OA办公系统管理办法.pdf

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1、.实用文档.1 1目的目的OAOA 办公系统管理方法办公系统管理方法为有效利用 OA 办公系统，建立信息化平台，标准信息的使用和传递，促进业务流程与信息流程的统一，提高经营管理的效率和效果，特制定本方法。2 2范围范围本方法适用于公司 OA 办公系统简称 OA 系统的根本功能模块、报表系统和电子工作流程，其中，电子工作流程包括合同审批流程、公文审批流程、印章管理流程、文件处理单流程、费用报销流程等。根据公司开展需要，将对 OA 系统适用范围进行适时调整。3 3职责职责3.1OA系统的战略规划、重要信息系统政策等重大事项应当经由公司有权机构审批通过后，方可实施。OA系统使用部门应积极参与信息系统

2、战略规划、重要信息系统政策等的制定工作。3.2公司行政部是 OA 系统的归口管理部门，可由其根据实际情况委托专业效劳机构从事 OA 系统的开发、运行与维护等工作。3.3行政部信息管理员具体负责以下工作：3.3.1程序管理：负责保障并监控应用程序正常运行。3.3.2数据库管理：对 OA 系统中的数据进行存储、处理、管理，维护组织数据资源。.实用文档.3.3.3数据控制：确保原始数据经过正确授权，监控信息系统工作流程，协调输入和输出。3.3.4终端操作：终端用户负责记录交易内容，授权处理数据，并利用系统输出的结果。3.4行政部信息管理员，负责 OA 系统电子档案的存档工作。3.5行政部信息管理员定

3、期核对 OA 系统上的人员名单。3.6行政部组织开展新员工培训及 OA 系统培训工作。3.7公司各部门、各分子公司，应配合开展 OA 系统电子工作流程的制定，积极参加培训，掌握 OA 系统使用技巧，实现熟练运用 OA 系统的目的。4 4程序程序4.1OA 系统的开发、变更、运行与维护控制4.1.1OA 系统的开发控制4.1.1.1公司行政部应当根据信息系统建设整体规划，提出信息系统工程建设方案，经审批后实施。4.1.1.2OA系统开发过程中，应当明确提出开发需求和关键控制点，采取多种方式与开发单位进行充分沟通，为系统开发奠定良好根底。行政部应当加强信息系统开发全过程的跟踪管理。4.1.1.3公

4、司应当成立OA工程管理小组，负责信息系统的开发，对工程整个过程实施监控。4.1.2OA系统的变更控制公司应当制定详细的信息系统上线方案。对涉及新旧系统切换的情形，OA系统用户部门应当积极参与数据迁移过程，对数据.实用文档.迁移结果进行测试。4.1.3OA系统的运行与维护控制4.1.3.1公司新入职或离职人员，由行政部信息管理员在1 个工作日内完成用户注册或注销工作。4.1.3.2登陆 OA 系统后，新员工应首先进入“控制面板，填写“个人信息、“账号与平安栏目。4.1.3.3每位员工的存储空间包括个人邮箱、个人文件柜、内部短信为 100M，如要增加容量，须向行政部提出申请。4.1.3.4发布在

5、OA 系统“公告通知的信息，经发文单位负责人审核、行政部经理审批后，方可进行信息发布。4.1.3.5电子工作流程发送后，流程发起人应根据工作的轻重缓急，对电子工作流程进行检查、催办。4.1.3.6流程经办人应及时处理收到的电子工作流。4.1.3.7公司各部门、各管理处，应指定专人，根据公司的规章制度，负责制作工作流程，填写?工作流程信息调查表?详见附件 1；填写完毕并签批后，提交给行政部信息管理员。4.1.3.8 行政部信息管理员根据?工作流程信息调查表?，制作OA 电子工作流程，在通过试运行后，通过正式发文方式进行试运行，适时转入正式运行。4.1.3.9出现以下情况时，必须对工作流程进行修改

6、：a.公司规章制度和工作流程发生变动。b.国家法律法规变化。c.其他情况。.实用文档.4.1.3.10需要对工作流程做出修改时，相关人员填写?OA 系统电子工作流程修改意见单?详见附件 2，经部门负责人、分管领导、总经理审批后，提交给行政部信息管理员组织修改工作。4.1.3.11需要废止某类工作流程时，由编写部门起草工作流程废止申请报告，说明废止原因，报公司领导审批前方可执行。4.1.3.12行政部信息管理员负责 OA 系统的存档工作。4.1.3.13涉及公司资金、法律权益、人事调整等重要事项的电子工作流程，如公文管理流程、合同管理流程、印章管理流程、招投标管理流程等，除进行电子存档外，还应打

7、印纸质文本，根据公司?档案管理制度?进行存档。4.1.3.14OA 用户应定期清理所属数据,如 OA 短信、邮件等，保证效劳器的运行速度与质量。行政部信息管理员应定期检查效劳器的可用资源，协助员工去除多余的数据资料。4.1.3.15 行政部信息管理员应定期备份数据库，每周将效劳器上的数据拷贝到专用移动硬盘。4.2信息系统访问平安4.2.1行政部信息管理员应接受培训，经考核合格前方能正式上岗。信息管理员应在权限范围内进行操作。更换信息管理员或密码泄露后，必须及时更改密码。假设信息管理员离开工作现场，必须锁定或退出已运行的程序，防止其他人员利用自身账号操作。4.2.2行政部信息管理员应定期检测信息

8、系统运行情况，及时进行计算机病毒的预防、检查工作，禁止用户安装非法防病毒.实用文档.软件和私自卸载公司要求安装的防病毒软件。未经许可，不得在效劳器上安装不相关的程序、软件，防止由此带来的平安漏洞。4.2.3行政部信息管理员应当充分利用操作系统、数据库、应用系统自身提供的平安性能，在系统中设置平安参数，以加强系统访问平安。禁止未经授权人员擅自调整、删除或修改系统中设置的各项参数。涉及上网操作的，应当加强防火墙、路由器等网络平安方面的管理。4.2.4行政部信息管理员不得擅自进行系统软件的删除、修改等操作。信息管理员应严格标准账号、密码和使用权限。4.2.5OA 用户应保管好自己的用户密码，不得将自

9、己的帐号和密码告诉他人，由他人登陆 OA、处理电子工作流程。4.2.6OA 系统用户应及时查阅登陆日志，假设发现有非法登陆的情况，应及时向行政部信息管理员报告，并及时更改密码。4.2.7原那么上，OA 用户禁止在公共场所使用公用电脑如网吧、机场等场所的公用电脑，以防个人 OA 权限被盗用、泄露公司信息。4.2.8信息管理员应定期对系统中的账号进行清查，检查操作日志，防止有授权不当的账号，及时去除非授权账号。4.3OA 硬件管理4.3.1行政部信息管理员应当根据公司制度，对系统设备的新增、报废、流转等情况建档登记，统一管理。4.3.2行政部信息管理员维护OA系统硬件所处环境，以及检查更换系统硬件

10、等。维护OA系统所处环境包括机房的温度、湿度、.实用文档.电压，网络设施的保护措施等；检查更换系统硬件，应当包括定期或不定期对系统硬件本身状况进行检查，及时发现、排除问题。4.3.3 公司机房由行政部信息管理员负责管理和检查。进出公司机房，需进行登记，严格管理。其他任何人员未经授权不得进入机房，不得接触计算机信息系统硬件设备。对于主要系统效劳器应当配备不中断电源供应设备。硬件设备的更新、扩充、修复等工作应当由相关人员提出申请，报批前方可开展工作。信息管理员应当严格遵守用电平安，不得在计算机专用线路上使用其他用电设备。4.3.4公司机房一经发生异常状况如冒烟、打火、异常声响等，应当立即通知行政部

11、进行处理。4.4罚那么4.4.1信息管理员，由于未能及时备份上周数据，导致 OA 系统所有数据丧失，当月绩效考核记 0 分。同时，公司将视情节严重性，予以处分。4.4.2信息管理员，由于操作不当，导致电子文档未能及时保存、丧失电子档案的，当月绩效考核记 10 分。同时，公司将视情节严重性，予以处分。4.4.3OA 用户在上班时间需保持在线，如未按时登陆，当月绩效扣罚 5A 分/次。4.4.4原那么上，流程经办人应在 1 个工作日内完成电子工作流程的批阅工作。超时一次，当月绩效扣罚 5A 分。4.4.5OA 用户向他人泄露登录账号和密码口令，并由他人代.实用文档.为处理电子工作流程的，造成不良后

12、果，公司将通报批评。4.4.6使用 OA 系统时，应注意信息保密，如将 OA 系统上的重要资料向外泄露，公司将进行通报批评。情节严重者，公司将依法追究其法律责任。4.4.7盗用他人 OA 系统账号、密码者，一经发现，公司将通报批评。情节严重者，公司将依法追究其法律责任。5 5、记录、记录5.1工作流程信息调查表5.2OA 系统电子工作流程意见填写单6 6、附那么、附那么6.1本制度由行政部编制并解释。6.2本管理制度自下发之日起开始执行。.实用文档.工作流程信息调查表工作流程信息调查表流程编号表单编号流程名称部门流程图例序号12345步骤名称处理者描述处理策略是否允许回退是否允许签意见是否有字段不允许该步骤查看有请在该步骤著名字段名称可写字段分管领导签字：部门负责人签字：填写人签字：.实用文档.OAOA 系统电子工作流程意见填写单系统电子工作流程意见填写单流程分类：流程名称：步骤名称修改意见问题提交人签字：部门负责人签字：使用说明：流程分类中填写需要修改的流程在OA 工作流中的类别流程名称中填写需要修改的流程在OA 工作流中的名称步骤名称中填写需要修改流程中哪个步骤的步骤名称修改意见中填写需要修改该步骤的哪些内容问题提交人签字为问题提交人对本次修改的签字确认部门负责人签字为问题提交人所在部门的部门负责人对本次修改的签字确认.