提升地方高校科研成果档案管理水平的思考,档案管理论文.docx

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1、提升地方高校科研成果档案管理水平的思考,档案管理论文随着高校的不断扩招，地方高校在很多方面获得了可喜的成绩，教学水平、科研能力逐步加强，科研成果日渐丰富，科研档案数量与日俱增。当前，地方高校的科研档案管理仍在沿用传统形式，科研档案基本以纸张、图片、实物、光盘等形式保存。纸质、图片易受潮、变质，实物也容易被氧化，这种传统的保存方式，使得保管存放工作难度加大。同时，科研工作者在查询这些科研成果时也极为不便。可见，传统的科研档案管理方式已不能适应当下科研快速发展的需求。为了更好地保存这些科研成果，也为了让这些科研成果更好地为后来的研究者提供服务，笔者拟对当下地方高校的科研档案管理提出一些建议，以期为

2、正在发展中的地方高校档案管理提供若干参考。 一、高校科研档案的涵义 一般以为，高校科研档案就是指在高校科学研究管理和实践活动中直接构成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。1962 年批准的关于科研档案的文件中明确指出: 技术档案不仅具有很大的现实意义，而且具有很大的历史意义，不但我们今天能够重复使用，而且还应该保存下来供长远的参考和研究。 科研档案是科研成果得以保存并传承的载体，也是科研活动的重要环节之一。众所周知，科研档案是地方高校科研工作人员继续深切进入研究、创造发明的前提和基础。科学合理地为科研档案归档为研究工作人员快速查找材料、借鉴前人的成果和创新思维提供了便利，为研究人员在科研

3、准备阶段节省时间、进一步深切进入研究提供了有力保障。因而，科研成果档案对科学研究起着至关重要的作用。 二、地方高校科研档案管理的现在状况 当前，很多地方高校在进行科研档案信息采集时，经常是在传统的手工录入的基础上借助计算机处理。如今大部分高校都有自个的科研管理平台，他们或以本学校的需要为标准进行自主研发科研成果管理系统，或购买一些较为稳定的管理软件，在其功能上按本学校的要求进行修改。这类管理平台的主要功能有: 成果登记、审核、统计、查询等。但除了系统管理员能进行简单的统计和查询外，普通用户只能查看自个的科研成果。从整体来讲，当前的管理形式相较传统手工形式工作效率大大提高了，但其缺陷是成果没有公

4、开化，没有实现科研成果资源的分享。在采集科研成果时仅登记名目，其成果详细内容并未上传到科研管理系统中，详细的科研成果仍依靠传统的方式进行纸质存储。根据档案管理的规定，一定时间后会销毁，这对科研成果的保存极为不利，科研成果的价值更是得不到应有的发挥。 三、地方高校科研成果档案管理中存在的问题 (一) 对科研档案管理的重要性认识缺乏 由于地方高校的科研能力和水平相对较低，加之对科研成果的重要性认识缺乏，导致管理水平仍停留在登记、统计、珍藏、保存的层面。很多地方高校科研管理部门由于受传统 重藏轻用 观念的影响，导致大量丰富的科研档案资料不能发挥其应有的作用。普遍存在的现象是科研工作人员要晋升职称时才

5、到档案馆查询自个的科研成果，其他时候则无人问津，科研档案的利用率极为低下。有不少档案管理人员以为，档案就是珍藏资料，保存资料，服务工作缺乏活力。 (二) 经费投入缺乏 很多地方院校对科研档案管理经费投入缺乏量的科研成果缺乏足够的存储空间，科研档案在归档经过中过于简化，导致大量的科研成果保存不完好。 例如，一些地方院校只收集课题申报书、立项文件、课题合同，结题材料等，却忽视了课题研究经过中的一些经过资料，结果导致课题资料收集归档不完好，时间一久，科研成果丢失。同样，由于经费投入缺乏，一些当代化的管理设备不能配套，致使科研档案管理的当代化程度不高。在信息化、网络化的时代，科研成果管理假如跟不上时代

6、的步伐，最终会导致科研成果管理效率低下，调用档案时查阅不便，资源分享度低。 (三) 科研档案管理人员专业素质相对较低 地方院校档案管理人员专业素质普遍较低，究其原因，在地方院校从事档案管理的管理人员学历相对较低，且专业人员缺乏。大多数人员毕业于其他专业，对于档案管理的专业知识了解较少，档案管理能力相对较差。另外，由于地方高校内部人员流动性较大，专职档案管理人员不多。他们在工作交接经过中时常有疏漏，工作既不专业，也不规范、熟练。 四、提高科研档案管理水平的策略 (一) 严格遵守科研档案管理要求 国家对科研档案的管理早有严格的要求: 科研档案工作必须纳入管理制度之中，与计划管理、课题管理和成果管理

7、等工作严密结合，实行科研工作和建档工作 四同步 管理: 下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步; 检查计划进度与检查科研文件材料构成情况同步; 验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步; 上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具课题归档情况证明材料同步。 因而，地方高校应严格遵守国家对科研档案管理的基本要求，做到 四同步 管理。 (二) 科学合理利用科研管理系统 科研档案管理的目的是要实现科学化、当代化。在实现 四同步 管理的经过中只要充分利用现有的科研管理系统，才能实现科研档案工作从传统经历体验管理形式向当代科学管理形式的转化。 首先，要实现成果数字化、网络化

8、。只要实现了科研成果的数字化，才能进一步实现科研成果的网络化，进而实现其分享功能。当下，大多数地方高校的科研登记内容主要牵涉登记科研论文、著作、项目、专利、收录、获奖、学术沟通等方面，而对科研成果的应用转化没有进行跟踪管理。在采集这些成果时也仅仅是录入大致名目，而成果本身的详细内容并没有录入到科研管理系统中。针对这一详细情况，科研工作者在录入成果时应将成果内容上传至科研管理系统中。 如属于纸质成果的，能够通过扫描、照相等手段进行处理后保存，而有些成果是属于经过性的，在收集中能够采取录像方式保存其成果，使这成果数字化，上传到科研管理系统中。这样，科研信息的采集工作才更有意义和价值。认真收集科研成

9、果，让其成果数字化，才能实现科研档案价值的最大化。保存好科研档案，才能让科研档案在科研工作中发挥其应有的作用。 在实现科研成果数字化的基础上，档案管理者通过现有的网络信息技术，便可实现对科研成果的分享功能。在科研管理系统中增加查询、检索功能，进而最大程度地实现科研成果的网络分享功能。 其次，还需要地方高校加大对科研档案管理经费的投入，在场地、办公设备和人员配备上给予保证。与此同时，加强对科研管理人员以及档案管理人员的培训，提升其业务素质，以便更好地为科研工作服务。一方面，科研管理人员应定期进行专业技能培训，包括科研成果的管理制度、成果的处理技术等方面的培训; 另一方面，科研档案管理人员应多学习

10、其它高校的先进管理经历体验与管理形式，真正提升科研档案管理人员的专业素质。 五、结束语 科研档案反映了一所大学的综合实力和学术水平，科学有序地管理科研档案、深切进入细致地挖掘科研档案的研究价值，对整个学校的教学管理和可持续发展有极大的促进作用。当前，很多地方高校对科研档案管理工作的重要性认识不够，经费投入缺乏，缺乏相关专业管理人才，进而在一定程度上影响学校的科研发展。科研档案管理人员应当从严格遵守科研档案的管理要求、科学合理利用科研管理系统、提升个人业务素质等方面提高科研档案的管理水平。 参 考 文 献 1李新荣高等院校科研管理研究M.北京: 中国经济出版社，2008:242. 2张玉霞高职院校科研档案管理问题及对策研究J.中国成人教育，2020，(2). 3陈美玲科研机构科研档案管理形式创新J.科技档案，2020，(1) 4中国科学院科研档案工作规范S.1998