档案管理办法.pdf

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1、文件名称：档案管理办法 1 总则 商厦档案是店家生产经营位移中反复无常的历史真实笔录，它能体现公司凡事移步的历史眉睫。商家档案不光是对营业所做事的总结，与此同时对从此竿头日进是很有价值的文献矿藏。1.1 目的 记录铺面历史，积累田间管理经历。白手起家商厦档案立卷、归档、整理、采用、销毁等程序，打包票商店档案完整、齐全、有效采用。1.2 定义 档案是指洋行在生养经营和各队移步中朝秦暮楚的有保存价值的文字、图样、音像、钱物等历史记录。1.3 职掌 1.3.1 综合部：承担编辑商店档案分拣分级管理引得及保留定期明细表及档案管理渴求；承负综合档案资料的分门别类、存档、评比与保管、借阅、保密、统计、绝灭

2、等管理工作，涵盖公司收发的各条公文、铺户重要会议纪要等劳作，并且督察、检讨、点拨各部门的档案管理行事。1.3.2 各机构：按照制度规定承当分级部门的档案管理。1.4 档案归类 1.4.1 一级档案：守口如瓶级差为一级，对商行经营或高风险价值熏陶重大的档案资料。1.4.2 二级档案：保密等差为二级，对小卖部经理或风险价值默化潜移较大的档案资料。1.4.3 三级档案：守口如瓶级次为三级，对洋行经理或风险价值潜移默化一般的档案资料。2 归档范围、保管期限及编号 2.1 存档范围（总括但不限于）2.1.1 制度性文书：各项规章制度、管住方式等；2.1.2 会议性公文：股东大会、常委会、监事会、总经理办

3、公会及其他会议变异的材料、会议记录、会议纪要等；2.1.3 设计文件：公司完整计划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等；2.1.4 证明书性文书素材：法人营业执照、土地证照、开销资质证、施工证照、计划性执照、交售执照、店家和出品博得各类光荣牌匾和证明书、达成证明书和证验等；2.1.5 申报性文书骨材：商社申报各级主管部门的公文资料和连锁统计表，以及信用社领导骨肉相连发言等；2.1.6 音像资料：外出上学、察看或外部门提供的，以声像款型记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、形象材料等；2.1.7 题赠性素材：上级领导、友好单位或个体提供的前言、翰墨、工艺制品等；2.1.8 技术性骨材：

4、各类工程图纸、了结材料、验收材料、工艺公事、企划文牍等；2.2 担保为期 2.2.1 档案保险为期，江山或本行有确定的按不无关系规定履行，如：会计档案。2.2.2 任何档案，据悉商社特点，分为永久、长期和短期三种为期。长期 10年，短期 5 年。2.2.3 有特定劳务的档案，在必要产品或事项收场后 2 年以上，经认账无别样高风险后方可作废。2.2.4 具体界定及封存时限见商店档案分拣分级管理索引及保留期限明细表。2.3 档案号码平展展 2.3.1 店堂规章制度类的文牍档案号码按管理文件码子长法施行；2.3.2 除合作社规章制度类的文牍档案，各机构的档案需按类型界别归档。码子平展展归总正象：例：

5、OCZH-XZHT-001-2011，意味广义综合部行政合同类 2011 寒暑的第一个公事。OCZH广义归结：OC 代表广义，后两位假名代表部门简称代码；XZHT行政合同：表示档案档级的简称；001序号 2011呼号 3 纸质档案管理办法 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.2 3.2.1 3.2.2/3.2.3 3.2.4 4 电子档案管理办法 按照公司出具的电子文件管理程序对内部文件进行审核和批准。详见 notes.4。未经电子流审批或总务部门统一编号的系统文件不合格，不具有系统效力。4.2 所有系统文件经各部门会签，各级领导签字审核后，下发的系统应加盖

6、红色“OC 文件控制印章”。应先复印一份并存档，然后扫描并以PDF 格式存档。各系统的 PDF 电子文件应分类归档，修订后及时更新版本。4.3 公司章程、投资者相关资料及工商税务证明的基本更新，应及时通知总务部相关人员。档案管理人员应将更新后的营业执照、组织机构代码、国税地税证明等需要年审的重要相关资料进行电子扫描归档，以方便公司各部门人员查阅。日后查阅，以免因沟通不畅而耽误总务部基础资料更新，不便索取资料，需临时扫描打印。4.4 公司电子档案应保密，不得随意向公司外部人员透露。印刷的纸质档案因妥善保管而报废的，应加盖“仅供*用途”字样。4.5 公司荣誉证书及软件项目申请成功后颁发的证书应第一

7、时间通知总务部档案管理人员，并更新保存证书电子扫描件，原件应妥善保管。4.6 建立电子档案账户，严格分类保管。5 归档时间 5.1 实物档案：当证书、奖状、奖杯等实物档案形成时即送综合部档案管理人员收集、存档，或将其影印件存档。5.2 声像档案：各部门将本部门外出学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影像资料等及时收集、整理、归类，于每月 5 日将上月的声像档案发送到综合部档案管理人员进行归档。6 档案的借阅、保密及销档 6.1 档案借阅及保密 6.1.1 公文处理部门或人员应保证处理文件的系统完整性。公文附件一律不得在结案后及时撤回和归档。因故调动或辞

8、职的，应将办理文件、资料交接人员清楚，不得擅自带走或销毁。6.1.2 所借档案的原件只能在公司内部使用，不得带出。原则上只能借阅档案的副本。档案使用申请部门必须填写档案借阅审批表。按权限办理审批手续后，总务部门相关人员填写档案借阅登记表。6.1.3 借用文件使用后，应及时归还。归还文件时，必须当面清晰交接。如有遗失或损坏，应立即向上级报告。逾期借款的，须重新办理借款手续。借款期限原则上为三个工作日。6.1.4 借款人必须妥善保管档案，不得擅自涂改、涂污、素描、剪切、提取、拆解、更换、提取、转载、复制、拍照、出借或损毁档案。6.1.5 向其他单位借阅档案时，应持单位介绍信，并按档案安全等级，经有关领导批准后方可借阅，但不得带出档案室。6.1.6 外部单位提取档案（1-2 级档案不得复制或提取），应经有关领导批准，对提取的材料进行审核签字。6.1.7 档案保管人员和借阅人员应当对档案的保密负责。6.1.8 员工离任时，形成的档案或借用档案应由行政人力资源部或项目办经理上交并签字。6.2 文件销毁 总务部门申请销毁不需要保存的文件或者过期的档案。销毁时，总务部门必须编写申请销毁报告书，编制档案文件销毁批准清单，经部门负责人审核，总务管理负责人批准确定。部门，一级档案必须报总经理审批。经批准销毁的文件，应当保存半年，无保全价值后予以销毁。并登记在销售目录卡上。