提升自我价值看九段秘书做事.ppt

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1、1 1河北博龙泵业有限公司河北博龙泵业有限公司（9段秘书培训课件）段秘书培训课件）培训人：程俊栋培训人：程俊栋 时时 长：长：45分钟分钟2 2小插曲n n围棋棋手定段位的围棋棋手定段位的“九段制九段制”，源于我国古代品评人物、职官、书，源于我国古代品评人物、职官、书画的等级。画的等级。n n汉书汉书 古今人物表古今人物表把古今人物分为九等，为上上、上中、上下、把古今人物分为九等，为上上、上中、上下、中上、中中、中下、下上、下中、下下。中上、中中、中下、下上、下中、下下。n n三国魏司空陈群始定九品之制，定人才高下，分为九等，即三国魏司空陈群始定九品之制，定人才高下，分为九等，即“九品九品官人

2、之法官人之法”，又称，又称“九品中正制九品中正制”。n n古代品评书画艺术分神品、妙品和能品，其源出南朝古代品评书画艺术分神品、妙品和能品，其源出南朝书品书品的上、的上、中、下三等中、下三等(每等又分上中下，共为九例每等又分上中下，共为九例)，称为，称为“三品九等三品九等”。n n在我国古代，围棋棋手的等级称为在我国古代，围棋棋手的等级称为“棋品棋品”。因受人品、官品、书。因受人品、官品、书品品“九品制九品制”的影响，故棋品也设的影响，故棋品也设“九品制九品制”。“九品九品”名称，最名称，最早见于北宋张拟的早见于北宋张拟的棋经棋经 品格篇品格篇：“夫围棋之品有九，一曰入神，夫围棋之品有九，一曰

3、入神，二曰坐照，三曰具体，四曰通幽，五曰用智，六曰小巧，七曰斗力，二曰坐照，三曰具体，四曰通幽，五曰用智，六曰小巧，七曰斗力，八曰若愚，九曰守拙。八曰若愚，九曰守拙。”3 3主题n n九段秘书n n九段高手n n心态调适4 4n n一段秘书的做法：发通知元一段秘书的做法：发通知元n n二段秘书的做法：抓落实元二段秘书的做法：抓落实元n n三段秘书的做法：重检查元三段秘书的做法：重检查元n n四段秘书的做法：勤准备元四段秘书的做法：勤准备元n n五段秘书的做法：提前量元五段秘书的做法：提前量元n n六段秘书的做法：做记录元六段秘书的做法：做记录元n n七段秘书的做法：发记录元七段秘书的做法：发记

4、录元n n八段秘书的做法：定责任元八段秘书的做法：定责任元n n九段秘书的做法：做流程元九段秘书的做法：做流程元九段秘书之会议篇九段秘书之会议篇测试测试:请问你是几段？请问你是几段？你的结果值多少钱？你的结果值多少钱？5 5九段秘书进阶发通知发通知一段一段600600元元发通知发通知抓落实抓落实二段二段800800元元抓落实抓落实发通知发通知重检查重检查抓落实抓落实发通知发通知三段三段10001000元元重检查重检查勤准备勤准备四段四段15001500元元勤准备勤准备重检查重检查抓落实抓落实发通知发通知提前量提前量五段五段20002000元元提前量提前量勤准备勤准备重检查重检查抓落实抓落实发通

5、知发通知做记录做记录六段六段30003000元元做记录做记录提前量提前量勤准备勤准备重检查重检查抓落实抓落实发通知发通知发记录发记录七段七段50005000元元发记录发记录做记录做记录提前量提前量勤准备勤准备重检查重检查抓落实抓落实发通知发通知定责任定责任八段八段1000010000元元定责任定责任发记录发记录做记录做记录提前量提前量勤准备勤准备重检查重检查抓落实抓落实发通知发通知做流程做流程九段九段3 3万元万元6 6n n只是发个通知n n比如写在黑板上，在办公室口头告诉一声，发了一个邮件通知，送上了一份书面通知，然后就认为这是结果了。一段秘书的做法：一段秘书的做法：发通知元发通知元7 7

6、n n发了通知不算完，还要在开会前再确认一遍，是否收到通知，是否准时参会？二段秘书的做法：二段秘书的做法：抓落实元抓落实元8 8三段秘书的做法：三段秘书的做法：重检查元重检查元n n开会前再检查，如果重要人物参加不开会前再检查，如果重要人物参加不了，就要及时向召集人汇报，以便召了，就要及时向召集人汇报，以便召集人决策这个会开不开。集人决策这个会开不开。9 9四段秘书的做法：四段秘书的做法：勤准备元勤准备元开会要准备什么？会场是不是要预定好，不要让别人占用？会场大小、桌椅数量合适吗？需求音响的话，好用吗？空调、白板、笔、本、纸、投影仪、电脑我的准备，在物品上、环境上，可以满足开会的需求了吗？会议

7、案例！1010五段秘书的做法：五段秘书的做法：提前量元提前量元提前让参会者知道：会议什么主题？议程是什么？你应当准备什么？提前阅读什么资料？提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率！这个会，有结果！1111n n会议开完了，就完了吗？会议开完了，就完了吗？n n会议上大家讨论的问题，做出的承会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记都有许多会议的成果，需要有人记录下来。录下来。六段秘书的做法：六段秘书的做法：做记录做记录 元元1212n n形成会议纪要，会后请召集人过目，形成会议纪要，会后请召集人过目

8、，没有问题后，发给开会的人，要求没有问题后，发给开会的人，要求他们按照执行。他们按照执行。七段秘书的做法：七段秘书的做法：发记录元发记录元1313八段秘书的做法：八段秘书的做法：定责任元定责任元按照会上确定的计划和安排，以纪要为按照会上确定的计划和安排，以纪要为执行文件，监督、检查执行人的过程结执行文件，监督、检查执行人的过程结果和最终结果，并将执行情况，及时报果和最终结果，并将执行情况，及时报告领导。告领导。1414n n最优秀的秘书是团队执行的榜样，他会想，如果我一时不在公司，我调离现在的岗位，或者我离开了公司，或者有新的同事代替我现在的工作了，那么，我的做法如何能够成为团队的执行呢？n

9、n只有流程，所以将上述开会的流程写出来，发出来，共享出来，复制团队是九段秘书的标志。九段秘书的做法：九段秘书的做法：做流程元做流程元1515身边的案例？n n文员培训安排n n人力变更单1616九段高手之问题解决能力n n工作中的九段高手研发、品质、销售、采购研发、品质、销售、采购等等工作领域等等工作领域n n九段高手之问题分析与解决方法1717把问题想象成一座冰山现在现在看得到的，可感觉，可测量 问题紧急处理一次因(近因)治标对策(暂时)n 次因(远因)治本对策(永久)真因真因真因真因真因whywhywhywhywhy过去过去现象改善行动防呆设计18185 Why 1H 工具n n丰田生产方

10、式:“反复提出五次为什么”n n垂直式思考,针对问题一层又一层地深入n n通常第一个答案不会是真正的答案n n5 Why 可以找出真正的原因n n找原因用5Why+想方法用1Hown n简单的案子可能4W,3W或2W即找出问题根源,但复杂的或许要5 Why,6 Why,7 Why最后要加 1H,解决问题.19195 Why 范例:为何停机n n问问问问1:1:为什么机器停了为什么机器停了为什么机器停了为什么机器停了?n n答答答答1:1:因为机器超载因为机器超载因为机器超载因为机器超载,保险丝烧断了保险丝烧断了保险丝烧断了保险丝烧断了20205 Why 范例:为何停机n n问问问问1:1:为什

11、么机器停了为什么机器停了为什么机器停了为什么机器停了?n n问问问问2:2:为什么机器会超为什么机器会超为什么机器会超为什么机器会超载载载载?n n答答答答1:1:因为机器超载因为机器超载因为机器超载因为机器超载,保险丝烧断了保险丝烧断了保险丝烧断了保险丝烧断了n n答答答答2:2:因为轴承的润滑因为轴承的润滑因为轴承的润滑因为轴承的润滑不足不足不足不足21215 Why 范例:为何停机n n问问问问1:1:为什么机器停了为什么机器停了为什么机器停了为什么机器停了?n n问问问问2:2:为什么机器会超为什么机器会超为什么机器会超为什么机器会超载载载载?n n问问问问3:3:为什么轴承会润为什么

12、轴承会润为什么轴承会润为什么轴承会润滑不足滑不足滑不足滑不足?n n答答答答1:1:因为机器超载因为机器超载因为机器超载因为机器超载,保险丝烧断了保险丝烧断了保险丝烧断了保险丝烧断了n n答答答答2:2:因为轴承的润滑因为轴承的润滑因为轴承的润滑因为轴承的润滑不足不足不足不足n n答答答答3:3:因为润滑帮浦失因为润滑帮浦失因为润滑帮浦失因为润滑帮浦失灵了灵了灵了灵了22225 Why 范例:为何停机n n问问问问1:1:为什么机器停了为什么机器停了为什么机器停了为什么机器停了?n n问问问问2:2:为什么机器会超为什么机器会超为什么机器会超为什么机器会超载载载载?n n问问问问3:3:为什么

13、轴承会润为什么轴承会润为什么轴承会润为什么轴承会润滑不足滑不足滑不足滑不足?n n问问问问4:4:为什么润滑帮浦为什么润滑帮浦为什么润滑帮浦为什么润滑帮浦会失灵会失灵会失灵会失灵?n n答答答答1:1:因为机器超载因为机器超载因为机器超载因为机器超载,保险丝烧断了保险丝烧断了保险丝烧断了保险丝烧断了n n答答答答2:2:因为轴承的润滑因为轴承的润滑因为轴承的润滑因为轴承的润滑不足不足不足不足n n答答答答3:3:因为润滑帮浦失因为润滑帮浦失因为润滑帮浦失因为润滑帮浦失灵了灵了灵了灵了n n答答答答4:4:因为帮浦的轮轴因为帮浦的轮轴因为帮浦的轮轴因为帮浦的轮轴耗损了耗损了耗损了耗损了23235

14、 Why 范例:为何停机n n问问问问1:1:为什么机器停了为什么机器停了为什么机器停了为什么机器停了?n n问问问问2:2:为什么机器会超为什么机器会超为什么机器会超为什么机器会超载载载载?n n问问问问3:3:为什么轴承会润为什么轴承会润为什么轴承会润为什么轴承会润滑不足滑不足滑不足滑不足?n n问问问问4:4:为什么润滑帮浦为什么润滑帮浦为什么润滑帮浦为什么润滑帮浦会失灵会失灵会失灵会失灵?n n问问问问5:5:为什么润滑帮浦为什么润滑帮浦为什么润滑帮浦为什么润滑帮浦的轮轴会耗损的轮轴会耗损的轮轴会耗损的轮轴会耗损?n n答答答答1:1:因为机器超载因为机器超载因为机器超载因为机器超载,

15、保险丝烧断了保险丝烧断了保险丝烧断了保险丝烧断了n n答答答答2:2:因为轴承的润滑因为轴承的润滑因为轴承的润滑因为轴承的润滑不足不足不足不足n n答答答答3:3:因为润滑帮浦失因为润滑帮浦失因为润滑帮浦失因为润滑帮浦失灵了灵了灵了灵了n n答答答答4:4:因为帮浦的轮轴因为帮浦的轮轴因为帮浦的轮轴因为帮浦的轮轴耗损了耗损了耗损了耗损了n n答答答答5:5:因为杂质跑到里因为杂质跑到里因为杂质跑到里因为杂质跑到里面去了面去了面去了面去了24245 Why 的分布层次的分布层次现在现在看得到的，可感觉，可测量 问题紧急处理一次因(近因)治标对策(暂时)n 次因(远因)治本对策(永久)真因真因真因

16、真因真因whywhywhywhywhy过去过去现象改善行动防呆设计为什么机器停了？为什么机器停了？为什么机器会超载？为什么机器会超载？为什么轴承会润滑不足？为什么轴承会润滑不足？为什么润滑帮浦会润为什么润滑帮浦会润滑失灵？滑失灵？为什么润滑帮浦为什么润滑帮浦的轮轴会损耗？的轮轴会损耗？2525心态篇心态篇2626过去-现在-未来2727n n成功无捷径，从基层做起，做实成功无捷径，从基层做起，做实成功无捷径，从基层做起，做实成功无捷径，从基层做起，做实n n n n 一个青年职员平时工作懒懒散散，在转正前一个月一个青年职员平时工作懒懒散散，在转正前一个月他问老板：他问老板：“如果再工作一个月，

17、我能转正吗？如果再工作一个月，我能转正吗？”老板老板答道：答道：“你的问题让我想到一个冷房间的温度计，它，能你的问题让我想到一个冷房间的温度计，它，能使表上显示温度上升，不过房间一点也不会温暖。使表上显示温度上升，不过房间一点也不会温暖。”n n 今天的成就是因为昨天的积累，明天的成功则有赖今天的成就是因为昨天的积累，明天的成功则有赖于今天的努力。于今天的努力。n n 其实真正的成功是一个过程，是将勤奋和努力融入每其实真正的成功是一个过程，是将勤奋和努力融入每天的生活中，融入每天工作中，靠我们的意志，但更重要天的生活中，融入每天工作中，靠我们的意志，但更重要的是建立一个良好的生活习惯和工作习惯

18、。的是建立一个良好的生活习惯和工作习惯。n n 一个成功的营销员总结他的经验：一个成功的营销员总结他的经验：“每天坚持比别人每天坚持比别人多拜访五个客户而已。多拜访五个客户而已。”2828n n【小寓言小寓言小寓言小寓言】33003300万与万与万与万与“滴答滴答滴答滴答”n n n n 有这样一则寓言：一只新组装好的小钟放在两只旧钟当中。两有这样一则寓言：一只新组装好的小钟放在两只旧钟当中。两只旧钟只旧钟“滴答滴答”、“滴答滴答”一分一秒地走着。一分一秒地走着。n n 其中一只旧钟对小钟说：其中一只旧钟对小钟说：“来吧，你也该工作了。可是我有点来吧，你也该工作了。可是我有点担心，你走完担心，

19、你走完33003300万次后，恐怕便吃不消了。万次后，恐怕便吃不消了。”n n “天哪！天哪！33003300万次。万次。”小钟吃惊不已。小钟吃惊不已。“要我做这么大的事？要我做这么大的事？办不到。办不到。”它非常失望的站着。另一只旧钟见了说：它非常失望的站着。另一只旧钟见了说：“别听他胡说八别听他胡说八道，不用害怕，你只要每秒钟道，不用害怕，你只要每秒钟 滴答滴答 摆一下就行了。摆一下就行了。”n n “原来这样简单！原来这样简单！”小钟高兴地叫起来。小钟高兴地叫起来。“只要这样做，那便只要这样做，那便好极了，好，我现在就开始。好极了，好，我现在就开始。”小钟很轻松地每秒钟小钟很轻松地每秒钟

20、“滴答滴答”摆一摆一下，不知不觉中，一年多过去了，它摆了下，不知不觉中，一年多过去了，它摆了33003300万次。万次。n n 启示：启示：启示：启示：在一个大目标面前，我们常常会因目标的遥远和艰辛感在一个大目标面前，我们常常会因目标的遥远和艰辛感到气馁，甚至怀疑自己的能力。而在一个小目标面前，我们却往往会到气馁，甚至怀疑自己的能力。而在一个小目标面前，我们却往往会充满信心地完成。充满信心地完成。n n 文员工作就是一项非常枯燥的工作，可简单的工作仍然可以产文员工作就是一项非常枯燥的工作，可简单的工作仍然可以产生巨大的成就！生巨大的成就！2929n n计算题：计算题：n n计算一下自己每天接听

21、多少电话，一年要接听多少电话？计算一下自己每天接听多少电话，一年要接听多少电话？3030n n【小故事小故事】如何在平凡中成长如何在平凡中成长 n n 一个美国青年大学毕业后求职。在别人都追求一份体面工作的时一个美国青年大学毕业后求职。在别人都追求一份体面工作的时候，他欣然接受了一份商场地下仓库保管员的职位。这之后，他每天候，他欣然接受了一份商场地下仓库保管员的职位。这之后，他每天重复着单调的工作内容，早来晚归，连见一次阳光都是奢望。重复着单调的工作内容，早来晚归，连见一次阳光都是奢望。n n n n 两年后，这个年轻人辞掉工作，自己开了一家小规模的百货零两年后，这个年轻人辞掉工作，自己开了一

22、家小规模的百货零售商店。在竞争激烈的市场环境下，这家小商场竟然奇迹般地以适销售商店。在竞争激烈的市场环境下，这家小商场竟然奇迹般地以适销的产品和低廉的价格迅速发展起来，后来成为全美最大的零售连锁企的产品和低廉的价格迅速发展起来，后来成为全美最大的零售连锁企业之一。业之一。n n 3131n n【小故事小故事】如何在平凡中成长如何在平凡中成长 n n n n 奇迹是怎样产生的呢？原来这个看似普通的年轻人在做仓库保管奇迹是怎样产生的呢？原来这个看似普通的年轻人在做仓库保管员期间，每天都认真地记录下每一笔进货入库和出库的过程与数量，员期间，每天都认真地记录下每一笔进货入库和出库的过程与数量，并且千方

23、百计的向送货员打听进货的价格、来源，向提货的营业员询并且千方百计的向送货员打听进货的价格、来源，向提货的营业员询问哪种货物最受欢迎，哪种货物无人问津，为什么。问哪种货物最受欢迎，哪种货物无人问津，为什么。n n 两年下来，这个年轻人对市场的了解比商场的销售经理还全面。两年下来，这个年轻人对市场的了解比商场的销售经理还全面。正是依靠这些第一手数据使他管理的企业迅速走向事业颠峰。而且从正是依靠这些第一手数据使他管理的企业迅速走向事业颠峰。而且从此之后，他一直强调第一手资料的重要性，要求下属员工和自己一样此之后，他一直强调第一手资料的重要性，要求下属员工和自己一样用心工作，随时随地积累市场信息，处处抢在竞争对手的前面，使自用心工作，随时随地积累市场信息，处处抢在竞争对手的前面，使自己的企业永远立于不败之地。己的企业永远立于不败之地。n n n n 启示：用什么态度对待工作岗位？过去我们讲启示：用什么态度对待工作岗位？过去我们讲“工作工作”没有贵没有贵贱之分。今天我们讲，事事留意皆学问，小处着手干大事。贱之分。今天我们讲，事事留意皆学问，小处着手干大事。3232n n思考：思考：n n你将如何考虑自己的发展之路？你将如何考虑自己的发展之路？n n在文员工作中你发现哪些工作对于你的发展非常在文员工作中你发现哪些工作对于你的发展非常有利？有利？n n请思考。请思考。