总裁办日常工作管理制度.pdf

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1、总裁办日常工作管理制度 五、总裁办业务工作制度（小三）1、日常接待制度(四号)1.1 客户接待制度(小四)第条 总则(五号)为规范接待工作,提高接待水平,特制定本制度 第条 原则 本着“热情周到、规范、节约”的原则做好日常接待工作 第 3 条 适用范围 适用于企业接待管理 第 4 条 具体内容 总裁办是公司接待客户的主管部门,负责协调企业的客户接待活动.企业其他职能部门的客户接待活动,由所在部门自行承办,总裁办予以必要的协助 接待人员需真诚热情,注重文明用语，做到规范化服务。原则上根据具体业务事项由相关业务负责人接待。接待场地环境物品摆放整齐,且表面无灰尘；地面干净无污物,空气流通清新;室温适

2、宜,灯光合适 接待用品由总裁办主任负责把关;接待用品采购与接待费用依照公司的相关管理制度执行实施。1 2、行政会议管理制度 2.1 企业行政会议制度 第 1 条 总则 为规范企业会议管理,提高会议质量和效率，实现会议管理的规范化、制度化,特制定本制度。第 2 条 原则 本着“精简、效能、规范”原则做好会议管理工作。第 3 条 适用范围 公司召开的各种会议均应参照本制度进行管理。第条 具体内容 会议种类 企业级会议，是指企业员工大会、企业总公司全体人员、分公司经理及优秀员工参加的大会,每年年底进行,由总裁批准,总裁办负责组织召开.年度会议，是指企业总公司全体人员与各分公司经理参加的综合性会议,由

3、总裁批准,总裁办负责组织召开.核心层会议,是指企业核心层人员参加的专业会议，由总裁批准，总裁办负责组织召开。专题会议，是指根据特定情况和特定议题,不定期召开,由召集人确定参加人员.总公司例会,是指由总公司各职能部门经理参加，由总裁办公组织定期召开。分公司例会,是指各分公司店长以上人员参加,由分公司组织组织定期召开 对于已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时,召集部门应提前天报请企业总裁办,并经企业相关领导同意。对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议,公司有权安排合并召开。对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议,总裁办有权拒绝安排。各部门会期必须服从企业统一安排，各

4、部门会议不应安排在与企业会议同期召开(与会人员不发生时间冲突的除外）,应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。开会前 1分钟与会人员必须到达会场，同时将手机调到振动状态或关闭 会场内严禁吸烟，未经批准，不得在会议期间进行私自讨论。与会人员因为特殊原因不能按时出席会议的,须在会前向会议组织部门请假，并以书面形式说明不能按时出席会议的原因(特殊情况可以采取口头形式请假)，得到组织部门批准后才能请假.会议中途与会人员如有急事需离开，要向会议主持人提出申请，得到批准后方可离开.2 2。2 会议室的使用制度 第 1 条 总则 为加强会议设备规范化管理,确保会议设备合理有效使用,特制定本制度.第 2 条

5、原则 本着“先全局后部门,先紧急后一般”的原则,做好会议室使用管理。第 3 条 具体内容 总公司会议室由总裁办指定专人负责管理,各部门如因会议需要使用会议室,须事先向总裁办提出申请,由总裁办统筹安排。会议室的卫生由总裁办安排人员维护，在每次会议召开前后均要进行打扫,并做好日常保洁工作。会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责,其他人不得随意操作,否则如造成设?备损坏应按价赔偿.会议室使用应遵循先全局后部门、先紧急后一般的原则如遇会议室被占用，总裁办将负责协调。参会人员应自觉保持会议室的清洁、卫生,禁止随地吐痰和乱扔杂物等。参会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏公物由使用部门按价赔偿。会议室的

6、所有设施设备，未经允许,不得带出会议室.会议结束后,使用会议室的人员应及时关好门窗、空调、投影仪和音响设备。.3 会议设备管理制度 第 1 条 总则 为加强会议设备规范化管理,确保会议设备合理有效使用，特制定本制度 第条 原则 本着“集中、统一、高效利用”的原则做好会议设备使用管理 第 3 条 具体内容 公司会议设备由总裁办统一管理,其他任何部门或人员未经总裁办主管人员同意，不得接触和使用会议设备。相关部门和人员在会议室召开会议时,应爱护室内各项设备,不得随意挪动会议室的设施设备;如确需挪动位置应在会议设备保管人员的技术指导下进行，否则造成的后果由当事人承担。会议中如发现会议设备因使用者操作不

7、当及人为造成损坏的,应及时向总裁办报告,分析 3 原因,明确责任，并要求责任人作出赔偿.总裁办指定专人负责办公设备的保管工作,当会议设备保管人员因离职、调动等发生变化时，应及时指派其他人员接管。会议设备保管人员应定期开展检测工作，发现问题及时处理，确保正常运行.会议设备保管人员发现会议设备出现问题时应及时上报，严禁未经批准私自修理、拆卸。会议设备因老化、损耗及其他原因报废时，由总裁办提出申请，经专业人员检测后,报相关责任部门审批,审批通过后方能办理报废手续。3、文件收发管理制度 .1 收文操作规范 第条 目的 为进一步规范收文管理工作,提高公文处理的效率,特制定本规范.第 2 条 原则 本着“

8、制度化、系统化、程序化原则做好文化收发管理制度 第 3 条 适用范围 外部单位与公司之间关于管理、检查、监督、业务衔接等事务的所有往来公函.公司内部公文.?第 4 条 具体内容 收文承办、催办 承办人员应按要求办理。急件应马上处理,及时予以答复；一般要办理的文件，在要求天数内应办理完毕,;承办人员在规定期限内办不完的，应说明理由,并告知总裁办 收文的催办由总裁办负责,对送交有关职能部门办理的重要文件,要定期进行跟踪检查.收文的处理、传阅，最多不能超过一周,阅文者应在当日返还总裁办。收文整理归档 文员对来文在一定时期内进行系统性清理,并按档案管理的规范化要求保存、立卷、归档.收文保密工作 对具有

9、保密性质的文件，各部门管理人员应遵守保密制度,严防文件散失、泄密和失密。对发生文件丢失、被盗、泄密、失密事件者,要严肃处理,并追究部门领导的责任。4 3.发文操作规范 第 1 条 总则 为规范公司发文管理，提高发文效率,确保发文质量、文书安全、传递及时,特制定本规范。第条 原则 本着“制度化、系统化、程序化原则做好文化收发管理制度 第 3 条 适用范围 企业内部所有文件的发布 第条 具体内容 总裁办统一负责公司文件的审核、发布工作。文稿起草 文稿要求言简意赅、观点鲜明、主题突出、结构严谨，符合发文格式和行文规定。?文稿起草完毕后，需仔细审核，并打印,经相关部门负责人签字后送总裁办审阅。对于内容

10、涉及多个部门的文件,发文前由拟稿人组织相关部门会签总裁办负责对会签情 况进行审核。文稿核校无误后，对于一般性业务文件,可由发文部门分管副总签发;涉及公司重要事项的 发文由总经理签发.对已印发的文件,发文部门与总裁办分别整理归档.4、印章使用与保管制度 4.1 印章保管使用制度 第条 总则 为保障企业合法权益，规范印章管理，减少因印章使用不当而带来的损失,依据国家的相关法 律法规,结合公司实际情况，特制定本制度。第 2 条 原则 本着“合理、合法”的使用原则做好印章保管使用管理.第 3 条 适用范围 企业内部所有印章的刻制、使用和保管等均应遵循本制度。第 4 条 具体内容 印章的种类 正式印章,

11、是指企业公章、分公司印章。专用印章,是指公司财务专用章、人事专用章、以及分公司的财务专用章、人事专用章等用于指定用途的印章。人名用章,是指总裁、分公司经理以个人名义刻制的用于公务的签名章。印章使用范围 公章的使用范围 发送正式公文、电函、传真件;报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等；用于授委托书、人事任免、劳动合同和对外介绍等;签订重要业务合同、协议等；颁发上岗证、先进集体和个人荣誉证书等;需要代表本单位加盖行政公章的其他批件、文本、凭证和材料等。分公司印章的使用范围 根据分公司的授权用于公章使用范围的部分或全部。各职能部门印章使用范围 在其职权范围内，与企业内部对口业务部门的电文、通

12、知和函件等工作联系；用于对外开展工作的介绍信和授权范围内的工作函件等。第企业印章的保管由总裁办主任保管、财务与人事专用章分管由各部门专人负责.印章保管人员必须认真负责，遵守纪律,秉公办事。印章保管人员如果出现以下因保管不善造成印章丢失、把关不严,用印后造成重大错误和损失等不良后果的、私自留存、使用应予销毁或上交的印章的、非法使用印章的行为,将视情节严重程度给予处分，触犯法律的将移交司法机关处理:使用企业公章时应当填写“企业印章使用申请单，详细写明申请事项,征得部门领导签字同意后，连同需盖章文件一并交给印章管理人。使用部门印章和分公司印章时,需在“申请单”上填写用章理由，然后送交所属部门经理认可

13、后,连同需要用印文件一并交给印章管理人.公司印章原则上由印章管理人掌握.印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查“用印申请单上是否有批准人的印章。企业印章原则上不准带出公司,如确因工作需要，需经总裁办主任批准,并由申请用印人写出借据并标明借用时间。6 。2 证照保管使用规定 第 1 条 总则 为加强对企业和分公司证照的管理,确保证照的安全和正常使用,特制定本规定。第条 原则 本着“合理、合法的使用原则做好印照保管使用管理。第 3 条 适用范围 企业所有的证照管理工作均须参照本规定执行.第 4 条 具体内容 总裁办公室是企业证照管理的职能部门,负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销，以及证照

14、的保管、登记、备案等工作.证照的使用 使用证照的正、副本原件或复印件时，必须填写“用证照审批单”,经部门负责人签字后、交由总裁办负责人审批，审批通过后方可借用。借用证照的原件时必须保证证照的安全与完整,使用完毕后要及时送还。使用、借用复印件时，无需留存的须将复印件归还总裁办。各类证照未经主管领导批准，任何人不得复印、外借,更不许擅自使用企业的证照进行担保。证照的保管 证照保管人需提醒主管领导安排相关人员及时验证。不及时验证者，造成的各类损失由相关责任人承担。证照保管人必须妥善保管各类证照,如出现损坏或丢失,除应立即向相关领导报告外，还应与发证机关联系,及时办理证照的挂失和补办手续。证照保管人因

15、工作需要而调动岗位时,应填制“证件移交清册”,移交人和接交人在与证件清单核对数目后在“证件移交清册”上签字确认 7 6、车辆管理制度 6.1 车辆使用管理制度 第 1 条 总则 为合理、有效地对公司车辆进行安排,提高车辆使用率,节约车辆使用的费用,使之规范化、秩序化,最大限度地满足公司业务用车的要求,特制定本制度.第 2 条 原则 本着“规范化、秩序化原则做好车辆管理。第 3 条 适用范围 适用范围 本制度所指车辆为公司的行政办公车辆。第 4 条 具体内容 车辆使用范围：公司员工在本地或短途外出开会、联系业务、接送客户;接送公司宾客和来公司办事人员;其他紧急和特殊情况用车。车辆使用程序 车辆使

16、用实行派车制度。用车需填写“用车申请单”,经本部门经理、总裁办主任批准后方可用车。司机按“派车单”上批准的行车路线和目的地行车。用车完毕后,司机按实际用车情况进行记录。对同一方向、同一时间段的派车要求应尽量合用,减少派车次数和车辆使用成本。车辆驾驶人员必须具有驾照，熟悉并严格遵守交通法规。驾驶人员在驾驶车辆前，应对车辆做基本检查。如发现故障、配件失窃或损坏等现象,应立即报告,因隐瞒不报而引发的后果由当期使用人负责。驾驶人员不得擅自将办公车辆开回家,或作私用,违者将受处罚。经公司特许情况除外。车辆应停放在指定位置任意放置车辆导致违规、损毁、失窃的，由驾驶人员赔偿损失，公司也将给予其相应处分。驾驶

17、人员应爱护车辆,保证机件、外观良好,并于使用后将车辆清洗干净。为私人目的借用公车时，员工应先填写“车辆使用申请单”，并注明“私用字样，并经相关主管核准后转财物部稽核相关费用.为私人目的借用公车时，若发生事故,导致违规、损毁、失窃等，在扣除保险理赔金额后的全部费用由个人承担。6。2 车辆维修保养管理制度 第 1 条 为了加强企业车辆的维修保养管理和费用控制，提高车辆完好率,以确保车辆安全、良好的运行状况，特制定本制度。第条 适用范围 企业全部车辆的维修保养工作均应参照本制度执行。第 3 条 车辆维修程序 驾驶人员发现车辆存在故障需要进行维修时，对车辆进行故障分析，驾驶员确定是否需要维修。驾驶员对

18、需要维修项目应先填写“车辆维修保养单”,经部门经理签字后,申报维修保养的?费用预算。由车辆主管根据车型、维修项目确定车辆送修的维修厂家。确定维修厂家后,应请行总裁办主任在“送修单”上签字。维修结束后，驾驶人员及总裁办相关人员应对维修车辆进行技术鉴定,检验合格，收回更换的旧部件,并核定维修费用的合理性、准确性后,方可在维修厂家的单据上签字。驾驶人员对维修费用的真实性负责 将送修车辆开回公司验收后,驾驶人员应将“车辆维修保养单及“维修清单”及时呈交总裁办主任。车辆在维修过程中,若发现由于其他问题需要增加维修项目或维修费用时,应按照上述程序重新申请。第 4 条 公司车辆的维修，须在指定的修理厂进行。

19、定点修理厂应该是修理质量好、价格合理、方便快捷、服务意识强的正规修理厂 第 5 条 车辆行驶在外发生故障或其他耗损急需修理或更换零件时,可根据实际情况进行修理。第条 驾驶人员在修理过程中不得故意多报修车项目,或弄虚作假，一经发现将严肃处 第 7 条 车辆保养 车辆由办公室同司机负责定时、定期保养、维修和清洗，,随时保持车辆具有良好的技术性能。车辆必须保持清洁，在不耽误工作的情况下,必须做到整车全面清洗，并进行例保。因未认真执行车辆保养规定,而造成车辆损坏、报废,乃至发生交通事故的，办公车辆由相关领导承担领导责任,同时相应负责司机承担直接责任。7、档案管理 .1 企业档案管理制度 7.2 档案借

20、阅管理制度 第条 目的 为了规范档案的借阅管理工作，保证档案资料的完整与安全,特制定本制度。第条 原则 本着过程清晰,涉及部门职责明确的原则做好档案借阅管理。第 3 条 适用范围 企业各项档案资料的借阅管理工作均应参照本制度执行。第 4 条 具体内容 一般情况下,档案材料不可借出.确需要借出时,必须经总裁办主任批准,履行登记手续并自觉遵守借阅时间,按期归还。一般档案借阅不超 7 天,凡需延期使用者，要办理续借手续。愈期不还者，按档案管理有关规定处理.查阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销手续。档案管理人员对查阅归还的档案，应仔细清点,如发现有损坏、丢失等情况，应立即追究责任。借阅的档案不

21、得转借他人，不准拆卷、抽页、剪裁,不准删改、圈点或勾画档案内容，保证档案归还时完好无损 公司档案原则上不对外借出，如因特殊情况必须借出,需经企业主管领导签字批准后，方可办理查阅手续。借阅机密、秘密、绝密档案时一律按照档案保管中的相关规定办理 档案工作人员要加强业务指导与监督,严防泄密、失密等事件的发生.。8、文书资料管理制度 8。1 企业文书管理制度 第条 目的 为使公司文书管理规范化,提高公文处理的效率和公文的质量,特制定本制度.10 第 2 条 原则 本着“制度化、规范化、标准化的原则做好文书管理工作.第 3 条 适用范围 本制度所指的“文书是指业务工作上的往来公文、报告、会议决策、规定、

22、合同书、专利许可证、电报和各种账簿等各种文件、资料。本制度适用于对企业内部所有公文文书的管理.第 4 条 具体内容 文书的制作要领?文书内容必须简明扼要、一事一议，语言、措辞力求准确规范。起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时需另附相关材料与文件。？必须明确起草文书人的责任,并正确署名.修改请示提案书时,修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。文书的署名 公司内文书,如果是一般往来上报或不涉及各部门且内容不重要的文书文书，只需要部门署名；如果是重要文书或涉及其它相关部门的，按责任范围由相关责任人签署名。对外文书，如合同、责任状等重要文书,一律由总裁签署。文书的处理 普通文书由部门经

23、理以上级别的主管人员,负责对文书进行审批、答复、批办以及其他必要的处理，或者由指定下属对文书进行具体处理。处理中如遇重大问题或异常现象,需及时向上级汇报,并按领导指示办理.机密文书处理原则上由责任人或当事人自行处理。亲启文书原则上由信封上所指明的人开启,其他人不得擅自开启，如果主管领导在职务上有权替代指明者,可不受本条规定约束。文书的整理与保存 全部完结的文书，交总裁办归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查,立卷,，归档保存。员工个人不得保存企业公文,凡参加会议带回的文件，应及时交总裁办登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交 文书借阅与销毁 各部门人员因工作需要借阅一般文件

24、时,在经其部门负责人同意后方可借阅.对有密级的文须经总经理同意后方可借阅。11 借阅文件应严格履行借阅登记手续,按时归还。对于多余、重复、无保存价值的文件，总裁办应定期清理造册,并按有关规定办理申请销毁手续。机要文件一定要以焚烧的方式销毁。任何人不得擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登记,报企业领导批准后销毁。9、环境卫生管理制度 9。1 办公室卫生管理规定 第 1 条 目的 为创建一个良好、舒适的办公环境,提升企业形象，特制定本规定.第 2 条 适用范围 总公司与分公司办公室事宜,除另有规定，皆依本规定执行 第 3 条 具体内容 办公室是员工开展日常工作的重要区域,办公桌、文件柜的

25、卫生清理和管理工作由使用人负责，其它区域由保洁人员负责。总裁办负责检查、监督办公室的环境卫生。卫生标准 办公室地面干净整洁,无尘土,、水渍和杂物.门窗洁净,玻璃明亮,无灰土,窗帘整洁。办公桌面洁净、无污垢。办公桌椅、文件柜放置有序，办公用品摆放整齐。个人生活用品放在固定抽屉和柜内.室内盆栽植物无尘土,花盆外围干净无土.室内墙壁除允许张贴或悬挂必要规章制度外、办事程序外不准乱贴乱挂。室内各种线路走向整洁、整齐、安全，不可乱搭临时线路。总裁办负责对办公室进行定期检查和不定期抽查,对于检查结果进行通报，并督促不合格部门进行整改.12 1、安全管理制度 .消防安全管理制度 第 1 条 目的 为加强企业

26、的消防安全工作，保证企业财产安全和员工人身安全，特制定本制定 第 2 条 职责范围 总裁办责成专人负责消防管理的各项工作。企业所有员工应配合总裁办开展消防安全管理工作。第 3 条 具体内容 总裁办负责企业的消防安全工作，认真贯彻执行国家和上级有关消防安全工作的政策、法律、以及有关防火安全的规定。部署和组织公司的防火宣传教育工作，教育全体员工严格遵守防火制度和一切与防火安全有关的规定。定期检查和了解上级有关防火的规定和本企业的防火安全规程的贯彻执情况,并负责研究决定重大火险隐患等不安全问题.领导义务消防组织,加强管理、教育和学习训练,不断提高业务水平,适应消防工作的需要。组织总公司人员进行消防学

27、习和训练，正确使用消防器材。10.2 安全保卫管理制度 第 1 条 目的 为了加强企业安全保卫工作，保证企业各项工作安全、有序、正常地进行.根据企业对安全保卫工作的要求，结合企业实际情况,特制定本制度。第 2 条 适用范围 在企业辖区内的各项安全保卫工作均应参照本制度执行 第 3 条 具体内容 总裁办是安全保卫工作的职能部门,负责全企业的安全保卫工作,结合企业实际情况制定安全保卫工作制度、规定和办法 企业各部门经理为本部门第一责任人，分管部门安全工作。3 内部安全保卫管理 企业工作要贯彻“预防为主,确保重点,保障安全”的方针,建立健全各项零度,采取人防、物防、和技防相结合的防范措施。贵重物品与

28、设备，要专人专项管理,严格借领手续，确保设备器材的完好无损。企业日常安全管理 工作人员下班前应关好门窗、电灯和其它用电、用水设施。一旦出现问题，出追究本部门领导责任外,还要追究当事人的责任。定期检查各项电器设备、消防器材、设施.？1、图书借阅管理制度 第 1 条 总则 为营造良好学习氛围，丰富员工业余文化生活,加强图书管理，提高图书使用效率,提升员工整体文化素养，创建学习型企业,特制定本制度。第条 适用范围 所有图书由图书管理员要晓旭负责管理。所有图书借阅者仅限企业内部员工,概不外借.所有图书编号登记入册，供本企业员工查阅 第 3 条 具体内容 借阅办法和要求 每人一次限借 2 本,借书期限

29、3天，经管理员同意后办理外借手续;续借时须将原书带来,以一次为限，续借期限不得超过 30 天;借阅时间：周一至周五办公时间.借出图书应当面检查，如有破损、缺页、涂写等，应当场声明并经管理人员确认,以明责任.员工在借阅过程中，应爱护图书。归还图书时，如发现在书中批改、圈点、划线、折角、涂写,一处扣款元；发现图书丢失，应及时向图书管理员申请核销，照价赔偿;如员工逾期日未归还图书，视为图书自动出让,按书价的倍赔偿，由财务代扣。每年 1月中旬由总裁办对所有图书清查一次.调离的员工必须归还借阅图书后,方可办理调离手续 12、节假日值班制度 1 第条 总则 为保障在节假日期间的企业安全保卫、防火防盗等工作

30、,结合企业实际情况，特制定本制度 第 2 条 适用范围 值班的部门经理 保安 第 3 条 具体内容 （)总公司值班由总裁办室统一安排、管理。(2)值班人员地点在各办公室与保安室。()值班人员要有高度的责任感和警惕性,不得擅离职守,不准无故脱岗，如有事需请假，必须提前向总裁办主任批准。（)值班人员必须准时到岗，不得迟到早退，值班期间不许留外来人员，不许喝酒、参与各种娱乐活动;遇紧急情况迅速通知有关领导,及时与公安、防火部门联系;认真做好电话记录和值班日记,保持值班室卫生。值班人员下班后，必须认真公司内各项安全措施,发现不安全隐患及时排除。值班人员遇部门需要延长工作时间的,要积极主动配合 对值班不负责任、擅离职守的同志予以批评、罚款,出现问题的要追究当事人责任。15