电子表格的使用方.ppt

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1、电子表格的使用方法（九）巧妙输入常用数据巧妙输入常用数据 有时我们需要输入一些数据，如单位职工名单，有时我们需要输入一些数据，如单位职工名单，有的职工姓名中生僻的字输入极为困难，如果我有的职工姓名中生僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好们一次性定义好“职工姓名序列职工姓名序列”，以后输入就，以后输入就快多了。具体方法如下快多了。具体方法如下:将职工姓名输入连续的单将职工姓名输入连续的单元格中，并选中它们，单击元格中，并选中它们，单击“工具工具选项选项”命令命令打开打开“选项选项”对话框，选对话框，选“自定义序列自定义序列”标签（）标签（），先后按，先后按“导入导入”、“确定确定”按钮。以后

2、在任一按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名（不一定非得是第一单元格中输入某一职工姓名（不一定非得是第一位职工的姓名），用位职工的姓名），用“填充柄填充柄”即可将该职工后即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。面的职工姓名快速填入后续的单元格中。快速输入特殊符号快速输入特殊符号 有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如是要多次输入一些特殊符号（如），非常麻烦，对录入），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷

3、。先在需要输入这些符号的单元格中输入一克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如个代替的字母（如X X，注意，注意:不能是表格中需要的字母），不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，单击等表格制作完成后，单击“编辑编辑替换替换”命令，打开命令，打开“替替换换”对话框（），在对话框（），在“查找内容查找内容”下面的方框中输入代替下面的方框中输入代替的字母的字母“X”“X”，在，在“替换为替换为”下面的方框中输入下面的方框中输入“”，将将“单元格匹配单元格匹配”前面的钩去掉（否则会无法替换），然前面的钩去掉（否则会无法替换），然后按后按“替换替换”按钮一个一个替换，也可

4、以按按钮一个一个替换，也可以按“全部替换全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。按钮，一次性全部替换完毕。快速输入相同文本 有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制（不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”）的方法来完成输入:1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如“有限公司”），我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“C

5、trlD（或R）”键就可以完成输入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。4.如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下“Ctrl+Enter”键即可。快速给数字加上单位 有时我们需要给输入的数值加上单位（如“立方米”等），少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中（注意:仅限于数值），然后在按住Ctrl键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击“格式单元格”命令，打开“单元格格式”对话框（），在“数字

6、”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”，按下确定键后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。巧妙输入位数较多的数字巧妙输入位数较多的数字 大家知道，如果向大家知道，如果向ExcelExcel中输入位数比较多的数值中输入位数比较多的数值（如身份证号码），则系统会将其转为科学计数（如身份证号码），则系统会将其转为科学计数的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成是将该单元格中的数值设置成“文本文本”格式。如格式。如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操果用命令的方法

7、直接去设置，也可以实现，但操作很慢。其实我们在输入这些数值时，只要在数作很慢。其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小值的前面加上一个小“”“”就可以了（注意就可以了（注意:必须必须是在英文状态下输入）。是在英文状态下输入）。将将WPS/WordWPS/Word表格转换为表格转换为ExcelExcel工作表工作表 有时需要将有时需要将WPSWPSWordWord编辑过的表格转换成编辑过的表格转换成 ExcelExcel工作表，可利用工作表，可利用ExcelExcel的数据库操作、宏操作的数据库操作、宏操作等功能进行分析、处理，转换方法非常简单等功能进行分析、处理，转换方法非常简单:

8、1.:1.启启动动WPSWPSWordWord，打开，打开WPSWPSWordWord文档，拖动鼠标，文档，拖动鼠标，选择整个表格，再在选择整个表格，再在“编辑编辑”菜单中选择菜单中选择“复制复制”命令命令;2.;2.启动启动ExcelExcel，打开，打开ExcelExcel工作表，单击目工作表，单击目标表格位置的左上角单元格，再在标表格位置的左上角单元格，再在“编辑编辑”菜单菜单中选择中选择“粘贴粘贴”命令。命令。注注:若需将老版本的若需将老版本的WPSWPS表格转换为表格转换为ExcelExcel工作表，应先将其用工作表，应先将其用WPS97WPS97WPS2000WPS2000WPS OfficeWPS Office或或WordWord打开，再进行转换。打开，再进行转换。