善用您的时间-赢在当下.ppt

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1、善用您的时间-赢在当下 讲师：姜雪琴我们的约定我们的约定课程期望值：？课程期望值：？课程目标v如何有效合理运用时间，提高工作效率v应用时间管理的基本原则 v掌握制定有效工作计划的方法和过程 时间的故事-胡适谈时间q上世纪30年代，胡适先生在北大毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如下：诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物，只好送你们一句话。这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。从今以后，你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候，努力做一种专门学问。少年是一去不复返的，等到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。有人说：出去

2、做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？即使要做学问，既没有图书馆，有没有实验室，哪能做学问？我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买书，自然会想出法子来设置仪器。至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做1点钟的工作。你们看他的成绩！每天花1点钟看10页有用的书，每年可看3600多页书；30年读11万页书。诸位，11万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看3种小报也得费你1点钟的功夫；四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。看小报呢？还是打麻将呢？还是

3、努力做一个学者呢？全靠你们自己选择！易卜生说：你的最大责任就是把你这块材料铸造成器。学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。再会了，你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器。时 间时间是指两个时点可衡量的期间，或许也可以界定时间是“两件事之间的间隔”；所以，时间是指一个时点和另一个时点的过程。我们哲学家这样说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”时间的四项独特性：时间的四项独特性：（1 1 1 1）供给毫无弹性：）供给毫无弹性：）供给毫无弹性：）供给毫无弹性：（2 2 2 2）无法蓄积：）无法蓄积：）无法蓄积：）无法蓄积：（3 3 3 3）无法取代：

4、）无法取代：）无法取代：）无法取代：（4 4 4 4）无法失而复得：）无法失而复得：）无法失而复得：）无法失而复得：时间的管理是“自我的管理”v“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以如何减少时间浪费，以如何减少时间浪费，以如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标便有效地完成既定目标便有效地完成既定目标便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自我管理者的管理”。v时间管理就是“自我管理自我管理自我管理自我管理”-你必须要抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯引进新的工作方式和生活习惯引进新的工作方式和生活习惯引进新的工作方式和生

5、活习惯，包括要订立目标、妥善计划及分配时间、权衡轻重、权利下 放，加上自我约束、持之以恒才可提 高效率，事半功倍时间管理误区工作缺乏计划工作缺乏计划组织控制不当组织控制不当时间控制不够时间控制不够整理整顿不足整理整顿不足进取意识不强进取意识不强时间管理基本原则目标原则目标原则有序原则有序原则四象限原则四象限原则80/20原则原则对象原则对象原则自律原则自律原则原则一：目标原则S Specific 特定的说明清楚最终成果，不同于日常工作M Measurable 可衡量的有数量与性质方面可以衡量确知达到最终成果的指标A Attainable 可达成的时间与资源考量下实际且可完成的具挑战性R Rel

6、evant 有关联的与工作表现的重点相关T Time Bound 有时间范围工作的进行与完成在特定的时间限制內目标设定SMART原则目标设定明确目标設定范例错 误正 确发展并训练主管解决问题的能力在今年第三季结束前，有一半的经理级主管确实使用KT思考法处理至少两件专案与所有主任定期执行品管的检查年中以前80%的主管确知品管手册上的重点在今年剩余的时间中增加个人电脑的销售量今年年底前卖出1200套个人电脑给新客戶原则二：有序原则所谓有序原则就是有计划、有组织地进行工作，是将目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面：1、将有联系的工作进行分类

7、整理。2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。3、按排列顺序进行处理。4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到 这些工作应该按什么次序进行，哪些是可以同时 进行的工作。PS：工作计划，后续再深入讨论原则三：四象限原则默想一下你行事原则（次序）？默想一下你行事原则（次序）？1、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。3、先做容易的做，然后再做难做的事。4、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费 大量时间才能做好的事。5、先做别人的事，然后再做自己的事。6、先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。7、

8、先做有趣的事，再做枯燥的事。8、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以 完成的整件事或难以告一段落的事。9、先做已发生的事，后做未发生的事。四象限原则：轻重缓急基本原则重要的事绝不应被不重要的小事所牵绊重要的事绝不应被不重要的小事所牵绊我将焦点放在事情的我将焦点放在事情的重要性重要性而非紧急性上而非紧急性上时间管理要务重要：个人觉得有价值及对你的使命、价值观及个人觉得有价值及对你的使命、价值观及 达到目标具有贡献的活动。达到目标具有贡献的活动。紧急：你或别人认为需要立刻处理的活动。你或别人认为需要立刻处理的活动。时间管理矩阵图 重要 不重要 不紧急 紧急危机急迫的问题有限期的任务

9、，会议，准备事项准备及预防工作（）计划关系的建立培训，授权，创新干扰，一些电话一些会议一些紧急*事件凑热闹的活动细琐的工作*浪费时间的闲聊不关紧要的信件看太多的电视（）（）（）偏重第一类事务结果：压力 筋疲力竭 危机处理 忙于收拾残局偏重第三类事务 结果：短视近利 缺乏自制力，怪罪他人 危机处理 轻视目标与计划偏重第三、四类事务 结果：全无责任感 依赖他人或社会机构维生 危机处理 忙于收拾残局着重第二类事务结果：有远见，有理想 平衡，纪律，自制 少有危机 怎样处理并减少工作中的“救火”现象（一）方法一方法一 科学全面做计划科学全面做计划将易出现的问题在计划阶段做出预见，分析原因，制定对策严格信

10、息管理，尽量采取预防措施，防患于未然方法二方法二 严格计划控制过程严格计划控制过程明确计划控制（尤其是关键控制点）设立控制检查人检查计划进展情况，健全各类检查信息反馈表预测可能发生的问题，做好必要的应急计划。怎样处理并减少工作中的“救火”现象（二）方法三方法三 对已出现的对已出现的“救火救火”问题问题 及时处理，不要拖延 及时总结，将例外问题转入例内管理时间管理要务焦点放在真正重要的事上，对不重要的事说焦点放在真正重要的事上，对不重要的事说“不不”参照你的使命宣言、目标规划时间参照你的使命宣言、目标规划时间你是否“知道”在哪一方面如果持续有优异的表现，对个人生活或工作会有积极的意义？绝大多数答

11、案可归类如下：1 1、改善人际关系。、改善人际关系。2 2、改善事先准备工作。、改善事先准备工作。3 3、更周详地规划与组织。、更周详地规划与组织。4 4、善待自己。、善待自己。5 5、抓住机会。、抓住机会。6 6、充实自我。、充实自我。7 7、增进能力。、增进能力。这些都属于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也属于这七项，为什么不身体力行呢？时间管理沿革第一代时间管理第一代时间管理备忘录型 特点：纸条或备忘录本，一方面顺其自然，一方面追紧时间安排。第二代时间管理第二代时间管理事先规划安排行程 特点：制定合适的目标与计划，讲究效率、明确责任。第三代时间管理第三代时间管理规划、制定优先顺

12、序，操之在我。特点：明确价值观，制定中、长、短期目标，将每天的活动排出 优先顺序，有详尽的计划表、组织表。第三代时间管理最大的贡献是将目标与计划置于 价值观之上。第四代时间管理注重单位时间的价值，而非单位时间的效率注重单位时间的价值，而非单位时间的效率 （一二象限）（一二象限）超越时空（今天要管理明天的时间，第二象限）超越时空（今天要管理明天的时间，第二象限）以人为本的时间观（人的价值观统一）以人为本的时间观（人的价值观统一）系统的而非个人的时间管理系统的而非个人的时间管理原则四：80/20原则18971897年，意大利经济学者帕累托从研究中偶然注意到，年，意大利经济学者帕累托从研究中偶然注意

13、到，英国人的财富和收益模式是一个百分数，与比他们的财英国人的财富和收益模式是一个百分数，与比他们的财富之间存在一种很妙的关系；而且趋向稳定状态。也就富之间存在一种很妙的关系；而且趋向稳定状态。也就是今天我们要谈的是今天我们要谈的80/2080/20法则，称之为不平衡原则。法则，称之为不平衡原则。投入投入产产出出原因原因結果結果80%的产出，来自于的产出，来自于20%的投入的投入 80%的结果，归结于的结果，归结于20%的起因的起因传统冰箱的改变？-80/20原则应用的故事80/20原则应用-抓住关键少数 我们可以用20%的付出，来获得80%的 报酬；但问题在于那20%的努力是什么？这就是关键的

14、少数。我们尝试一下-找出在公司起关键作用的部门。发现20%的核心产品。顾客中关键的20%。发掘出20%的可造之才。分解出20%的重点质量问题。快乐生活的两种方法v找出你最快乐的时间然后尽量增加找出你最快乐的时间然后尽量增加v找出你最不快乐的时间然后尽量减少找出你最不快乐的时间然后尽量减少80/20法则与时间革命v时间真的不够用吗？v你最有生产力的20%时间，是不是创造出80%的价值？v有效进行时间管理的人，总能确保关键的20%具有最高的优先级。bb了解80/20法则，获得一种认识世界的奇妙 方法，而改变生命。bb运用80/20法则，合理分配人生资源，提高 收益，而获得成功原则五：对象原则积极沟

15、通，辅佐上司与人合作，达成共赢适当授权，培育部属 任何人类的组织，不论大小，都有其周而复始的节奏性、周期性；而我们作为社会或是团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下，我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。原则六：自律原则制定规则、遵守纪律的核心体现在以下三方面：1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成 目标。3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门 取得联系，将影响缩小在最小范围内。很多作家固定在每天某个时段工作，而且在停笔前必须完成一很多作家固

16、定在每天某个时段工作，而且在停笔前必须完成一定的字数。这个方法很有效，假如你养成每天写定的字数。这个方法很有效，假如你养成每天写10001000字的习惯，字的习惯，连续一个月后，写连续一个月后，写10001000字便易如反掌。接着你可以增加字数到字便易如反掌。接着你可以增加字数到大概大概12001200字，过十几天后，或许可再增加几百字。字，过十几天后，或许可再增加几百字。v计划是指，执行工作时，为达到所赋予的使命，任务，凝聚相关人员的睿智，预测未来的事态变 化，先行决定必要的解决方案，程序等。v计划是指，有关未来的事，现在就做决定，也就 是设定组织的各项条件。因此，组织的未来，均 托付在计划

17、上。同时，也是发挥创造力之场所。计 划计划的种类v 短期计划与中长期计划v 部门计划与综合计划v 数量计划与价值计划v 架构计划与业务计划Q&A：回想个人实际工作，参与哪些计划的制订？计划制定的程序v 目的明确v 掌握事实(5W2H)v 针对事实做考量v 制定计划方案(甘特图）v 计划的决定科学的方法目的明确目的明确掌握事实掌握事实根据事实思考根据事实思考决定实施方法决定实施方法实施实施确认确认案例练习采用甘特图制定培训计划？（小组发表）采用甘特图制定培训计划？（小组发表）工作需要效率的意义q领导者不仅运用着自己的时间,而且直接或间接地影响更多人的时间q领导者在时间的安排和运用上,往往有多方面

18、的意义和广泛的影响q领导者的工作效率,往往决定着本部门的全局效率q领导者的时间不仅受自己支配,而且受更多种因素的支配特别强调，领导作好时间管理的重要意义：不要让别人浪费你的时间认识并避开时间大盗别接烫手的山芋 不要接手从别人背上跳到自己背上的“猴子”避免工作时被打断利用暗示避免过度承诺-学习说“不”省时之道（一）学习拟定每日计划L在记事簿上写下 36 项今天要完成的事项尚未开始工作前拟定 要有一、两项是和自己目标相关的事项依照轻重缓急制定优先次序持续 若无每日计划，你的一天活动将会由别人决定省时之道（二）打电话的艺术v事先的约定与准备 v保持简短而明确的开场白 v控制通话时间、保持通话主题 v

19、过滤电话 省时之道（三）善用等待时间不管你多么有效率，总是有人让你等待：你可能错过公车、地铁、飞机，碰上出其不意的中途休息；你也许已经尽可能地小心计划每一件事，但是你可能意外地被要求等待开会。此种情况，建议：带本书看；修改报告；写点东西；检查手机信息等。省时之道（四）整理你的桌子为何要整理桌子？缩短找东西时间无法看出事情的优先顺序避免分心方法：只作分类（四类）工作待丢弃待处理待废弃待归档（后三类放在三层文件架上）省时之道（五）养成“避免拖延，一气呵成”习惯回E-MAIL的拖延立即处理的好处避免不重要的事变成紧急的事不必记忆事情的来胧去脉不必因为心中有事而始终挂念避免遗忘养成一气呵成，事后自我奖

20、励如果你要把一件容易的事变得困难只要一直拖延下去就可以了大多数人将两天可以完成的事情拖到两星期甚至一个月才完成一个人半年后的成就是完全可以预知的因为他不过是达成自己的短期目标而已明确目标，善用时间管理，做的过程中不断检讨，努力达成。结束活动结束活动难说再见难说再见由讲师带领学员写下3S 即透过培训，Start -未来，开始做哪些改变Stop -现在，准备停止做哪些Suggest-对课程有何建议 （写在A4的纸上）把握今天，赢在当下把握今天，赢在当下 昨天是一张已被注销的支票，明天是一张尚未到期的本票，今天则是随时可运用的现金。请善用它！计算：我们每天拥有多少“现金”？=衷心祝福各位衷心祝福各位