信息时代档案管理工作存在的问题及解决对策.pdf

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1、 信息时代档案管理工作存在的问题及解决对策 在信息技术大面积应用与推广的背景之下信息技术逐步成为主流符号，在档案管理工作中信息技术的优势也得以逐步显现。信息时代档案管理是依靠计算机技术和信息化技术为基础的信息化档案技术，这也是信息时代档案管理与传统档案管理之间最大的区别。本文首先对档案管理工作中存在的问题进行仔细分析，然后在针对其中存在的问题提出合理化建议。这对档案管理工作的顺利开展有现实意义。标签：信息时代；档案管理；问题；对策 在社会经济发展的大力推动之下科学技术在原有基础上取得较大幅度的进步，现阶段我国已经全面进入互联网时代，在实际对社会发展水平以及科技水平进行衡量的过程中我们可将信息管

2、理以及信息公开的使用作为主要依据，档案管理工作较为复杂，同时具备相当大的工作量，在利用信息化档案管理的基础上其工作效率和工作质量得以大幅度提升，但在实际操作过程中还是会有多种问题存在，因此必须在客观分析其中存在问题的基础上制定合理措施。一、信息时代档案管理工作存在的问题 1.管理软件缺乏通用性 现阶段我们用于管理档案的软件不能实现真正意义上的统一，档案部门所使用的计算机在型号以及软件系统上都存在一定的差异，这给档案管理软件研发工作的顺利开展带来较大难度，同时在实际对电子政务系统以及办公化系统进行研发时我们也很难实现统一化的目标。在管理软件缺乏通用性的基础上档案信息无法实现真正意义上的共享，因此

3、档案信息化以及现代化的发展进程长时间内无法顺利实现。2.档案管理的标准程度低 不同地区在实际针对档案管理进行一系列的内部网站建设时并不能实现对统一规范标准化建设形式的使用，因此在实际进行后期管理时极易出现风格迥异的现象，管理工作标准化以及规范化目标的实现受到较大阻碍。在档案管理标准化程度过低的影响下档案管理工作的高效化难以实现。3.档案管理的安全性和保密性不强 在实际针对档案进行管理工时利用信息化手段虽然会降低档案管理工作量，但是受到频繁网络黑客和病毒等入侵行为的影响档案管理系统会受到攻击，进而导致整个系统出现瘫痪现象，严重时甚至会出现资料丢失的现象，档案管理的安全性以及保密性会在这种不稳定的

4、网络环境中呈现出一种大幅度降低的趋势。4.档案管理工作人员的素质有待提高 信息时代档案管理与传统的档案管理有着明显的差异，要求工作人员了解基本的对计算机技术以及网络技术，要求能够熟练操作计算机，能够在管理软件出现问题的时候采取正确的应对方法。但是显然现在的档案管理的工作人员并不具备上述的工作素养，因此为了保障信息时代档案管理工作健康持续的发展，有必要提高管理工作人员的工作素养。二、信息时代档案管理工作问题的对策 1.加强信息化建设 加强信息化建设是解决信息时代档案管理工作的重点，档案管理实现信息化管理的最终目的是实现档案资源的有效共享，让档案的价值得到最大程度的发挥。首先应该利用先进的信息化技

5、术实现档案管理工作的自动化，例如在档案分类的时候，为管理软件进行编程，自动识别不同类型的档案资源，從而实现对资源分类的高效整理、统计、分析。其次借助互联网的传输通道，实现远程操作和相互交流的目的。2.提高档案数据的质量 在建立档案管理数据库的时候，除了要满足当前状态下的档案管理任务，也要站在档案管理未来发展的角度，做到具有前瞻性和发展性，保证数据库在短时期内不被时代淘汰，在长期内可以改进。同时控制数据库建立的质量，保证计算机识别档案资源的时候可以选择一些质量好的信息，对于已经老化的信息可以将其放在单独的空间长时间进行存储。3.建立健全的档案管理安全系统 为了全面提高档案管理的安全性和保密性，有

6、必要针对档案管理的安全系统进行全面的升级和改造，保障档案信息资源不外泄，保证政治建设、经济建设以及社会发展的稳定和安全。档案管理安全系统包括两个部分，一部分是档案信息的存储安全，另一部分是档案信息的使用安全。存储安全需要技术研发人员在系统设计的时候加强防止入侵的安全系数，将录入信息的流程严格化。在档案使用安全系统设计的时候首先要针对接触档案资源的工作人员进行严格的审查，并在系统登录的时候采用实名制和录入指纹。4.加强档案管理专业人才培养的力度 做好信息时代档案管理的工作并不是一件容易的事情，对工作人员的要求也十分严格，因此档案管理部门应该加强管理能力和素质差的工作人员的专业素养的培养力度，建设

7、专业技术过硬、综合能力强的管理人才队伍，为信息时代档案管理工作的顺利开展奠定基础。要求档案管理工作人员不仅要熟练掌握档案管理 的基本知识，更要利用业余的时间积极学习信息化技术、网络技术、计算机技术等方面的新知识。5.建立出高质量的数据库 在信息时代下，档案的基本形式往往是借助数字来进行的，且对于追类数字来说，就是人们所称之为的数据信息。作为数据传输中的重要平台，可以实现档案信息的快速传递与发展。随之差生的数字化档案是需要存储的，而存储的地方就是数据库。所以在实际中就要建立出高质量的数据库，从而确保档案管理工作的顺利开展。可以说数据库不仅要满足网络传输的标准需求，同时也要满足人们的阅读需求与对数

8、据的读取标准。此外，在建设信息库的过程中，还要综合好档案的未来发展情况，选择科学的软件，从而满足未来的发展需求。在完成数据库建设工作后，也要做好运行与维护管理工作，从而保证信息的安全性与完整性。6.完善安全保障体系 对于我国的信息资源来说，档案资源有着极为重要的地位，尤其是在政治建设以及经济建设中都有着极为重要的地位。就现阶段来说，档案信息化得到了快速的发展，相应的其安全性问题也受到了人们的广泛关注。为了保证信息的安全性，就要建立出相应的档案信息安全保障体系，其次，不仅要防范黑客等方面的入侵，同时还要加强身份认证，借助管理手段来保证系统的安全性。结语：信息时代档案管理工作是建立在信息技术和网络技术的基础上的，是信息时代发展的必然要求，是档案管理工作健康发展的关键，不管在信息化档案管理工作中出现多么严重的问题，我们都要竭尽全力去解决问题，保障信息时代档案管理工作的安全性和保密性，全面提高档案管理工作的质量和效率。参考文献：1张在奎，王丰霞.信息时代档案管理工作面临的问题及对策J.中国集体经济，2017，23（12）：31-32.2李鹏.信息时代高校档案管理面临的问题及对策探讨J.网友世界云教育，2014（8）：18-18.