综合台帐管理制度.pdf

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1、1/12文档可自由编辑 综合台帐管理制度 第一章总则 第一条、为提高企业管理水平，建立科学规范的台账管理机制，保证台账资料完整、统一，提高综合台账的利用效率，根据公司经理办公会关于在全公司推行台账管理的有关精神制定本制度。第二条、台账管理的基本要求是注重实用、内容完整、简明扼要。具体要求是工作任务量化，责任单位明确，时间节点具体，操作简单容易。第三条、综合台账包括合同管理、固定资产管理、应收应付款管理等 第四条、各公司办公室、财务、业务人员负责综合台账的编制、汇总、反馈工作。在台帐资料的记录、整理和积累过程中起到自我督促、强化管理的作用。第五条、台账运作程序：（一）台账建立。各部门根据公司提供

2、的台账模板建立相应的本部门工作台账，全面推行台账管理。（二）台账督查。按职责分工对台账相关事项实行跟踪督办，周督办、月提醒、季度检查、半年点评、年终总结。对重要工作、重点工程、重点项目，适时组织相关部门开展联合督查，及时公开督查结果。（三）台账反馈。按职责分工对台账相关工作进展情况按月进行2/12文档可自由编辑 登记，并进行结果认定。每月 5 日前将结果认定情况汇总至综合事业部。每个季度进行一次通报。第二章 合同台账管理制度 第六条、凡以各公司或集团名义签订的合同，均应由专职或兼职合同管理人员依照本制度建立合同台账，并向公司综合事业部备案。第七条、专职或兼职合同管理人员负责合同的分类归档、台账

3、的登记、资料的收集、保管等工作。同时负责对本部门合同签订、履行进行监督，对合同履行过程中出现的质量、价格、数量、交货期等主要条款的实质性变更情况，要及时向主管领导汇报,重要情况应同时向有关部门通报。第八条、专职或兼职合同管理人员应在合同签订生效后三日内建立合同台账，并对重大合同进行备案审查。第九条、合同台帐应包括以下内容：（一）合同名称；（二）合同主体；（三）合同内容（含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项）；（四）合同履行情况（有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间）；（五）合同所附资料；（六）其他应当记载的重要内容。第十条、合同

4、台帐应附以下资料：3/12文档可自由编辑 1.合同正本或副本；2.对方企业法人营业执照和资质等级证明等资料的复印件；3.对方法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份证明；4.补充合同、会议纪要、往来函电；5.有关的重要资料。第十一条、专职或兼职合同台帐管理人员有权对合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误、资料不全、显失公平、重大误解或对方有欺诈行为，严重损害我方利益等问题时，应及时要求合同签订人员采取措施予以纠正或补充资料，以保证合同的签订和履行合法有效。第十二条、使用或借用合同台帐资料，应当办理使用或借用手续，使用人或借用人应妥善保管合同资料，不得损坏或遗失，更不得擅自涂

5、改或更换；办理结束后，应及时将使用或借用的合同资料归还合同台帐管理人员。若违反前款规定给企业造成不良后果，将追究相关责任人责任。第十三条、财务部门为合同金额的结算部门及控制部门（一）对涉及金额结算的合同应严格按照合同的内容及要求进行结算，严禁没有合同而向其他单位、个人等进行付款。（二）对合同的履行情况进行监督并严格按照实际履行情况和合同的内容、条件进行结算，对合同档案进行管理并建立相应的合同台帐。4/12文档可自由编辑（三）凡不按合同规定的结算方式办理收款或付款手续的，财务部门有权拒绝办理。（四）付款或收款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当要求承办部门索要对方当事人出具的相关证明。

6、（五）与非法人单位或一人公司签订合同时，不得有预付款的约定；与法人单位签订合同原则上预付款、进度款等标的交付前支付的款项不得超过其注册资本的 30%。特殊情况应经总经理批准或提供担保。（六）对于下列合同须由对方提供不低于合同金额 10%的履约保证金（现金、现金支票或者银行履约保函形式）：1.大宗材料订购合同；2.大型工程合同；3.其他标的金额较大、存在履约风险的合同。第十四条、合同管理中须注意的事项（一）各公司对外发生的经济往来，除标的额在 3000 元以下且能及时清结的外，均需签订书面合同；虽能及时清结，但属批量交易、交易额较大或当时难以检测产品内在质量和技术性能，极易引起纠纷或潜在风险较大

7、的交易也应签订书面合同。集团公司内部经济往来亦应签订合同。与合同有关的文书、图表、传真件等均为合同的重要资料。（二）签订合同应当使用政府相关部门、公司制定的统一合同文本或参照文本。具体份数按实际情况确定，但我方至少留存三份，综5/12文档可自由编辑 合事业部一份、各公司财务部门一份、承办部门一份。（三）签订合同必须使用合同专用章。（四）法律规定需经国家专门机关批准的合同，合同签订后应由承办部门的承办人办理审批手续；凡是法律规定需经国家专门机关有关部门登记或备案的合同，必须向规定的机关申请登记或备案。（五）双方对合同达成一致意见后，由对方先盖章，然后由合同承办人到综合事业部办理合同审批表并加盖合

8、同章。（六）未经批准不得先发生经济行为后签订合同。因紧急情况确需后补合同的，应在采购行为发生前经部门领导、公司主管领导同意，并在发生之日起 5 日内出具书面说明报公司总经理批示，补办合同审批手续。第十五条、专职或兼职合同管理人员应做好简便有效的合同履行督促检查工作，定期对到期合同的履行情况进行检查。每月 5 日之前将上月合同履行情况书面汇总并制定表格，报部门领导及公司相关部门。第三章 应收账款台账管理制度 第十六条、应收帐款管理目标 1有效控制在途应收帐款的额度，实现合理铺货，加快资金周转。2降低应收帐款的管理成本，提高销售利润。第十七条、应收账款的日常管理 1做好应收帐款的日常记录。6/12

9、文档可自由编辑 2做好客户基本信息的收集（地址、电话、负责人、资金状况、有关负债等情况，如本部人力有限则要求客户亲自填写）；法律凭证收集（要求一切原始凭证，主要是合同、退货申请单等，因为涉及以后法律纠纷，要求销售部门有一份留档）。3发货之日起 10 日内，及时做好发货情况的核查工作，并做好台帐记录，月度归档管理。第十八条、业务人员应建立销售及应收账款的明细台账：（一）业务部门按客户设置应收账款台账，详细记录应收账款基础资料。包括每个客户的客户类别、客户名称及联系资料、信用额度、信用期限、每笔业务的订单编号、合同编号、经办人员、批准人员，项目明细、产品明细、货款明细、发货单编号、货物签收情况、发

10、票编号、货款回笼情况和对账、催收记录以及上述相关发生日期等。（二）销售及应收账款台账应以数据库格式或 Excel 表格格式建立。凡账龄在 30 天以上的应收账款即登入台账。（三）应收账款台账，按客户分类管理，第十九条、业务人员对应收账款管理的责任（一）业务人员对其经办的应收账款全程负责，并对客户的经营情况、催付能力进行追踪分析，及时了解客户资金持有量与调剂程度，保证应收账款的回收。（二）业务人员应对应收账款客户分类管理，账期内的应收账款应在到期前 30 天及时提醒客户按约付款，在到期前 10 天传真提醒客户按约付款；逾期的应收账款，业务人员提交分析说明及清收措施交7/12文档可自由编辑 部门领

11、导审阅，并向客户寄、送催款书。（三）业务人员工作调动，该销售业务人员经办或接管的应收账款应作为主要内容逐笔进行交接，后任业务人员必须接任应收账款清欠责任，发生逾期呆账、坏账的，应根据具体情况同时追究前任、后任销售人员的责任。（四）业务人员应定期与客户对账，对账结果可使用询证函或对账确认书加以确认。询证函或对账确认书应由双方盖章，并及时交财务部门，确保债权明确有效。双方对账有问题的，必要时由财务部门提供对账支持，和业务人员共同与客户对账。第二十条、财务人员对应收账款管理的责任（一）财务部门按客户设置应收账款明细账，及时反映每一客户应收账款的发生，余额的增减变动，监督信用政策的执行情况。（二)财务

12、部门负责编制应收账款明细表，并对应收账款账龄进行分析，提供给销售部门和公司领导，根据信用政策对应收账款数额过大或超过信用期、账龄延长等情况提供预警信息反馈。按照公司核定下达的应收账款合理额度和周转率催收管理。月度对台帐记录进行整理、归档。（三）财务部门在清查应收账款时，相对应的应付款项应当一并清查。对既有债权又有债务的同一债权人，应由销售部门、采购部门共同说明情况，经销售部门、采购部门领导审批后，由财务部门进行账务抵扣处理，以确认应收账款的真实数额。（四）财务部门于每月底要对往来帐目进行核对。，对当月发货情8/12文档可自由编辑 况进行对帐核实，发出对帐单。集团内部单位形成的应收账款，财务部门

13、也应定期对账。定期清收。（五）财务部门负责核定应收账款占用额、账龄结构和周转期，并分解到各业务分部，与销售额、回款率一并考核。第二十一条、应收账款的催收管理（一）主要通过电话、传真等方式，由业务部门专人负责催收工作。根据公司催收工作程序，每 34 天催收 1 次，并做好日常催收台帐记录。（二）做好月度催收汇报工作。由催收人员编写催收书面报告书，交部门领导审核后，呈报营销副总经理。（三）对催收无效的逾期应收帐款，由催收人员编写催收书面报告书并提出相关处理意见（停滞发货、计罚利息等），交部门领导审核后，呈报总经理审定。（四）对有以下情况之一者，列入重点催收对象，派员进一步核查，并提出催收意见书。1

14、.货款逾期，经多次催收仍不回款的。2.拖欠、挪用货款的。3.发现债务人有破产、解散迹象，可能形成破产债权的。4.发现债务人有骗货、逃债迹象，可能形成非常债权的。（五）每月 5 日之前将上月应收账款催款情况书面汇总并制定表格，报部门领导及公司相关部门。第四章 固定资产台账管理制度 9/12文档可自由编辑 第二十二条、法定所有权属于企业的固定资产，无论其存放在何处，都应作为企业的固定资产，纳入固定资产台账管理范畴。第二十三条、办公室为固定资产管理部门，财务部负责固定资产的帐务管理，各资产使用部门负责固定资产的合理使用、维护、保管。第二十四条、各类固定资产的归口管理分工，本着有利于组织领导、有利于贯

15、彻责任制的原则，结合机构设置的具体情况确定各部门的分工如下：（一）财务部门负责固定资产的综合核算，全面掌握固定资产的增减变化情况，以及正确计提折旧等财务核算。（二）房屋及建筑物、办公家具及设备、计算机及附属设备归口管理部门为办公室。（三）运输工具归口管理部门为货运部。（四）机器设备归口管理部门为生产管理部门。第二十五条、企业固定资产实行由使用部门、归口管理部门、财务部门分工负责的原则，使用部门、归口管理部门负实物的直接管理责任，财务部门负核算、监督和检查的管理责任。各部门职责如下：（一）使用部门 1.建立和贯彻固定资产的使用，保管责任制度。2.建立台帐及时反映固定资产的增、减变动等情况，做到帐

16、（卡）、物一致。3.正确使用固定资产，做好维护保养。4.定期进行清查盘点，并提出盘点报告。10/12文档可自由编辑（二）归口管理部门 1.建立固定资产台账，做到财务、分管，使用三账一致，明细账、台账、实物一致，并按期填报有关的业务报表。2.正确及时办理增加、转移、调拨、报废等手续。3.对使用部门进行固定资产的维护、管理和使用情况的检查和指导。4.定期组织清查盘点，提出盘点报告。5.负责编制分管固定资产的大修理计划。6.健全档案资料，组织编号钉牌。（三）财务部门 1.负责企业固定资产的统一核算，建立健全固定资产的核算凭证、明细账和台账，正确填报有关会计报表。2.办理固定资产增加、转移、调拨、盈亏

17、报废等的财务手续。3.正确计提折旧。准确反映类别、单个固定资产原值、累计折旧、净值。4.组织并参与管理部门的清查盘点工作。第二十六条、固定资产台帐是不作为财务帐的明细帐，是对财务帐的补充，比财务帐更明细。财务部门负责企业固定资产的统一核算。正确填报有关会计报表。财务部门建立的固定资产管理台帐应包括以下内容：（一）固定资产名称（二）单位、数量、类别、规格型号 11/12文档可自由编辑（三）原值、残值率（四）开始使用日期、使用年限、使用部门（五）月折旧额、累计折旧数（六）当期累计折旧数 第二十七条、使用部门、归口管理部门建立的各类固定资产台账，本着有利于贯彻责任制的原则，结合固定资产的类别具体情况

18、而定。使用部门、归口管理部门建立的固定资产保管台帐应包括以下内容：（一）固定资产编号、名称（二）规格型号、类别（三）购置日期、使用日期（四）资产原值（计量单位、数量、单价）（五）出入库登记（入库单编号、入库日期、出库编号、领用日期、领用人）（六）存放地点、使用部门、使用人 第二十八条、固定资产每年至少全面盘点一次，为保证报表的真实可靠，年度内可根据需要进行盘点。年度终了在编制年度决算报告前必须进行一次全面的清查盘点。第五章 附则 第二十九条、公司各单位可根据实际情况和管理要求，建立健全其他管理台账如：工程款支付台账、安全台账、技术台账、设备台账、办公用品台账等。12/12文档可自由编辑 第三十条、本制度由综合事业部制定并解释，自颁布之日起执行。集团公司 二一二年三月九日 附：合同台账 应收账款台账 固定资产台账 工程付款台账 （学习的目的是增长知识，提高能力，相信一分耕耘一分收获，努力就一定可以获得应有的回报）