KA费用申请及核销管理办法细则.pdf

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1、第 1 页 共 8 页 2015 年 KA 系统促销费用申请和核销管理办法细则 为了完善 KA 系统操作，规范和管控 KA 系统促销费用，KA 管理部根据公司要求制定 KA 系统促销费用申请和核销管理办法。此管理办法从 2015 年 3 月 1 日开始生效。第一部分 促销费用申请审批办法：（一)目的：规范重点 KA 系统促销费用申报和审批流程，监管和控制 KA 系统的费用投入产出比，发挥和提升 KA 系统管理的职能。(二)KA 系统的界定:1）以公司现有直营和非直营 KA 系统为主；2)以区域为代表性重点 KA 系统；（三）KA 系统促销费用分类:1、KA 系统费用的界定(以下字母编码为营管部

2、内部入账代码）1)商超费用名称：TM：条码费、进场费、品牌费;TC：特陈费、如地堆、端架、专柜、挂网、异型货架等；TJ：特价费、捆绑费、惊爆价（含库存处理）；DM：海报费、邮刊费;2）退货费用 TH：破包、破损、胀气类产品退回或处理的费用；3）其它类费用 QT：店招、包柱广告、寄包柜广告、临时促销费、场地费、免品第 2 页 共 8 页 物料费、临促人员工资、商超临促管理费、客情费等；（四）KA 系统促销费用承担方式：1、公司直营 KA 系统所产生的促销费用由公司承担;2、经销商操作的重点 KA 系统所产生费用，促销费用承担方式:新品进场费用 1）公司统一按 100%比例承担费用；(局部区域除外

3、）；2）费用计算方法：A、单品条码费条码数100=我司承担费用；B、包干进场费100%=我司承担费。特陈费用 1）公司在特定时间内(节假日,店庆期，开业期等）或其它时期，以提升销量和拉动品牌为目的的商超特陈费用。特陈活动必须与 KA 系统销量挂钩，同时必须与特价活动配合拉动。（现要求此类 KA 系统特陈费用核销时，必须提供KA 系统销量明细。）特陈活动是由公司、经销商、KA 系统三方共同操作，并达成预期销量目标.经销商所提报的商超销量必须属实，由我司人员严格监控。2）费用计算方法：特陈单月费用月我司承担比例=我司承担费用；其它费用 1）店招、包柱广告、寄包柜广告费用,以当地广告制作公司实际发生

4、的费用为准;第 3 页 共 8 页 2）临时促销费、场地费、免品物料费、临促人员工资、商超临促管理费等，我司以实际发生的费用为准。以上两项费用核销公司按比例承担。（五）KA 系统促销费用申请流程：为了提升 KA 系统的促销和执行效率,加强各系统的促销管理.按照各系统的促销档期表,以季度进行规划促销计划及费用投入比；请规划KA系统促销各级负责人根据促销计划必须提前 60天进行申请；KA 系统的促销申请按照整个系统或门店必须单独进行申请；（1)、促销费用申请流程；1）各市场按照公司指定 KA 系统（门店）费用申请需在每月 8 日前将 KA 系统(门店）后两个月促销申请方案进行提报，计划并汇总管辖范

5、围内 KA 系统的费用投入比 KA 系统总部促销申请流程 （六）各项促销费用要求:1、月度促销活动提报规定：为了促使 KA 系统、促销个案和紧急促销个案得以顺利执行，各办事处业务人员必须与经销商或 KA 系统进行事先沟通，确保活动方案得到客户有效确认后进行提报；每月必须提报 KA 系统统一的模板进行上报。每月 8 号前由各KA专员协助对口系统责任人提报 总经理终批 提报KA管理部初审 提报销售部审核 第 4 页 共 8 页 办事处提报到 KA 经理处汇总后，提交营销管理部审批，总经理终批；根据 KA 系统规划提报的个案，由营销管理部终批；市场如有突发事件发生,各办事处根据当地突发情况,实时制定

6、紧急促销个案上报,但每月的紧急促销个案不得超过 3 个,特殊情况的需经总经理批准；由于 KA 系统新品上市的不均匀（产品、上市时间），可以采取个案的形式申报;3、促销活动的执行与监控：各区域在执行过程中因客观原因的影响,如有对提报的 KA 系统促销个案、紧急促销个案的促销活动方式等内容需要变更的，必须提前三天，出具书面说明，并按更改的内容附上新的促销活动变更申请表。单笔促销活动内容变更，但未超出预算规定及承担标准的，必须上报营销管理部审核批准并备案后执行；单笔超出促销费用预算规定及承担标准的促销费用，必须报营销管理部审核营销总经理批准，营销管理部备案后执行。经销商或销售人员操作KA系统提供的促

7、销活动地址或联系方式有误，造成市场督察无法准确核查、促销方式私自变异的，营销管理部将按不属实处理。第二部分 促销费用核销办法：(一）目的:为使公司 KA 系统促销推广活动在实施过程中更加规范、明确，达到预期实施效果,特制定本办法.第 5 页 共 8 页(二）KA 系统核报费用界定：1)办事处负责协助经销商操作或公司直营各 KA 系统进行促销活动的申请、执行控制和费用资料上报；2）总部 KA 人员负责各系统的销售、费用投入汇总进行评估,发现问题并提出整改措施；3）营销管理部负责促销申请中各项需求的协调解决;并负责促销申请中费用额度、促销方式审核和促销费用稽核.4)财务部负责促销费用核报和挂账;5

8、）促销费用的核销报账要求：要求每个 KA 系统（门店)活动档期结束后，六天内上交结案报告。品尝活动及其它推广活动需提交的结案凭证有：已批复申请表，活动期间销量的结案报告,活动确认函，现场照片，场地费用发票及物料采购发票，需外聘临时人员的需增加：A、人员相关资料证明和身份证复印件，B、人员费用发票及工资收条（人员费用发票主要是指：部分超市所收的人员管理费用发票）。形象展示（地堆，端架,陈列,专柜，包柱、挂网等）提交的结案凭证有：已批复申请表，陈列协议或活动确认函,实物照片,结案报告（活动第一个月的销量），广告制作协议原件，费用发票；DM 特价海报需要提交的结案凭证有：已批复申请表，DM 宣传册和

9、结案报告(在 DM 宣传期间的销量)，有特陈支持提供照片,如经销商操作的 KA 系统要有商超进货验收单(签名或盖章)，特价收银小票，费用发票；买赠活动需要提交的结案凭证有：已批复申请表,完整的电脑小票或期间的卖场盖章的销售清单,活动确认函,照片(陈列照片)，第 6 页 共 8 页 结案报告;新品进场需要提交的凭证有：已批复进场申请表，进场协议书（特殊情况另行说明），费用发票。（如不能开发票或名称不能开条码费的另行说明），经销商操作 KA 系统新品进场要有零售电脑小票或商超条码产品进货入库验收单.（经销商出货单无超市盖章则无效）;支付驻店导购、促销人员工资需要凭证有:原促销申请表，人员资料及身份

10、证复印件、联系方式，工资签收表（由经销商先垫付,也可报公司财务直接发放），月销售统计表；（三)KA 系统促销费用核销流程：1、KA 直营系统总部促销费用部分报帐流程 2、经销商操作 KA 系统费用部分报帐流程 KA系统总部促销结束后由系统责任人（KA专员协助）提交结案报告及费用凭证 总经理终批 提报KA管理部评估审核 由财务给予冲账 提报营管部复审 经销商准备相关费用凭证 提报KA管理部评估审核 办事处/区域经理结案整理 由KA专员核对评估 第 7 页 共 8 页 (四)KA 直营系统费用发票核销要求：1、公司直接操作的 KA 系统部分:（1)每次 KA 系统开具的扣款发票,由财务在 KA 系

11、统网上下载扣款明细进行核对；如有问题对应 KA 系统负责人要查清该笔费用扣款原因后进行核销冲账；(2）如 KA 系统网上不能在付款同时提供付款明细的,财务可将货款计入其他应收款，待取得付款明细后再行冲帐；（3）如某些 KA 系统网上无冲账明细的，对应 KA 系统负责人及时对方财务人员联系申请提供付款明细，以便财务冲账；(4）财务在冲账的时候应根据 KA 系统提供的付款明细逐笔冲账，以保证账目清楚，杜绝后帐冲前帐现象;（5）合同内的扣款请财务人员根据合同各项费用要求逐笔进行核对冲账，避免KA 系统乱扣款现象;（6）合同外的扣款费用，对应 KA 系统负责人要提供费用申请、费用协议及相关的凭证，交给财务人员冲账；2、经销商操作的 KA 系统部分：（1)经销商操作的 KA 系统新品进场费用核销必须提供新品进场申请批复件、经销商开据发票及 KA 系统扣款发票复印件、KA系统进场协议、验收单回执等凭证交给财务冲账；（2）经销商操作的 KA 系统新品促销费用核销必须提供促销申请批复件、陈列(DM 海报)费用发票、促销协议,验收单回执、当总经理终批 由财务给予冲账 提报营管部复审 第 8 页 共 8 页 地业务人员的确认单照片、档期内销售数据等凭证交给财务冲账；（3）费用凭证手续不全一律不予报销。