项目资料管理制度.pdf

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1、 1 XXXX 工程 资 料 管 理 制 度 XXXX 项目部 二 0 一九年十一月十八日 2 编 制：审 核：批 准：3 1 目的 本制度规定了 XXXX 工程技术资料的产生、形成、收集、整理等过程的控制。保证工程竣工结算及工程竣工验收的顺利进行，根据档案管理的有关规定，特制定本制度，要求各参建单位严格遵照执行。2 引用文件 中华人民共和国质量管理体系要求 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 工程资料管理规定 3 工程名称及单位名称使用规定 所有形成资料需要归档的，填写单位名称必须与合同名称一致，严禁使用单位简称，具体统一为：工程名称：XX 工程 业主单位：XX 公司 管理单位：XX

2、 项目部 监理单位：XX 公司 施工单位：XX 公司 设计单位：XX 设计院 调试单位：XX 4 文件资料的产生及运行规定 4.1各参建单位各部门所有职能活动产生的资料（文件）应在“文档管理系统”中创建、审批、分发、归档及封闭,以利竣工时归档方便,杜绝PAP之外产生的资料。4.2 文件的产生要有内部编制、审核、批准、签字、盖章等过程；有附件时正文中应注明附件的份数、页数。4.3 文件资料运行、传递，要由资料室统一管理，由资料人员组织文件资料的流转，需报审资料先报监理监理审批后转给工程公司工程公司审批后再返给监理由监理返给施工单位。4 4.4 文件在传递过程中，接收方要在发文方的登记簿上签收，并

3、在自己的收文簿上认真登记所收到文件的内容、编号、接收时间及处理流程，接收文件的单位，必须抓紧时间处理。5 文件时效管理规定（不限于下列文件）5.1 各标段施工组织总设计必须在该标段工程项目开工前1 个月完成评审、出版及发布。5.2 专业施工组织设计在本专业项目开工前 15 日提交监理单位审核，由监理单位组织进行评审后，施工单位完成出版及发布。5.3 重大施工方案应在工程开工前 15 日提交监理审核，监理单位在工程开工前10 日内组织完成评审，施工单位在工程开工前 5 日内完成出版、发行和技术交底工作。5.4 单位工程开工报告应在预计开工日的七日前送项目监理机构审核，项目监理机构应在 3 个工作

4、日内完成审核后报项目部批准。5.4 施工方案、作业指导书、技经等难度较大的资料，在无特殊原因的情况下，接收文件单位签出时间为 35 天。5.5 对需回复的联系单，主办部门应按联系单发出单位/部门的要求及时回复。最迟应在三个工作日内提出回复意见。项目资料管理主管部门必须对工程联系单的运作进行跟踪管理，对超过回复期限的主办单位，则通过项目局域网进行提醒；5.6 各承包商所报资料的日期要求是当日的日期（最迟只能报送昨天的日期），如特殊情况请说明迟报原因及理由。5.7 如因文件运行延误造成损失，将追究造成延误的相关责任单位或个人的责任。6 文件签署规定 6.1 在需处理文件上填写意见时，不应用易褪色的

5、书写材料书写、绘制（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔）。6.2 不得涂改，若必须修改时，要在修改处签字确认。6.3 签署处理意见时，要有实质的内容，明确态度，不能什么也不填写，处理人 5 签名时，要工整、好识别；需加盖公章时，公章盖的要端庄、清晰、完整、公章与公章之间不允许重叠；盖部门印章的，签发人一律是部门负责人，如签发人是项目领导，公章一律盖项目部公章（除合同专用章、财务专用章外）。7 文件资料的字体、日期及表式的规定 7.1 文件的内容一般采用宋体小四号字，使用激光打印机打印，禁止使用喷墨打印机或色带打印机，更不能手工填写。7.2 编制、审核、批准处必须签全名，7.3 填写全日期（如有

6、“年月日”字样的，标准写法为 68 位数，XX 年 XX 月XX 日、XX 年 XX 月 XX 日或 XX 年 XX 月 XX 日；没有“年月日”字样的，该日期须填写 8 位数，即 XXXX-XX-XX 或 XXXX.XX.XX），不能用盖章或打字代替签名。8 页面设置规定：8.1 文件资料页边距的规定：文件排版时，要注意摆正版心，横版页边距为：（上）25mm、(下)15mm、(左和右)15mm；竖版页边距为：(左)25mm、（右）15mm、（上）25mm、（下）15mm。9 表格记录、数据填写的规定 9.1 表格记录、数据填写应简捷明了、真实、有追溯性；9.2 表格中的空格和没有填满内容的栏

7、目，应盖上“此项空白”或“以下空白”印章（或从该格的左下角到右上角用斜线杠除）。10 文件资料编号的规定 施工现场要有三套编号系统：一是需要报批的文件资料的编号；二是管理性文件的编号；三是验评资料、施工记录的编号。编号要求：有追溯性、连续性、统一、系统。10.1 报批文件的编号内容应由：“单位代称-表式代码-专业-流水号”四个字段组成（安全由 AQ 表示），（注：表式代码见附 2）。例 1：XXX-3606-L-001 XXXXXXXX 代称 3606技术联系单 L锅炉专业 6 001是文件的流水号；例 2：XXXX-3607-Q-001 XXXXX 公司代称 3607工程联系单 Q汽机专业

8、001流水号 10.2 由于工程质量报验单需与验评资料结合报验，凭“单位代称-表式代码-专业-流水号”无法区分。因此，工程质量报验单原文编码改为：“单位代称-表式代码-专业-单位工程编码-流水号”。10.3 管理性文件编号：“单位代称-表式代码-专业-流水号”或“单位代称-表式代码-文种-流水号”，文种以汉语拼音开头字母代替。例：“单位代称-表式代码-文种-流水号”XYJL-2408-XTH-001 XYJL兴源监理 2408会议纪要 XTH协调会 001流水号 10.4 检验批、施工记录的编号；采用新验评标准上的施工质量检验项目划分表中的相应编号。土建的单位工程号是唯一的，从 001-118

9、。安装的单位工程编号，是按专业划分的，每个单位工程编号都是从1 开始，最多只有两位数字，单独用验评无法区分开，要求各专业要用英文字母区分单位工程编号。T土建专业 L锅炉专业 Q汽机专业 D电气专业 R热控专业 7 H化学水处理及制氢专业 J焊接专业 S调试专业 Z公共专业 不够两位数字的用 0 补位，加上字母也是三个字段；注：热控的单位工程代号不存在补位的问题。因为 热控专业有扩大工程 1、2、3，比如 R12、R24、R32 等。机组号用括号表示：（00）-公用部分（01）-1 号机组（02）-2 号机组 10.2.1 土建:验评标题上方无需工程名称，表号写在表格的左上角，编号填在表格的右上

10、角，单位、分部、分项之间用“”隔开。编号：（00）01-001-01-01-02-03-02001 (00)表示公用系统,第一个 01 是热力系统号 土建是十大系统，118 个单位工程 编号举例：（00）01-001-01-01-02-03-02001 010010101020302001 10.2.2 锅炉：验评标题上方需有工程名称、机组号，工程编号要求用 0 占位，土石方工程（分部工程）开挖支护工程（子分部工程）灌注桩钢筋（分项工程）钢筋加工（检验批）流水号 汽机间地下结构（子单位工程）热力系统（系统号）主厂房地下结构（单位工程）8 表格上方要求有工程编号、单位工程名称（分部工程名称、分项

11、工程名称、分段名称）、性质、第几页共几页依次排列，字体用 5 号宋体字。编号举例：(01)L01-04-06-01（01）L01 04 06 01 1 号机组（机组号）锅炉本体安装（单位工程号）锅炉烟、风、煤管道及附属设各安装（分部工程号）送粉管道安装（分项工程号）道粉管道组合（分段工程号）10.2.3 汽机:验评标题上方需有工程名称，工程编号要求用 0 占位，表格上方要求有工程编号、单位工程名称（分部工程名称、分项工程名称、分段名称）、性质、第几页共几页依次排列，字体用 5 号宋体字。编号举例：（01）Q04-02-05-01 （01）Q04 02 05 01 1 号机组（机组号）除氧给水装

12、置安装（单位工程号）电动给水泵安装（分部工程号）给水泵液力偶合器安装（分项工程号）（分段工程号）10.2.4 电气：电气专业采用新验评标准，没有工程名称，表格的上方要求有工程编号、表号、表、第 页共 页，依次排列，字体用 5 号宋体字。编号：单位、分部、分项之间用“.”隔开，不要求用 0 占位。编号举例：（01）D1.2.3 （02）D1 2 3 2 号机组（机组号）发电机电气与引出线安装（单位工程号）发电机引出线安装（分部工程号）发电机出线电压互感器（分项工程号）10.2.4 由于热控专业有扩大工程 1、2、3，单位工程编号不要求 0 占位；验评标题上方有工程名称、机组号，工程编号要求用 0

13、 占位，表格上方要求有工程编号、单位工程名称（分部工程名称、分项工程名称、分段名称）、性质、第几页共几 9 页依次排列，字体用 5 号宋体字。编号举例：(01)R11-01-01（01）R1 1 01 01 1 号机组（机组号）扩大工程号 共用热控安装（单位工程号）控制室热控盘（台、箱、柜）安装（分部工程号）盘底座制作（分项工程号）11 工程文件原件的份数、质量规定：11.1 根据文件的传递要求和工程文件产生单位自身的管理规定确定。11.2 所有主送单位都应有一份原件留存；所有需签署意见的单位应有一份原件留存，原则上谁产生谁负责原件的保存。施工单位和监理单位除留出本单位归档的份数之外，还应留出

14、工程竣工时向建设单位移交的份数。11.3 原件的质量：文件资料均应用合格的书写材料书写，如表式为复印件，数据虽用合格的书写材料也不能作为原件（原材料材质证明如果是复印件，销售单位应在清晰复印上注明“进场批号、数量和原件存在我处，并加盖销售单位红章）。12 工程文件的保管规定：12.1 各参建方要指定专人负责工程文件的保管，建立借阅制度，不要让工程文件滞留在个人手中；12.2 工程文件要按科学的分类有序存放，要做到既方便施工过程中的查阅、求证的需要，又要满足项目竣工后文件的组卷、归档、移交。13 照片管理 13.1 照片的收集 13.1.1 项目重要合同签字仪式。13.1.2 工程开工、工程竣工

15、、上级领导视察、检查、指导工作等重要事件。项目的重要会议和活动。13.1.3 大件吊装、锅炉水压、汽机扣缸、整套启动、移交生产等重要里程碑安装进度实况。10 13.1.4 主要设备安装结束状态和厂区概貌。13.1.5 重大安全质量事故、设备缺陷等情况。13.1.6 每个单位工程收集 48 张有代表性的工程照片（即单位工程开工时的照片、施工过程中的照片及单位工程竣工时的工程照片）建立与纸介质文件分类方法相对应的子目录，系统、分类存放。要建立定期备份磁盘脱机保存制度。13.1.7 项目其他重要活动。说明：本规定适应 XXX 项目所有参建单位文件、记录的管理，本规定解释权属于中电投电力工程有限公司顾桥项目部。本规定自发布之日起执行，顾桥项目竣工资料移交完成之日起废止。