沟通策略(电子邮件写作).ppt

《沟通策略(电子邮件写作).ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《沟通策略(电子邮件写作).ppt（33页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、我的管理沟通能力？我的管理沟通能力？沟通能力测试沟通能力测试项目项目从来不从来不很少很少(A+B)9(A+B)9个个有时有时经常经常(C+D)9(C+D)9个个大部分大部分E9E9个个标准标准 绝对应学习绝对应学习 应加强学习应加强学习 掌握了部分掌握了部分曾仕强曾仕强 中国式管理中国式管理1.中国式管理的基本中国式管理的基本概念概念2.中国式管理的基本概念和思想形态中国式管理的基本概念和思想形态3.中国式管理的三大主轴与企业文化（一）中国式管理的三大主轴与企业文化（一）4.中国式管理的三大主轴与企业文化（二）中国式管理的三大主轴与企业文化（二）5.树状的组织精神树状的组织精神6.随时调整的计

2、划方式随时调整的计划方式7.中国式管理的执行与考核（一）中国式管理的执行与考核（一）8.中国式管理的执行与考核（二）中国式管理的执行与考核（二）9.圆满的沟通艺术圆满的沟通艺术10.圆满的领导风格圆满的领导风格11.合合理的激励理的激励方式方式12.中国式管理的发展中国式管理的发展内容提纲内容提纲1 1管理与商务活动中的管理与商务活动中的EmailEmail写作写作2 2沟通策略分析沟通策略分析1.1.沟通者策略沟通者策略2.2.沟通对象策略沟通对象策略3.3.信息策略信息策略4.4.渠道选择策略渠道选择策略5.5.文化背景策略文化背景策略1、主题栏写作技巧、主题栏写作技巧n用准确的主题确切地

3、告诉读者电子邮件用准确的主题确切地告诉读者电子邮件的内容的内容 。n主题要具体；主题要具体；n如果要求读者有所行动，尽量使用动宾如果要求读者有所行动，尽量使用动宾结构短语；结构短语；n谨慎使用谨慎使用“紧急紧急”字样，除非的确如此，字样，除非的确如此，否则人们不会太重视。否则人们不会太重视。使用信息丰富的主题栏使用信息丰富的主题栏“管理沟通培训管理沟通培训”“办公自动化项目办公自动化项目”“请求重新安排管理沟通培训时间请求重新安排管理沟通培训时间”“办公自动化项目每年节省办公自动化项目每年节省5050万万”即使别人并没有阅读邮件的全文，这些即使别人并没有阅读邮件的全文，这些稍长一些的句子本身就

4、有沟通效果，千万不要稍长一些的句子本身就有沟通效果，千万不要忽略这一简单而有用的技巧。忽略这一简单而有用的技巧。2、缩略词（英文）、缩略词（英文）我的心情你可懂我的心情你可懂表情符号表情符号 表情符号表情符号 emoticonemoticon 原则：尽量不要使用！原则：尽量不要使用！n尽管这些缩略词和表情符号可能使写尽管这些缩略词和表情符号可能使写作变得很方便，但是，除非你知道读者作变得很方便，但是，除非你知道读者看得懂并且接受这些符号，否则不要使看得懂并且接受这些符号，否则不要使用它们。用它们。n你也许是网络专家并且对于各种专业你也许是网络专家并且对于各种专业术语和字符图释了如指掌，可是不要

5、假术语和字符图释了如指掌，可是不要假设收件人和你一样专业。设收件人和你一样专业。3、简短、简短 n尽量使全文限制在一屏的显示范围尽量使全文限制在一屏的显示范围内。内。n如果不能简短，就要预先说明结构。如果不能简短，就要预先说明结构。在读者第一屏所看到的内容中，概述你在读者第一屏所看到的内容中，概述你的信息，并通过列出各部分标题的形式的信息，并通过列出各部分标题的形式说明结构。这可以使读者迅速转向他们说明结构。这可以使读者迅速转向他们感兴趣的部分。感兴趣的部分。4、采用适合、采用适合“快速浏览快速浏览”的排版的排版n采用标题采用标题n在每一个要点开始时加入标题或小标题。在每一个要点开始时加入标题

6、或小标题。n采用列表和排版采用列表和排版 n标题全部采用大写字母，或者采用短线标示标题全部采用大写字母，或者采用短线标示要点。要点。n将信息分成较短的部分将信息分成较短的部分n采用短线标示、较短的句子与较短的段落，采用短线标示、较短的句子与较短的段落，在段落之间增加空行能增加一些空白。在段落之间增加空行能增加一些空白。5、改变回复邮件中的主题行、改变回复邮件中的主题行 你回复的内容和原先收到的邮件内容并不一你回复的内容和原先收到的邮件内容并不一样，所以，如果能够的话，就变一下主题行。样，所以，如果能够的话，就变一下主题行。1.“要求会议改期要求会议改期”“会议改期至会议改期至4 4月月3 3日

7、日”；2.“办公自动化项目办公自动化项目每年节省每年节省5050万万”“我被说服了，同意实施我被说服了，同意实施办公自动化办公自动化项目项目”。3.“请假请假”“批准度假申请批准度假申请”6、慎用群发功能！、慎用群发功能！n大多数内部电子邮件系统都能使你大多数内部电子邮件系统都能使你同时给组织中的每个成员发送信息，使同时给组织中的每个成员发送信息，使用这种便利条件一定要谨慎。用这种便利条件一定要谨慎。n首先想一下，然后再决定哪些人真首先想一下，然后再决定哪些人真正需要这些信息。这样你不仅能节省别正需要这些信息。这样你不仅能节省别人的时间，又能防止在这些琐事中泄露人的时间，又能防止在这些琐事中泄

8、露重要信息。重要信息。7、电子邮件适用场合、电子邮件适用场合电子邮件适合传递事实、建议等信息，电子邮件适合传递事实、建议等信息，而不适合传递情感。而不适合传递情感。电子邮件适合传递一般性或公开性信电子邮件适合传递一般性或公开性信息，不适合传递机密性或隐私性信息。息，不适合传递机密性或隐私性信息。8、不要发送私人或者机密邮件、不要发送私人或者机密邮件 即使你选择即使你选择“永久删除永久删除”，许多软件，许多软件和网络服务仍然可以访问硬盘上备份的信和网络服务仍然可以访问硬盘上备份的信息。在你发送以前，仔细考虑如果别人息。在你发送以前，仔细考虑如果别人（比如老板）看到这封信会发生什么情况。（比如老板

9、）看到这封信会发生什么情况。E-mailE-mail的法律地位的法律地位n在反垄断案中，微软公司职员四年前所发的在反垄断案中，微软公司职员四年前所发的邮件被拿出来作为反对那家公司的证据。邮件被拿出来作为反对那家公司的证据。n在美国，电子邮件经常用于离婚案和听证会在美国，电子邮件经常用于离婚案和听证会上。上。nMonica Lewinsky Monica Lewinsky 与与Linda TrippLinda Tripp之间的电子之间的电子邮件被由于法院听证会。邮件被由于法院听证会。9、使用电子邮件客户端程序、使用电子邮件客户端程序nOutlook/expressOutlook/expressn

10、FoxmailFoxmailn智能手机智能手机10、电子邮件使用要点、电子邮件使用要点1.1.如果同事告诉你新的联系方式，要及时更新地址簿，不要把同事如果同事告诉你新的联系方式，要及时更新地址簿，不要把同事地址的更改不当回事儿。地址的更改不当回事儿。2.2.在工作时问里要只发送与工作相关的信息，不要在工作时间收发在工作时问里要只发送与工作相关的信息，不要在工作时间收发个人电子邮件。个人电子邮件。3.3.要写得简短，一封信只涉及一个主题。标题栏的内容要清晰。正要写得简短，一封信只涉及一个主题。标题栏的内容要清晰。正文的第一段就要明确写信的目的。在工作邮件中不要掺入个人的文的第一段就要明确写信的目

11、的。在工作邮件中不要掺入个人的信息，用词要恰当。信息，用词要恰当。4.4.要记住，你在电子邮件中说的话除了能让接收它的人看到，还会要记住，你在电子邮件中说的话除了能让接收它的人看到，还会被其身边的人看到。不要发送任何可能有损人际关系的信息。被其身边的人看到。不要发送任何可能有损人际关系的信息。5.5.要把私人的电子邮件账号与工作或学校里的电子邮件账号分开，要把私人的电子邮件账号与工作或学校里的电子邮件账号分开，不要把工作用的账号同时也用于私人通信。不要把工作用的账号同时也用于私人通信。6.6.要以简短的信息来宣布或核实那些没有争议的已经达成的共识。要以简短的信息来宣布或核实那些没有争议的已经达

12、成的共识。不要发冗长的信息来讨论那些最好面对面解决的事情。不要发冗长的信息来讨论那些最好面对面解决的事情。电子邮件使用要点电子邮件使用要点7.7.要发送夸奖的话并给对方的上司也发一份复本。不要用电子邮件发送不要发送夸奖的话并给对方的上司也发一份复本。不要用电子邮件发送不满的回复。满的回复。8.8.有与上司相关的重要信息，要复制一份发给上司。不要把你的上司或团有与上司相关的重要信息，要复制一份发给上司。不要把你的上司或团队中的重要人物忽略在外。不要越过上司发信，即使你知道上司的领导队中的重要人物忽略在外。不要越过上司发信，即使你知道上司的领导的个人邮箱地址也不能这样做。的个人邮箱地址也不能这样做

13、。9.9.要对重要的文件进行书面备份。要对重要的文件进行书面备份。10.10.重要的信息要口头核实。重要事宜不能总靠电子邮件，因为收信人若出重要的信息要口头核实。重要事宜不能总靠电子邮件，因为收信人若出差在外，可能无法收发邮件。差在外，可能无法收发邮件。11.11.要成批处理信息。不要在一天里给一个人发很多关于同一件事的信息。要成批处理信息。不要在一天里给一个人发很多关于同一件事的信息。12.12.要发人性化的电子邮件。不要群发，如果要群发，也不要把所有接收者要发人性化的电子邮件。不要群发，如果要群发，也不要把所有接收者的地址列在信件开头，因为这会透露敏感信息。自己先发给自己一份，的地址列在信

14、件开头，因为这会透露敏感信息。自己先发给自己一份，再把无抬头的复制本发给其他人。再把无抬头的复制本发给其他人。13.13.要使用正确的语法和句法，字母大写和标点符号也要符合规范。不要全要使用正确的语法和句法，字母大写和标点符号也要符合规范。不要全部字母都大写部字母都大写这相当于大喊大叫。这相当于大喊大叫。电子邮件沟通电子邮件沟通作业讲评作业讲评n存在的主要问题存在的主要问题电子邮件：电子邮件：n格式有欠规范格式有欠规范n主题栏信息内容不独立、不具体、不丰富主题栏信息内容不独立、不具体、不丰富n正文没有分段或段落过长，结构不清晰正文没有分段或段落过长，结构不清晰n过多复制通知原文过多复制通知原文

15、n称谓不恰当称谓不恰当管理沟通首要原则管理沟通首要原则！效率第一！效率第一 ！内部管理的首要追求内部管理的首要追求按时保质按时保质完成工完成工作任务，进而有力保障企业作任务，进而有力保障企业目标目标的实现。的实现。内容提纲内容提纲1 1管理与商务活动中的管理与商务活动中的EmailEmail写作写作2 2沟通策略分析沟通策略分析1.1.沟通者策略沟通者策略2.2.沟通对象策略沟通对象策略3.3.信息策略信息策略4.4.渠道选择策渠道选择策略略5.5.文化背景策略文化背景策略沟通策略沟通策略 n为了获得期望的听众反应，需要在为了获得期望的听众反应，需要在书写或说话之前对沟通进行书写或说话之前对沟

16、通进行策略性思考策略性思考 ！n策略沟通五大构成要素：策略沟通五大构成要素：1 1沟通者策略；沟通者策略；2 2沟通对象策略；沟通对象策略；3 3信息策略；信息策略；4 4渠道选择策略；渠道选择策略；5 5文化背景策略。文化背景策略。管理与商务沟通流派管理与商务沟通流派 n行为学派行为学派组织的沟通路径组织的沟通路径n修辞学派修辞学派说和写的主要技巧说和写的主要技巧流派流派出发点出发点依据依据行为学派行为学派组织组织现场情景现场情景修辞学派修辞学派个人个人个人风格个人风格Dont haste to type在开始写电子邮件前，在开始写电子邮件前，你需要首先你需要首先！策略性思考！策略性思考 ！

17、一、沟通者策略一、沟通者策略1.1.你的沟通目标是什么？你的沟通目标是什么？2.2.你所选择沟通方式是什么？你所选择沟通方式是什么？3.3.你的可信度如何？你的可信度如何？二、沟通对象策略二、沟通对象策略1.1.他们是谁？他们是谁？2.2.他们了解并期待什么？他们了解并期待什么？3.3.他们感觉如何？他们感觉如何？4.4.如何说服他们？如何说服他们？三、信息策略三、信息策略 1.1.怎样强调？怎样强调？2.2.如何组织？如何组织？四、渠道选择策略四、渠道选择策略 n文字渠道文字渠道n纯口头渠道纯口头渠道n混合渠道混合渠道双向简短快速渠道双向简短快速渠道电子邮件电子邮件n优点：优点：具有具有双向

18、简短快速渠道所具有的一般优点和缺点以外双向简短快速渠道所具有的一般优点和缺点以外n与即时通信和电话相比与即时通信和电话相比1.1.电子邮件具有较小的强迫性电子邮件具有较小的强迫性!；2.2.可以附送纸质文件从而拥有纸质文件的优点可以附送纸质文件从而拥有纸质文件的优点(更多细节；更高的清晰更多细节；更高的清晰度；以页为单位展示内容，而不是以计算机屏幕为单位展示；永久度；以页为单位展示内容，而不是以计算机屏幕为单位展示；永久性存档等性存档等)。n与智能手机、即时通信以及短信相与智能手机、即时通信以及短信相比比1.1.可可以附送较长的附件以附送较长的附件；2.2.计计算机屏幕比较大，一次可以看到更多

19、信息算机屏幕比较大，一次可以看到更多信息；3.3.可可以同时发送给多人以同时发送给多人(利用抄送功能或者群发功能利用抄送功能或者群发功能)；4.4.有有收件箱和文件夹收件箱和文件夹(因此因此读读者可者可以一以一次性地看到所有来件，从而决定次性地看到所有来件，从而决定什么时候阅什么时候阅读读哪些哪些邮邮件，对邮件进行分类或存档件，对邮件进行分类或存档)；5.5.能能够够(通过回执功能通过回执功能)获知收信人是否打开过你的邮件获知收信人是否打开过你的邮件。双向简短快速渠道双向简短快速渠道电子邮件电子邮件n缺点：缺点：1.1.无法得知收信人的情绪状态，可能成为躲避本应面对面沟通无法得知收信人的情绪状

20、态，可能成为躲避本应面对面沟通(例如，例如，传递坏消息传递坏消息)的渠道选择；的渠道选择；2.2.可以成为公司拥有的文档，不能像纸质文档那样被粉碎，也不能被可以成为公司拥有的文档，不能像纸质文档那样被粉碎，也不能被擦除，甚至可能擦除，甚至可能因此因此被司法机关传唤；被司法机关传唤；3.3.可能被公司阅读可能被公司阅读(对公司来讲可能是个优点对公司来讲可能是个优点)；4.4.可能被错误地、不可挽回地发送给不该接收的人，或者在没有获得可能被错误地、不可挽回地发送给不该接收的人，或者在没有获得原发送者许可的情况下被转发；原发送者许可的情况下被转发；5.5.可能过于无拘无束或不负责任，甚至是破坏性的；

21、可能过于无拘无束或不负责任，甚至是破坏性的；6.6.可能不像智能手机、即时通信和短信那样立即得到回复；可能不像智能手机、即时通信和短信那样立即得到回复；7.7.不完全可携带不完全可携带(除非通过智能手机除非通过智能手机)；8.8.特别是通过智能手机阅读时，信息的第一行需要特别直截了当，主特别是通过智能手机阅读时，信息的第一行需要特别直截了当，主题栏的说明需要非常清晰。题栏的说明需要非常清晰。五、文化背景策略五、文化背景策略电子邮件沟通电子邮件沟通作业讲评作业讲评n存在的主要问题存在的主要问题沟通策略：沟通策略：n应该是劝说、而不仅仅是叙述应该是劝说、而不仅仅是叙述n信息主管具有专业知识的信息主

22、管具有专业知识的“可信度可信度”n沟通对象是关键决策人沟通对象是关键决策人n沟通对象不一定了解信息安全工作的细节沟通对象不一定了解信息安全工作的细节n沟通对象可能有的反对意见沟通对象可能有的反对意见n 缺少换位思考缺少换位思考强调对方受益强调对方受益n不宜采用间接方式（影响效率）不宜采用间接方式（影响效率）n“我我”不重要不重要n*如何激发他们如何激发他们*作业作业-1-1（续）（续）根据：根据：1.1.电子邮件写作的电子邮件写作的要点要点、技巧和注意事项、技巧和注意事项2.2.策略性沟通策略原理策略性沟通策略原理完善作业完善作业-1-1：下次课前一天晚下次课前一天晚8 8时前电邮至：时前电邮至：