大学学术英语PPT.ppt

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1、国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 International Business English International Business English Correspondence BasicsCorrespondence Basics国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 1.principlesandapproachesofwritingbusinessletters.letteringoodorder.2.theusualstructureofabusinessletterande-mails.3.howtoeditlayo

2、utsandarrangethepartsofabusiness4.someknowledgeaboutproductsandtradeorganizationsandarrangethepartsofabusiness国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 I.AnIntroductiontotheCourse1.WhatisBusinessEnglish?2.BusinessEnglishvs.GeneralEnglish3.InternationalBusinessEnglishCorrespondence国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务

3、英语函电 1.WhatisBusinessEnglish?Business English focuses on vocabulary and topics used in the worlds of business,trade,finance,and international relations.It also refers to the communication skills used in the workplace,and focuses on the language and skills needed for typical business communication su

4、ch as presentations,negotiations,meetings,small talk,socializing,correspondence,report writing,and so on.People study business English for very practical reasons:to improve their work performance,enhance their prospects for promotion,or in order to find a job.1.所谓国际商务英语所谓国际商务英语,指的是人们在从事国际商务各个领域的活动中所

5、使用的英语指的是人们在从事国际商务各个领域的活动中所使用的英语,它它涉及到专业公司、厂家及对外经济、贸易、国际金融、银行、保险、海关、物流等行涉及到专业公司、厂家及对外经济、贸易、国际金融、银行、保险、海关、物流等行业和领域，它比外贸英语函电涵盖的面宽。业和领域，它比外贸英语函电涵盖的面宽。商务英语商务英语是以满足职场需求为目的，内容是以满足职场需求为目的，内容涵盖商务活动全过程，它以语言为载体，把核心的商务内容放到其中，以职场人员和涵盖商务活动全过程，它以语言为载体，把核心的商务内容放到其中，以职场人员和即将迈入职场的人员为目标，以商务活动中即将迈入职场的人员为目标，以商务活动中常用英语常用

6、英语为重点的一种培训。归根到底，为重点的一种培训。归根到底，实用性是商务英语最大的特点。实用性是商务英语最大的特点。国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 2.BusinessEnglishvs.GeneralEnglishPeoplestudyEnglishfordifferentpurposes.ThusEnglishfallsintotwocategories:EnglishforGeneralPurposes(EGP)andEnglishforSpecificPurpose(ESP).BusinessEnglishisapartofESPandcanbecon

7、sideredaspecialismwithinEnglishlanguagelearningandteaching.ItimpliesthedefinitionofaspecificlanguagecorpusandemphasisonparticularkindsofcommunicationinspecificcontextwhileGeneralEnglishmayencompassthebroadvocabularyandvarietiesofstylesfoundinliteratureandothergeneralreadingandintheworldofentertainme

8、ntandthemedia.Individualsmayhaveinterestintheculture;desiretotravelorliveabroad;afeelingthatlanguageskillswillbeusefulorleadtobetterjobprospects.普通英语是人们在日常生活中使用最广泛的语言，人们用它来从事日常交流和传递一般普通英语是人们在日常生活中使用最广泛的语言，人们用它来从事日常交流和传递一般信息。商务英语属于专门用途英语，是人们在从事国际商务活动过程中经常使用的英语信息。商务英语属于专门用途英语，是人们在从事国际商务活动过程中经常使用的英语，是商

9、务环境中使用的英语。这些活动领域包括：国际贸易、国际经济、国际金融、银，是商务环境中使用的英语。这些活动领域包括：国际贸易、国际经济、国际金融、银行业、海关事务和旅游等，是商务文化群体中所特有的一种英语，行业、海关事务和旅游等，是商务文化群体中所特有的一种英语，其与普通英语的差异，其与普通英语的差异，不仅表现在目的和意义方面，不仅表现在目的和意义方面，而且表现在词语用法、句子组成和篇章的构建方面，而且表现在词语用法、句子组成和篇章的构建方面，这是这是国际商务工作者长期交际的结果。国际商务工作者长期交际的结果。国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 3.Internat

10、ionalBusinessEnglishCorrespondenceInternationalbusinessconsistsoftransactionsthataredevisedandcarriedoutacrossnationalborderstosatisfytheobjectivesofindividualsandorganizations.Correspondencemeanscommunication.Whenpeopledobusinessattheinternationallevel,theyneedtocommunicatewitheachotherthroughlette

11、rs,faxes,e-mails,telephones,onlinechattingtoolsandsomeothermodernmeans.Lettershavebeentheprincipleandtraditionalchannelsbybusinessfirmstoexchangemessagesforalongtime.Emailscanbeconsideredtheelectronicversionoftheletter.TodayE-mailhasbecomeaprimarysourceofcommunicationintheworkplace.Therefore,thiscou

12、rsefocusesonwritinggoodbusinesslettersinthecontextofinternationalbusiness.Ininternationaltrade,abusinessletternotonlyservesasabusinessdocument,butalsoprovidesapermanentrecord.Successfulbusinessletterscanfacilitatepositiveandpromisingbusinessdealings.Thiscourseisintendedtodevelopskillsofwritinggoodbu

13、sinessletter.国际商务英语函电作为国际商务往来经常使用的联系方式，国际商务英语函电作为国际商务往来经常使用的联系方式，是开展对外经济贸易业务和有关商务活动的重要工具。正是开展对外经济贸易业务和有关商务活动的重要工具。正 确地掌握外贸英语函电的基本知识，并能熟练地加以运用，确地掌握外贸英语函电的基本知识，并能熟练地加以运用，是经贸英语专业学生从事外经、外贸行业必须具备的职业是经贸英语专业学生从事外经、外贸行业必须具备的职业技能。通过学习外贸实务中各种英文业务函件和传真以及技能。通过学习外贸实务中各种英文业务函件和传真以及其它文件的写作格式，商业、术语和各种不同的表达方法，其它文件的写

14、作格式，商业、术语和各种不同的表达方法，使学生在提高英语水平的同时，熟练掌握对外贸易业务中使学生在提高英语水平的同时，熟练掌握对外贸易业务中的基本技能，培养和提高他们的对外贸易业务工作能力。的基本技能，培养和提高他们的对外贸易业务工作能力。该课程是一门理论与实践结合紧密的应用性学科。该课程是一门理论与实践结合紧密的应用性学科。国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 WritingApproachesforBusinessEnglishLettersWritingApproachesforBusiness

15、EnglishLetters直直直直接式结构接式结构接式结构接式结构用于传递令人满意或中性信息的信函用于传递令人满意或中性信息的信函国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 间接式结构间接式结构传递令人失望的消息的商务信函尽量减少读者的不悦传递令人失望的消息的商务信函尽量减少读者的不悦 国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 2.WritingPrinciplesforBusinessEnglishLettersTomakeyourwritingeffective,youmayfollowsomegenerallyacceptedTomakey

16、ourwritingeffective,youmayfollowsomegenerallyacceptedprinciples.Sincealltheseprinciplesarebegunwiththeletter“C”,theycanprinciples.Sincealltheseprinciplesarebegunwiththeletter“C”,theycanbesummedupas7Cs,i.e.Clarity,Consideration,Courtesy,Completenessbesummedupas7Cs,i.e.Clarity,Consideration,Courtesy,C

17、ompleteness,Conciseness,ConcretenessandCorrectness.,Conciseness,ConcretenessandCorrectness.1）清晰）清晰(clarity)清楚是英语应用文最重要的语言特点。商务文书应主题突出，层次分明，可读性强。其内容应明白易懂，无模棱两可、含糊不清、陈词滥调等现象。为了表达的清晰性，有时需要附上范例、说明、图示等。例如：“bimonthly”一词具有两种含义，一种是“一月两次”，另一种是“每两月一次”，因此应避免使用这类具有双重意义的词。2）体谅）体谅(consideration)体谅，即多从对方角度出发(you-a

18、ttitude)，理解并体谅对方的需求、愿望、感情，着重正面、肯定地谈问题，尽量避免从否定角度谈。3）礼貌）礼貌(courtesy)写商务文书应本着真诚体贴、有礼有节、不卑不亢的态度。表达方式应委婉、积极，措词得当。将命令式改为请求式或使用虚拟语气表示请求等多种方式以表达礼貌。尽速答复对方也是礼貌的表现，体现了对客户的尊重。国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 4）完整）完整(completeness)在商务英语使用过程中，我们应力求内容完整。商务英语篇章的完整性特点要求商务英语文书涵盖写信人希望收信人做出积极反应的一切情况及问题，或者回答对方来信提出的全部问题或要

19、求。如在报盘时，需要写清商品、价格、交货时间及付款方式等。5）简洁）简洁(conciseness)简明指的是尽可能地用精辟的文字清楚地表达你需要表达的内容，而又毫不损坏完整、具体和礼貌。各种商务信函应当在涵盖各种必须陈述的信息的基础上做到言简意赅、文字简洁，其语言形式要简单、直接、明了，避免使用笼统的陈旧的商业术语、怪词、难词和长句，尽量多地使用熟悉的短词和口语体词。完整性和简洁性两个特点相互制约，相辅相成。6）具体）具体(concreteness)商务文书应力求具体、明确、形象，力避含糊，空泛、抽象。在给对方做出明确反应的信或答复对方的要求或问题的信中，尤其需要做到表述具体化。特别是合同、协

20、议、通知、广告和需要做出具体答复像报盘、询问交易条款等的信函时，需要使用具体的事实和数据。在名词和动词的使用上，多使用意义明确的词。7）正确）正确(correctness)所谓正确，并非仅指语法、标点和词的拼写这些基本要素。商务文书内容(如事实、数据等)必须以准确的语言和商务套语加以表达，不得出半分差错，否则会给自己公司带来重大经济损失。国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 III.LayoutofBusinessLetters&E-mails国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 1.LayoutofBusinessLetterAform

21、albusinessletterconsistsoffourteenpartsinwhichninepartsAformalbusinessletterconsistsoffourteenpartsinwhichninepartsareessentialandfivepartsareoptional.areessentialandfivepartsareoptional.ANineimportantpartsLetterhead Letterhead Letterhead DateDate InsideInsideInside Address Address Address Salutatio

22、nSalutation SubjectSubjectLineLine Body of Body of Body of the Letter the Letter the Letter ComplimentaryComplimentaryCloseClose Signature Signature Signature EnclosureEnclosure 国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 Letter head is often printed on quality paper beforehand.It includes the essential partic

23、ulars Letter head is often printed on quality paper beforehand.It includes the essential particulars about the writer:the companies name,postal address and zip-code,telephone and facsimile about the writer:the companies name,postal address and zip-code,telephone and facsimile numbers,websites,etc.Yo

24、u can see examples belownumbers,websites,etc.You can see examples below:信头：信头：发信人公司的名称、地址、传发信人公司的名称、地址、传真或电话号码。真或电话号码。Sample1Sample1(1)Theletterhead国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 FollowingaresomeofnamesoftradeorganizationsinChina:ChinaNationalCereals,oils&Foodstuff

25、sImp/ExpCorp.中国粮油食品中国粮油食品进出口公司进出口公司ChinaNationalConstructionMaterialsImp/ExpCorp.中国建材进出口中国建材进出口公司公司ChinaNationalArts&CraftsImp/ExpCorp.中国工艺品进出口公司中国工艺品进出口公司ChinaNationalMetals&MineralsImp/ExpCorp.中国五金矿产进出口公中国五金矿产进出口公司司ChinaNationalTextilesImp/ExpCorp.中国纺织品进出口公司中国纺织品进出口公司ChinaNationalLightIndustrialPr

26、oductsImp/ExpCorp.中国轻工产品中国轻工产品进出口公司进出口公司ChinaNationalGarments&CostumesImp/ExpCorp.中国服装进出口中国服装进出口公司公司ChinaNationalArts&CraftsImp/ExpCorp.中国工艺品进出口公司中国工艺品进出口公司ChinaNationalPetroleumImp/ExpCorp.中国石油进出口公司中国石油进出口公司ChinaNationalNonferrousMetalsImp/ExpCorp.中国有色金属进出口中国有色金属进出口公司公司国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英

27、语函电 ChinaNationalElectricWires&CablesImp/ExpCorp.中国电线电缆进出中国电线电缆进出口公司口公司ChinaNationalChemicalsImp/ExpCorp.中国化工进出口公司中国化工进出口公司ChinaNationalCompletePlantImp/ExpCorp.中国成套设备进出口公司中国成套设备进出口公司ChinaNationalAgriculturalMachineryImp/ExpCorp.中国农业机械进出中国农业机械进出口公司口公司ChinaNationalAero-TechnologyImp/ExpCorp.中国航空技术进出口

28、公司中国航空技术进出口公司ChinaNationalMedicines&HealthProductsImp/ExpCorp.中国医药保中国医药保健品进出口公司健品进出口公司ChinaMetallurgicalImp/ExpCorp.中国冶金进出口公司中国冶金进出口公司ChinaNationalForeignTradeTransportationCorporation中国对外贸易中国对外贸易运输公司运输公司ChinaOceanShippingAgency中国外轮代理总公司中国外轮代理总公司ChinaExportBasesDevelopmentCorporation中国出口商品基础建设公中国出口商

29、品基础建设公司司ChinaOceanShippingCompany中国远洋运输公司中国远洋运输公司国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 ThedateshouldbeplacedtwoorfourspacesbelowtheletterheadtotheThedateshouldbeplacedtwoorfourspacesbelowtheletterheadtotherightforindentedstyleortheleftfortheblockedstyle.Thedateshouldberightforindentedstyleortheleftforthe

30、blockedstyle.Thedateshouldbewritteninfullandnotabbreviated.Spelloutthenameofthemonth,anddowritteninfullandnotabbreviated.Spelloutthenameofthemonth,anddonotshowthedateinfigurelike11/9/2007toavoidconfusion.Thisisbecausenotshowthedateinfigurelike11/9/2007toavoidconfusion.Thisisbecausetherearetwowaysinw

31、ritingthedate.therearetwowaysinwritingthedate.(2)Thedate(2)Thedate写信的年、月、日 TheinsideaddressusuallyconsistsofnameofthepersontowhomtheletterTheinsideaddressusuallyconsistsofnameofthepersontowhomtheletterissent,oftenwithasocialtitleandhisorhercompanytitle,thenameoftheissent,oftenwithasocialtitleandhiso

32、rhercompanytitle,thenameofthefirms,andthemailingaddressofthefirm.Itappearsexactlythesamewayfirms,andthemailingaddressofthefirm.Itappearsexactlythesamewayasontheenvelope,butnotinallcapitallettersasontheenvelope.asontheenvelope,butnotinallcapitallettersasontheenvelope.(3)Theinsideaddress(3)Theinsidead

33、dress收信人的公司名称和地址 国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 Thesalutationisthepolitegreetingswithwhichaletterbegins.Thesalutationisthepolitegreetingswithwhichaletterbegins.Thecustomaryformalgreetinginabusinessletteris“DearThecustomaryformalgreetinginabusinessletteris“DearSirs”or“Gentlemen”.Itshouldbeplacedtwo

34、spacesbelowSirs”or“Gentlemen”.Itshouldbeplacedtwospacesbelowtheinsideaddress.theinsideaddress.（4 4）ThesalutationThesalutationOftenusefulasatime-saveristhepracticeofOftenusefulasatime-saveristhepracticeofincludingattheheadofaletterashorttitleincludingattheheadofaletterashorttitleannouncingthesubject-

35、matter.Itisofteninsertedannouncingthesubject-matter.Itisofteninsertedbetweenthesalutationandthebodyofthelettertobetweenthesalutationandthebodyofthelettertoinviteattentiontothetopicoftheletter.inviteattentiontothetopicoftheletter.（5 5）ThesubjectlineThesubjectline对收信人的尊称 事由、标题 国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电

36、国际商务英语函电 如“事由”在标题一栏中已给出，则写作中可采用简化的形式。且看下面信函的开头：DearSirorMadam,RE:ContractNo.CZ-567300GaussMetersWithreferencetothe300GaussMetersunderourSalesConfirmationNo.CZ-567,wewoulddrawyourattentiontothefact在第一段里“事由”在标题一栏里已给出，因此第一句直接简化为：Withreferencetotheabove-mentionedcontract,wewouldliketo或Referringtothecapt

37、ionedgoods,wewouldliketo。国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 .Thecomplimentarycloseismerelyapolitewayofendingaletter.JustasThecomplimentarycloseismerelyapolitewayofendingaletter.JustastheuseofDearSir,etc.,ispurelyconventional,soistheuseofYourstheuseofDearSir,etc.,ispurelyconventional,soistheuseofYoursf

38、aithfully,Yourstruly,Cordiallyyours,andsimilarexpressions.Nowadays,faithfully,Yourstruly,Cordiallyyours,andsimilarexpressions.Nowadays,Bestregardsiscustomaryformalending.Bestregardsiscustomaryformalending.（6 6）ThebodyoftheletterThebodyoftheletterThispartcarriestheactualmessageoftheletterThispartcarr

39、iestheactualmessageoftheletter（7 7）ThecomplimentarycloseThecomplimentarycloseAlettershouldbesignedbyhand,andinink.Becausemanyhand-writtenAlettershouldbesignedbyhand,andinink.Becausemanyhand-writtensignatureareillegible,thenameofthesignerisusuallytypedbelowthesignaturesignatureareillegible,thenameoft

40、hesignerisusuallytypedbelowthesignatureandfollowedbyhisjobtitleorposition.andfollowedbyhisjobtitleorposition.（8 8）ThesignatureThesignatureEnclosureisimportantinabusinessletterastherecipientwillknowthatEnclosureisimportantinabusinessletterastherecipientwillknowthatsamplesorpricelistsaresentaswell.Two

41、line-spacingsbetweenthecarbonsamplesorpricelistsaresentaswell.Twoline-spacingsbetweenthecarboncopynotationthewritermayindicateoneormoreenclosuresintheletter.copynotationthewritermayindicateoneormoreenclosuresintheletter.Sometimesyoumayusetheabbreviation“Enc.”Sometimesyoumayusetheabbreviation“Enc.”（9

42、 9）TheenclosureTheenclosure附件：注明随信所附的样品、样品本、价目单等 书信结束的礼貌用语 正文 写信人的署名 国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 BTheOptionalPartsBTheOptionalParts（1010）ThereferencesThereferencesThereferencesmayincludeafilenumber,departmentThereferencesmayincludeafilenumber,departmentcodeortheinitialofthesignerofthewriter.The

43、yarecodeortheinitialofthesignerofthewriter.Theyaremarked“Ourref.”and“Yourref.“toavoidconfusion.marked“Ourref.”and“Yourref.“toavoidconfusion.Theymaybeplacedimmediatelybelowtheletterhead.Theymaybeplacedimmediatelybelowtheletterhead.（1111）TheattentionlineTheattentionlineTheattentionlineisusedtodirectth

44、elettertoaspecificTheattentionlineisusedtodirectthelettertoaspecificindividualorsectionofthefirm.Itgenerallyfollowedtheindividualorsectionofthefirm.Itgenerallyfollowedtheinsideaddress.insideaddress.为了便于存档分类而编的号 经办人名称：希望收信商号将信速交经办部门办理。国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 Ifthecopyoftheletteristobesenttoa

45、thirdparty,typeccorCCtwoline-Ifthecopyoftheletteristobesenttoathirdparty,typeccorCCtwoline-spacingbelowthesignatureorimmediatelybelowtheenclosureattheleft-handspacingbelowthesignatureorimmediatelybelowtheenclosureattheleft-handmargin.margin.(12)TheReferenceNotation(12)TheReferenceNotationThereferenc

46、enotationsaremadeupoftheinitialsofthepersonwhodictatesThereferencenotationsaremadeupoftheinitialsofthepersonwhodictatestheletterandofthesecretaryortypist.Theinitialsareusuallytypedtwoline-theletterandofthesecretaryortypist.Theinitialsareusuallytypedtwoline-spacingbelowthesignatureagainsttheleft-hand

47、margin.Thetwosetsarespacingbelowthesignatureagainsttheleft-handmargin.Thetwosetsareseparatedbyacolonoraslant,withthedictatorscomingfirst.Youmayseparatedbyacolonoraslant,withthedictatorscomingfirst.Youmaycapitalizeboth,orneither,oronlythefirstoftheset.capitalizeboth,orneither,oronlythefirstoftheset.E

48、g.HW/JZHW:JZHW:jzHW/jzEg.HW/JZHW:JZHW:jzHW/jz（1313）ThecarboncopynotationThecarboncopynotationTrytoavoidtheuseofpostscriptsasfaraspossible,sinceitmaysuggestTrytoavoidtheuseofpostscriptsasfaraspossible,sinceitmaysuggestthewriterfailedtoplanhisletterbeforehewroteitordictatedit.thewriterfailedtoplanhisl

49、etterbeforehewroteitordictatedit.（1414）ThepostscriptThepostscript经办人代号经办人代号：以便日后查对以便日后查对由何人主稿，由何人速记打字。由何人主稿，由何人速记打字。抄送：将信抄送给有抄送：将信抄送给有关部门的标记。关部门的标记。再启：信写完后，如果想起还有要再启：信写完后，如果想起还有要紧的话要说，可在信末加紧的话要说，可在信末加P.S.,引引出补述的话。出补述的话。国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 2Theillustrationofthepositionofeachpartmentioned

50、above Letterhead (1)The references (10)Date:-(2)The inside address (3)The attention line （11）The salutation（Dear Sirs,）(4)国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电国际商务英语函电 The salutation（Dear Sirs,）(4)Subject line (5)Body of the letter(Im sending you a copy of a letter by internal post that I received this morning f