公司员工档案管理制度范文.docx

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1、公司员工档案管理制度范文公司员工档案管理制度范文 一、目的 为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。 二、适用范围 适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。 三、职责 公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。 四、原则 分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 五、档案管理内容 1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身 份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议。 2

2、、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表证书原件、员工培训统计表。 3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。 4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除终止劳动关系，死亡等情形。 六、程序 1、新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以hr管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司（员工保密管理制度）。 2、档

3、案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职(失业)证明等。 七、 为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性强的优点，及时更新、变化的资料进行系统录入， 具体时限要求如下： 1、 新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档； 2、组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档； 3、 社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入

4、，并进行纸质档案归档。 八、 人事档案借/调阅 1、调阅员工的人事档案需填写（档案借/查阅申请表）并经有效批准。 2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。 3、 部门主管有权调阅部门员工的人事档案，但需行政人事部门主管审核，并报总经理批准。 4、部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。 5、调阅档案原则上在行政人事部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出行政人事部门，需行政人事部门主管 批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印， 借出的档案必须在2天内归还。 6、所有调阅档案，均需登记备案。 九、 人事档案归属 1、继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。 2、离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年以后销毁。部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁。 十、本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施。 发出部门：行政人事部 借用、查阅人事档案审批表 公司员工档案管理制度(二)：公司人事档案管理办法 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx公司 人事档案管理办法 20XX年9月