2017会议管理制度.pdf

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1、会议管理办法 第一条 目的 会议是企业决策与沟通的主要形式，为进一步规范公司会议管理，做好上传下达工作，提高会议质量，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，有效地提升公司运营效率,特制订本管理办法。第二条 适用范围 本办法适用于中译语通科技（陕西）有限公司的各类会议.第三条 职责 一、行政人事部 1.根据会议类别，负责会议通知及相关组织安排工作；2.负责会议室的日常管理和卫生清扫工作；3.负责重要会议的接待、服务工作。二、各部门 1.按时参加公司组织的各类会议，提前准备好相关会议资料；2.负责本部门发起的各类会议的相关准备工作。第四条 会议类别 一、业

2、务项目专项会议；二、周、月度、季度工作分析会；三、月度员工大会;四、半年度及年终工作总结会；五、其他部门及业务讨论会。第五条 基本原则“会前通知、会时签到、会中记录、会后落实”,严格按照中译语通相关会议要求。第六条 会议细则 一、业务项目专项会议 1.会议时间：合理安排会议时间，时间应提前一天通知；2.会议地点:行政人事部负责安排落实;3.会议主持:业务项目归口部门负责指派人员主持；4.会议记录：业务项目归口部门指定人员，并于会后第二天整理下发会议纪要；5.与会人员：按照会议议题或会议需要,由总经理或副总经理确定参会人员；6.会议通知:行政人事部负责通知（书面或短信）；7.会议准备及服务:业务

3、项目归口部门负责提前准备会议资料（含会议议程、汇报材料、决议草案等)、行政人事部负责电脑、投影仪、话筒、音响，激光笔、抽纸、茶水服务准备、会后整理等；8.会议内容：以会议议程为准；9.会议座次：按照参会人员制定；10.发言顺序：以会议议程为准.二、周、月度、季度工作分析会(一)季度工作分析会 1.会议时间：会议定于每季度初第一周周五前召开，如有特殊情况以行政人事部通知为准；2.会议地点：公司会议室;3.会议主持：行政人事部；4.会议记录:行政人事部指定人员，并于会后第三天整理下发会议纪要；5.与会人员：各部门经理级及以上人员;6.会议通知:行政人事部负责通知(公司群通知）；7.会议准备：行政人

4、事部负责提前准备会议资料（各部门季度工作完成情况明细表；各部门下一季度工作计划表,各部门须提前一天交至行政人事部）、电脑、投影仪、话筒、音响，抽纸、茶水服务准备、会后整理等；8.会议内容：各部门上季度工作内容完成情况、未完成工作汇报及下季度工作计划与安排。具体以会议通知为准；9.发言顺序：语言服务中心、产品研发中心、财务部、行政人事部。(二)月度工作分析会 1.会议时间:会议原则上定于每月 5 号召开，遇节假日提前，具体以行政人事部通知为准;2.会议地点：公司会议室;3.会议主持：行政人事部；4.会议记录：行政人事部指定人员，并于会后第二天整理下发会议纪要；5.与会人员：各部门经理级及以上人员

5、；6.会议通知:行政人事部负责通知（公司群通知）;7.会议准备：行政人事部负责提前准备会议资料（各部门上月工作总结及次月工作计划，各部门须提前一天交至行政人事部）、电脑、投影仪、话筒、音响，激光笔、抽纸、茶水服务准备、会后整理等；8.会议内容:1)各汇报部门汇报本部门上月完成工作情况及下月工作计划；2)各部门需要上会解决的紧急与重大问题的讨论、落实;3)总经理对各部门工作进行补充与调整；4)宣布公司的各项临时性决定或制度要求。9.发言顺序：语言服务中心、产品研发中心、财务部、行政人事部。(三)周管理例会 1.会议时间：会议定于每周一上午 9：10 召开，具体时间以行政人事部通知为准;2.会议地

6、点：公司会议室；3.会议主持:总经理或副总经理;4.会议记录:行政人事部指定人员；5.与会人员:中层以上管理人员。6.会议内容:1)各部门简要汇报本部门上周完成工作情况及下周工作计划;2)各部门需要上会解决的紧急与重大问题的讨论、落实;3)总经理或副总经理对各部门工作进行补充与调整；4)宣布公司的各项临时性决定或制度要求。7.发言顺序:语言服务中心、产品研发中心、财务部、行政人事部.(四)月度员工大会 1.会议时间:会议原则上定于每月 5 号召开，遇节假日提前,具体以行政人事部通知为准；2.会议地点:公司会议室;3.会议主持：行政人事部；4.会议记录：行政人事部指定人员,并于会后第二天整理下发

7、会议纪要；5.与会人员:公司全体员工；6.会议通知:行政人事部负责通知（公司群通知）；7.会议准备:行政人事部负责提前准备会议资料（各部门上月工作总结及次月工作计划，各部门须提前一天交至行政人事部）、电脑、投影仪、话筒、音响，激光笔、抽纸、茶水服务准备、会后整理等；8.会议内容：5)各汇报部门汇报本部门上月完成工作情况及下月工作计划；6)总经理对各部门工作方向及目标进行布置.7)宣布公司的各项临时性决定或制度要求。8)通报重点事项,通报公司发展情况，保证全员紧跟公司发展,明确公司发展大方向。9.发言顺序：语言服务中心、产品研发中心、财务部、行政人事部.三、半年度及年终工作总结会(一)年终工作总

8、结会 1.会议时间：次年一月份，具体日期至少提前五个工作日以通知形式下发；2.会议地点：根据实际情况另行安排,具体以会议通知为准;3.会议主持:总经理或总经理指定人员，具体以会议通知为准；4.会议记录：行政人事部指定人员,并于会后第三天整理下发会议纪要;5.与会人员：原则上为公司全体员工，具体以会议通知为准;6.会议通知：行政人事部负责通知(群通知）；7.会议准备：行政人事部负责提前准备会议资料(含会议议程、各部门汇报材料 PPT、决议等）、电脑、投影仪、话筒、音响,抽纸、茶水服务准备、会后整理等;8.会议内容：全公司及各部门全年工作总结及来年工作计划与安排，具体以会议通知为准；9.会议座次：

9、按照桌签入座；10.发言顺序：以会议议程为准。(二)半年工作总结大会 1.会议时间:每年七月份上旬，具体日期提前五个工作日以通知形式下发；2.会议地点:根据实际情况另行安排，具体以会议通知为准；3.会议主持：总经理或总经理指定人员，具体以会议通知为准;4.会议记录：行政人事部指定人员,并于会后第三天整理下发会议纪要；5.与会人员：原则上为公司全体员工，具体以会议通知为准;6.会议通知：行政人事部负责通知（群通知）；7.会议准备：行政人事部负责提前准备会议资料(含会议议程、各部门汇报材料 PPT、决议等）、电脑、投影仪、话筒、音响,抽纸、茶水服务准备、会后整理等；8.会议内容：全公司及各部门上半

10、年工作汇报及下半年工作计划与安排；具体以会议通知为准；9.会议座次：按照桌签入座;10.发言顺序：以会议议程为准。四、其余部门及业务讨论会 具体以会议通知为准。第七条 会议要求 一、严格会议纪律 1.严格执行会议请假制度。应参加会议人员因特殊原因不能到会，必须经主持会议领导/主办部门负责人批准，严禁无故旷会、代会。参会人员应提前五分钟入场，并在会议签到表上签到；2.会议期间，与会人员手机应关闭或调至静音或震动状态，以免影响周围其他人员和会议进程。会议期间，原则上不能接听电话，重要电话需离场接听；3.严禁无故早退，会议期间如有特殊情况确需早退者,必须经主持会议领导或会议主办部门负责人批准，并由其

11、他与会人员代为做好会议记录后方可离开。二、讲究会议质量 1.与会人员要统筹安排工作,做好会议发言及材料准备，简明扼要、条理清楚地汇报工作进展情况,反映工作中的问题，有针对性地提出工作意见和建议,立足开短会、开实会，确保会议质量和会议效率；各类会议主持人会前应与参会人员充分沟通，对议而不决的事项提出解决的原则与方法.各类会议力求精干高效用数据说话，部署的工作做没做，做到什么程度,没做或没做完的原因等等都要有明确具体可量化的答复，杜绝空洞无物或泛泛而论；2.公司周例会、月度工作分析会、季度工作分析会等必须形成会议纪要，以便大家遵照执行,每月底行政人事部检查会议安排工作任务的落实情况，并作为考核当事

12、人工作的依据。各部门专题会议也要指定人员做好会议记录，形成会议纪要，用以备忘.三、力求会议实效 1.与会人员要高度重视会议的记录和传达工作,对会议内容、会议精神和会议要求作好记录，并在会后及时准确地向有关人员进行传达，有效地组织落实;2.会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会负责人要按照要求落实,层层进行传达贯彻，务必使直接执行人明确是什么、为什么、怎么做，对经常性工作要以制度的形式确定下来,力求使每次会议都有具体的成果。四、处罚 1.对行政人事部因通知延误、组织不当或安排失误而影响会议质量或效率的,每次处罚行政人事部负责人50 元；2.对其他部门因工作失误、而未按照行政人事部通

13、知执行，影响会议质量或效率的，每次处罚该部门负责人50 元；3.无故或未经批准旷会处罚当事人 100 元；4.无故或未经批准迟到、早退、代会者，处罚50 元；5.会议召开期间全体参会人员手机需调至震动或静音，发生手机响铃或接听电话的罚款 50 元;与会人员交头接耳，视情况给予口头警告或处罚 50 元；6.其他违规视情节予以相应处罚。第八条 附则 一、本办法由行政人事部制定，经颁布后生效。二、本办法修改及解释权归行政人事部，之前下发办法如有与本办法相悖之处，均以本办法为准。三、本办法自 2017 年 X 月 XX 日起实施。附件 1:会议签到表 会议名称 会议时间 年 月 日 时 会议地点 序号 姓名 部门 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13