基础会计项目九会计档案课件.ppt
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1、Network Optimization Expert Team基础会计项目九会计档案Network Optimization Expert Team学习任务一学习任务一 会计档案会计档案学习任务二学习任务二 会计档案的保管会计档案的保管Network Optimization Expert Team学习任务一学习任务一 会计档案会计档案一、会计档案的含义一、会计档案的含义 (一一)会计档案的概念和分类会计档案的概念和分类 会计档案是指会计凭证、会计账簿或财务会计报告等会计核会计档案是指会计凭证、会计账簿或财务会计报告等会计核算专业材料,它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。算专业材料,
2、它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括以下几种:具体包括以下几种:会计凭证,包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计会计凭证,包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;凭证;会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、会计账簿;助账簿、会计账簿;财务会计报告,包括:月度、季度、年度财务报告财务会计报告,包括:月度、季度、年度财务报告(包括会包括会计报表、附表、附注及文字说明计报表、附表、附注及文字说明)和其他财务报告。和其他财务报告。其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、其其他会计资料,包括银
3、行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。清册、会计档案销毁清册。Network Optimization Expert Team学习任务一学习任务一 会计档案会计档案(二二)会计档案的作用会计档案的作用 会计档案是国家经济档案的重要组成部分,具有史料和查证会计档案是国家经济档案的重要组成部分,具有史料和查证作用,在经济管理活动和财务会计工作中的地位非常重要。具体作用,在经济管理活动和财务会计工作中的地位非常重要。具体表现为以下几个方面:表现为以下几个方面:会计档案信息
4、是落实政策、打击经济领域犯罪、清理债权债会计档案信息是落实政策、打击经济领域犯罪、清理债权债 务、解决以及处理会计事务的重要依据。务、解决以及处理会计事务的重要依据。会计档案信息是检查和监督企业、行政、事业单位的经济活会计档案信息是检查和监督企业、行政、事业单位的经济活动、财务收支及遵守财经纪律情况的重要工具。动、财务收支及遵守财经纪律情况的重要工具。会计档案信息是单位总结经营管理经验、进行预测和决策、会计档案信息是单位总结经营管理经验、进行预测和决策、编制计划和预算、开展经济活动的重要参考资料。编制计划和预算、开展经济活动的重要参考资料。会计档案信息在经济科学的研究工作活动中具有重要的史料价
5、值。会计档案信息在经济科学的研究工作活动中具有重要的史料价值。Network Optimization Expert TeamNetwork Optimization Expert Team学习任务一学习任务一 会计档案会计档案(一)会计凭证(一)会计凭证1、会计凭证的整理方法、会计凭证的整理方法(1)把所有应归档的会计凭证收集齐全,并根据记账凭证进行分把所有应归档的会计凭证收集齐全,并根据记账凭证进行分类。记账凭证一般分为收、付、转三种,整理时要根据不同的凭类。记账凭证一般分为收、付、转三种,整理时要根据不同的凭证种类,按序号或者按时间逐张排放好。证种类,按序号或者按时间逐张排放好。(2)整
6、理记账凭证的同时,补充遗漏的、必不可少的核算资料,整理记账凭证的同时,补充遗漏的、必不可少的核算资料,剔除不属于会计档案范围和没有必要归档的一些资料。剔除不属于会计档案范围和没有必要归档的一些资料。(3)清除凭证上的订书钉、曲别针、大头针等金属物。清除凭证上的订书钉、曲别针、大头针等金属物。(4)将每一类记账凭证按适当厚度分成若干本。会计凭证整理好将每一类记账凭证按适当厚度分成若干本。会计凭证整理好后,应按照有关规定的要求,认真做好会计凭证的装订工作。后,应按照有关规定的要求,认真做好会计凭证的装订工作。Network Optimization Expert Team学习任务一学习任务一 会计
7、档案会计档案2、会计凭证的装订、会计凭证的装订(1)会计凭证被装订前的准备会计凭证被装订前的准备 首先按凭证汇总日期归集整理并检查凭证顺序号,如有颠倒首先按凭证汇总日期归集整理并检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。然后检查附件有否漏缺,领要重新排列,发现缺号要查明原因。然后检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全,记账凭证上有料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全,记账凭证上有关人员的印章是否齐全。其次要编制记账凭证汇总表,经试算平关人员的印章是否齐全。其次要编制记账凭证汇总表,经试算平衡后,应与总账核对,确保账表相符,方可着手装订。每月装订衡后,
8、应与总账核对,确保账表相符,方可着手装订。每月装订会计凭证的本数应根据单位业务量的大小确定,避免过厚或过薄会计凭证的本数应根据单位业务量的大小确定,避免过厚或过薄,订本太厚事后翻阅不便;订本太薄,不好保管,容易散失。,订本太厚事后翻阅不便;订本太薄,不好保管,容易散失。Network Optimization Expert Team学习任务一学习任务一 会计档案会计档案(2)会计凭证的装订会计凭证的装订 会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序,外加封面、会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序,外加封面、封底,装订成册,并在装订线上加贴封签。在封面上,应写明单位名
9、称、年度、封底,装订成册,并在装订线上加贴封签。在封面上,应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数,以及记账凭证和原始凭证的张数月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数,以及记账凭证和原始凭证的张数,并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证,在整理装订凭,并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证,在整理装订凭证时,必须保持会计分录的完整。这时,应按凭证号码顺序还原装订成册,不得证时,必须保持会计分录的完整。这时,应按凭证号码顺序还原装订成册,不得按科目归类装订。对各种重要的原始单据,以及各种需要随时查阅和退回的单据按科目归类装订。对各种重要的原
10、始单据,以及各种需要随时查阅和退回的单据,应另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期,应另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。会计凭证装订的要求是既美观大方又便于翻阅,所以在装订时要先设计和编号。会计凭证装订的要求是既美观大方又便于翻阅,所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说,一本凭证的厚度以好装订册数及每册的厚度。一般来说,一本凭证的厚度以152厘米为宜。凭厘米为宜。凭证装订册数可根据凭证多少来定,原则上以月份为单位装订,每月订成一册或若证装订册数可根据凭证多少来定,原则上以月份为单位装订,每月订成一册或若干册。有些
11、单位业务量小,凭证不多,把若干个月份的凭证合并订成一册就可以干册。有些单位业务量小,凭证不多,把若干个月份的凭证合并订成一册就可以,只要在凭证封面注明本册凭证所含的月份即可。为了使装订成册的会计凭证外,只要在凭证封面注明本册凭证所含的月份即可。为了使装订成册的会计凭证外形美观,在装订时要考虑到凭证的整齐均匀,特别是装订线的位置,如果太薄时形美观,在装订时要考虑到凭证的整齐均匀,特别是装订线的位置,如果太薄时可用纸折一些三角形纸条,均匀地垫在此处,以保证它的厚度与凭证中间的厚度可用纸折一些三角形纸条,均匀地垫在此处,以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。一致。Network Optimizatio
12、n Expert TeamNetwork Optimization Expert Team学习任务一学习任务一 会计档案会计档案2、会计账簿在会计年度结束后,要及时加工。、会计账簿在会计年度结束后,要及时加工。账簿装订前,首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符,账页账簿装订前,首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符,账页数是否齐全,序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录数是否齐全,序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、按页数顺序排列的账页、封底的顺序装订。活页账簿装订要求为:、按页数顺序排列的账页、封底的顺序装订。活页账簿装订要求为:保
13、留已使保留已使用过的账页,将账页数填写齐全,去除空白页和撤掉账夹,用质量好的牛皮纸做用过的账页,将账页数填写齐全,去除空白页和撤掉账夹,用质量好的牛皮纸做封面、封底,装订成册。封面、封底,装订成册。多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装,应按同类业务、同类账页装订在一起。不得混装,应按同类业务、同类账页装订在一起。在本账的封面上填写好账目在本账的封面上填写好账目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人(经办人经办人)签章。账簿装订后的其他要签章。账簿装订后的其他要求包括:求包括:会计账簿应牢固、平
14、整,不得有折角、缺角、错页、掉页、夹空白纸会计账簿应牢固、平整,不得有折角、缺角、错页、掉页、夹空白纸的现象。的现象。会计账簿的封口要严密,封口处要加盖有关印章。会计账簿的封口要严密,封口处要加盖有关印章。封面应齐全、平封面应齐全、平整,并注明所属年度及账簿名称、编号,编号一年一编,编号顺序为总账、现金整,并注明所属年度及账簿名称、编号,编号一年一编,编号顺序为总账、现金13记账、银行存记账、银行存(借借)款日记账、分户明细账。款日记账、分户明细账。会计账簿按保管期限分别编制卷会计账簿按保管期限分别编制卷号,如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助账全年按顺序号,如现金日记账全年
15、按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。编制卷号。Network Optimization Expert Team学习任务一学习任务一 会计档案会计档案3、财务报告、财务报告 财务报告一般按照月报、季报、年报分别整理、装订、立卷财务报告一般按照月报、季报、年报分别整理、装订、立卷。年终决算报告要单独整理立卷,季报和月报可根据张数的多少。年终决算报告要单独整理立卷,季报和月报可根据张数的多少,立成一卷或数卷。平时,月度、季度财务报告由会计主管人员,立成一卷或数卷。平时,月度、季度财务报告由会计主管人员负责保存。年终要将全年的财务报告,按时间顺序整理,装订成负责保存。年终要将全
16、年的财务报告,按时间顺序整理,装订成册,登记会计档案目录,逐项写明财务报告的人员负责归档。册,登记会计档案目录,逐项写明财务报告的人员负责归档。财务报告的装订应以左上角对齐。装订顺序为:封面;财务财务报告的装订应以左上角对齐。装订顺序为:封面;财务情况说明书;会计报告;封底。情况说明书;会计报告;封底。Network Optimization Expert TeamNetwork Optimization Expert Team学习任务二学习任务二 会计档案的保管会计档案的保管一、会计档案的保管方法一、会计档案的保管方法 各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档的要各单位每年形成的会计
17、档案,应当由会计机构按照归档的要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。当年的求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。当年的会计档案要在会计年度终了后,由本单位财会部门保管一年,期会计档案要在会计年度终了后,由本单位财会部门保管一年,期满后应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保满后应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的应当在会计机构内部指定专人保管,但出管;未设立档案机构的应当在会计机构内部指定专人保管,但出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案。原则上
18、应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档。原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。Network Optimization Expert TeamNetwork Optimization Expert Team学习任务二学习任务二 会计档案的保管会计档案的保管(一)会计账簿的保管(一)会计账簿的保管 平常用的各种账簿要分工明确,指定专人管理,谁负责登记平常用的各种账簿要分工明确,指定专人管理,谁负责登记,谁负责管理;会计账簿未经本单位领导或者会计主管允许,非
19、,谁负责管理;会计账簿未经本单位领导或者会计主管允许,非经管人员不得翻阅查看会计账簿;会计账簿除需要与外单位核对经管人员不得翻阅查看会计账簿;会计账簿除需要与外单位核对账目外,一律不准携带外出。对因特殊需要需携带外出的账簿,账目外,一律不准携带外出。对因特殊需要需携带外出的账簿,必须经过本单位领导和会计主管批准,并指定专人负责。会计账必须经过本单位领导和会计主管批准,并指定专人负责。会计账簿不得随意放置或交于其他无关人员管理,以保证会计账簿的安簿不得随意放置或交于其他无关人员管理,以保证会计账簿的安全和防止任意涂改会计账簿等问题的发生。全和防止任意涂改会计账簿等问题的发生。年度终了更换并启用新
20、账后,对更换下来的旧账要整理装订年度终了更换并启用新账后,对更换下来的旧账要整理装订,造册归档。归档前旧账的整理工作包括:检查和补齐应变的手,造册归档。归档前旧账的整理工作包括:检查和补齐应变的手续,如注销空行和空页,结转余额等。活页账簿应抽出未使用的续,如注销空行和空页,结转余额等。活页账簿应抽出未使用的空白账页,再装订成册。空白账页,再装订成册。Network Optimization Expert Team学习任务二学习任务二 会计档案的保管会计档案的保管(二)财务会计报表的保管(二)财务会计报表的保管 财务会计报告编制完成及时报送后。留存的报表应按月装订财务会计报告编制完成及时报送后。
21、留存的报表应按月装订成册,谨防丢失。月度、季度、年度财务报告应分别装订成册,成册,谨防丢失。月度、季度、年度财务报告应分别装订成册,一本为一册。决算审核意见书、审计报告等应分别附在该期财务一本为一册。决算审核意见书、审计报告等应分别附在该期财务报告后一起装订,并逐页按顺序编写页码。财务报告装订后封面报告后一起装订,并逐页按顺序编写页码。财务报告装订后封面应写明单位名称、报表名称、所属年度、张数、保管期限、档号应写明单位名称、报表名称、所属年度、张数、保管期限、档号,并由会计主管、装订人分别签名或盖章。,并由会计主管、装订人分别签名或盖章。Network Optimization Expert
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