预习ppt课件Word邮件合并功能的用法.ppt

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1、邮件合并n本章主要讲述以下知识点：邮件合并的产生的由来如何制作邮件合并n在日常生活和工作当中，经常要处理一些相同或相似的工作，比如：在学校里要给大量的学生邮寄家长通知书在公司里要给大量的客户寄送邀请函在过生日的时候要给大量的同事发送请帖在结婚时要大量的制作喜帖n这些生活或工作中碰到的事情有相似的特点：发送或制作的量很大内容相同或相似n如果手工逐一解决这些问题会很繁杂，虽然没多大的难点，关键是量大。微软为了解决这些问题在word里提供了邮件合并的功能。邮件合并产生的由来n邮件合并名字的由来是起初：单位经常要向外发送公函，工作人员需要反复的的抄写邮政编码、收信人信息，比如：地址、街道啊、电话等等。

2、n邮件合并功能最开始就是从这些需求中研发出来的，它批量的处理，大大的提高了工作效率。n随着时间发展和工作的多样性，该功能开始用在其它领域，往往并没有和邮件邮编等产生联系，但邮件合并的名称由来已久所以该名称一直沿用到现在。邮件合并的主要功能n其功能是：批量处理批量制作批量输出邮件合并的主要使用领域n理论上说凡是需要进行内容几乎相同，且需要批量制作处理的文档一般都可以尝试采用邮件合并的功能n具体表现在：员工档案管理工资条请帖邀请函如何使用邮件合并n要想使用邮件合并需要掌握以下知识：邮件合并使用的前提条件邮件合并制作的步骤邮件合并使用的前提条件n条件：条件一、必须有主文档条件二、必须有数据源何谓主文

3、档？n主文档其实就是一个普通的word文档n它是实现邮件合并的前提，没有主文档就无法合并只有word才提供邮件合并的功能n它是一个平台它在邮件合并中扮演一个平台的作用，通过这个平台和目标数据逐一的合并而产生新的文件在整个合并当中平台是不变的，变的只是与它合并的数据平台的特点：n平台可以什么都没有-空文档但一般不这么做n平台里可以包含页眉页脚、批注、脚注、水印、表格、图形、图像等信息n平台的页数可以有一页或多页n平台的纸张大小和纸张方向可以一样也可以不一样平台的选择n默认的平台我们可以按自己的想法自由设置，也可以选择软件提供的内置的平台n文档类型的选择：类型的概括n信函创建并打印套用信函n电子邮

4、件创建并分发合并的电子邮件n传真创建和分发合并的传真n信封创建或打印大宗邮件的信封n标签创建并打印大宗的邮件的标签n目录创建名称、地址和其它信息的目录n普通word文档删除与主文档的数据源，恢复为常规文档信函n创建并打印套用信函经常要用的主文档类型默认的类型主文档可以自由的设置电子邮件n创建并分发合并的电子邮件理论上说在此处可以很好的编辑邮件，并能发送到邮箱中，但其实我们很少用此项点击此项后word会自动转到web版式视图传真n创建和分发合并的传真理论上说在此处编辑的文档可以很好的发送到对方的传真机中去但一般此项是灰色的必须你所使用的电脑中安装有相应的传真机的软硬件才可以信封n创建或打印大宗邮

5、件的信封点击此项后，word的版面会自动成为信封格式，模拟信封的样式，如果当前文档内有信息的话还要求你删除当前的信息一般不用此项标签n创建并打印大宗的邮件的标签适合整页纸铺满相同的或相似多个的结果时可以节省纸张比如一张A4纸上打印出四张员工证件卡套打某些小型的不干胶标签目录n创建名称、地址和其它信息的目录n跟标签的功能有些类似的地方适合在一页纸上打印多条记录可以节省纸张适合的场合员工工资条的制作学生成绩单的制作普通word文档n一旦一个word文档和某个数据源链接后，则该文档称之为主文档，链接后处于链接状态时，数据源：不能删除不能改名全部关闭后可以删掉。n如何在文档开启时断开与数据源的链接状态

6、？单击普通word文档之后断开主文档和数据源的链接状态使其恢复到默认的文档总结n文档类型你选择哪一个比较合适？想省纸的话可以选择标签目录想保持原貌的话信函想模拟信封的样式时可以选择信封想断开的时候可以选择普通word文档一般选择信函目录标签 居多何谓数据源n在合并过程中，提供数据的文件称之为数据源，该数据源包含一条或多条数据n没有数据的数据源是没有意义的n谁来承当这个数据文件？数据库软件Excel软件Word软件文本文件其它，比如：outlook联系人列表等n链接的方式大同小异n数据源文件制作的要规范n都有相同的特征：二维表格的特征n一般选择excel做数据源文件的居多。邮件合并的使用步骤n大

7、致可以分为以下三个步骤制作数据源制作主文档利用邮件合并功能合并需要的信息形象比喻邮件合并功能邮件合并功能数据源主文档需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件nWord提供的邮件合并功能类似于合成中心，它把数据源提供的数据和主文档逐一合并出来并生成我们想要的文件。n有句歌词唱的好：“请把你的歌带回我的家，请把你的微笑留下”家就是平台歌声就是一条条的数据记录在邮件合并当中的主要的步骤：选择主文档类型（平台类型）链接数据源插入数据字段预览结果（不是打印预览）合并这几个步骤可以通过以下来完成n方法有三种：通过邮件合并工具栏通过邮件合并向导通过邮件合并的域通过邮件合并的工具栏设置选择

8、主文档类型（平台类型）链接数据源插入数据字段预览结果（不是打印预览）n预览的目的：防止合并错位，格式发生冲突，尤其是在套打的时候一定要预览以下。n注意：必须文档内添加了数据项后才能预览，否则该项无法使用，灰色的。合并结果的设置n只有在主文档中已经和数据源建立链接后，才有合并结果设置的可能，否则全是灰色。n合并结果共有四项选择合并到新文档n默认的合并方式快捷键alt+shift+n在新文档中显示合并结果多条记录放置在一个文档内每一条记录单独的显示一页或多页根据主文档页数而定合并到打印机n将合并结果直接发送到打印机不会产生新文档应充分检查邮件合并结果的正确性，以免浪费纸张慎用此项打印机要配置妥当才

9、能打印出来合并到邮件n不会产生新文档n会把每条记录相应的分别以电子邮件的形式”发送”到指定的邮箱中n前提：数据源中必须有邮箱数据电脑必须安装有相应的软件合并到打印机n不会产生新文档n会把合并的结果相应的分别发送到指定的传真机中（按指定传真号分发文件）n使用前提：电脑中必须安装有相应的传真程序和传真调制解调器才可用还要考虑不同对方的传真情况（手动收发、自动收发）n慎用此项总结n不同点：以不同的方式处理我们合并的结果产生新文档、直接发邮件、直接打印出来、直接传真过去n相同点：在出来结果的时候，都会提示合并数量的设置需要选择哪种合并结果n根据你的具体情况而定吧合并到新文档（经常用）合并到电子邮件（经

10、常用）小技巧：n一篇文档和数据源在进行某种类型的合并后，在不退出主文档时，我们可以选择不同的合并方式接着合并选择不同的主文档类型接着合并注意：注意：不要轻易点击不要轻易点击“普通普通wordword文档文档”，否则还需要重新链接数据源否则还需要重新链接数据源在合并当中的一些相关设置n数据源种类的选择n域的相关设置n合并数量的相关设置数据源种类的选择n可以选择一种数据源，也可以选择多种数据源n但一般不那么做域在主控文档中的相关设置n域在文档中位置的设置可以放置在表格内、文本框内、页眉页脚内n数量的设置可以复制、删除、剪切添加的域n格式上的设置给域在字体、字号、颜色上等的设置当然还有其它设置（后面

11、讲述）关于在合并过程中合并数量的设置n如果在合并中不想合并某些数据或某些记录该如何设置合并前设置合并中设置合并后设置合并前设置-在数据源上设置n在数据源链接到主文档之前，把数据源中不想要合并进去的数据去掉去掉某条或某些条记录去挑某列或某些列合并中设置-数据源已经链接完毕合并后设置n缺点：不适合挑选不连续的记录总结选择哪个为筛选条件n看你所处的过程中吧连接前-删数据源链接后-在收件人上下设置合并后-通过合并记录设置举例：邮件合并的几个使用例子n邮件合并工资条n邮件合并证书n邮件合并批量套打不干胶标签n邮件合并客户祝福（群发邮件）邮件合并工资条n文档类型选择目录n采用表格布局n数据源使用excel

12、n合并结果为合并为新文档邮件合并证书n文档类型选择信函n采用文本框布局n数据源使用exceln合并结果为合并为新文档邮件合并批量套打不干胶标签n文档类型选择标签n默认标签提供的布局模式n数据源使用exceln合并结果为合并为新文档下面看看word的群发邮件的功能如何群发电子邮件n我们在使用163、sina、sohu等邮箱时可以他人发电子邮件，也可以通过提供的群发功能实现对多人群发。n这种群发条件是：必须通过网上传播必须先登录某个网站必须事前获取对方的邮箱网对网传播网网手机群发短信n我们现在用的大部分手机在发短信的时候也可以实现群发。手机手机Word提供群发邮件的功能n由word邮件合并功能提供

13、的可以从本地群发到对方邮箱的功能。本地网络Word内实现群发邮件的条件n满足以下条件：必须联网数据源里含有邮箱数据本机必须安装有微软公司开发的outlook express 或outlook 2003 软件Ie浏览器进行相关的设置最后结果并没有真的发送到对方的邮箱里还得通过outlook进行二次发送。链接时出现的问题如下：n合并完后数字的小数点增多n链接途中打开数据源n打开曾经链接过数据源的文档时小技巧：如何解决数字类型域后的小数位数增多问题n在插入的为数字域内输入mergefield“某域”#”0.0”则保留一位。n在该数字域的前方输入英文=,在用新域括起来=mergefield“某域”n在

14、数据源上添加一行无意义的文本n在word内单击”工具菜单”选项常规勾选“打开时确认转换”（该项默认没被选中）小提示：链接状态时n数据源文件不能改名n不能删除n能打开，但会有提示如果此时复制该源文件，则复制的源文件不会有提示打开曾经链接过数据源的文档时n我们默认加入的域虽然能进行一些相关的设置，但是：如果数据源里没有相关的数据如何办？想实现智能判断是该如何？在邮件合并当中插入其它域的设置n插入普通类型的域插入智能判断类型的域n我们上述讲述的一切操作都是基于通过邮件合并工具栏进行的，其实在使用邮件合并功能合并文档时还可以通过向导的方式逐步的完成，只不过它的灵活性欠缺些，不建议采用向导的方式合并。通过邮件合并向导n单击工具菜单-信函与邮件-邮件合并n该向导需要分六步完成