信息化管理在企业文件、档案、印章及行政管理等方面的应用,信息管理论文.docx

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1、信息化管理在企业文件、档案、印章及行政管理等方面的应用,信息管理论文面临网络盛行的信息时代，企业的发展不在拘泥于原有的质量战，信誉战，更要打好信息战，充分利用信息化管理加强企业本身建设，充分开发和利用信息资源，保持企业活力，更好的适应社会的发展。新的信息化发展环境对办公室管理提出了新的要求，将新的管理形式融入到各项职能当中能够有有效的降低管理成本，提高工作效率，保持企业管理先进性。 一、信息化管理在文件管理方面的应用 企业文件管理主要包括文件的收发、鉴定、归档、着录、处置和保管。传统的文件管理工作其管理对象主要是以纸为媒介的文件信息。在文件的处理经过中，因屡次牵涉到领导会签、部门流转等工作，既

2、浪费人力及纸质资源，又消耗损费时间精神；在文件的保管利用经过中，也存在着不便查找、借阅困难，借出难归等问题。电子文件具有存储密集、携带方便；制作简便、处理灵敏；检索快速、传播迅速等优势。借助这些优势，我们能够在键盘上写稿、在屏幕上阅稿、在网络上收发和查询文件，从根本上克制纸质文件的制作难、查询难、传递难的问题，使办公手段发生质的飞跃。 同时，文件管理的信息化不应仅局限于文件的电子版存储，还应该建立一套电子文件管理系统，以确保电子文件的真实性、完好性、可靠性和可用性，对电子文件的收集、存储、利用、处置等主要经过进行管理，到达长期保存、统一规范管理、安全保密、高效利用的目的。 充分利用网络平台，实

3、现文件的信息化流转。在传统文件的处置流转经过中，文件的转发、传阅、会签等工作会浪费大量的时间。 例如，在文件的签发经过中，往往在找领导签字环节就会耽搁很长的时间。在文件传阅经过中，对领导工作地点、时间具有一定的限制，在很大程度上限制了领导的日程布置。同时，由于传阅经过是一个纵向经过，十分是一些有时限规定的文件，往往传到经办人手中时，所剩时间已经寥寥无几。我们能够利用网络信息流转平台实现对文件的扁平化管理，简化发文的签发手续，缩短文件传阅时间，减少文件在传阅经过中的遗失风险，有效提高办公室提高劳动工作效率。 二、信息化管理在档案管理方面的应用 档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法

4、归档的具有保存价值的文件与材料，内容牵涉文档、科技、合同等各种重要信息。实行档案的信息化管理，能够在形式多样的海量档案资源中更好的收集和管理信息资源。 电子档案的建立能够使部门管理员工能够从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，能够更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率。 在档案的利用方面，将档案在网络上分享，员工能够在自个的计算机上查阅档案资料,有效的节约了的时间，提升了办公室的服务质量。在企业知识管理经过中，档案资料的电子化便于科技人员的二次利用和开发，有利于提高企业整体的工作效率和竞争力。提供优质的档案查询服务，使办公室不再是简单的档案

5、保管部门，而是公司内部信息的信息中心。 三、信息化管理在印章管理方面的应用 印章是公司经营管理活动中行使职权、明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具。做好印章管理，确保经营管理安全和公司利益，是办公室的基本职能之一。为了防备风险，印章的使用具有较为严格的审批受权手续。用印人员往往需要得到部门领导、办公室领导以及公司领导的层层审批。传统的印章审批制度在一定程度上躲避了印章使用风险，但却因其手续复杂，领导不同时在办公室等情况增加了办事人员的用印难度。基于公司内网或办公操作平台下，建立一套用印网上申请、审批、登记系统，能够在规范印章管理的同时，进一步提高企业工作效率。用印人进行网上用印申请，审批人

6、对一般业务进行网上审批，系统自动生成用印登记簿，管理者能够随时对用印情况进行统计、分析，并通过用印情况把握企业整体业务动态。 四、信息化管理在日常行政管理管理方面的应用 行政管理最重要的职责就是为公司基础服务，而实现这一目的首要要求就是尽可能地方便申请方。信息化行政管理系统，彻底打破传统的条块管理形式，一个web网站能够受理多种申请，进而能够大大减少行政管理部门的设置和人员编制，降低行政管理费用。 无纸化办公最大限度提高了申请方及办事方的工作效率。企业能够建立一套行政管理系统，提交申请人不再需要像以往那样东奔西跑地到各个部门递交材料和四处咨询公司政策，在web上就能够实现以往需要屡次才能完成的

7、表格领取、相关材料递交、政策咨询等工作。公司的信息化行政管理真正做到了网上受理、网上办理、无纸化操作；进而能够极大方便申请方操作，有效降低公司行政管理费用和部门办事成本。 随着通信技术的发展，企业能够在会议会务管理工作中引入新媒体管理技术，如视频、 会议。这种新的会议形式突破了开会地点的限定，不但能够节省大量的差旅、会议等费用，还有效的缩短了会议时间、提高了开会效率。 五、信息化管理在制度建设方面等应用 制度建设，是企业管理的一项基础工作。在日趋剧烈的行业竞争中，要保持企业竞争优势，企业制度建设工作就要超越企业本身管理水平的限制、突破来自传统文化认知的束缚。办公室管理人员能够利用Interne

8、t网络信息资源平台以及时了解国家有关政策法规，行业动态、科技前沿等信息，建立与企业发展战略同步、与外部竞争对企业的要求同步的管理制度体系。一套行之有效的内部控制制度从企业环境、业务流程、会计系统控制、电子信息系统控制和信息传递控制等全方面进行规范性控制，使企业各项业务在有条不紊的良性环境中标准化、流程化，进而提高劳动效率，降低企业管理风险提升企业效益。 制度建设的关键在于制度的合理性以及制度的落地施行。借助公司内部网络的沟通平台，不仅能够实现制度的宣贯和分享，管理人员还能够及时收集把握制度在执行经过中存在的的缺乏，定期对其进行修订，以确保公司内部控制制度的有效性、及时性、充分性和符合性。 六、

9、信息化管理在企业宣传方面等应用 办公室作为企业宣传工作的主管部门，要大力弘扬企业精神和企业文化，充分发挥 外树形象、内鼓士气 的作用。传统的宣传主要通过报纸、杂志上刊登信息，印发宣传册等方式方法，不但费事费力，其受众面也具有很大局限。随着全球网络信息化的发展 ，企业门户网站已经成为企业对外宣传的重要窗口，企业能够通过网站展示等任何想让客户及公众知道的信息。相比传统纸质媒介宣传费用高昂、空间固定的局限，宣传企业网站宣传具有价格低廉、容量更大的绝对优势。 在网站的宣传工作中，不仅要制作具体表现出公司特色的网站，还要做好公司网站的推广工作，让更多人群关注到公司网站。将公司网址登记在全球着名的搜索引擎

10、是一种非常实用而有效的方式方法。 除此之外，随着近年来移动通讯平台的迅猛发展，企业还能够利用微信、微博、QQ群、短信等新媒介平台作为企业的推销途径。 高质量、高效率、低成本、智能化的信息化管理是办公室管理提升的重要手段，是管理形式自动化、规范化、标准化的重要经过，为提高管理水平、保持企业活力平打造了良好的基础。 以下为参考文献： 1冯慧玲主编.电子文件管理教程M.北京:中国人民大学出版社，2001 2陈兆祦, 和宝荣, 王英玮主编. 档案管理学基础M. 第三版. 北京:中国人民大学出版社, 2005. 3 李国民.企业档案信息化建设中存在的问题及其对策J. 档案.2018(05) 4胡迟.企业信息化建设中的策略选择J. 中国科技投资. 2018(02) 5李宾.浅谈企业信息化建设-办公自动化J. 中小企业管理与科技(上旬刊). 2018(07) 6陶德超.办公自动化的现在状况及发展J. 信息与电脑(理论版).2018(09)