韵律原则 时

13、间管理法则“韵律原则”，它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当地与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。第27页，本讲稿共48页“时间管理”的4大法宝法宝四：执着于流程优化的精简原则 “崔西定律”是指：“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比.例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。”第28页，本讲稿共48页如何进

14、行有效的时间管理如何进行有效的时间管理1.1.“今年是你生命中的最后一年今年是你生命中的最后一年”法法 你打算如何去度过？你打算如何去度过？第29页，本讲稿共48页如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理2.2.时间价值分析法时间价值分析法时间价值表时间价值表年收入（万元）年工作时间（日）日工作时间（小时）每日价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）每秒价值（元）2.00 222.00 8.00 90.09 11.26 0.19 0.003 4.00 222.00 8.00 180.18 22.52 0.38 0.006 6.00 222.00 8.00 270.27 33.78 0.5

15、6 0.009 8.00 222.00 8.00 360.36 45.05 0.75 0.013 10.00 222.00 8.00 450.45 56.31 0.94 0.016 第30页，本讲稿共48页比尔盖茨每秒赚250美圆，即每天赚2000万美圆，一年赚78亿美圆。假如盖茨掉了1000美圆，他也懒得捡，因为他去捡要花掉4秒钟，这一弯腰他已赚回1000美圆。第31页，本讲稿共48页如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理2.2.时间价值分析法时间价值分析法 你的时间价值分析你的时间价值分析第32页，本讲稿共48页如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理3.3.成功成功=价值价值

16、速度速度2 2（S=VS=V C C2 2）E=MC E=MC2 2（能量（能量=质量质量 速度速度2 2）；）；做最有价值的事（提升你做事的价值）；做最有价值的事（提升你做事的价值）；在单位时间内做最多的事（提升你做事的在单位时间内做最多的事（提升你做事的 效率和速度）。效率和速度）。第33页，本讲稿共48页如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理4.ABC4.ABC分类法分类法B重要而不紧迫重要而不紧迫A 重要又紧迫重要又紧迫C 既不重要既不重要 也不紧迫也不紧迫D紧迫而不重要紧迫而不重要重要重要紧迫紧迫第34页，本讲稿共48页如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理5.5.生理节

17、奏法生理节奏法 a)a)注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；在此时段做最有价值的事；b)b)注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；间内解决问题；c)c)该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，这样你每天清醒的时间，就多增加了前就休息，这样你每天清醒的时间，就多增加了1 1小时。小时。第35页，本讲稿共48页如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理6.6.杜拉克时间管理法杜拉克时间管理法 现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者

18、不是现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。从他们的任务开始，而是从他们时间开始。记录时间；记录时间；分析时间；分析时间；管理时间。管理时间。第36页，本讲稿共48页如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理7.7.柯维时间管理法柯维时间管理法 以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进；性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进；有效个人管理的六个标准（有效个人管理的六个标准（1 1）：）：一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、

19、欲望与欲望与 自制等应合谐一致；自制等应合谐一致；平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展；面平行发展；第37页，本讲稿共48页如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理7.7.柯维时间管理法柯维时间管理法 有效个人管理的六个标准（有效个人管理的六个标准（2 2）：）：有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应，最有价值的事先做；标，但要相互呼应，最有价值的事先做；重人性：个人管理的目的在人而不在事；重人性：个人管理的目的在人而不在事；有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调

20、整；有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整；携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整。携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整。第38页，本讲稿共48页如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理7.7.柯维时间管理法柯维时间管理法 有效个人管理的四个步骤有效个人管理的四个步骤 确定角色：确定你认为重要的角色；确定角色：确定你认为重要的角色；选择目标：分别为每个角色确定未来一周要达成的目标；选择目标：分别为每个角色确定未来一周要达成的目标；安排进度：为这些目标确定完成时间；安排进度：为这些目标确定完成时间；逐日调整：每日清晨依据行事历，安排一天做事的顺序。逐日调整：每日清晨依据行事历

21、，安排一天做事的顺序。第39页，本讲稿共48页如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理8.8.艾维艾维利时间管理法利时间管理法 a)a)写下你明天要做的写下你明天要做的6 6件最重要的事；件最重要的事；b)b)用数字标明每件事的重要性次序；用数字标明每件事的重要性次序；c)c)明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；d)d)然后再开始完成第二项、第三项然后再开始完成第二项、第三项；e)e)每天都要这样做，养成习惯；每天都要这样做，养成习惯；第40页，本讲稿共48页如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理9.20/809.20/80

22、时间管理法时间管理法 a)20/80 a)20/80定律是由意大利经济学家巴莱多发明的，因此，也叫巴莱定律是由意大利经济学家巴莱多发明的，因此，也叫巴莱多定律；多定律；b)b)用用80%80%的时间和精力照顾好能给你带来的时间和精力照顾好能给你带来80%80%的销售额的的销售额的20%20%的优质客户；的优质客户；c)c)用用80%80%的时间和精力学习能给你产生的时间和精力学习能给你产生80%80%的效果的的效果的,20%,20%的最的最基本的理论和方法（成功者已证明的）；基本的理论和方法（成功者已证明的）；d)d)最最20/8020/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。定律从

23、你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。第41页，本讲稿共48页如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理10.10.日程表时间管理法日程表时间管理法 a)a)“我要得到什么样的结果？我要得到什么样的结果？”b)b)“这件事是否可以不干？这件事是否可以不干？”c)c)“这件事是否可以交给别人去干？这件事是否可以交给别人去干？”d)d)“是否还有更好的方法？是否还有更好的方法？”第42页，本讲稿共48页如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理11.11.善用省时工具善用省时工具 电话电话 移动电话移动电话 E-mail E-mail 网址网址 传真传真 交通系统交通系统 电脑电脑 手提电脑

24、手提电脑 PDA PDA 语音系统语音系统 第43页，本讲稿共48页十大时间节约秘诀十大时间节约秘诀1.1.有用的东西定位放置有用的东西定位放置;2.2.带着建议开会带着任务离开带着建议开会带着任务离开;3.3.每个电话都当做一个国际长途每个电话都当做一个国际长途;4.4.把自己的计划当成老板的计划把自己的计划当成老板的计划;5.5.当天的事情当天完成当天的事情当天完成;第44页，本讲稿共48页十大时间节约秘诀十大时间节约秘诀6.6.丢弃无用的东西要快狠丢弃无用的东西要快狠;7.7.事后处理不如事前预防事后处理不如事前预防;8.8.通过别人把自己的事情做好通过别人把自己的事情做好;9.9.万事

25、以最小的投入达到效果万事以最小的投入达到效果;10.10.采取积极的人生观。采取积极的人生观。第45页，本讲稿共48页今日歌今日歌（明）文嘉今日复今日，今日何其少！今日又不为，此事何时了。人生百年几今日，今日不为真可惜。若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。为君聊赋今日歌，努力请从今日始。第46页，本讲稿共48页昨天是一张已被注销的支票昨天是一张已被注销的支票昨天是一张已被注销的支票昨天是一张已被注销的支票明天是一张尚未到期的本票明天是一张尚未到期的本票明天是一张尚未到期的本票明天是一张尚未到期的本票今天则是随时可运用的现金今天则是随时可运用的现金今天则是随时可运用的现金今天则是随时可运用的现金Put First Things FirstPut First Things FirstPut First Things FirstPut First Things First!第47页，本讲稿共48页第48页，本讲稿共48页