管理学：第三章计划-时间管理.ppt

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1、1时间管理时间管理2假如今天是你生命的最后一天，你会说些什么？归根结底：没有争取时间3时间就是金钱时间就是生命4通过对时间管理的学习，你想得到什么？5什么是什么是“时间时间”？6什么是时间？时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。韦氏大辞典：过去、现在、未来的连续线7“时间”的公平性每个人拥有以同样速度度过的时间；但每个人怎样利用时间却并不相同；任何人都绝对无法获得更多的时间。关键词：选择以及控制事件决定生活的质量！8“事件”与“资源”的关系成功要素：任何事件的成功均需要相应的资源，而最希缺的资源就成为那块“短板”！资源的种类：大气、水源、矿产、动植物资金、技术、设备

2、、人才关键词：“时间”也是非常重要的资源！9“水桶效应”的启迪水桶效应：一个用不同长短木板拼成的水桶，其存水量取决于最短的那块木板！问题：哪一块是我们走向成功的“短板”？关键词：必须设法找到那块短板！必须充分利用那块短板！10“时间”的特性特性一：时间不可再生；特性二：时间不可逆转；特性三：时间不可停滞；特性五：时间不可伸缩；特性六：时间不可替代。关键词：“时间”是世界上最希缺的资源！“时间”是最珍贵的资源短板！11“时间”是否能管理事实：你绝对不能够让时间停止下来。因此：时间本身是不能够被“管理”的。所以：能够被管理的是你和你的选择。12时间管理的关键时间管理的具体内容：选择、支配、调整、驾

3、驭；分析、计划、理解、实施。关键词：将不可控因素影响减到最小。13我们的时间到哪里去了？二十二岁大学毕业后到七十岁（工作二十二岁大学毕业后到七十岁（工作48年）年）工作工作 16年年睡觉睡觉 15年年看电视看电视 7年年其他休闲其他休闲 4年年吃东西吃东西 4年年坐车坐车 2年年 摘自杰夫个人时间管理摘自杰夫个人时间管理14你的时间到哪里去了？二十二岁到七十岁（工作二十二岁到七十岁（工作48年）年）每天花的时间每天花的时间（小时）（小时）48年总花费时间（年）年总花费时间（年）工作工作 睡觉睡觉 看电视看电视 其他休闲其他休闲 吃东西吃东西 其他其他 X =215TEST麦克尔麦克尔.李宝夫测

4、试法李宝夫测试法 下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。161、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。4、我尽量一次性处理完毕每份文件。、我尽量一次性处理完毕每份文件。5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。、我每天

5、列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不不”。17结论结论 012分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。1317分：你试图掌握自己的时间，却不能持

6、之以恒。1822分：你的时间管理状况良好。2327分：你是值得学习的时间管理典范。18 知道了你自己的时间管理方面的总体水平，接下知道了你自己的时间管理方面的总体水平，接下来，让我们分析一下时间是如何被浪费掉的。来，让我们分析一下时间是如何被浪费掉的。浪费时间的原因有主观和客观两大方面。这里，浪费时间的原因有主观和客观两大方面。这里，我们来分析一下浪费时间的主观原因，因为，这是一我们来分析一下浪费时间的主观原因，因为，这是一切的根源。切的根源。19 1、做事目标不明确。2、作风拖拉。3、缺乏优先顺序，抓不住重点。4、过于注重细节。5、做事有头无尾。6、没有条理，不简洁，简单的事情复杂化。7、事

7、必躬亲，不懂得授权。8、不会拒绝别人的请求。9、消极思考。20 浪费时间因素：浪费时间因素：_原因原因解决办法解决办法优先次序优先次序浪费时间因素分析表浪费时间因素分析表21请你先做一下自我评核 拖延商数测验 22请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案（请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案（A（4）非常同意）非常同意 B（3）略表）略表同意同意 C（2）略表不同意）略表不同意 D（1）极不同意）极不同意）：）：（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。（2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。（3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。（4）我遭遇

8、了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。（6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。（8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。（9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。（10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。23评分标准：评分标准：每一个每一个“非常同意非常同意”评评4分，分，“略表同意略表同意”评评3分，分，“略表不同意略表不同意”评评2分，分，“极不同意极不同意”评评1分。分。总分

9、小于总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。延的习惯。总分在总分在21至至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。严重。总分多于总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。24 一项国际调查表明：一个效率糟糕的人与一个高一项国际调查表明：一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达效的人工作效率相差可达10倍以上。倍以上。看来，人人都需要掌握时间管理的方法和理念。看来，人人都需要掌握时间管理的方法和理念。25什么是什么是“时间管理时间管理”？26时间管理 不是指

10、以时间为对象而进行的管理；它是指面对时间而进行的“个人的自我管理个人的自我管理”。如：工作任务，工作习惯和生活习惯、生活方式等“不能管理时间，便什么都不能管理不能管理时间，便什么都不能管理”“管理者工作的有效性不是从他们的任务开始，而是从管理者工作的有效性不是从他们的任务开始，而是从掌握时间开始掌握时间开始”。（美）德鲁克（美）德鲁克27小实验小实验道具：道具：铁桶一只，大石头两块，碎石若干，细沙一堆，水一罐铁桶一只，大石头两块，碎石若干，细沙一堆，水一罐方法：方法：把以上物品装进铁桶。把以上物品装进铁桶。提问：提问：如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上如果请你做这个实验，你将会按怎样

11、的顺序把以上 物品装进铁桶？物品装进铁桶？启示：在这个实验中，铁桶象征着什么？细沙象征着什么？碎石象征着启示：在这个实验中，铁桶象征着什么？细沙象征着什么？碎石象征着什么？大石头又象征着什么？水象征什么？这个实验又说明了什么？什么？大石头又象征着什么？水象征什么？这个实验又说明了什么？28学习时间管理的目的误区：在单位时间内比以前做更多的事。目的：学习判断那些是对你最重要的事；充分的利用时间产生最大的价值。关键词：获得更大的“效益”和更加“舒适”！29下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“Yes”Or“No”.No”

12、.1 1 你通常工作很长时间吗？你通常工作很长时间吗？2 2 你通常把工作带回家吗？你通常把工作带回家吗？3 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？你感到很少花时间去做你想做的事吗？4 4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5 5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7 7 你经常在做重要工作时被打断吗？你经常在做重要工作时被打断吗？8 8 你经常占用用餐时间工作吗？

13、你经常占用用餐时间工作吗？9 9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10 10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？1212 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13 13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？你常无暇阅读与工作有关的书籍？15 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去

14、做与目标一致的大事？你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？测测你的时间安排是否合理30 总结你的时间掌控总结你的时间掌控12161216“yes”“yes”救命救命！你在时间管理上需改进812812“yes”“yes”48 48 “yes”“yes”0404“yes”“yes”当心！当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！恭喜！坚持并保留你的方法31“时间管理时间管理”的原则的原则32目标牵引原则时间管理首要原则时间管理首要原则3

15、3时钟与罗盘时钟与罗盘做事要有效率，但前提是：方向要正确34目标与成就目标与成就35如何去完成目标如何去完成目标 1）妥善计划）妥善计划 2）调整步伐）调整步伐 3）减少干扰）减少干扰 4）有效委派）有效委派 5）A-time工作法工作法 361）妥善安排计划）妥善安排计划制作工作待办清单守时切记帕金森定律找出关键路径37常用计划工具常用计划工具每日计划每日计划滚动计划滚动计划GANTT 图图PERT 图图382）调整步伐）调整步伐创造纪律善用你的生理周期（一年之计在于春，一日之计在于晨，一周之计在于周一周二）适应周围的节奏性不要拖延39如何克服拖延？如何克服拖延？为什么会拖延？如何克服拖延？

16、直接面对，不要逃避迈出第一步 想象一下，提前完成后心理多爽 Salami Technique大工作化为小工作 自我激励 不必追求完美 包出去403）减少干扰，学会说）减少干扰，学会说“不不”干扰是不可避免的尽量减少干扰计划时间要留有余地学会说“不”文档归类、信息归一美国的统计数据：人们一般每美国的统计数据：人们一般每8分钟就会受到分钟就会受到1次打扰，每小时大约次打扰，每小时大约7次，次，每天每天50次次60次。平均每次打扰用时大约是次。平均每次打扰用时大约是5分钟，总共大约分钟，总共大约4小时。小时。大约大约50%80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。的打扰是没有意义或者极少有价值的。41

17、4）有效委派，节省时间）有效委派，节省时间1、合理委派任务，节省时间、合理委派任务，节省时间2、要跟进与反馈、要跟进与反馈3、指示要明确，最好让他复述一遍、指示要明确，最好让他复述一遍4、注重结果，而不是过程、注重结果，而不是过程5、责任要分清，全面责任由你来承担、责任要分清，全面责任由你来承担6、加强考核，鼓励要慷慨，批评要适度、加强考核，鼓励要慷慨，批评要适度425）A-time工作法工作法将无法更改的时间日历上标明（强调时间）将无法更改的时间日历上标明（强调时间）注意你每天的生理效率周期注意你每天的生理效率周期4320/80原则（帕累托法则）时间管理的第二个原则时间管理的第二个原则44普

18、通人的时间分配80%80%最佳效最佳效最佳效最佳效果的工作果的工作果的工作果的工作20%20%较为较为较为较为次要的工作次要的工作次要的工作次要的工作80%80%的时间的时间的时间的时间20%20%的时间的时间的时间的时间来自来自来自来自花去花去花去花去45高效率经理的时间分配80%80%最佳效最佳效最佳效最佳效果的工作果的工作果的工作果的工作20%20%较为较为较为较为次要的工作次要的工作次要的工作次要的工作80%80%的时间的时间的时间的时间20%20%的时间的时间的时间的时间4620/80原则给我们的启示去寻找用去寻找用20%的努力就可得到的努力就可得到80%的效果的领域的效果的领域集中

19、精力解决少数重要问题集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题而不是解决所有问题在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作的工作重视你生活中重要的人和事重视你生活中重要的人和事扔掉不必要的东西扔掉不必要的东西治理文山会海治理文山会海47现场思考：现场思考：请运用请运用“80“80、20”20”法则，找出自己法则，找出自己日常工作任务中重要的日常工作任务中重要的20%20%。个人模式：个人模式：自发回忆法自发回忆法团队模式：团队模式：头脑风暴法头脑风暴法48要事第一原则时间管理第三个原则时间管理第三个原则49重要：你个人觉得有价值及对你的

20、使命、价值观及优先目标具有贡献的活动（价值）紧急：你或别人认为需要立刻注意的活动（时间）时间管理的精髓在于：区分事情的轻重缓急，并合理地组织它。时间管理的精髓在于：区分事情的轻重缓急，并合理地组织它。史蒂芬史蒂芬 科维科维我们首先澄清两个概念我们首先澄清两个概念50时间管理的四象限时间管理的四象限重重要要不不重重要要紧急紧急不紧急不紧急I危机危机时间紧的项目时间紧的项目救火救火计划计划准备准备提升自己提升自己干扰干扰一些会议一些会议一些报告一些报告逃避性的活动逃避性的活动必要的必要的领导的领导的虚假的虚假的浪费的浪费的51紧急紧急 重要重要 不重要不重要 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘

21、新机会 规划、休闲 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动重要重要与与紧要紧要之区别之区别从容人无用人 危机 急迫的问题 有期限压力的计划压力人 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动无聊人不紧急不紧急524D工作法工作法重重要要不不重重要要紧急紧急不紧急不紧急IDO IT NOW立即做立即做DO IT LATER稍后做稍后做DELEGATE授权授权DONT DO IT不做不做必要的必要的领导的领导的虚假的虚假的浪费的浪费的53普通人的时间分配普通人的时间分配重重要要不不重重要要紧急紧急不紧急不紧急I25-30%15%50-60%2-3%

22、必要的必要的领导的领导的虚假的虚假的浪费的浪费的54高绩效经理的时间分配高绩效经理的时间分配重重要要不不重重要要紧急紧急不紧急不紧急I20-25%65-80%15%1%必要的必要的领导的领导的虚假的虚假的浪费的浪费的55每天分析工作任务每天分析工作任务A型：重要并且紧急的任务；型：重要并且紧急的任务；B型；重要或紧急，但不是既重要又紧急的任务；型；重要或紧急，但不是既重要又紧急的任务；C型：既不重要又不紧急的日常任务型：既不重要又不紧急的日常任务 如果你对某项任务的分类犹豫不决，就把它归入如果你对某项任务的分类犹豫不决，就把它归入C型型任务，或取消。任务，或取消。56这项任务是否既重要又紧迫否

23、 是是否今天就需要完成？否 是立即行动A型这项任务是否有最后期限？否 是这项任务是否重要但不紧迫，或紧迫但不重要否 是这项任务是否日常性的？否 是这项任务能否助你更有效地工作？否 是留出时间来完成B型制定可行的期限B型分出时间来完成C型留待有空时再做C型这项任务是否必要？否 是不必做，取消它考考虑虑一一项项任任务务的的优优先先程程度度57紧急紧急不紧急不紧急重重要要A（碎石型的事务）（碎石型的事务）危机危机急迫的问题急迫的问题有期限压力的计划有期限压力的计划B（石块型的事务）（石块型的事务）发掘新机会发掘新机会规划规划改进产能改进产能建立伙伴关系建立伙伴关系防患于未然防患于未然不不重重要要C（

24、细沙型的事务）（细沙型的事务）不速之客的接待不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬一些不必要的应酬有趣的活动有趣的活动请运用四象限方法排列你的工作：请运用四象限方法排列你的工作：58时间管理的方法时间管理的方法6点优先工作制点优先工作制帕累托原则帕累托原则麦肯锡麦肯锡30秒电梯理论秒电梯理论办公室美学办公室美学莫法特休息法莫法特休息法59案例欣赏你工作中是否会碰到这样的事情？你工作中是否会碰到这样的事情？视频中在时间管理上有哪些问题？视频中在时间管理上有哪些问题？60END