财务共享模式实施后会计档案管理现状和对策,档案管理论文.docx

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1、财务共享模式实施后会计档案管理现在状况和对策,档案管理论文摘 要： 施行财务分享是当下企业一个行之有效的财务管理形式，也是企业业财融合的一个突破口。做好这个工作，需要企业从各个流程和各种管理方式上进行努力，华而不实在转换成财务分享形式时，进行有效的会计档案管理，是一个重要的基础工作，当前转换经过中，会计档案管理中存在着众多问题有待解决，本文拟进行这方面的讨论。 本文关键词语 : 财务分享;会计档案管理;大数据;讨论; 随着我们国家经济的高质量发展和信息化时代应用深切进入，财务管理理论与实务已有了很大的创新，财务工作的专业化程度和精细化程度进一步提高，财务信息化工作已逐步开展，内控管理建设又提到

2、一个新台阶，传统财务管理工作已经不能知足当下企业管理的需要，运用当代管理睬计方式方法，进行财务管理形式创新，以企业战略为主要任务，以提升企业价值和运行效率，开展以风险防备为中心目的的财务管理活动正在如火如荼地展开，财务转型已成为当今财务管理工作的一个热门话题，财务分享服务这个现代的财务管理手段对财务组织构造进行深度的变革，将各种财务资源信息更好地聚集起来，已成为财务转型中一个行之有效的财务管理形式。随着财务分享服务在国内大中型企业的蓬勃发展，会计档案管理工作是应用财务分享形式时不可忽略的基础性工作，无论是用友、金蝶、SAP软件、久其软件平台的会计程序类档案，还是银行回单、税务发票、行程单、车票

3、、采购单、合同等数据类档案，会计档案资料的管理工作组织形式和方式方法都有了很大变化。 一、施行财务分享形式对会计档案管理的促进作用 这个促进作用主要表如今： (一)会计档案集中化程度逐步上升 以前会计档案分散在包括各个分公司、子公司等的会计业务实体中，如今施行财务分享服务，由财务分享中心集中进行会计计量、记录和报告，原由以前会计业务实体产生的记账凭证、会计凭证等会计档案，如今全部由财务分享中心集中、统一生成，因而，生成的会计档案数量宏大，构成一个庞大的会计数据库，需要进行集中统一管理。 (二)会计档案电子化程度逐步上升 固然自2021年1月1日，我们国家就施行了(会计档案管理方式方法,肯定了电

4、子会计档案的法律效力，但电子会计档案在实际工作中用得还不算多，很多单位还是宁愿采用纸质会计档案，也不愿意用电子文档，而施行财务分享形式就要求把财务管理的效率进一步提高，假如不采用智能影像扫描、移动报销、双屏审核、凭证自动生成、银企直连、税企直连等当代化技术，再加上简化流程，尽量减少不必要的环节等方式方法，财务分享中心人员会无法完成财务分享工作，更谈不上实现财务分享工作提升效率，加强管理的职能。因而，这种形式倒逼企业会计档案尽量采用OCR辨别，RFID技术、影像技术以及集成技术来实现电子化。假如实现电子化后，不仅仅节约了纸张，减少了打印机的损耗，而且包括凭证的获取、报销以及入账等流程，都实现电子

5、化后，会计档案的获得、报销等事项都能够通过网上进行办理，不需要相关人员来现场办理，在会计档案的储存和查阅方面也更方便，会计档案管理从传统的纸质档案到电子会计档案的转变，突破了时间和空间的限制，更新速度也比以前快，加快了财务工作效率。 (三)会计档案可利用程度逐步上升 以前由于会计核算的特点，会计档案分散分布于公司总部和子分公司中，如今施行财务分享形式后，将这些分散的档案数据集中起来，克制了以往跨部门、跨地区、跨行业整合财务信息的难点，构成的数据比以前的数据体量更大，对企业整体的财务状况把握得更清楚，能够利用相关的财务和其他软件以及数据挖掘技术，对会计档案数据进行有效的聚集、整理、汇总以及分析，

6、找到数据之间联络，结果做到定量化、精准化、及时化、有效化，甚至能够将数据进行可视化展示，便于了解企业发展现在状况，找出企业发展规律，为领导提供决策支持。 二、施行财务分享形式后会计档案管理中的问题 在施行财务分享形式后，由于财务管理中心职能从经营实体转向了财务分享中心履行，会计档案管理工作的链条产生了改变，也产生了一些问题： (一)会计档案制度和人员问题 施行财务分享形式后，会计档案怎样管理，很多单位是按领导直接要求来进行，而领导又不太重视档案管理这一块，只是简单地把会计档案进行“位置平移 ,以前是在分子公司，如今是放在财务分享中心；至于施行财务分享形式中有关会计档案管理方面的人员，大部分情况

7、就是以前的会计档案管理人员，也有临时指派，做这个会计档案管理工作的，只是简单地将会计档案进行分类。当前企业很少注重对会计档案管理人员的培养。 (二)会计档案衔接问题 在施行财务分享形式后，财务分享应用上线后，会计档案的保管从分散保管到集中保管，存在着保管地点变化的问题，也存在着保管方式同时存在纸质和电子方式的问题，施行财务分享形式后，用电子方式保管会计档案的情况增加。此时，从分子公司等分享单位分散保管到财务分享中心集中保管的经过中，以及电子档案和纸质档案两种方式并存经过中，可能存在会计档案数据的采集和加工衔接不当，如分享单位纳入财务分享后，原有会计档案管理人员和后来会计档案管理人员不同，总有部

8、分会计档案资料需要转到财务分享中心，原有的会计档案资料转过来后，出现装订顺序打乱，会计档案不大好找，甚至丢失等多种情况。十分是存在从分子公司把档案寄到财务分享中心的时候，会出现分子公司已经寄出，财务分享中心尚未扫描登记的情况，即会计档案的空档期，有可能出现这个期间，两边查资料都不方便，也有丢失档案的可能性。 (三)会计档案存储空间问题 无论是纸质档案，还是电子档案，都会占用一定的空间，纸质版的档案占用物理空间，电子版的档案占用系统的存储空间。采用财务分享形式时，会扫描大量的图片，如报销单据，银行回单，存入影像系统中，扫入的图片越清楚明晰，一般情况下占用的空间越大。纸质版的档案也会累积起来，占用

9、很大的空间。 (四)会计档案存储分类问题 在施行财务分享形式时，集中了大量的会计档案，需要分门别类地进行合理分类，比方分成资金管理类、预算管理类、费用报销类等，资料来自各分享单位，收集和管理难度比以前更大，假如不加以合理分类，会造成档案堆放混乱，造成管理无序的局面，出现档案不大好找，甚至丢失的现象。以前采用人工形式对会计档案进行规范整理得较多，如今运用电子形式处理不当，也会造成档案资料零散的情况。 (五)企业软件融合问题 在施行财务分享形式之前，往往企业已经装了各种管理软件，包括财务软件，比方OA办公系统，集中采购平台、ERP管理系统、资金管理系统、资产管理系统、安全管理系统等，施行财务分享形

10、式后，企业需要专门建立一个财务分享管理系统，可以能重新整合企业的各种管理系统，将财务分享管理功能整合到原有的系统中，假如整合得不好，也有可能产生档案不好找，甚至丢失的现象。 (六)会计档案网络安全问题 无论是纸质版会计档案，还是电子版会计档案，这些信息和数据都是企业内部机密，不得外泄，施行财务分享形式时，固然处理流程趋于专业化、标准化，减少了分散风险，但假如不重视会计档案管理问题，纸质版会计档案仍会泄露或丢失的风险；假如不重视电子版会计档案系统，则可能会遭到外界的侵入，进而蒙受损失。 三、施行财务分享形式后加强会计档案管理的措施 基于以上问题，为了更好地开展财务分享工作，提升企业的财务分享中心

11、财务管理运行效率，能够从下面几个方面出发，加强会计档案管理工作： (一)做好会计档案制度建设 企业做好财务分享管理，是一个较复杂的系统工程，需要考虑到财务分享工作的方方面面，首先应该做好实现财务分享的总体设计，这些设计应该通过规范的制度设计表现出来，华而不实包括会计档案方面的制度设计，这个制度设计，应该根据国家为档案管理制定的一系列法律法规，如(中国档案法(会计档案管理办法(版式电子文件长期保存格式需求等，考虑到会计档案集中到财务分享中心的详细流程和执行经过中出现的问题。 (二)做好会计档案管理人员培训工作 做好会计档案管理工作，需要懂会计方面和档案管理两方面的专业知识，对于从事会计档案管理方

12、面的财务人员来讲，要认真学习档案管理法和会计档案管理法等相关法规，学习档案管理的基本知识和操作方式方法，充分了解会计档案管理工作的重要性，同时也要具有优良的职业道德品质，严格保密，遵纪守法，工作认真负责，一丝不苟，强化会计档案管理责任意识，按质按量及时地完成会计档案管理工作，防止人为操作造成会计系统出现毁损和会计档案资料丢失的问题。另外，企业要支持和重视相关人员参加会计档案管理工作方面的培训。 (三)解决好会计档案衔接问题 对于财务分享服务刚上线时存在的会计档案衔接问题，能够以某个月初为财务分享中心会计档案保管和收集期间，以某年初为财务分享中心会计档案保管和收集期间的更好，尽量避免财务分享中心

13、从中途某一天开场进行保管和收集工作，造成企业某一个月会计核算的资料分散于不同的地方，十分是有些是电子会计档案资料，有些是纸质版会计档案资料的，假如分散到多地，更是不利于档案的管理。对于会计档案转到财务分享中心，财务分享中心可按以前凭证号进行排序编号，若财务分享中心按新的编号开场处理，能够将转过来的会计档案资料编制新旧编号对应表，由于财务分享中心业务一般都有业务申请单，可以以建立衔接期间转过来的会计档案，领附于在财务分享中心业务中某一业务申请单，十分是原始凭证和其他会计信息间要建立相应的联络；对于会计档案可能出现空档期的问题，这种情况是纸质版需要寄到财务分享中心时产生，能够在设计时尽量让分子公司

14、寄时，就有复印件或电子资料，能够先给财务分享中心发电子资料，等纸质版资料寄到后，用来核对和保存即可，避免这种空档期资料缺失的问题。 (四)解决好会计档案存储空间问题 对于会计档案存储空间过大问题，能够在保证质量的情况下，运用适当的压缩软件来压缩扫描的图像或视频，或在定制财务分享软件平台时对软件平台供给商进行要求，能将上传的文件压缩到适宜的大小，适当利用云技术，运用先进的存储架构，研究怎样利用云存储来解决存储空间的问题，同时对企业工作人员进行要求，禁止上传不必要用的图像或视频，十分是一些重复的图像或视频。还有会计档案信息备份，尽量采用合理备份方式和减少不必要的备份，如不一定选择下载全部数据，可按

15、实际需要选择备份，也是解决好会计档案存储空间占用太多的途径之一。 (五)解决好会计档案存储分类问题 对于会计档案存储分类问题，当前支持多种数据存储格式，应选择国家标准归档的一种格式，并事先有个包括存储保管期限和编号规则管理等内容的存储分类方案，分门别类，构建科学有效的会计档案管理体系，标注好档案资料的相应时间以及详细内容，通过平台事先设置的信息采集系统，自动辨别发票、车票以及其他单据，自动生成连续性编号，自动进行分类，以便于查找和进一步整理利用。另外，也要知足各类财务信息之间的互相关联和实时更新的要求，使其构成了一个完好严谨的会计档案管理体系，同时，也节约了会计档案管理人员大量的时间和精神。

16、(六)解决好企业软件融合问题 施行财务分享形式前，先想好解决财务分享服务问题，应采用何种软件平台，是在常见的财务软件，如用友、金蝶中设置企业财务分享功能，还是单独设置一个财务分享服务平台，或是和其他企业软件重新整合成一个大的综合服务平台。不管使用哪种方式，这个平台软件能适应会计档案的规定要求，要有较强的处理档案信息的能力，一定要使用便捷，会计档案资料方便接收和传送、标识、储存、保管、受权信息分享，查找容易，到达企业财务管理效率提高的目的。 (七)解决好会计档案安全问题 要施行财务分享形式时，要充分考虑到企业的网络安全问题，要加强企业整体信息系统建设，并提高企业的会计档案系统的安全性，并加强纸质

17、档案管理。会计档案管理人员要注重档案日常管理和维护，防止病毒和木马的侵蚀，防备档案管理中的突发和紧急情况，过滤掉档案管理中的潜在风险，如采用电子发票稍有不慎，易造成重复报销的问题，维持会计档案管理的有序进行。 财务分享服务是当下企业财务管理创新的一个热门，是财务管理工作发展的一个重要趋势，很多企业已陆续开场实行财务分享服务，但这种财务管理形式毕竟属于新生事物，在发展经过中，会碰到来自财务会计档案管理在内的各个方面的管理问题，只要正视这些管理问题，逐步加以解决，才能真正发挥财务分享服务运行效果。 以下为参考文献 1宋媛媛基于财务分享形式的电子会计档案管理研究J.中国管理信息化, 2022,22(2)-53-54. 2孙一田浅析互联网时代电子会计档案在财务分享形式中的应用J.商场当代化, 2021,935(2):179-181. 3赵先艳大数据时代基于财务分享形式的电子会计档案管理考虑J.当代经济信息。2022(10):280. 4何孝容,李德庆财务分享形式下大型企业电子会计档案管理系统讨论J当代商贸工业, 2020,41(24):117-118. 5杨玮芳财务分享上线前后会计档案的衔接方案研究J今日财富，2020.7(13):151-152.