外贸流程详细介绍.pdf

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2、价有：FOB 船上交货、CNF 成本加运费、CIF 成本、保险费加运费等形式;二、订货签约 贸易双方就报价达成意向后,买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商,双方协商认可后,需要签订购货合同;在签订购货合同过程中,主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈,并将商谈后达成的协议写入购货合同;这标志着出口业务的正式开始;通常情况下,签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效,双方各保存一份;三、付款方式 比较常用的国际付款方式有三种,即信用证付款方式、TT 付款方式和直接付款方式;1、信用证付款方式 信用证分为光票信用证和跟

3、单信用证两类;跟单信用证是指附有指定单据的信用证,不附任何单据的信用证称光票信用证;简单地说,信用证是保证出口商收回货款的保证文件;请注意,出口货物的装运期限应在信用证的有效期限内进行,信用证交单期限必须不迟于信用证的有效日期内提交;国际贸易中以信用证为付款方式的居多,信用证的开证日期应当明确、清楚、完整;中国的几家国有商业银行,如中国银行、中国建设银行、中国农业银行、中国工商银行等,都能够对外开立信用证这几家主要银行的开证手续费都是开证金额的;2、TT 付款方式 TT 付款方式是以外汇现金方式结算,由您的客户将款项汇至贵公司指定的外汇银行账号内,可以要求货到后一定期限内汇款;3、直接付款方式

4、 是指买卖双方直接交货付款;四、备货 备货在整个贸易流程中,起到举足轻重的重要地位,须按照合同逐一落实;备货的主要核对内容如下：1、货物品质、规格,应按合同的要求核实;2、货物数量：保证满足合同或信用证对数量的要求;3、备货时间：应根据信用证规定,结合船期安排,以利于船货衔接;欢迎加入外贸交流群：与更多外贸人互相讨论,免费外贸 b2b 平台-实惠网 全新改版上线,整合了 seo 策略,融 入在线下单功能,支持博客口碑营销,嵌入 yahoo im、msn 在想沟通;为广大外贸厂商 量身定做的一站式电子商务营销解决方案,同时完善的电子商务导购流程,亦可使国外厂 商更好的了解您企业的商品,是传统外贸

5、企业涉足电子商务领域的必备平台;最重要的是 现在平台注册是完全免费的;大量外贸技术性文章尽在外贸博客：五、包装 您可以根据货物的不同,来选择包装形式如：纸箱、木箱、编织袋等;不同的包装形式其包装要求也有所不同;1、一般出口包装标准：根据贸易出口通用的标准进行包装;2、特殊出口包装标准：根据客户的特殊要求进行出口货物包装;3、货物的包装和唛头运输标志：应进行认真检查核实,使之符合信用证的规定;六、通关手续 通关手续极为烦琐又极其重要,如不能顺利通关则无法完成交易;1、属法定检验的出口商品须办出口商品检验证书;目前我国进出口商品检验工作主要有四个环节：接受报验：报验是指对外贸易关系人向商检机构报请

6、检验;抽样：商检机构接受报验之后,及时派员赴货物堆存地点进行现场检验、鉴定;检验：商检机构接受报验之后,认真研究申报的检验项目,确定检验内容;并仔细审核合同信用证对品质、规格、包装的规定,弄清检验的依据,确定检验标准、方法;检验方法有抽样检验,仪器分析检验；物理检验；感官检验；微生物检验等 签发证书：在出口方面,凡列入种类表内的出口商品,经商检机构检验合格后,签发放行单或在出口货物报关单上加盖放行章,以代替放行单;2、须由专业持有报关证人员,持箱单、发票、报关委托书、出口结汇核销单、出口货物合同副本、出口商品检验证书等文本去海关办理通关手续;箱单是由出口商提供的出口产品装箱明细;发票是由出口商

7、提供的出口产品证明;报关委托书是没有报关能力的单位或个人委托报关代理行来报关的证明书;出口核销单由出口单位到外汇局申领,指有出口能力的单位取得出口退税的一种单据;商检证书是经过出入境检验检疫部门或其指定的检验机构检验合格后而得到的,是各种进出口商品检验证书、鉴定证书和其他证明书的统称;是对外贸易有关各方履行契约义务、处理索赔争、议和仲裁、诉讼举证,具有法律依据的有效证件,同时也是海关验放、征收关税和优惠减免关税的必要证明;外贸业务员工作细则 办理客户业务前的准备工作 营业助理复查上次该客户当面所交代或来电来函所应办工作是否已完成,如未完成应速办妥;一营业助理对客户所寄来拟在仿制的原样品,如需准

8、备报价、样品、印盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料,应即准备齐全,如有问题不能解决,应即向主管经理请示如何处理;二营业助理须将客户所欲购的项目,应准备最新报价,以满足客户再订购的需要;三营业助理应客户所需,代订饭店 房间、并于前一天应再与饭店联络,不可有误;四营业助理须通知装押助理,最迟于于客户来前一日办妥OOL;五如需采购部有关科长配合准备工作者,营业助理应协调妥善对大客户来应预到公司日期;客户接待工作 一如需到机场迎接,营业部助理应向总务科安排接机事宜,并应于飞机抵达前2 小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间;必须提前 5 分钟抵达机场或饭店将客人接来公司;二如客户需赴工厂

9、察看,营业助理应事先与工厂联络,安排行程;三如客户需要游览名胜古迹,营业助理应事先安排观光行程;客户来访接待 一赴机场或饭店接客户前,营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室;二如客户需要饮料、食品等,营业助理应通知样品室准备;三如需采购部有关科长备询时,营业助理应事先通知待命;客户接洽业务 一营业部经理及助理陪客户挑选样品;二经客户挑选的有兴趣产品,营业助理应即记录详细资料及产品编号、规格、包装明细、材数,最近工厂价格;如有必要,得与有关科长协调报价;如客户是以 C&F 或 CIF条件采购者,应即计算所拟报单位数量的运费,如该产品客户以前曾购买者,则应记录前次厂价与卖价;三与客户洽谈

10、中,对报价及客户所特有要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、品质、订购数量等,营业助理均应详细列入记录,必要时画上该产品草图;四如客户当日未能决定采购者,须待次日继续洽谈时,营业助理应将所挑选出来的样品,留条嘱咐样品室暂保留于业务治谈室架子内;以免下次洽谈时重复挑选;保留期限不得超过一星期;五如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品,营业助理应嘱咐样品室归还原处;六客户如有任何询问应即查核答复,如不能即时答复,亦应向客户说明原因并告以何时答复;七与客户洽谈中,对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成;整理报价单 一应客户需要,将洽谈中感兴趣的产品,营业助理与采购部有关科长协调整理报价单

11、,经主管理经理核阅后打出交给客户;二客户订购产品,营业助理应于客户离公司的当日或限内将报价单单项总价及全部总价底稿整理妥当,呈主管经理阅后,扫报价单所规定份数增加二份;如是 C&F或 CIF时,报价单上的材数不予打出;三营业助理,应即核对报价单是否与底稿相符,如有错误即自行修改确实无误,然后抽出一份报价单请示经理后,开国内订单,连同国内订单装运联一并交装押助理;四所有寄国外信件,报价单若其他一切文件须由营业助理核对,并在寄出份上经理签名处旁签名和签注日期,送交主管经理发出,但报关文件由营业助理于结并前自行核对单价数量,必须在当日内完成;开国内订单 营业助理应时常查核自存的报价单,并尽速请主管经

12、理会同有关采购科长发出国内订单,并在存档报价单及资料卡或PRICE LIST 上注明承制工厂、厂价、国内订单号码及日期;一订单上唛头可采用下列方式:1.刻章;2.打字;3.由营业助理书写清楚;二如国内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时,即发出订单更改通知,并与原国内订单留底联装订一起;三如是将国内订单改开另一工厂,则应于国内订单留底联、验货联、装运联上注明,本订单是原订单号重开,原订单作废并于存档报价单联及资料卡或PRICE LIST 上更改国内订单号码、日期、承制厂名称价格,但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单是重开,并即将装运联直接交装运押助理;四原国内订单如是改开别家工厂时,须

13、用特别编号,举例如下:KR-1021 此为改开订单号码 K-1021 此为原订单号码 五需动退的货,外箱上要打记号,应于订单上特别注明,告知工厂;六如是纺织品的订单,亦应于订单上注明需办 GUOTA 才可出口;七印制样品请款时,务必附上样品才可付款;八订单一个 ITEM 在￥5,000 以上,科长在时一定要让科长签字,才能寄出,如科长不在而急于需寄出的订单由营业部自行决定;此订单进否要由科长签字才寄出,但如未经科长签字的订单,采购科长应协助出货,而催货则由营业部负责;九凡向工厂催货包括配件及印刷品一切的责任由营业助理负责,但装押助理协助催货;开妥国内订单 一国内订单开妥后,须校对与报价单上所列

14、的包装、数量是否相符;二开妥国内订单送主管经理核阅签名后:1.留底联存查;2.工厂联及签回联及验货联交管制中心;3.装运联连同报价单一份交装押助理保存出货用;4.签回联逾 10 天工厂未自动签回时,由管制中心过滤,如该订单单项金额超过美金2000元或人民币8万元以上者,通知有关副助理或外务员负责签回,如金额未超过以上金额者不必硬性签回,如超过美金 5,000 元者,务必由各有关科长签回;5.管制中心收到签回联时,核对单价、数量后,如签回联上有更改部分,应由管制中心通知各承办助理,再交行政助理处理后转交各有关人员更改样品室价格;三营业助理收到出货样品时,须详查出货样品的品质规格是否符合客户要求,

15、如符合则呈阅主管经理后将出货样品自行保管,否则即刻请示旅客经理如何处理,验货平面由主管经理核阅后收回再保留;1.北部地区助理取回出货样品,仍交由管制中心销案后,自行保管;2.送他仓库的出货样品亦需取回,但贵重及体积太大的,助理可自行决定是否取回;四工厂收到订单要求承办助理改价,须由经理决定不可自作主张;索取样品 一客户未订购,但要求样品的项目应请示主管经理会同采购部有关科长向何家工厂索取样品,并填妥样品索取函,以三联交收发中心以一承留底;二客户已订购者,应按报价单国内订单上规定数量向有关工厂索取样品;三索取样品如急迫时,以电话与有关工厂及外务员联络;四重要样品如在限期内仍未收到回音时,应即填写

16、重要样品逾期追问单,交有关采购科长采取紧急措施;五对外务人员交办的事项,应随时督促如期完成,如有任何困难时请示主管经理处理;六收到工厂样品后应即详细检查是否完好无缺,如有规格不符或损坏应速通知工厂重寄,并嘱咐注意改善及小心包装;七向工厂索取样品时,要注明该工厂产品的编号,如无工厂编号,须附上草图或相片;八向工厂索取样品时,请勿写客户及地区名称;九外借样品申请单上一律附上 23相片留底;十内借暂借样品应于资料中心登记;十一凡一个 ITEM 拍成一张的相片均以 23为主;附件:索取样品职责的划分:1.旧样品一律由营业部直接向工厂或外务员索取,若无法取得,请科长提供资料,由助理继续索取,到完成为止;

17、2.新样品一律要科长负责索取,所谓新样品包括:1 客户送来的样品图片;2 旧样品但有部分更改者;外务员编制隶属采购部,但其工作直接对营业部负责;有订单的新样品由科长负责索取样品到底;无订单的新样品索取期限已届,科长无法完成,应呈所属经理,说明理由;寄样品给客户 在收到工厂所寄来的样品上,贴妥本公司标签与 ITEM NO.品名 一如以海邮或空邮寄出者,应打收件人地址、姓名、电话、标签及 SAMPLE INVOICE五联,在第四联上签名及注明日期交包景裹组寄出,将第三联随同样品装入箱内;第一联寄客户,第二联交收发归档,第五联自存;1.如样品数量过多或价值过高,而交涉仍需付样品费者,应于 SAMPL

18、E INVOICE上注明 SAMPLE CHARGE 并去函向客户索取样品费及邮费;2.每 3 个月依自存的第五联 SAMPLE INVOICE 清理客户未寄来样品费邮费或其他费用,打 DEBIT NOTE 用会计科长名义向客户索取;3.寄国外包裹,由各助理自行包好,装入箱内 4.如寄出 SMP 需办出口配额者,承办助理应特别注意事先办理;二如以航空货运方式寄出者,应打 SAMPLE INVOICE 六联单价打上虚价不实的价格第一联于样品寄出后随函寄给客户,第五联由航空货运公司签名后交秘书室收发人,六联自存;收到航空货运公司提单应核对航空运费、客户地址及班机是否正确,如航空货运公司计算佣金时核

19、对,其余交秘书室存档,如航空运费为本公司支付者,须客户确实收到货品时才可签付运费;三所有寄出国外的样品须由经理过目,再行寄出;客户来电来函来样品 一收到客户来电来函,应立即请示经理如何处理;二收到客户来拟仿制的样品,或寄来的目录相片,其开发报价等,应即请示主管经理;若有居交订单者,请公司予以奖励;三主管经理外出时,营业助理应在自己能力范围内所能管的事先行管理,主管经理返公司后,再呈报处理经过如系紧急事项,应设法与主管经理取得联络,以便迅速处理;须经确认样品、印刷品 一如国内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经国外客户确认通过后,立即以公司印的表格,寄交工厂及有关外务员,留底一份交装押签收

20、,并在原国内订单装运联上登记后再交回营业助理留存;如以电话通知工厂,应补寄通知以便安排出货;二客户正式确认通过的样品,应会知有关外务员或科长,规格正确以便验货;验货 一如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌,因地区偏远无法前往承制厂商货或因承制厂商品质差,外务人员不能决定可出货时,外务人员来电或来函通知,营业助理应即请示主管经理如何处理;但北部地区、广州地区不论任何情况,应通知外务员必须亲往验货;二营业助理因解决重要问题须往工厂时,应填出差申请表返回公司后凭出差报告表,向总务科请领差旅费;三所有订单的验货联均由管制中心直接寄交外务员,以便协助催货,如助理需到仓库验货,自行找装运联或留底联;申请国

21、外内佣金赔偿 一营业助理填妥申请书,送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长,如赔偿须扣工厂者于表上注明并另填写扣款单一份交会计,一份交稽核,一份交采购科长,一份留底,以便工厂请款时扣除,如是亲交来公司的客户,须备妥收据及护照影本送交会计制单;申请书为四联,其中一份留底 二在支付国外佣金时必须:1.与国外公司订佣金可在任何地点支付的契约影本交会计;2.每支付前由对方公司来信指定由某人携带该公司开立的收据支领;三押汇科长收到国外汇款支出申请单,送交有关会计签收一份,另一份交稽核;对样品处理 一出货样品:营业助理必须取得并切实负责验货无误后予以自行保管或予补样;二收到工厂新样品,呈阅主管经理后,应

22、附厂商住址、电话及负责人姓名及价格资料即送采购部有关科长编资料;三承办助理收到新样品,应从速送采购部,如获订单,可得奖金;四有秘密样品专利或只能卖给专门客户不可随便陈列于样品室;其订单及样品函的科长栏应改填经理名;五如需向商业部门借出样品时,应填写样品外借申请单连同彩色照片呈总经理核后方可借出;六如有不可陈列的印刷盒,由承办助理于出纲 SMPL 上注明不可陈列字样,先交管制中心销案后,再由管制中心送交承办助理保管;注销国内订单 一营业助理向装押助理签收营业部订单货款支付核准单须详细核对单价、数量及扣款事项并作付款记录后交管制中心核对,无误后签名呈阅经理,并将原国内订单底上予以注销;二凡有退关税

23、或退货物税的工厂在未结关前请款一律保留50%包括送仓库货,如工厂急需货款,亦应先开来保证票;接到报价单与国内订单 装押助理收到由营业助理转来的报价单与国内订单时,应核对报价单与国内订单上包装、数量是否完全相符,如发生错误或有疑问时,应即与营业助理协调或请示主管经理如何处理;签收 L/C 影本 一押汇科长收到 L/C 后,即影印一份送交营业经理签收,再转交营业助理核阅并在存档的 O/C 上登记 L/C 号码,S/D、V/D 以及金额后,交装押助理;二 L/C 可能发生的问题如下:1.收到 L/C 时须先核对总金额、数量、单价是否正确;2.收以 L/C 当天时,如距有效日少于三天,即须向主管经理提

24、出;3.通常 L/C 是可分批,如不可分打,须向主管经理提出;4.如由本地无直接船可到达的港口,须看 L/C 是否可以转船,如不可以须请示主管经理,必须特别注意出口港不能指定为本地港口;5.核对受益人全名、地址有无错误;6.核对交易条件是为 FOB、CIF、C&F 是否相符;C 内容有无错误字;8.有无规定整批或限装货柜或特别指定船公司;9.如同一富户有数张 L/C 时须看有无规定可予合并;10.如 L/C 直接由国外客户寄来,而未经银行登记,须即请示主管经理是否送银行核对其签字是否符合;11.如远期付款的 L/C 应查看利息,是否由买方负担,如否应即请示主管经理;12.如有怪异字眼,或条款有

25、违常理者,应即请示主管经理;装船通知单 一依照国内订单的规定交货日期一个月至一个月前开始作业,由装押助理按外勤人员的报告或直接与工厂联系后填写装船通知单;送货柜场者:共四联 第一联:寄工厂,由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发;第二、三联:1 寄有关外务员,在第二联上填妥确定出货日期、净重、毛重、才积、未能如期交货原因后寄回经理,再交装押助理协调安排出货;2如每一ITEM超过,美金5000元者,第二联交有关科长,第三联仍寄交外务员;第四联:装押助理存查;货送仓库者:填送仓装船通知单,共二联 第一联:寄工厂,由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后,再送收发;第二联:装押助理存查;如重要

26、订单未能如期交货,得填写重要订单逾期追问单交有关科长协助处理;二如国内订单规定收到L/C后才通知生产者,收到L/C当日即在装船通知单上注明L/C已收到,船期通常以S/D 期限前三星期为宜;弹性应用 三如国内订单规定须等样品确实通过才生产者,当收到客户确认函电时,由营业助理填写确认函交工厂,并将留底联交有关装押助理签收,并在国内订单装运联上登记后,再交回营业助理,以便安排船期;四如出口美、日地区,应将经济部商品检验局的原料来源加工处所切结书空白数份填妥,可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回,才回经济部商品检验局申请产地证明书;五需确实注意出口货品是否含有须办退税进口零件,协调报

27、关行后与有关工厂办理手续;催货 一送货柜场的装船通知单发出后一星期内如无回音交货,应该会同营业助理向工厂或外勤业务人员催货;二退税资料寄来本公司时,应先告知工厂填明承办人姓名,否则经常很多助理有同一家工厂的货,退税资料往往误传,而发生工玫不能退税的麻烦;收到仓库送来的进货单 一装押助理收到进货单应即核对,对所列的唛头、数量、包装情况表是否与国内订单符合,如需更正即刻通知仓储科长处理;二收到进货单后,需通知助理前往仓库验货,并制订莱部订单货款支付核准单;三如未通知送货柜场而擅自送来仓库者,应扣运费;签订 S/O 一依据出货明细表及国内订单装运联所示大约材数计算体积重量;二向拟装运的船公司或报关行

28、查是否确实签到S/O;三船期如有提前或延后,应立即与工厂联系务必配合;四打 S/O 时须查核是否每张均打,如有漏打,应即时补上,以免报关行在船公司重打,浪费时间;五签 S/O 的时间应提早一星期或两星期,或事先以电话与船公司联络订船位;六如装整台货柜时,必须货物实际重不可超过船公司所规定的重,如超过时应请示主管经理处理;结关前工作 一如由他库装货柜出货者,应提前将出货明细表一份交仓储科科长,以便送货;货未到或尚未验货,应在明细表上注明 二如由仓库出卡车者,须在结关前二天将出货明细表交押汇科长,以便及时通知卡车,货未到或尚未验货必须在明细表上注明;三须密切注意仓库出货时间、车号、唛头、数量及送货

29、地点,确定时应即通知报关行;四于船期结关前一日,确定出货明细表的正确项目、数量,如所出的货有配件印刷工厂者,须于出货明细表上注明;五打 PRCKING LIST 六份,并于其中三分抬头改成 INVOICE 并于其上注明每家工厂正确全名,统一编号、发票号码,交营业助理核阅;并填写出口登记本四联,第五联财务连同 PACKING LIST 三份 INVOICE 二份送交押汇科长盖章后,连同退税资料交报关行,一份交会计科长,其中另一份 INVOICE 自行留底;六出口登记本上所列规定送件日期及预计入帐日期,应填写结关后七天,如有迟延应写原因;七送货当天早上必须联络工厂确实出货时间、卡车号码及到达时间,

30、确定时立即通知报关行;八结关当天如有未能确定工厂出货把握者,须立即修改资料,将该纲报关;九货如未依时间送达,所发生海关费用及规费应有记录,并于签订单支付核准单时填上应扣数目,注意请款时扣除;十装押助理如当日有结关的货,须所有的货到达确实报关完毕,才可下班;十一装押助理必须待进货柜场的货确已送达无误才可制营业部订单货款支付核准单;十二工厂的出货发票要开送货当天的日期、配件,如分批出货,亦需于每一次出货磅货即开来当天的发票,不可延迟于送货;十三工厂如在货未结关前,即已送达货柜场,而有需退货物税或关税者,请款时一律暂时保留50%,并于货款支付核准单上注明此点;结关后工作 一装押助理须查询报关行及船公

31、司,货是否确实出口无误,如确实无误,将出口明细表一份交会计,另一份送管制中心,并将营业部订半日货款支付核准单交营业助理;二催 CBC 必须确实于结关次日取得,除非以错单出口者,须随时催报关行,最迟须于一星期内取得,否则须向主管经理报备;三于CBC到达后,如要办理经济部产地证明书,须附上INVOICE一份,工厂已盖好章的原料来源加工切结书一份及CBC 副本一份送交报关行,以便办理产地证明;四在拿 B/L 前须将 S/O 留底正确无误一份交报关行,以便到船公司拿 B/L 时核对;五在收到 B/L 时立刻核对材数与运费与内容有无错误是否符合;六 B/L 如须预付运费,应会同营业助理填妥营业部杂费支付

32、核准单交有关会计,如经理不在,为争取时效,可凭装押助理签名,即送会计付款,事后由会计送给经理、副经理、助理补签;七将文件备妥,待文件齐全后,将全套押汇文件另加出货明细表 INVOICE,B/L各一份连同出口登记本第三联稽核第四联押汇交押汇科长,将必要文件转送银行押汇,出口登记本第三联由押汇科长转送稽核,时间由结关日起不得超过七天,如有延误需写原因,并须扣各经理利息,并处罚装押助理;八押准文件存档联及寄交客户,联经由营业助理呈阅主管经理后,分别寄出并在存档联上注明归档,交收发中心;九押汇科长收到结汇证书连同信汇回条、出货明细表、INVOICE 及 B/L 各一份送交有关会计;打 OOL 视客户或

33、经理需要,装押助理应按所办客户会同营业助理打 OOL 三份,一份由装押助理留存,两分转交营业助理留存一份,另一份呈阅主管经理;收到仓库存货周报表 仓储科须于每周一上午 11 时半前将仓库周报表送交行政助理,行政助理于午前送交装押助理,装押助理收到后须填妥 L/C 期限栏及装船日期栏,并核对数量、唛头厂商无误后交营业助理核对,于每周二中午下班前交主管经理转交行政助理,如仓库存货周报表上有错误时须立刻去电话与仓储科长联系查明;申请 LOCAL L/C 一向押汇科长取表填妥,即送主管经理,总经理签名核准交押汇科长申请,在开发本地信用状申请书上须开给何家工厂,手续费是否从工厂扣除;二押汇时LACAL

34、L/C复印件本一份需送押汇科长;货完全出清时的工作 一国内订单装运联待货完全出清不再使用时,自行烧掉;二 L/C 影本待货完全出清不再使用时,应即交押汇科长;核签报关费 一核对唛头、件数是否无误,并于出口登记本留底联注销并于出口登记本上报关费栏登记该批报关费,以免报关行重复请款;二报关费如多出规定费用时,应签请经理核准 外贸跟单员的职责：跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中,以客户定单为依据,跟踪产品服务运作流向并督促定单落实的专业人员,是各企业开展各项业务,特别是外贸业务的基础性人才之一;一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识;外贸业务员的工作内容和职责

35、：1、及时安排好打样;要按客户的要求,书面详细列出打样单;打样单上应严格明晰四大要素：货号、原料、颜色搭配和做法;打样单的格式应严格参照大货订单格式,即货号-颜色-数量应列出表格,而不能是其它的任何格式;打样单应由外贸部经理签字后,方能安排打样,外贸部经理不在时,由外贸部经理指定的人签字;如涉及 XX 模、五金模具是否要开,应请示外贸部经理;如打样需新购原料或辅料,应书面通知采购部购买;如采购过程中涉及最少起订量的,应马上汇报外贸部经理,由外贸部经理决定如何处理;样品完成后,应仔细审核样品,寄出前,必须拍照存入电脑档案;如果是新客户,样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付,需请示经理

36、,由经理决定;总的原则是：如果是少量样品,样品免费,运费到付;如样品数量较多,应考虑样品收费,运费到付;2、严格把握核价单,精确地报出美金销售价格;一般情况下,核价单只要掌握两种就可,一种是一般贸易核价单,一种是进料加工核价单;核价单原则上是由计划部提供的;业务员在向计划部索取核价单时,应拿到 Excel 的电子格式,而不是纸张打印件;拿到计划部提供的核价单后,业务员应逐字逐行进行审核,检查是否有任何可能的差错;特别要有能力看出明显的错误,如发现一个XX皮康纸的金额为5元,一个XX里布的用量为 1 米,应立即通知计划部,要求计划部立即改正错误;当遇到计划部未能及时提供核价单,客户又要马上提供报

37、价时,业务员应立即动手,收集相应的核价单数据,自己制作出准确的核价单;业务员一定要看清楚核价单中利润和销售利润率的计算方法的公式是否正确;利润=美金卖价 X 汇率成本 销售利润率=利润美金卖价 X 汇率 X100%美金卖价确定后,原则上必须经外贸部经理审核后,方能对外报价;个别客户提出佣金要求的,业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚,由经理决定如何操作;确定美金卖价,总的原则如下：.此处有删节,因涉及阿瑟供职公司的商业业务 3、积极主动与客户保持联系,促使客户及早下订单;样品寄给客户之后,应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品,确认客户样品收到后,应立即发信给客户,非常客气地询问客户

38、对样品的评价,询问客户是否有下订单的可能;4、业务员应始终牢固树立订单就是命令的企业理念;客户下订单后,业务员应在第一时间整理出中文订单,并立即下发到有关部门;客户下订单后,业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情,全身心投入到对客户订单的分析,围绕货号-原料-颜色搭配-做法四个要素,与打样时的最后确认样核对必要时要再次与打样间沟通,如有客户交待不清的,应立即发电子邮件与客户书面确认;客户确认后,立即打印出中文订单并下发;从收到客户原始订单到中文订单下发,整个过程的时间,能半小时解决的,坚决不能用 1小时解决,能 1 小时解决的,坚决不能用 2 小时解决,以此类推;整个过程,最长不能超过 4

39、8个小时;如果期间业务员正好轮到休息,则无条件调休;如客户原始订单有交待不清,业务员发电子邮件后,客户在上班时间的 4 个小时内没有回复的,此时业务员应立即做两件事：第一,打电话给客户,催促客户尽快书面回复；第二,口头汇报外贸部经理,讲明情况,如外贸部经理提出新的建议的,立即按经理的要求去做;中文订单的发文放范围应在订单的最上面显示清楚;显示发放范围的标准格式是发：沈阿瑟1、张三 6、李四 3、王五 6、钱六 5、赵七 1、李八 1,共 23 份;中文订单中应绝对杜绝模糊语言,如与上次一样、与去年一样、有关部门等等;在中文订单的右下角,业务员应手工亲笔签下自己的姓名,而不能在电脑中打印出自己的

40、姓名;手工亲笔签名,表明业务员已对订单的内容已经彻底审核,已经没有任何丝毫的差错,也表明业务员已对此订单已经完全承担全部的责任;当然,订单最终确认的另一个重要的指标是客户 30%定金到账,或信用证到手;如定金或信用证未到位,可下发订单,让计划部先计算用料,但要书面通知采购部：所有物料采购等通知;简要的说,外贸业务员主要负责联系客户,签订合同;外贸跟单员主要负责合同的执行,主要包括但不限于备货、租船订舱、报验、报关、制单结汇、收汇核销、退税等;出口业务操作程序图 国际市场调查 制订商品经营方案 落实组织货源 联系国外客户 广告宣传 询盘还盘 发盘 接受 签订合同签约 验货入库备货 催办信用证,审证 托运 签订运输合同 报检、报关、投保、装运或交付承运人 制单、结汇 发生争议：索赔、理赔、处理争议 完成出口