2023年如何加强不动产档案管理工作汇报(精选7篇)_档案管理工作汇报.docx
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1、2023年如何加强不动产档案管理工作汇报(精选7篇)_档案管理工作汇报 如何加强不动产档案管理工作汇报(精选7篇)由我整理,希望给你工作、学习、生活带来方便,猜你可能喜欢“档案管理工作汇报”。 。漏号:采用分号式。如6页后应是7而编写成8,可将。错号:将错号划掉,重新编上正确的页号,并在备考表中加以注明。 2.4.3卷内目录、备考表不编页号。 2.4.4编写页号一律使用阿拉伯数字,从“1”开始,有效数字前不得出现“0”。 2.5不动产登记档案目录的填写(见附表2)2.5.1顺序号:按卷内材料的排列顺序,每份材料应编 一个顺序号。不重复,不遗漏。 2.5.2材料题名:填写该材料自身的标题,不得随
2、意更改和省略。如材料没有标题,应根据材料内容准确、简练地拟写一个标题。材料题名栏内不得填“其他”。 2.5.3页次:填写该材料所在的起始页,最后页应填起止页号(即单页材料标明材料所在页号,两页以上材料标明材料首页号和止的页号,卷内最后一份材料有多页要标明起止页号)。 2.5.4备注:需要注明的内容。 2.6不动产登记档案案卷封面的填写(见附表3)2.6.1案卷封面的规格、样式统一规定如下: (1)案卷封面的设计及表面尺寸、字体型号、文字排列、天地页边、封面设计的规格和处臵都应得体、划一; (2)书写一律自左而右,横写横排,左侧装订,装订线严禁写字、印字; (3)用纸规格:参照文书档案国家标准,
3、长297毫米,宽210毫米(硬卷皮)。 2.6.2卷皮封面项目包括:案卷号、立档单位、不动产登记档案、坐落、权利人、权证号、保管期限。 2.6.3案卷号编写:不动产登记档案案卷号编制参照不动产证书、证明编号规则制定,案卷号由省份简称汉字、年度、属地行政区划简称汉字、类别和案卷顺序号五部分组成。具体分类根据业务开展需要,由市不动产登记事务中心协调有关部门统一制定。 (1)示例1桂林市2023年不动产登记(证书类)档案归档案卷号编写为:桂2023ZS0000001;或桂2023ZS-1-0000001 具体解释为:桂(桂林)-2023(年度)ZS(证书类)0000001(案卷顺序号);桂(桂林)-
4、2023(年度)ZS(证书类)-1(盒号)0000001(案卷顺序号)。 (2)示例2:桂林市2023年度不动产登记(证明类)档案归档案卷号编写为桂2023ZM-1-0000001 具体解释为:桂(桂林)-2023(年度)ZM(证明类)0000001(案卷顺序号);桂(桂林)-2023(年度)ZM(证书类)-1(盒号)0000001(案卷顺序号) (3)示例3:桂林市2023年不动产登记(注销类)档案归档案卷号编写为:桂2023ZX0000001或桂2023ZX-1-0000001。 具体解释为:桂(桂林)-2023(年度)ZX(注销类)0000001(案卷顺序号);桂(桂林)-2023(年度
5、)ZX(注销类)-1(盒号)0000001(案卷顺序号) (4)示例4:桂林市2023年度不动产登记(协执类)档案归档案卷号编写为:桂2023 XZ0000001或桂 2023ZM0000001或桂2023XZ-1-Z0000001。具体解释为:桂(桂林)-2023(年度)XZ(协执类)0000001(案卷顺序号);桂(桂林)-2023(年度)ZX(协执类)-1(盒号)0000001(案卷顺序号) (5)示例5:桂林2023年度不动产登记(其他类)档案归档案卷号编写为:桂2023 QT0000001或桂2023QT-1-0000001。 具体解释为:桂(桂)-2023(年度)QT(其他类)00
6、00001(案卷顺序号);桂(桂)-2023(年度)QT(其他类)1(盒号)0000001(案卷顺序号)。 2.6.4立档单位名称:填写各分局全称。2.6.5保管期限:一般为永久、定期保存。 2.6.6不动产登记坐落:以不动产登记簿记载的信息为准。 2.6.7权利人:以不动产登记簿记载的信息为准。2.6.8权证号:填写登记部门向不动产权利人颁发证书、证明证号。 2.6.9填写封面使用电脑打印卷皮封面或使用碳素或蓝黑墨水笔书写,字体工整,不得涂改。 2.7不动产登记档案备考表的填写(见附表4)2.7.1备考表用于保护材料,介绍和说明卷内材料变化情况。2.7.2备考表每卷一份,如暂时没有情况填写,
7、也要放于卷末,以供日后注记时使用。 2.7.3规格:参照文书档案国家标准,长297毫米,宽210毫米,使用A4纸(硬卷皮)。 2.7.4立卷人:负责材料整理、立卷归档的人员姓名。2.7.5检查人:负责检查归档材料整理、立卷质量检查人员的姓名。 2.7.6立卷时间:归档材料整理、立卷完毕的日期。2.7.7卷内材料说明:需要说明的情况。2.8 不动产登记档案的装订 2.8.1装订前的准备工作 (1)将材料上的金属物全部剔除干净,操作时不得损坏材料,不得对材料进行剪裁; (2)破损的或幅面过小的材料应用A4白衬纸托裱,一页白衬纸应托裱一张材料,不得托裱两张以上(含两张)材料;字迹扩散的应复制并与原件
8、一起存档,复制件在前,原件在后; (3)卷内材料大于A4幅面的,应按A4大小折叠整齐,并注意预留出装订边际,便于展开翻阅; (4)凡是遇有火漆、铅封、蜡封等装订成册的材料以及公证书等法律证明文件,不要改变原装订方式; (5)核对卷内目录题名与卷内材料题名是否一致,核 对档案卷皮姓名(名称)与卷内材料姓名(名称)是否一致。姓名(名称)不得用同音字或随意简化字代替。 2.8.2装订 (1)采用三孔一线法在材料左侧装订,孔间距离7厘米,用线绳装订,结头打在背面; (2)卷内材料应向左下角对齐。装订孔中心线距材料左边际应为2.5厘米,最少不得少于1.5厘米,距离不够时用白纸托裱留出距离; (3)大型图
9、纸折叠后过厚的,应在装订线位臵加入垫片,使其保持平整; (4)卷内材料与卷皮装订在一起,做到整齐美观,不压字、不掉页、不妨碍阅读; (5)档案装订完成后,档案管理人员审核后签名;(6)档案整理装订完毕须经消毒除尘后方能入库、上架。2.9装盒或装袋 2.9.1将整理好的档案装入档案袋,档案袋封面的填写要与袋内档案的内容一致,档案袋不易装得过满,一般同一卷档案应装在同一个档案袋内,不得分散保存。对于页数较多的档案,可采用设立分卷的方式解决。 2.9.2整理好的档案也可以装盒,装盒后需将档案案卷号的起始号等检索项标注在盒侧面,以方便查找。 2.10入库排列 2.10.1不动产登记档案入库后,排列方式
10、须与档案案卷编号方式一致,保持案卷之间的有机联系,确定存放位臵,便于保管和利用。 2.10.2不动产抵押登记档案、不动产注销登记档案、协助执行通知书应单独立卷,单独排列。 2.10.3档案柜应标明存放档案起止编号。3.不动产登记档案的保管 3.1档案库房应当安装温湿度记录仪,配备空调及去湿、增湿设备,并定期进行检修、保养。库房的温度应当控制在14-24, 相对湿度应当控制在45%-60%。 3.2档案密集架应与地面保持80mm以上距离,其排列应便于通风降湿。 3.3建立虫霉鼠害检查制度,发现虫霉、鼠害应及时灭菌杀虫、投放药剂予以消灭。 3.4配备吸尘器,加密封门,除尘与防尘相结合。有条件的可设
11、置空气过滤装置,防止污染气体进入库房。 3.5档案库区配备适用的消防器材,使用的消防器材要在有效期内,并按要求定期检查、更换。安全使用电器设备,定期检查电器线路。库区内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品。档案库房应安装火警及防盗自动报警装臵,并定期检查。 3.6档案库房宜选用白炽灯作为人工照明光源,照度不 宜超过100勒克斯,如采用荧光定时,应对紫外线进行过滤。不宜采用自然光源,有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施,档案在任何情况下均应避免阳光直射。 4.不动产登记档案的利用 4.1不动产登记档案以电子档案利用为主,原始档案必须在指定场所,有专业档案管理人员在场时方可查阅。 4.2查阅、抄录
12、和复制不动产登记档案应当经档案管理机构负责人同意,查询过程中注意爱护档案,不得随意勾划、涂改、撕页、抽取或损毁。借阅时应填写借阅登记簿。 4.3档案管理机构应建立不动产登记档案利用效果登记簿,记录档案利用情况。 5.不动产登记档案的保密 5.1不动产登记档案管理人员应当认真执行中华人民共和国保守国家秘密法,遵守保密制度和保密纪律,对密级的档案内容不泄密、不失密,确保档案的安全。 5.2法律、法规及有关规定不宜公开的不动产登记档案,其查询范围和方式按法律、法规和有关规定办理。 附件2: 不动产(电子)档案管理工作规范 1.不动产登记电子档案一般规定 1.1为加强对本市不动产登记电子档案的归档与管
13、理,保障不动产登记电子档案的安全和有效利用,依据国家标准 电子文件归档与管理规范(GB/TI8894-2023),结合实际,制定本规范。 1.2不动产登记电子档案是指在不动产登记过程中形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子材料。包括电子档案目录、电子登记簿以及纸质档案的数字化加工处理成果。 1.3各单位档案管理机构负责电子档案的管理、利用及涉密电子档案的保密监督管理,协助信息化部门为电子档案管理提供信息化支持。 1.4电子登记簿应按照不动产登记基本单元建立,录入各类属性数据,形成登记簿数据库,并与电子档案目录形成关联。 1.5属于归档范围内的不动产登记档案,应当进行数字化加工处理。 1.
14、6数字化处理基本流程应包括案卷整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份与异地保存。 1.7在数字化处理过程中应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理,确保档案原件和数字化档案信息的安全,同时纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记,并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范记录。2.不动产登记档案数字化处理 2.1扫描方式 2.1.1应根据档案原件幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描,对大幅面的档案材料由于扫描后图像拼接技术难度大,又浪费时间、人力,建议采用数码相机拍摄的方式,拍摄精度应高于300万像素,同时要注意被拍摄物的影像要充满取景框;
15、纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式。 2.1.2纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率;不适合拆卷的档案可采用零边距扫描仪或者是相机拍摄的方式。 2.2色彩的选择 2.2.1页面为黑白两色且字迹清晰、不带插图的档案,可采用黑白二值模式进行扫描。 2.2.2页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,可采用灰度模式扫描。 2.2.3页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,可视需要采用彩色模式进行扫描。 2.3分辨率的选择 2.3.1扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为
16、准。 2.3.2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时,其分辨率宜选择大于或等于200dpi。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。 2.4特殊页面的扫描 2.4.1对于粘贴折页,可用大幅面扫描仪扫描,或先分部扫描后拼接;对部分字体很小、字迹密集的情况,可适当提高扫描分辨率,选择灰度扫描或彩色扫描,采用局部深化技术解决;对字迹与表格颜色深度不同的,采用局部淡化技术解决。 4.2采用高分辨率灰度或彩色扫描技术将插图与文字一起扫描,保证原来的页面布局和插图清晰。 2.4.3对于页面中有黑白或彩色照片的文件,采用JPEG格式扫描,确保照片清晰度,同时可避免图像存储空
17、间过大。 2.5数字化图像处理 2.5.1图像纠偏采用自动或手动纠偏功能,调整图像角度。图像偏斜度不超过2度,对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。 2.5.2图像去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。 2.5.3图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性。 2.5.4裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像材料的容量,节省存 储空间。 2.6存储格式 2.6.1采用黑白二值模式扫描的图像材料,
18、一般采用TIF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的材料,一般采用JPEG格式存储。 2.6.2存储时的压缩率的选择,应以保证扫描的图像清晰可读为前提,尽量减小存储容量为准则。提供网络查询的扫描图像,也可存储为CEB、PDF或其他格式。 2.7图像材料命名图像材料的命名应确保其唯一性,并与电子档案目录形成对应。2.8图像转换要求不动产登记档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像材料,应通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件,实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等,实现批量、快速挂接,数字图像的排列顺序应与物理档案相符合。 3.不动产
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