大学住房档案管理信息化建设的困境与优化路径,档案管理论文.docx

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1、大学住房档案管理信息化建设的困境与优化路径,档案管理论文摘 要： 如今信息化时代的来临，为高校住房档案管理方式也提出了更高层次的要求，于是住房档案管理信息化建设成为当下诸多高校住房档案管理工作的努力方向。部分高校根据住房档案的特点，实现了住房档案的信息化建设目的，为学校人员提供了便捷化服务。然而如今仍然存在管理信息化建设的现实窘境，如纸质档案形式仍为主流、与各部门间的信息互通不畅、管理人员素质不高、管理制度不够完善等问题，极大制约了当下高校住房档案管理的信息化建设进程，对此高校需从这些问题出发，进一步探寻求索优化途径，进而提高高校住房档案服务与管理效率。本文关键词语 : 高校;住房档案;管理信

2、息化;当下高校的已购公房、集资房、教工周转房、公寓等多种住房的出现，使得学校住房管理愈加复杂化，住房档案管理成为当下教职工关注的焦点问题。住房档案作为一种特殊介质凭证，对高校住房信息具有妥善保存和管理的作用，传统纸质档案管理方式在如今复杂住房形势下不仅不利于提高住房工作的管理服务水平，对长久的保存和管理住房信息也具有阻碍作用。因而高校要想解决住房管理问题，需对住房档案管理工作进行有效改革。一、高校住房档案管理信息化的意义1.有利于实现档案有序管理高校在长期工作实践中发现，校内各种档案管理工作中暴露出众多问题，极大影响了校内档案管理工作的有序开展。为此只要进行全面调整和革新才能助力档案管理愈加完

3、善，于是便在住房档案管理工作中引进了信息化管理形式。该形式的浸透与推广，不仅可有效节省档案工作中的人力、物力资源，提高住房档案管理工作效率，同时校内各相关管理人员运用智能化设备，在闲暇时间学习并更新住房档案管理技术，在提升校内住房档案管理信息化工作的基础上还能提升本身素质，有利于实现档案有序管理。2.有利于发挥模范带头作用当下新(档案法修订中增加了档案信息化建设内容，要求各企事业单位根据本身情况，积极改革调整本身档案管理信息化建设内容，为当下社会信息化和时代化建设起好带头作用。因而高校作为教育领域的中坚气力，在住房档案管理信息化建设中，积极引进了档案信息化设备和信息系统，将档案管理工作内容与信

4、息化深切进入结合，极大带动了其他各企事业单位的信息化改革决心，为社会范围内的档案管理信息化改革提供了有效借鉴与带头作用。3.有利于为学校人员提供便捷根据相关规定，高校住房档案信息一般情况下都会放到档案馆统一保存，而档案馆内储存的档案资源随着住房信息的增加也会相应增加，给档案查找造成了极大不便。对于查阅者而言，面对馆内海量的档案资料库，要想立即找出本身所需资料特别不便，费时又费力，假如将信息技术引进住房档案管理建设中，系统会自动根据查阅者的需求挑选出相关档案信息，既能节省时间又能保证资料的准确与完善。二、高校住房档案管理信息化特征1.海量的住房档案信息由于住房档案信息中牵涉了合同、数据、财务、人

5、员信息、工作证号等基本信息，内容特别庞杂且细碎，仍然采用以往人力管理方式不仅会造成档案数量堆积，不易保存的问题，而且还会占用校内较多公共场地和资源，不利于高校档案管理工作的优化整合。如今住房档案管理工作中采用的信息系统，不仅内存大，能够保存管理近10年乃至20年的住房档案信息，便于查阅者进行查找和使用。而且还能在网上搜索其他学校的档案信息，将其借鉴到本校档案管理中，最大程度实现档案资源分享。2.档案存取特别便捷信息技术发展背景下，高校开展信息化住房档案管理形式具有信息实时分享的特征。在校内搭建的智能档案管理服务平台中，包括一站式服务与自行选择的服务模块，对于管理人员而言，只需将住房档案信息录入

6、各个系统模块中，系统便会自动根据人员类型、住房类型、年限等进行划分，管理人员存取档案资料时根据提示步骤操作即可，流程特别便捷简单，而且信息一体化使得校内其别人员在查找资料时也实现了自由化。即使身处外地，可以登录校内系统完成电子档案的存取流程或者办理其他档案处理业务，有效发挥了信息化的服务功能。3.节省人力、物力资源信息化时代，假如仍然采用以往人力管理方式不仅容易出现数据错漏，而且还会造成人力、物力等资源的浪费现象。如今高校开场引进信息化管理方式，实行 一房一档 一人一档 管理形式，一个人便可管理一门档案信息，在人力资源上便率先实现了资源整合。同时，一台信息化设备中能够存储不同种类的档案信息，如

7、可将住房档案信息并入A类系统，教育档案并入B类系统，人事档案并入C类系统，统一由一台设备完成管理保存工作，能够在物力上实现资源整合。三、高校住房档案管理内容1.住房建设档案住房建设档案主要记载高校老师住房的获得经过和获得方式，包括教职工住房的自建、代建、合建、转让、承租等所有方式。若住房属于教职工自建，需由学校主管下达准予建设指标，并做好建设档案记录和归类；假如属于教职工购买的住房，需有学校主管部门下达的建房计划、购房协议与拨款清单等内容，同时做好购买档案记录；属于转让、承租、抵押等获得的住房，除了上述这些基本条件外，还需有相应的合同协议和经过公证且具有法律效力的文书，并由学校住房管理人做好档

8、案记录。2.住房产权档案住房产权档案是记载房屋所有权权属关系和组成形式的一种档案类型。其包括房屋所有权的申请、确认、土地使用权的申报、核定、房屋产权变更、分割等内容，高校教职工在确认房屋所有权时，需在获得住房使用权之后根据法律程序履行所有权确认手续。从法定意义上分析，假如无法明确该房屋使用者就是房屋所有权人，即使使用者承当了部分房屋建设资金，也仍然无法成为房屋的主人。因而，高校管理者应对教职工住房产权档案进行明确清楚明晰的管理，做好房屋权属信息登记。3.分房集资档案分房和集资档案通常记载的是高校不同时期、不同阶段住房分配情况，通过档案情况可清楚了解学校教职工住房建设成效和住房改善状况，进而把握

9、教职工对住房需求的刚需程度。集资分房是指房屋政策改革后由国家、集体、个人共同投资的住房分配制度，这种分配制度是将高校教职工的福利住房转变为商品化、市场化住房的一种过渡形式，如今已被多数高校普遍使用。但是由于部分高校是初次使用这一制度，在实际住房管理经过中还不够统一和规范，给当下的高校分房集资档案管理工作造成了实际困扰。四、高校住房档案管理信息化建设窘境1.纸质档案仍然占据主要形式当下部分高校还未引进信息化管理方式，住房档案日常工作仍然由新老员工线下管理，对于一些规模较小的高校而言如此做法自然可行，但对于规模较大的高校而言，住房信息特别庞杂，仍然开展线下管理方式不利于校内正常档案管理工作的开展。

10、主要是由于部分高校受经济条件和外在因素所困，信息设备引进、保障资金、技术人员等都未准备充足，致使住房档案信息化平台无法正常运转，而且高校线下档案管理方式来历已久，一下转为信息化管理转变较大，需经过一段适应期才可恢复正常。2.住房档案与人事信息沟通不畅部分高校住房档案管理工作中，与其他部门信息沟通不畅成为阻碍该工作有效开展的重要因素之一。其一，住房档案信息中需要录入教职工的人员信息、配偶信息、薪资待遇信息、住房需求信息等内容，与人事部门具有密切联络，而高校这些部门往往都是各自为政，管理人员经常需要向教职工本人确认信息才能完成信息核对工作，增加了流程的烦琐程度；其二，住房档案信息中还需录入教职工的

11、财务信息、家庭负债情况等内容，与财务部门也有联络，而高校通常都是直接将教职工的财务表及相关表格发给档案管理人员便算完成交接任务，其他数据信息交换分享频次较少，导致各部门间信息资源沟通不畅。3.缺乏住房档案管理人才团队在住房档案管理工作中，部分工作人员信息素质不强，致使住房档案管理效率不高，档案数据化程度不深。一方面是由于高校档案部门的相关工作人员缺乏专业信息化知识，对新引进的信息设备操作不够熟练，容易疏忽档案编目的各类内容，而且部分档案管理人员由于文化水平不高，早已习惯于采用传统住房档案管理方式开展日常工作，对系统中的住房档案信息数据变化没有能及时核对和查验，对馆藏住房档案副本分类难以用系统自

12、动归类，经常需要请教校内其他管理人员，极大影响了档案管理质量。另一方面部分高校虽已引进信息技术开展住房档案管理工作，但还缺乏相应技术人员加以指导，校内现有人才流动性又较大，尚未构成一支专业性技术团队，致使现有住房档案管理工作缺乏人才团队支撑。4.住房档案管理制度不够完善当下部分高校在引进信息技术开展档案信息化管理工作时，存在管理方式滞后的问题，导致校内住房档案管理工作的开展遭到了一定阻碍。究其根因，主要是由于部分高校内部档案管理制度不够完善。一些牵涉智能监管、信息传输、资源分享等信息管理内容，高校并未完善相应的政策文件，也未布置专业技术人员定期查验与检修，使得住房档案信息化管理中偶然会出现数据

13、差较大、财务信息与人员住房信息错位等问题，极大影响了校内日常档案管理业务流程的正常开展。而且部分高校在引进信息技术时，尚未细化信息档案管理流程、线上住房信息申报体系等内容，使得管理人员无据可依，也容易导致住房信息错漏的问题发生，加大了档案信息化管理工作难度。五、高校住房档案管理信息化建设优化途径1.电子档案与纸质档案相结合如今CIP技术作为有效信息化工具，已被广泛应用于高校教育管理领域，其他高校可以借助CIP技术完成校内住房档案管理工作。在今后住房档案信息化建设中，高校管理人员可深切进入开掘该数据的自动存储、智能分类编目等功能，构建完善的智能档案系统。首先，高校可成立电子档案管理小组，根据校内

14、实际情况开创建立网上档案管理平台，在平台中录入当下电子住房档案信息，由各小组成员在系统中定期对档案数据编目进行审查核对，确保管理工作有序进行；其次，校内管理人员还可与线下老员工合作，对卷内目录实行电子化管理，如可利用相关计算机软件中的复杂程序，对校内教职工住房信息根据人员档案、住房档案以及楼宇档案进行划分，如此能够便于信息管理，同时也能为查阅者提供便利。2.电子档案与人事信息相融通高校的住房档案管理工作属于诸多档案管理中的一部分内容，要想实现对住房档案工作的有效管理，需要相关管理人员在工作中融入其他信息，做到多主体共同监督管理，进而更好地开展工作。首先，住房档案管理可并入校内住房管理信息系统中

15、，将教职工的基本住房信息与使用情况分门别类布置到相对应的系统管理模块中，由其他负责人进行统一管理，如此能够极大节省人力、物力，优化校内管理资源。其次，住房档案管理信息系统还能与校内其别人事系统、财务系统进行互联互通，管理人员在录入住房档案信息时，离不开人事系统提供的信息和财务系统提供的成本估算。因而，单独开创建立信息平台能够实现这些内容的资源分享，大大提升工作效率。3.组建档案信息化管理型团队高校住房档案管理信息化建设中，由于牵涉细小冗杂的工作流程无法全部由信息化代替，需要住房档案管理工作人员辅助管理。因而，高校需注重提升此类信息管理人员的专业素养与技能水平，组建档案信息化管理的专业型人才团队

16、。一方面可引进人员鼓励措施，定期对在职管理人员的综合素质与专业技能进行考评和检测，挑选出进步较大的管理人员胜任住房信息化管理工作，同时对表现积极、进步迅速的管理人员予以物质奖励或精神奖励，对平常管理懈怠、浮于形式等现象，需完善惩罚机制，做好校内管理约束，以激发管理人员的工作积极性。另一方面高校还需定期开展信息技术培训及专业技能培训活动，针对管理人员本身特点，进行统一培训、分别赋职，实现人尽其才。4.加强住房档案管理制度住房档案信息化建设还需有明确的制度支撑，才能顺利开展今后的管理工作。对此，需要高校针对本身住房档案管理实际情况，针对工作中出现的问题及时制订相应解决对策，对可能在信息化管理中出现

17、的问题要做好应急制度与方案的准备。一方面高校可将政策制订的权限下放到档案管理部门，部门管理人员对住房档案信息化管理中的评价、监督、赏罚等制度进行细化完善之后再上报院系领导，审批通过之后再详细施行，如此能够落实各项制度政策，促进档案管理信息化的有序开展。另一方面档案管理部门可组建专门巡查小组，定期对住房档案及其他档案信息化管理工作进行监督，指出华而不实不合理之处，实现开放式档案管理。六、结束语近年来随着社会保障制度的不断完善，群众对住房等条件的需求也逐步严格化，相应地对住房档案信息也增加了较多关注。现前阶段高校住房档案管理工作面临发展瓶颈，传统单一住房档案管理形式已经难以知足当下管理形势需求。只要积极引进信息技术完善住房档案管理方式、落实档案管理信息化建设制度，才能扩大服务范围，提高服务效率，进一步彰显高校档案管理工作的时代性特征。以下为参考文献1许翟试论高校住房档案管理的建立与应用发展J读天下, 20212冯慧，季,李志文高校住房档案管理信息化的实践J.实验技术与管理, 20203欧阳慧浅议适应新形势的高校住房档案管理系统规划J中小企业管理与科技, 2020