办公室收发文管理办法.pdf

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1、收 发 文 管 理 办 法 第一章 总 则 为使综合协调部收发文工作规范化、制度化、科学化,并结合呈贡至澄江高速公路工程第八工区建设实际，特制定本办法。收发文工作必须做到及时、准确、安全、保密。由综合协调部据实统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档。第二章 文件种类 第八工区项目经理部文件种类主要有：一、决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排、部署，奖惩相关人员。二、决议 适用于经会议讨论通过的重要决策事项.三、通知 适用于公布规章制度，转发相关部门的公文；要求相关部门办理和相关部门需要周知或者共同执行的事项；聘用和解聘人员。四、通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和情况。五、报告

2、 适用于向相关单位（部门）汇报工作、反映情况、提出建议,答复相关单位（部门)的询问。六、请示 适用于向相关单位(部门）请求指示、批准。七、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。八、函 适用于单位间相互商洽工作,询问和答复问题；向相关主管部门请求批准等。九、会议纪要 适用于记载、传达会议主要情况和要求与会单位、部门、人员共同遵守的议定事项。第三章 行文规则 行文要注重实效，少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要简短。向上级机关行文，报送的公文应当主送一个上级机关；如需其他相关上级机关阅知,可以抄送.不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被

3、越级的上级机关.报表、总结材料、情况说明、特殊书信等各类文件须经项目经理审定后，方可报送上级机关或上级领导人。向上级机关请示问题，应一文一事，不在非请示公文中夹带请示事项。请示事项涉及指挥部相关部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报。第四章 公文处理程序 第七条 公文办理分收文办理和发文办理.收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、承办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、传递、立卷、归档、销毁等程序。第八条 收文办理（一）签收。事务、行政性收文一律由综合协调部收发人员签收,按程序办理.除项目经理直接交办的事项外，不得将公文直接报送

4、项目经理个人，项目经理不受理未经收发人员签收的公文,相关领导和部门人员通过会议等渠道接收的公文，返回项目部后,应及时送交综合协调部收发人员签收.(二）登记。签收的公文,由收发人员逐件拆封核查，分类登记.登记时，要区分急件与平件，区分办件、阅件、简报，避免该办的文件漏办.（三)分发。对不需办理的阅件和简报。按其内容分别送相关领导和部门阅知。（四)拟办.需要办理的公文，由综合协调部负责人按人员分工或部门职权范围提出拟办或批办意见.拟办意见应力求准确、可行。对紧急公文，由综合协调部复印后，直接批给相关部门办理,并提出办理时限，原件项目经理阅示。对需要几个部门承办的公文，应明确一个部门牵头.对篇幅较大

5、的文件,可拟请相关部门摘录提要后送相关领导批办。(五)批办。综合协调部按照拟办意见及时将公文分送相关领导批办。对需贯彻执行的文件，要批示贯彻执行的具体方案与意见，对需办理和答复的要注明承办部门及承办时限,经项目经理批办过的公文，要在来文登记簿上注明批送给某部门，并及时发送相关部门办理。（六）承办。相关部门接到交办的公文，应抓紧办理，并贯彻急事急办、特事特办的原则。紧急公文应按批示注明的时限办结。未注明时限的一般公文应在 5 日内办结，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的,应在当天退回综合协调部并说明理由。(七）催办。公文处理应建立催、查办制度。由综合协调部签收、登记后分办

6、或送项目经理批办的公文，由综合协调部主任催办。一般公文由综合协调部 3 天催办一次，紧急公文要做到跟踪催办,重要公文及项目经理导批示要求限期办理的公文,应重点催办，并及时反馈办理情况。(八）查办.查办是催办的继续和深入。对办文拖拉、落实项目经理批示不力、反馈信息迟缓、屡催不办的部门，综合协调部主任可直接登门查办，将查办结果予以通报。第九条 发文办理：（一）、拟稿。应根据项目经理批示或口头指示，由承办部门或承办人负责撰拟文稿。重要文件应由部门负责人或项目经理亲自起草,或列出提纲、论点，由熟悉情况的承办人拟写，以减少失误,争取时间。草拟公文应当做到：1、符合国家的法律、法规和方针、政策及相关规定。

7、2、情况确实，观点明确，条理清楚,文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短.3、人名、地名、数字、引文准确.引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日.4、结构层次序数,第一层为“一、第二层为“（一）”,第三层为“1.”，第四层为“（1)”.5、必须使用国家法定计量单位。6、用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。(二）、审核。拟文部门负责人负责初审，综合协调部负责人负责终审，并送相关领导签发.文稿应由撰稿人亲自送审,并说明拟文因由、依据、目的。在办理过程中的发文文稿应做好保密工作，不得交由外单位人员送审、传阅.审核的重点是：是否需要行文，有无行文

8、依据，批件是否返还综合协调部,是否符合国家的法律、法规和方针政策及相关规定,是否与相关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合规定。文稿送审过程中，拟稿人应当与核稿人保持联系,以便及时说明情况。对内容比较简单，文字修改不大的，可由文秘人员修改，对重要件、急件或有重大问题要修改的，应同拟稿人共同研究修改.对内容不成熟,在文字上又需要作大量修改的文稿，可合并或需分开行文的，文秘人员提出处理意见后，可退回拟稿部门。经过终审的文稿,如内容改动较大、层次勾划较乱、辨认困难、不符合归档要求的，由拟文部门清稿后(并将原稿附后)再送项目经理签发。（三）、签发 经会签、审核后的文稿，由授权负责人签

9、发。审批公文，主批人应当签署明确意见,并写上姓名和审批的年、月、日。其他审批人圈阅,应视为同意.非特殊情况，项目经理一般不接收和签收未经综合协调部审核的公文。（四）、登记。文稿经项目经理签发后，由综合协调部文秘收发人员统一编制发文字号、确定印制份数以及对不符合公文格式规定的文稿作技术处理,并写明主题词。（五）、缮印。由拟稿部门承办，缮印应按照缓急度排列，一般不超过 2 天。急件应立即承印。（六）、校对。由拟稿人校对，重要公文要做到三校付印。未经签发人或终审人同意，不得擅自改动公文内容.(七）、装订。由拟稿部门装订。附件应采用 16 开型纸张，图纸等 A3 型的附件应在右下边缘折叠对齐。（八）、

10、用印。由综合协调部文秘人员负责用印。（九）、分发传递。由拟稿部门负责封装、邮寄和分送，传递公文必须及时，准确、安全、保密.第十条 立卷。根据中华人民共和国档案法相关规定对具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等进行分类整理立卷。第十一条 销毁。对没有归档和存查价值的多余文件,经鉴别清点后，由综合协调部收发人员集中管理、定期销毁。销毁标密级的公文，应登记造册，由 2 人监销，确保不丢失,不漏销。第十二条 草拟、修改和签批公文,必须使用钢笔.使用符合存档要求的黑墨水、碳素墨水或蓝黑墨水，严禁使用各色铅笔、圆珠笔、彩色水笔、纯蓝墨水或红墨水,不得在文稿左侧装订线外签批和修改.第十三条 经项目经理批准,可以采用传真方式行文，按正式公文传递、办理，因传真件不能长期保存，凡需存档的,须用复印件送项目经理批示。第十四条 项目部工作人员查阅档案必须经综合协调部文秘人员同意,并做好登记.其他单位人员需要查阅公文案卷，必须持有介绍信.查阅一般公文案卷,可由综合协调部指定地点、指定案卷及张页查阅；查阅密级公文案卷,需经项目经理批准，并做好登记。公文案卷禁止外借.