采购谈判实施细则.pdf

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1、采购谈判实施细则采购谈判实施细则第第 1 1 章章总则总则第 1 条 目的为规范公司采购谈判的过程及具体事项，规范采购谈判的相关事项，节约采购费用，降低采购成本，特制定本细则。第 2 条 适用范围本细则适用于公司采购过程中所有需要进行谈判的采购项目的实施管理。第 3 条 职责公司采购部是采购谈判的归口管理部门和具体执行部门，其他部门负责协助采购谈判的相关工作。第第 2 2 章章 采购谈判管控程序采购谈判管控程序第 4 条 采购谈判准备时间采购部应在财务部审批通过采购资金预算后，方可着手准备采购项目的谈判。第 5 条 组建谈判小组1.采购部应视采购谈判任务的具体情况组建规模适当的谈判小组。(1)

2、谈判首席代表，在谈判中拥有领导权和决策权。(2)技术人员，由熟悉生产技术、产品标准和科技发展动态的工程师担任。(3)商务人员，由熟悉商业贸易、市场行情、价格形势、财务情况的贸易专家担任。(4)法务人员。法务人员须精通经济贸易的各种法律条款。(5)翻译人员。翻译人员在采购谈判中不仅能起到语言沟通作用，而且能调节谈判气氛，增进谈判双方的了解。(6)记录人员。记录人员须具备熟练的文字记录能力，并具有一定的专业基础知识。2.组建谈判小组时，应注意谈判小组成员在性格、专业、特长领域上的互补性。3.一般情况下，谈判小组组长由采购部经理担任;当谈判项目的金额超过万元时，组长由采购总监担任。第 6 条 谈判信

3、息准备制订采购谈判计划前，相关人员应对下表所示内容了然于胸。谈判信息准备项目表谈判信息准备项目表项目项目具体要求具体要求 谈判历史资料：了解供应商谈判技巧、供应商处理谈判的方式等 产品与服务的历史资料：了解价格历史走势、物料品质历史走势等信息收集 宏观环境资料：了解政府法令、行业政策等，增强谈判力 供应商情报资料：了解价格趋势、科技重要发明、市场占有率等供应商产品市场信息 采购人员在财务部相关人员的帮助下，对物料成本进行专业分析，设立议价底线议价分析 进行比价分析，需要分析价格和成本两个项目 确定实际与合理的价格 通过采购数量的大小、主要原材料、标准化或没有差异化的产品、利润的大小、行情的把握

4、程度掌握本公司的实力 通过判定是否独家供应或独占市场、是否是复杂性或差异化很大的产品以及产品的转换双方优劣势成本等综合考察供应商的实力 通过可替代产品的可选种类以及替代产品的差异性分析替代产品 分析所处行业的成长性、竞争的激烈程度和行业的资本密集程度 分析新供应商的开发资金需求的大小、供应物料的差异性和采购渠道的建立成本第 7 条 确定采购谈判方案1.采购部参与谈判人员应根据采购项目的特点制订谈判计划。在谈判计划中应分别确定采购谈判的三个目标，即最低目标、中间目标和最高目标。2.谈判计划与相应资料应提前发放到参与谈判人员手中，以便相关人员进行准备。3.谈判计划制订后，重大采购项目必须经过谈判模

5、拟，以便发现谈判计划中的疏漏，对谈判计划进行补充完善。4.采购部确定采购谈判方案。采购谈判方案经采购部经理与采购总监审批同意后执行。第 8 条 谈判场地、工具准备1.谈判小组选择合适的采购谈判场地。为了提高谈判效果，谈判场地应尽量选择在谈判小组人员熟悉的、宽敞明亮的场所。2.谈判小组布置谈判会场。选用长方形或椭圆形的谈判桌，会场进门正对面座位或进门后右手边的座位为尊，应让给供应商。3.谈判小组要准备好采购谈判必备的文件、纸张、文具等。第 9 条 执行采购谈判方案1.采购部邀请参与谈判的供应商。参与谈判的供应商应从公司“合格供应商列表”中选取，必须选取三家以上。2.在谈判之前，谈判小组组长应掌握

6、成员对所采购产品的性能、参数、型号及市场价格的了解情况，并可视情况先开谈判预备会议，确定谈判有关事宜。3.采购部应根据采购计划和采购谈判方案准备谈判资料，列明所采购产品的名称、数量、技术规格、要求及预算等相关谈判项目的信息，供谈判小组成员熟悉。谈判项目如下表所示。谈判项目一览表谈判项目一览表项目名称项目名称内容内容 满足公司生产的需要 附有产品合格说明书物资品质 检验合格证书 物资的有效使用年限包装 内包装和外包装，根据谈判价格确定具体的包装形式 明确、理的采购价格可以给供应商带来售量的增加、销售费用的减少、库存的降价格低等效益订购量折扣付款条件 根据公司生产的实际进度和公司仓储的能力确定订购

7、量 折扣有数量折扣、付现金折扣、无退料折扣、季节性折扣以及新品折扣等形式 综合分析一次性付款、月结付款等付款方式的特点择最有利于本企业方式 交货期的确定以不影响公司的正常生产为前提，结合公司仓储管理成本，尽量选交货期择分批供货售后服务 售后服务事项包括维修保证、品质保证、退换货等内容第 10 条 形成采购谈判协议1.谈判小组根据采购谈判形成的共识起草声明，分别交由采购部和供应商。2.采购部采购文员根据公司合同样本和采购谈判声明编制采购合同。采购合同不仅要与声明内容一致，而且不能出现错别字、数字错误等情况。3.谈判小组凭采购部经理或采购总监审批的采购合同准备签约事宜。第 11 条 签订采购谈判合

8、同1.谈判小组成员以及公司相关领导与供应商举行签约仪式。2.签约成功后，采购部以及相关部门应举办宴会，以维护供应商关系。第第 3 3 章章 采购谈判实施过程控制采购谈判实施过程控制第 12 条 谈判保密规定1.谈判过程应当保密，无关人员未经许可不得进入谈判会场，参与谈判人员和工作人员不得泄露与谈判有关的内容，谈判结果未经最后审定不得予以公布。2.在采购谈判期间，公司参与谈判的任何人员都不得接受对方的宴请、送礼、贿赂等，否则按公司相关规定处理。3.参与谈判的任何人员不得以任何方式泄露公司谈判底线，否则对公司所造成的损失由当事人承担。第 13 条 谈判成员行为规范1.谈判小组成员代表公司形象，在谈

9、判进程中应遵守公司员工行为规范。2.谈判人员应注意商务礼仪，不得使用侮辱性动作和语言，同时注意掌握谈判进度和谈判氛围，必要时转移话题、缓和气氛，防止谈判破裂。第 14 条 谈判效率控制1.谈判中，须与供应商方面有决定权的人员进行谈判，以免浪费时间。2.谈判前期要注意避免过早透露本公司的谈判立场，如价格底线、交期要求等。3.采购谈判应在公司或供应商会议室、双方选定的采购谈判场所中进行，以提高工作效率，不得在饭店、歌厅等娱乐场所进行。4.采购谈判负责人在谈判过程中应掌控全局，避免草率地做出决定。第第 4 4 章章 谈判资料管理谈判资料管理第 15 条 谈判资料内容1.公司的谈判资料包括谈判计划、方案、供应商的报价、谈判过程中各方提出的各种意见、达成的协议等。2.采购谈判记录人员需要详细记录谈判过程中各方的要求，将其作为谈判的原始资料进行保存。第 16 条 谈判资料管理要求1.谈判资料由指定人员进行保存与管理，作为公司机密资料，未经授权任何人员不得阅览。2.所有接触到公司谈判资料的人员在公司要求时间内不得泄露其中的内容，否则以泄露公司机密行为论处。3.谈判资料的其他管理要求可参照公司文档资料的相关管理规定。第第 5 5 章章 附则附则第 17 条 本细则由采购部制定，其修改、解释权归采购部所有。第 18 条 本细则经总经理审批同意后，自公布之日起实施。