差错报告的内涵、类别及管理制度与措施,信息管理论文.docx
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1、差错报告的内涵、类别及管理制度与措施,信息管理论文错误过失事件常出现于员工工作经过中,其发生往往意味着组织既定目的没有实现。墨菲定律Murphy slaw表示清楚了错误过失事件的不可避免性, 人非圣贤,孰能无过 ,自我们国家古代起就成为错误过失管理领域中的人本理念,而 过而不改,是谓过矣 则强调了对错误过失事件的纠正和防备。但是,在现实中很多错误过失问题并没有实时有效地反应到组织上层,虚报、漏报、谎报、瞒报甚至不报等现象普遍存在,因而组织能否及时、完好、准确地获准错误过失事件信息对其发展尤为重要。 从错误过失中学习历来是组织的一个难题,很多错误过失事件的发生都源于员工的工作过失、非道德行为等人
2、为因素,因而提高员工报告错误过失的意愿,在一定程度上能够减少由这种错误过失信息的缺失带来的潜在威胁和资源浪费等。事实上,员工主动报告错误过失信息,不仅能有效促使组织改良策略、优化环境,还有利于构成良好的信息分享文化。为此,应在组织内部建立较为完善的错误过失报告管理制度。从现有的研究来看,组织错误过失报告问题还没有引起国内学术界足够重视,固然国内外学者已对错误过失报告问题进行了初步研究,但研究视角尚需进一步拓展。基于此,本文在参阅国内外错误过失报告相关研究文献的基础上,讨论了组织错误过失报告的若干问题,目的是为组织建立错误过失信息传递机制提供理论指导和对策建议。 二、错误过失报告的内涵与类别 当
3、前学术界对错误过失的定义还没有达成一致。工作情境中的错误过失一般是指不符合操作规范或工作标准的个体行为,即与已建立的既定标准或者程序之间有所偏离。从实践来看,这种错误过失多是由主观因素造成,更多地表现为人为错误过失。为了组织能够持续、健康地发展,应将那些被捕捉或控制的错误过失事件信息传递给上级1,此即报告错误过失强调的是方式和经过,也就是错误过失被报告了,本文沿袭国外学术界的常用习惯称之为错误过失报告侧重的是内容和结果。由此可见,错误过失报告是一种组织内部自下而上的信息传递活动及其内容和结果。报告实际上就是传递错误过失信息,它会让更多人知道错误过失的发生,当然这也有可能给责任人带来不利的影响。
4、 错误过失报告的分类有多种:从错误过失报告的对象来看,可划分为错误过失自我报告和错误过失别人报告一般指检举2;从错误过失报告的形式来看,可划分为纸质书面报告、口头报告、网络报告等;从错误过失报告的范围来看,可划分为强迫报告、自愿报告和免责报告等。错误过失报告作为一种个体信息的传递形式,其结果一般是公开的,但细节通常是保密的。正因如此,假如组织最终没有将员工所报告的错误过失信息进行分享,那么所谓的 错误过失报告 的作用也就有名无实。事件的发现、分析、结果追踪都是错误过失报告的重要支撑要素。有学者以为组织内部的错误过失报告应当包括三个阶段:错误过失防备Error detection、情境评估Sit
5、uation assessment、行为反响Behavior?al response3。实际上,这种思想为构成一套完善的错误过失报告制度提供了应有的启示。通过 错误过失报告 ,员工能够与别人主动共享工作经历体验,并从错误过失中汲取教训,这对组织来讲非常有益。是 将错就错 还是 吃一堑长一智 向组织报告错误过失,这值得组织中的每个员工深思。 三、错误过失报告管理制度的建构 员工最接近错误过失事件现场,对错误过失信息的把握也最为具体,其自下而上的报告常成为管理者获知信息的主要渠道。制度是组织成员共同遵守并按程序办事的规程,是节制组织内部员工行为的尺度,能够起到约束规范的作用。很多组织都有自个的报告
6、制度,典型的有疫情报告制度、安全事故报告制度、危急值报告制度等,这类报告制度都与错误过失存在一定的联络。与此相关,机制是制度化了的规则和方式方法,机制与制度密不可分,能够讲,错误过失报告制度是基础,错误过失报告机制则是报告制度建构并能积极发挥作用的灵魂,而对错误过失报告制度施行有效的管理也能够促使报告机制的运行更具稳定性和协调性。总的来讲,错误过失报告管理制度的建构对于错误过失预防或是预警所发挥的作用实际上是一种知识或技术的发挥和升华。当前,很多医疗领域和航空领域的组织已建立了较多类似的错误过失报告制度,但在实际操作中作用并不明显,责任人瞒报现象还是那样存在,这给相关部门的监管也带来了困难。从
7、宏观上来看,错误过失报告制度的本身也有缺陷,对错误过失信息的收集不能做到及时、全面、真实,数据分析也存在一定的滞后性。除此之外,中国情境下的特殊文化特征如面子需要使隐瞒不报或避重就轻的现象难以根本改善。这就构成了一个矛盾:一方面,管理者需要得悉错误过失信息;另一方面,员工知情不报的现象普遍存在。在我们国家,组织中现有的错误过失报告制度还比拟混乱,相关的规章制度在管理上也缺乏应有的约束力,由此而导致很多细微的错误过失有可能成为诱发重大事故的温床。因而,有效地收集错误过失信息已成为所有组织都面临的重大问题,这就依靠于一个完善的组织错误过失报告管理制度。建立完善的组织错误过失报告管理制度不仅能有效避
8、免错误过失、促进错误过失信息的公开透明、提高服务质量,也能转变错误过失管理的范式。 一错误过失报告依托的组织架构 从现实情况来看,以往的错误过失报告形式已经不能知足日益复杂的管理工作的需要。随着信息网络技术的发展,组织已经能够建立一个高效、畅通、无障碍的错误过失报告系统,帮助组织迅速有效地发现其内部的错误过失问题。错误过失报告系统是错误过失报告制度体系中的重要组成部分,它对于报告制度的完善、优化发挥着至关重要的作用。需要指出的是,这里所讲的错误过失报告系统实际是指一种由计算机硬件、网络和通讯设备等组成的信息系统。 借鉴国内外该方面的研究经历体验,尤其是医疗不良事件报告系统的组织管理关系4,图1
9、给出了组织错误过失报告的关系图 这里以错误过失报告系统为轴心,主要阐述如下: 第一,错误过失报告系统一般分为内部报告系统与外部报告系统。内部报告系统或称内部网报系统通常适用于组织内部控制管理,一般实行自行管理图1虚线以内部分即为组织内部关系图,也是本文的阐述重点;而外部报告系统一般是指覆盖整个国家的统一报告系统,如美国建立了四个全国性的不良事件自愿报告系统,它能够收集美国20多个州的医院不良事件,一些报告信息还具有重要的法律价值5。 第二,报告主体既包括组织内各部门的工作人员,也包括其他相关错误过失事件的见证人、知情者等。报告主体的职责就是汇报工作当中出现的错误过失问题,并配合组织进行错误过失
10、核查、纠正、处理等。 第三,错误过失管理委员会。在组织内部错误过失报告系统中指针对错误过失事件设立的专门机构,在外部报告系统中一般指质量管理委员会、安全生产管理委员会等类似机构,包括执行工作组和专家工作组。该委员会无论是组织内部的还是外部的组成人员一般都是各相关领域中的权威专家,以保证分析的科学性、责任界定的准确性和处理结论的公允性。 第四,在组织内部报告系统中,一般包括常设机构和临机会构。常设机构主要负责日常的员工的错误过失培训、错误过失报告系统的维护等,临机会构一般是在面对重大错误过失事故时设立,以方便指挥协调工作,两者相辅相成。它们的主要职责是对所报告的错误过失事件信息进行深切进入分析总
11、结,并参考错误过失管理委员会的意见给出相应的详细处理措施。 第五,错误过失报告系统给相关领域的学术研究提供了方便和可能,受权的研究机构能够通过查询错误过失报告系统中的相关错误过失事件信息来获取资料或数据,此时错误过失事件信息的质量显得尤为重要。 二错误过失报告管理制度建构应遵循的基本原则 组织错误过失报告管理制度的建构必须遵循一定的原则才能达成组织目的,主要包括四个方面。 第一,保证错误过失报告系统的易用性。错误过失报告系统是衔接内外部错误过失信息沟通的重要模块,根据穆尔斯定律和最省力法则,错误过失报告系统应遵循简单易用的原则。这是由于组织内部的员工之间存在知识差距,复杂、难用的错误过失报告系
12、统不仅会显着降低员工的报告意识,也会影响组织通过报告获得完好的错误过失信息6。 第二,报告的自愿性和公开性。每一份错误过失报告都应能提供大量可辨别的信息,为此,组织应该以员工自愿性报告为基本原则之一。好的错误过失报告制度不仅要能最大限度地收集、分析、整理并最终分享错误过失信息,还应实行自愿报告制度,强调提供信息报告是报告人部门的自愿行为7,这样能够保证报告信息内容的可靠性和真实性。而相关的错误过失信息还需要根据实际情况公开或公示,这种共享错误过失信息及其分析结果的行为对组织的持续改良有积极意义。 第三,对责任人的非处理惩罚性和对报告人的保密性。由于担忧遭到惩罚,出现错误过失时员工大多不愿意、也
13、不敢报告,错误过失往往在进行质量检查时才被发现,或是在遭到投诉且无法隐瞒时才会被动报告,但若采取非惩罚性措施就能够显着改变这种状况。因而,组织应加强对错误过失知识和政策的宣传以获得报告主体的理解和信任,同时还要做好错误过失报告信息的安全和保密工作,保证报告人信息不被泄露。 第四,报告信息来源的广泛性。一项对203家医院管理层的调查数据研究表示清楚:超过90%的医院管理者表示愿意公开和分享重大错误过失事件信息,但对中等以及小型错误过失事件的信息却选择忽略或者掩盖8。因而,一个良好的错误过失报告制度除了要保证信息公开与分享外,还应保证信息来源的广泛性,而正是对那些微小的错误过失事件信息的关注,最终
14、能够防止 千里之堤,毁于蚁穴 。 三错误过失报告的基本流程 错误过失报告是一个逐级传递的经过。基于上文理论及国内外该方面的研究经历体验,图2给出了错误过失报告的一般流程,错误过失报告一般经历报告收集、报告传递、分析与处理、信息反应沟通四个步骤,详细讲明如下: 1报告收集。错误过失事件发生后,责任人就需要搜集其在工作活动中所产生的各种结果和原始记录以确定信息源并收集错误过失信息,还可与其他员工就错误过失问题展开 脑力震荡 ,以保证错误过失信息的完好性和准确性。这些错误过失信息一般牵涉事件发生的详细时间、地点、经过以及采取的纠正措施等内容。 2报告传递。错误过失事件可划分为一般错误过失事件和严重错
15、误过失事件事故,据此其报告方式也有所不同。对一般性错误过失事件,报告人可通过错误过失报告系统主动填报错误过失信息报告表来完成;对重大的严重错误过失事件事故,报告人可通过 汇报、纸质登记、错误过失报告系统备案等多种形式,将错误过失信息汇报给相关负责部门,以防止错误过失事件短时间内进一步恶化。 3分析与处理。分析程序是在对错误过失事件信息进行审核的基础上,对相关的类似错误过失事件进行研究和分析,并根据分析结果制定出相应的错误过失防备措施。研究表示清楚,只要进行深层次的信息挖掘和分析,才能发现数据中存在的关联和规律,进而充分利用收到的信息9。处理程序则是根据错误过失事件的严重程度做出相应处理,为了进
16、一步减少错误过失带来的损失,报告处理应在保证组织利益的基础上,兼顾组织员工的个体利益。 4 信息反应沟通。对错误过失信息的反应沟通是一个优秀组织必须具备的重要特征,领导要表示出想法、愿景,员工需要组织归属感。组织成员之间既能通过信息的反应沟通能够互取经历体验,还能够通过组织相应的学习进一步降低错误过失再发生的可能性。 除此之外,对错误过失信息的分享也是重要环节之一,分享此类信息不仅仅是为了知足分享文化建设的需求,还能为组织决策提供良好的信息支持,它可帮助决策者通过已报告的错误过失事件信息做出正确而有效的判定。 四错误过失报告管理制度的详细施行 错误过失报告管理制度的完好性、可操作性等都会对其在
17、组织中的有效施行产生影响。为了防止错误过失问题的进一步扩大和升级,组织应愈加关注错误过失事件的轻重缓急,而不是详细报告责任人的亲近远疏。错误过失事件发生后,责任人通过报告系统能够无障碍地将错误过失信息上传至有关部门,而组织可以以及时收集员工工作经过中的不良信息。与传统的错误过失登记报告制度相比,新的错误过失报告管理制度在报告的方式、内容和效果等方面都有很大进步。组织需要对员工所报告的错误过失信息进行详尽分析,并在分析后进行准确和及时地干涉或对流程改良,这样错误过失报告才能发挥应有的作用。除此之外,组织仅仅总结错误过失报告的数据是不够的,还需要将错误过失报告处理结果的正面信息反应给员工,让员工看
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