文秘日常工作 文秘和文员的区别.doc

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1、文秘日常工作 文秘和文员的区别文秘工作不是独立的，是附属于指导的，是完全按指导意图办事的。文秘需要忠于职守，守就是守本分，做好本职工作。要做到三不越：不越位、不越职、不越权。(一)1、简单的办公室管理2、文书起草、有一定文字功底3、熟悉office办公软件，打字速度快文秘有行政文秘和企业文秘等几种，它们之间既有一样或相似之处，又有不同之处。假如做行政文秘，除具备公文写作才能、电脑文字处理才能之外，要有较为扎实的文字功底，还要对该行政机关(政府部门)的业务以及与业务有关的法律法规有一定的理解。假如做企业文秘，应具备企业合同、协议等文本的起草才能，有一定的速记才能，有一定的法律法规功底，当然更要有

2、操作电脑、文字处理的根本才能。(二)1 接听、转接 ;接待来访人员。2 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案搜集、整理工作。3 负责总经理办公室的清洁卫生。4 做好会议纪要。5 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6 负责 件的收发工作。7 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。8 做好公司宣传专栏的组稿。9 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。10 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。11 每月环保报表的邮寄及社保的打表。12 管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13 社会保险的投保

3、、申领。14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。15 管理办公各种财产,合理使用并进步财产的使用效率,提倡节省。16 承受其他临时工作。(三)文秘是要能干且漂亮的,要写得一手好文章,英文好.懂得与客户沟通,必要时要应酬。这一行是不太好做，什么都要做，不管是好与坏公与私，只要老板叫你做你就得做，外面太阳多么大要出门时还是得出门。1.负责人事处文秘、公章管理。2.开具各种信函(包括行政介绍信、证明等)和干部(工人)调动通知。3.负责各种文件和通知的收发和督办工作。4.负责本部门的信访接待和日常事务工作。5.负责人事档案和文书档案的管理工作。6.协助做好人事统计报表的统计工作。7.负责人事处网页的维护

4、和文件、表格的录入工作。8.做好本部门计生、平安保卫、保密等工作。9.完成处指导交办的其他工作。(四)1.拟定、办理公文拟定公文是指根据指导者意图和指导班子的决定精神起草公文或在指导者主持、指导之下，起草指导讲话稿。拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会，拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责任心对待。办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进展的全部工作，反映了公文在机关内部处理的全过程。办理公文是秘书工作中一项最根本的工作内容，大致可以分为发文处理和收文

5、处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中，秘书人员都要按照党和政府公布的公文处理条例、法规和标准办理，做到分工合理、责任明确，确保公文处理过程的严谨、标准、优质、高效，为公文发挥应有的效能创造条件。2.办理组织会务办理组织会务简称办会，是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类详细事务，目的是为指导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性效劳。办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安排，应与各方面协调联络，将会上讨论决

6、定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管指导，决定是否提交会议讨论;二是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等;三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等;四是会议期间的各项效劳;五是会议善后工作，如整理睬议记录、编写简报和会议纪要、催促检查会议决策的落实等。3.调查研究工作调查研究工作是指围绕中心工作，针对当前指导关心和急需解决的有关问题，调查理解相关情况，并进展分析p 研究，写出调查报告呈交给指导机关或指导人。这是发挥秘书工作的参谋、助手职能，直接为指导决策效劳的一项重要工作。每一项调查研究均应做好调

7、查准备、调查施行和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中，准备阶段应根据指导工作的需求确定调查题目，拟制提纲;施行阶段要注意选准调查研究对象，采用多种方式，广泛搜集、认真整理、深化研究调查得来的材料;总结收尾阶段就是对调查研究工作进展整体分析p ，在以前阶段工作的根底上，写出调查报告。4.信息处理工作秘书信息处理工作是指按照党政指导机关工作的要求，采集与处理信息，为指导正确决策和施行决策效劳的一项工作。但凡指导工作中要掌握的各种动态、情况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题，都需要搜集并及时反响给指导部门。开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的根底;其次要建立一支德

8、才兼备、思路开阔、反响敏捷，具有较强的观察和分析p 问题才能的信息员队伍;最后要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的搜集、加工、存储、输出、反响等根本环节的工作质量。5.沟通协调工作对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，根据协调对象划分，有对上的协调(即对指导者之间和指导机关之间的协调)、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之，但凡与指导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘书工作的业务范围。开展秘书协调工作时，可以利用的方式有

9、 协调、送文上门协调、请人进门协调、登门拜访协调、召开会议协调等。6.信访接待工作信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项经常性的重要工作。收到群众来信，要及时拆封，认真阅读，做好摘记，准确交办，按“分级负责，归口办理”的原那么妥善处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热情接待，认真听记，恰当处理。7.监视检查工作监视检查工作的主要内容分为三个方面，即对党的道路、方针、政策和党政机关工作部署落实情况的催促检查;对指导人批办事件承办情况的催促检查;对文件和会议事项的催促办理。监视检查工作的详细做法主要包括催办检查、实地调研、日常查

10、办、综合反响等工作形式，其工作的最根本的方式就是向下理解情况，向上反映情况。8.公务接洽工作公务接洽工作是指办理指导机关、平行单位、下级组织与本机关联络公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的一项工作，是作为机关“窗口”的秘书工作经常性的重要工作内容，主要包括：承办处理各机关单位直接派人或通过 形式来本机关商洽或联络的公文事宜，有协助联络公务，安排指导人接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺利进展，秘书人员应做到忠于职守、认真执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日记和 记录。同时，还应熟悉指导者情况，与有关部门保持亲密联络。此外，还应擅长处理人际关系。第 8 页 共 8 页