浅谈企业档案管理系统建设,档案管理论文.docx

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1、浅谈企业档案管理系统建设,档案管理论文内容摘要：随着当今社会经济发展的不断前进, 信息技术的应用已经发展到了各行各业, 这就为企业档案管理工作带来有利契机。档案管理系统, 既能够解放人力, 减轻档案管理者的工作负担, 又能够提升企业资源的调取和分享效率, 有效服务于企业的经营和发展。企业在档案管理系统的建设中, 要积极引入信息化工具, 创新管理手段, 让信息化工具服务于企业的发展战略。本文从企业档案管理系统的建设目的入手, 进而分析了系统的建设内容、设计原则、体系架构、系统功能, 希望能够为相关研究提供借鉴。 本文关键词语：企业,档案管理,建设,研究 档案管理系统的建设，能够解决企业实时快速办

2、公的需求，能够提高企业的工作效率，能够实现灵敏高效的管理形式，能够转变服务方式从资料提供者向信息服务者转变。因而加大档案信息化建设的力度，切实提升档案管理水平，是服务企业生产经营的职责所在。 1 系统建设目的 1.1 总体目的 建设一个能够覆盖整个企业，包括企业总部、分公司、项目部三级机构均可使用的、灵敏的、易扩展的档案管理平台。到达系统内协同管理的体系平台，知足各个机构的档案管理规范、数据类型统一、信息显示完好的目的。到达档案资源的储存安全性高，利用率高，档案管理实现数据化、档案收集实现自动化、档案访问实现安全化、档案利用实现简便化，使之成为企业发展的重要信息管理平台。 1.2 详细目的 (

3、1实现整个企业范围的档案系统 一体化 。构成上下互联互通、覆盖全部档案资源一体化的档案管理平台，推动档案工作规范化和科学化，实现档案资源充分整合和分享。 (2实现与OA、工程管理系统、统一身份认证等系统的 全集成 。实现与其它业务系统的无缝衔接，保证各种信息系统构成的电子文档能够实时归档、实时接收，真正实现文档一体化和文件全生命周期管理。 (3实现档案工作、业务经过及数据的全管控。通过档案管理系统，实现档案收集、移交、归档、借阅、查询、利用等业务的全程信息化管理；通过上下一体化的档案系统，实现上下级档案业务指导和监督；通过统一的平台，及时发布档案工作相关制度，方便档案人员及时了解和把握；通过数

4、据目录，可对全部档案数据进行维护，确保档案数据的安全。 (4实现档案资源及其它相关资源的全覆盖。档案资料包含文件档案、工程档案、财务档案、人事档案、音视频档案等相关信息。系统不仅涵盖了原来的档案信息资源，而且进一步扩大到文件、资料、语音、视频、图形、图像等更为广泛的领域，进而使档案信息资源成为一个超大规模的知识库。 2 建设内容 档案管理系统的建设需要从规范制度、数字资源、技术平台和保障体系四个维度进行建设，分步施行，最终到达 组织精益、流程规范、资源丰富、技术先进 的管理目的。 2.1 规范制度 通过逐步建立统一的制度规范体系，为档案的科学管理提供基本方向和更为细致的操作指南，为实现档案管理

5、各环节的控制和管理提供更具操作性的指导和规范。 2.2 数字资源 梳理各级单位档案资源已有情况和将来规划，推动档案资源数字化，对整个企业档案信息资源进行整合，确保业务的全覆盖，实现信息的充分分享。 2.3 技术平台 在信息化建设基础上，充分利用企业已有基础设施，以先进的信息技术为手段，适应网络平台，建设符合规划和设计要求的档案信息化管理系统，实现由传统管理向信息化、知识化管理发展。 2.4 保障体系 做好人才队伍、项目资金、技术支撑、安全保证、运营维护等多方面的保障措施，确保顺利完成建设以及后期系统正常运营。 3 设计原则 3.1 先进性 系统在设计经过中，应当采用当前国内先进同时国外也广泛应

6、用的技术来开发设计系统的架构。系统应采用5+CSS3、工作流技术、全文检索、Ajax技术等，并把各种先进技术整合在系统中。 3.2 安全性 从系统访问安全、程序访问安全、功能安全、数据安全四个方面进行控制。系统访问安全采用限制访问IP地址、访问时间、访问次数等方面进行。程序安全采用对程序资源访问控制方面进行。功能安全从对系统的操作方面进行，如上传文件的大小、非法输入的限制、权限控制等。数据安全从数据的存储和传输方向进行，如数据加密等。 3.3 扩展性 可扩展性是高性能、低成本和可维护性等众多因素的综合考量和平衡，可扩展性讲究平滑线性的性能提升，更侧重于系统的水平扩展。系统设计完要留有升级接口和

7、升级空间，对扩展开放，对修改关闭。在数据、业务、服务方面可根据需求灵敏实现扩展。 4 体系架构 4.1 技术架构 (1展现层。使用Struts框架的展现层。显示的图形界面有、JSP、Ajax、JQuery。其优势有三点： (1) 代码可重复利用，并且在不改变系统核心功能的情况下展现多种图形页面。 (2) 开发的协同性，前台开发人员和后台开发人员能够同时独立的进行工作，并且系统界面的变化不会造成核心处理功能的变化。 (3) 可靠性，处理功能和显示功能能够分开，在无需重新编译逻辑功能的情况下能够修改系统的展示界面。 (2应用层。实现系统中全部的业务功能。包括档案管理中的档案登记、维护、保存、使用、

8、访问、权限控制等功能。华而不实流程引擎控制着整个系统的业务流程，使各个相对独立或有先后顺序的功能能够有效的结合起来，功能之间的访问可调用对应的接口。 (3服务层。作为系统的服务总线，能够为系统提供面向服务的开发工具集。原理是将基本功能包含到开发工具集里面，并提供统一的数据访问接口供给用层使用。 (4逻辑层。它处于数据层与应用层中间，是二者之间的纽带，起到了数据交换中承上启下的作用，是一种弱耦合构造，层与层之间的依靠是向下的。主要负责制定系统中的业务规则和实现业务流程。 (5数据层。储存系统中使用的数据信息，为前台展示提供数据源。数据源能够采用数据库、XML数据集、Excel表格等形式。 4.2

9、 接口设计 档案系统需要实现与业务系统、基础平台的 全集成 ，即实现与其它业务系统的无缝衔接，保证各种信息系统构成的电子文件实时归档、实时接收，华而不实需要和业务系统、门户系统等集成的方式调用外部接口或者提供对外接口。 (1接口设计的特点。应采用松耦合的方式，使系统内部的接口变得愈加易于调整。并使用数据交换平台统一对外发布接口，避免了单一系统内部逻辑变化引发的异常，能够很方便的更新应用接口。应能够扩展数据交换平台发布的程序接口，以方便系统进行业务扩展。 (2与OA系统的接口。OA系统中需要归档文件首先进入档案系统整编库，管理员做好档案整理后，对档案归档，入库并上架；档案系统归档后，文件的正文附

10、件做内容抽取，供系统用户检索；档案系统归档后，回调OA的归档状态接口，通知OA系统归档已经完成。 (3与门户系统及身份认证系统的接口。与门户系统的单点登录接口和与统一身份认证系统的接口，其基础都是档案系统通过LDAP服务与企业的用户管理系统目录保持同步更新，实现用户的统一管理。在统一的用户管理基础上，统一身份认证，是指用户登录各个应用系统时，都只需要一套身份辨别代码和相应密钥，通过统一与LDAP服务进行验证以保证系统的访问安全。 5 系统功能 系统功能主要分为档案采集、档案利用、档案业务和系统管理四大部分，使用户能够轻松把握系统的应用。档案采集强调简便，档案利用强调易用，档案业务强调个性化，系

11、统设置强调功能强大，这样的系统划分，能够愈加符合档案使用者的实际情况，实现了功能强大和简便易用的完美结合。 5.1 档案采集 分为档案信息采集、归档档案管理、鉴定销毁、备份恢复等，涵盖了档案管理的生命周期，牵涉到收集，整编，鉴定、销毁和导入导出的日常管理工作，主要针对档案管理人员或各部门的兼职档案员，自动或辅助手工实现档案的采集和管理工作。 5.2 档案利用 分为数据查询，档案借阅、档案推送、档案赋权、档案编研、光盘制作等，提供应企业员工查阅档案，借阅原件，申请权限等综合利用能力，以确保档案变成企业的知识，提升竞争力。 5.3 档案业务 分为温湿度展示、信息发布、档案年报等档案管理方面的应用，

12、管理员能更好的完成对档案业务的开展情况的掌控，及时考核和管理上下级档案的进展情况。 5.4 系统管理 分为档案配置、系统配置、统计日志三部分。管理人员能够针对不同类型的档案资料进行定制化配置。系统配置能够开创建立部门，管理人员和角色，进而设置档案权限，同时也提供了报表设置、日志管理，档案使用情况、工作情况等统计，针对档案管理员和系统管理员，结合本单位的实际情况设置系统以保证档案的业务流程有序地进行。 结束语 档案管理系统的建设，为企业员工提供了快速方便的办公手段，企业的办公效率得到了显着的提升，同时企业的信息化管理水平也上升到了一个新的高度，对企业的发展和进步起到了极为重要的作用。 以下为参考文献 1陈月霞.企业档案信息化建设的实践与考虑J.当代国企研究, 2021 (22) :45. 2毛莉君, 张燕.企业档案管理系统的分析与设计J.电子测试, 2021 (07) :65-66. 3林文敏.企业档案管理信息系统建设的基本原则J.企业改革与管理, 2021 (06) :8.