2022年行政部岗位职责1.doc

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1、 目录第一部分 行政部第一章 行政部组织机构第二章 岗位职责、权限 一、行政主管岗位职责、权限 二、行政副主管岗位、权限 三、行政助理岗位职责、权限 四、办公室 （一）行政文员岗位职责 （二）采购员岗位职责 五、财务室 （一）财务会计岗位职责 （二）出纳员岗位职责 （三）记账员岗位职责 （四）库管员岗位职责 六、康乐中心 （一）康乐中心领班岗位职责 （二）康乐中心治理员岗位职责 七、车队 （一）车队队长岗位职责 （二）司机岗位职责 八、餐厅 （一）餐厅领班岗位职责 （二）厨师岗位职责 （三）餐厅治理员岗位职责 （四）餐厅采购员岗位职责 （五）餐厅工作人员行为标准第三章 行政部治理制度 一、办公

2、室工作治理规定 （一）公文处理方法 （二）档案治理规定 （三）印章使用治理规定 （四）保密工作制度 （五）物品采购治理规定 （六）办公物品使用治理规定 二、财务室工作治理规定 （一）【独立工程 物管中心财务治理规定 （二）物业收费员财务制度 （三）报销程序 （四）预付款程序 （五）常用工作表格 三、康乐中心工作治理规定 （一）、活动室治理规定 （二）康乐治理员效劳标准 （三）工作常用表格 四、车队工作治理规定 （一）出车登记制度 （二）车辆维保规定 （三）工作常用表格 五、餐厅工作治理规定 （一）餐厅工作治理规定 （二）工作常用表格第四章 行政部员工考核量化制度 一、行政部奖罚制度 二、考评方

3、法第二部分 商管部 第一章 商管部组织机构 一、商管部组织机构图第二章 商管部岗位职责及工作制度 一、商管部主管岗位职责、权限 二、商官助理岗位职责、权限 三、各班组工作职责 （一）办公室 1、商管部内勤（收费）治理员岗位职责 2、商管部外勤治理员岗位职责 （二）游乐场 1、游乐场领班岗位职责 2、游乐场治理员岗位职责 （三）商管部环境班 1、环境班班长岗位职责 2、环境治理员岗位职责 （四）工程技工岗位职责 四、商管部工作制度 （一）商管部各岗位员工行为标准 （二）商管部日常巡视、巡查制度 1、商管部外勤工作人员巡视、巡查范围 2、物业巡查要求 3、物业巡视巡查工作制度 4、工作表格（略）

4、（三）游乐场工作治理规定 1、游乐场治理规定 2、商场营业时间及治理员每日标准工作流程 （四）商管部内勤文件档案、钥匙治理制度 1、商管部文件档案治理及借阅制度 2、商管部钥匙治理制度 （五）商场消防平安治理条例第三章 商场投诉处理程序 一、商场治理人员处理投诉的处事八条 二、对顾客的投诉处理流程及时间要求 三、处理商户（顾客）投诉的考前须知 四、处理投诉咨询题的一般方法 五、处理投诉及在困难情况下的技巧 六、处理投诉及在困难情况下的避讳第四章 商管部员工考核治理制度 一、商管部员工考核治理方法 二、商管部奖罚制度 三、网内及座机的使用、治理制度第一章 行政部组织机构1、行政部组织机构图行政主

5、管行政副主管行政助理财务会计康乐班长车队队长餐厅领班物品采购员行政文员出纳员记账员库管员康乐治理员司机厨师餐厅采购员餐厅治理员第二章 岗位职责、权限一、行政主管岗位职责、权限1、直截了当向总经理负责，主持行政部全面工作，严格执行总经理各项指令。 2、负责安排公司相关文稿的草拟、审核工作，有权检查、催促岗位职责制在操作层的执行情况，及时发觉咨询题并提出整改意见，落实奖惩制度。3、将强与各部门的联络和沟通，对工作中的详细咨询题不扯皮、推诿，有权协助各部门工作运作和人际关系。4、加强业务学习，提高治理才能，按照培训计划、工作规程促使各部门工作标准化、科学化、现代化。有责任向公司领导提出创新改革的意见

6、和建议。5、恪守保密原则，催促有关部门及行政部人员加强文件治理，严格会议制度。6、负责日常行政接待，协助总经理处理对内、对外协调关系，落实上传下达任务。7、按公司人事治理制度，负责员工的招聘、考核、录用、辞退、员工调配等人事治理手续和员工培训、年度综合考评工作。8、公司车辆的调度使用及维保工作。9、治理各部门物品采购、库存盘点等执行情况。10、监视财务人员严格按财务治理制度等工作流程开展工作。11、按期向总经理提交工作报告吗，参加工作例会。12、负责安排公司品牌筹划、对外形象宣传、企业文化的营建及社区文化活动的组建等工作。13、完成公司领导交办的其他工作。二、行政副主管岗位职责、权限1、协助主

7、管向总经理负责，负责做好行政部分管工作，严格执行总经理各项指令。2、负责做好公司相关文稿的草拟、审核工作，协助主管做好岗位职责制在操作层执行情况的检查和催促工作，及时发觉咨询题并提出整改意见，落实奖惩制度。3、加强与各部门的联络与沟通，对工作的详细咨询题不扯皮、推诿，有权协调各部门工作运作和人际关系。4、加强业务学习，提高治理才能，按照培训计划、工作规程做好部门岗位的员工培训工作和质量治理工作。有责任向公司领导提出创新改革的意见和建议。 5、按公司人事治理制度，协助主管完成员工的招聘、考核、录用、辞退、员工调配等人事治理手续和员工培训、年度综合考评工作。6、完成公司领导交办的其他工作。三、行政

8、助理岗位职责、权限1、协助主管做好行政部门各项工作，服从上级领导安排并协调各岗位日常工作。 2、加强业务学习，提高组织协调才能，擅长及时发觉、处理咨询题。3、依照部门工作安排，有责任催促、检查各岗位人员的工作质量，并落实到位。，4、安排好公司各类会务工作，做好会议记录，按要求编写会议纪要或决议。 5、组织、参加部门例会，并做出会议纪要。 6、完成行政相关岗位的详细工作内容。 7、完成上级领导安排的其他工作。四、办公室（一）行政文员岗位职责1、努力学习、积极工作，自觉恪守公司的各项规章制度。2、遵照物业公司人事治理制度，详细负责做好员工的聘用、辞退等手续办理工作。 3、负责总经办各类文件、材料、

9、档案的整理保管，并按保密原则查阅治理。4、恪守保密原则，加强保密观念，严格按工程办事，不散布、传播在工作中属于保密事项的公司材料、决策等。5、按有关规定保管、使用公司行政印鉴和专用印鉴。6、按有关规定开具公司对内、对外各类介绍、证明公文，参与公司有关活动。7、负责对外来公文签收、登记，并按总经理签署的处理意见分送有关领导和有关部门批示和传阅。8、认真、细心、不出过失，按时完成打印任务。9、严格按操作规程使用电脑、机、打印机，保持电脑清洁，发觉咨询题及时安排维修。10、做好报刊、书籍、材料征订的安排共工作。11、负责公司接待工作，做到仪表端庄，态度和气，热情 大方，反映敏捷，处事稳健。12、按月

10、及时办理公司水电费、费等填写申请及其他临时性交费工程。13、负责公司品牌树立、企业文化的营建及社区文化活动的方案筹划与布置等。14、各类节日庆典的气氛渲染及饰品悬挂。15、对公司各部门的联络方式、员工流淌及时掌握、更新，以便于各岗位工作的开展。16、完成上级领导安排的其他工作。 （二）采购员岗位职责1、在行政主管的领导下负责公司各部门、中心的物品、物资的采购任务；认真执行公司相关规章制度，遵纪守法，努力研究业务，熟悉各种材料，及时精确、保质保量完成各项采购任务。2、发扬主人翁精神，加强主动效劳认识，与库管员及时沟通，理解需求，协助库管员提示各部门制定采购计划。不买劣质产品、超期或不用物品，既要

11、满足需要又不造成积压浪费。3、工作积极主动，经常理解市场行情，广开渠道，处处精打细算，货比三家，努力降低材料本钱，本着保证供给及保证质量的前提下，就近购货，以节约运输费用。4、及时开票转账，不得拖拉，及时向库管员提供物品的价格。采购的物资必须及时入库，交库管员验质、检数，办理验收入库手续，并及时与供货单位进展结算。5、采购物品必须保证批发价格，并需有供货人出据，采购的过程必须严格执行财务制度，必须2人同行购货，并予以签字报账，杜绝先开票后进货现象。6、领用的支票及借用现金需妥善保管，不得转借别人或挪用，如有得失，除本人声明挂失外，并应承担一定的经济责任。7、严格恪守公司的相关制度进展采购，要廉

12、洁奉公，严禁与货主私下进展非法买卖，不得损害集体利益。8、对所购材料，要与库管员一起依照原始凭证和质量合格证，实地验收后办理材料入库等手续，以便把好材料质量、数量关。9、对送货上门的，原则上要求对方货到付款，由送货人带发票完成审批程序后到财务结款。10、如需申请支票的，采购物品后，两天之内须将发票返到财务；如未使用支票，当天必须返回财务。严禁发票或支票在个人手中存放，支票申请应在每周五前转到财务，周六、周日不作支票付款。五、财务室（一）财务会计岗位职责1、工作概要：负责物业公司的财务核算工作，制造放映物业公司资金运转情况的账目及报表，确保账证相符。2、岗位职责：1）建立、健全各项财务治理工作，

13、负责公司的全面经济核算工作，按照治理需要建立完善的财务治理体系。3）严格内部，治理制度，建立健全现金及各项存款的治理，负责公司全面资产治理工作。4）不定期对各部门备用金、台账等进展盘点、抽查。跟进公司各项费用的追讨工作，及时清理应收、应付来账款，防止拖欠款项。5）严格操纵费用的开支，认真执行费用报销制度，本着节俭节约的精神监视各部门的物品采购及费用开支情况。6）恪守国家有关财务制度、法规，按时交纳各项税费。7）依照出纳做出的工资表，进展复核，并报总经理审批。8）保守公司商业机密，确保公司财务材料不详无关人员泄露。9）协调银行、会计事务所、税务等各职能部门的合作关系。11）按规定使用财务印鉴，超

14、出使用范围，须经总经理批准。12）每月做出转账凭证，并依照出纳作完的收付凭证，进展审核、修正。13）依照审核后的凭证完成各分类明细账、总账的记账工作。14）每月依照银行对账单编制银行余额调理表，做到账实相符。15）妥善保管记账凭证，及时整理装订、归档，做到有条不紊。16）按月核算餐厅运营情况。17）年末核算各中心的收费公示。18）年末将所有账目进展合理调整。19）上级所派的其他工作。（二）出纳岗位职责1、工作概要：负责物业公司各项费用的收支与银行账户的治理及结算工作。2、岗位职责： 1）严格按照国家有关现金治理及结算制度，认真办理款项收付业务，依照审核无误的预算原始凭证收付款项，如不符合有关规

15、定，出纳员有责任不予办理。 2）认真做好各项费用报销工作，杜绝假发票，空白条，杜绝不合理，不合法的费用支出。 3）每日逐笔登记现金日记账，银行存款出款日记账，做到账证相符，每日结出当日余额，并与库存现金核对，保证资金的精确无误，做到账实相符。 4）每日所收取的支票必须及时送存银行，关于支付款项已签批的支票应事先填写好付款日期、收款单位名称、金额或限额，并由领用人签字，退回的支票存根及支票应及时办理核销手续。 5）负责银行账号的治理，按规定与银行办理各项结算。不准出租、出借银行账户。 6）在财务会计的监视下，每月盘点库存资金，并按现金治理规定及时补充备用金，以保证公司现金正常运转。 7）按已审批

16、的考勤考核算员工工资（奖金），经会计审核，领导批准后按时发放。 8) 当日收取的营业款、代理款一律当日送存银行，不得坐支现金。 9）关于费用支出发票额在1000元以下的零星支出可按规定用现金支付外，其余一律用支票支付，现金支付数额大的，须报总经理批准。 10）每日将收费员上交的单据复核、汇总，并填制记账凭证。 11）按既定时段将各物管中心所缴款项及单据复核、验收填制记账凭证。 12）每月定期到银行领取银行余额对账单。 13）每周编报资金收支情况报表，以便领导及时掌握资金使用情况，合理统筹资金。 14）按照餐厅每日采购单据的内容和数量，做好餐厅原材料的核算工作。 15）上级指派的其他工作。（三）

17、记账员岗位职责 1、工作概要： 负责与收费员核对业主的各项收费明细，录入相关凭证，做银行对账单，盘点固定资产，低值易耗品。 2、岗位职责： 1）每天依照收费员传过来的收据，经出纳核对后，录入软件，作出相关凭证，并核查所开数据的精确性。 2）每季将明细账与收费员台账核对，做到横向、纵向都能账账相符。 3）定期将入户通知单、特别情况处理表、优惠单等相关材料进展整理、分类，以便被查。 4）每月依照银行对账单做银行余额调理表，并列出未达账项及说明。 5）做好停车小票的收发工作，依照票号进展登记，由安管部专人专领，每天安管员缴款时，将所用票号进展复核登记。 6）妥善保管凭证，及时整理装订、归档。 7）定

18、期整理己用收据，做好存放保管工作。 8）每月配合餐厅做好盘点工作，定期与库管对低值易耗品、固定资产进展盘点，做到账实相符。 9）负责财务室办公用品的发放。 10）年未将所用明细账打印并装订、存档，以便备查。 11）做好上级指派的其他工作。（四）库管员岗位职责1、对物品出入、入库、发放要有严格手续，建立健全各部门用品保管账，日清月结，账物相符，每季未与各部门核对账目检查工作。 2、每月要对各部门申报的物品进展汇总，经总经理批准后及时购入并发放，绝不耽搁各部门的使用，以免妨碍工作。3、每月未配合财务点库一次，保证账物相符，协助领导做好其他工作。4、严格执行物品领用制度，本着“节俭节约”的原则，监视

19、各部门的物品使用情况。5、每季度初对【独立工程】物管中心的周转库材料发放情况进展盘点一次。六、康乐中心（一）康乐中心领班岗位职责 1、负责对康乐场所设备、设备进展治理。 2、负责对活动场所的有偿效劳工程，按标准开票收费，按程序上交营业款项。 3、负责对每日效劳工程的营业情况做好登记。 4、负责完成公司安排接待的检查、参观、来访等工作，圆满解答有关康乐中心的所有咨询题。 5、负责督导、检查活动场因此及有关设备、器具的维修、保养、清洁等工作。 6、检查康乐中心治理人员的工作态度、效劳质量以及各项职责落实情况。 7、定期会同行政部对类设备、器材进展盘点、落实责任人。 8、负责完成公司交办的其他工作。

20、（二）康乐中心治理员岗位职责 1、遵纪守法，恪守公司各项规章制度。 2、上班着工作服，佩带工作牌，仪表整洁，精神饱满，文明效劳，礼貌待人。 3、对所治理的场所、器材、设备负责，纯熟掌握各种器材的使用方法，耐心解答活动者提出的咨询题，出现特别情况及时汇报。 4、按工作程序、工作时间、准时进入岗位，服从治理，团结同事。 5、负责所治理场所、器材、设备的卫生保洁工作。 6、不做有损公司形象之事，严禁收取业主的钱、物或其他遗赠。 7、完成公司交办的其他工作。七、车队（一）车队队长岗位职责 1、在部门主管的领导下，全面负责公司车辆、司机的治理工作。 2、按公司要求，合理安排车辆，保证公司各项业务的顺利开

21、展。 3、按车辆使用情况，提交车辆维修、保养计划、批准后，组织施行。 4、按交通、驾驶规程，严格治理驾驶人员遵章行驶，平安、正点、文明驾车，杜绝事故发生。 5、按月提交物料采购申请单。 6、按公司规定提交周、月、年工作报告，参加部门工作例会。 7、做好周四普法日的材料学习及人员平安思想工作。 8、上级指派的其他工作。（二）司机岗位职责 1、敬业守业、服从分配、尽职尽责，作好本职工作。 2、树立良好的职业道德，严格恪守交通规则，严禁酒后驾车。 3、严守纪律，认真填写出车记录并准时到达预定开车地点。 4、熟悉车辆功能，按时清洗车辆，保证所用车辆处于良好状态。 5、按要求维修保养车辆，保证正常出车，

22、发觉不平安要素及时排除，提早呈报维修计划，以便公司统筹安排。 6、认真恪守公司规则制度，严禁公车私用，以车谋私，向外借出车辆应履行正规程序，办理必备手续。 7、上级指派的其他工作。八、餐厅（一）餐厅领班岗位职责 1、在行政主管领导下，对员工餐厅的工作进展全面负责，对业务进展指导，对工作质量把关，并对食品及物品采购进展监视。同时要做好员工的思想工作。 2、指导餐厅员工的工作质量情况，负责制定每日、每周、月、季、年餐单、菜谱的印制工作。催促厨师认真落实“餐饮五四制”，杜绝食物中毒现象。 3、督导和巡视重要来宾的送餐效劳工作。并在送餐前检查送餐器具看，确保一切工作就绪。 4、操纵营业所需的餐具，定期

23、参加盘点，及时补充。 5、编制员工编制员工排班表，负责做好日常考勤、考核工作，并提出奖惩意见。抓好员工思想和岗位技能的学习，做好员工培训工作，处理各方面的效劳咨询题，并处理客人的投诉。 6、负青年、节期间聚会工作的组织和安排，并负责对工作人员的培训工作，使之不断提高业务水平和工作才能。 7、服从领导分配，及时完成领导交给各各项任务。（二）厨师岗位职责 1、厨师必须严格恪守公司各项规章制度，恪守作息时间，服从领导，遵从分配，积极完成工作任务，努力专研业务，纯熟掌握主、副食品的加工技术。 2、严格执行饮食卫生“五四制”，工作时间禁止吸烟并统一工服、佩带工帽；留意仪容仪表及个人卫生的日常清洁，工作时

24、禁止戴戒指等金银首饰，不涂指甲油。 3、及时跟进餐饮具的消毒情况、使用情况。保护餐厅设备、设备；节约用水、用电、用料，做好“开源节流”的详细设备。 4、养成良好的工作习惯，随时对厨房工作环境进展清理，食品要摆放整齐，保持卫生清洁，做好防虫、防鼠、防潮防霉、防污染工作。下班后应对厨房设备一一检查管好门窗，方可离开。 5、提高烹饪技术，讲究色、香、味、行，做到质优、量足、物美，价格合理，营养丰富；对厨房设备、器皿及食品、调味品、损耗情况进展治理。 6、广泛听取就餐人员意见，不断改善伙食及治理方法，并做到饭菜品种科学搭配，并及时提出整改意见。 7、热情为就餐人员效劳，坚决禁止刁难就餐人员现象。文明效

25、劳，热情周到，正确对待就餐人员的意见，自觉使用文明效劳用语，努力提高效劳质量。 8、未经领导同意，不得私自安排别人就餐。 9、随时完成领导交办的其他工作任务。（三）餐厅治理员岗位职责 1、按时到岗，接受餐厅领班分配的任务。做好开餐前的各项预备工作，及时按要求补充各种物品。 2、负责做好餐厅日常卫生清洁（包括餐桌、地面、食品器具等）、餐后清理、登记日物品耗费量、现金收款售卖及餐厅采购物品、库管等日常工作。 3、负责物品设备、餐具的卫生清洁工作。餐具必须每日消毒，做到不消毒不使用，消毒后放入专用保洁柜。 4、现金售卖严格按照就餐标准认真执行，保证款项明晰、精确，并做到款项日结日清。5、食品、蔬菜必

26、须经历收合格后，方可进入餐厅仓库。6、主动征询客人对菜肴和效劳的意见，接受和处理客人的投诉并及时向餐厅领班汇报。不断提高效劳技能、技巧，提高本身综合素养。7、做好与其他岗位的配合工作；完成上级布置的其他各项任务。（四）餐厅采购员岗位职责 1、负责各类食品、蔬菜的采买工作，保证食物新鲜程度，并货比三家降低采购本钱；进菜价格合理，本钱核算正确，每日凭原始进料单进账，日结日清。 2、严格进货渠道，确保食品在进货、储藏、烹制、分发等各个环节符合食品卫生法有关要求，严格操纵各类平安事故的发生。 3、负责餐厅设备、设备日常维修保养，做好设备正确使用的监管工作。 4、餐厅日常所需采购办公物品的核实、上报工作

27、。（五）餐厅工作人员行为标准： 1、工作人员上班不准戴戒指、手表等，不准留长头发、长指甲，要保持良好的仪容仪表。 2、在餐厅中不准大声讲话，不准有不雅之举，如用手触摸头脸或置于口袋中等。 3、在效劳中不准背对客人，不准斜触靠墙或效劳台，不准跑步或行动缓慢，不准忽然转身或停顿。 4、搞好工作场所的清洁，防止在客人面前做清洁工作；禁止将工作服当抹布，保持制服的整洁；勿置任何东西在洁净的餐桌上，以免造成污损，溢泼出来的食物、饮料应立即清理；不可用手接触任何食物。 5、不准堆积过多的盘碟在效劳台上，不准空手离开餐厅到厨房，不准拿超负荷的餐具；在效劳台时防止靠在客人身上。 6、在效劳台时尽量防止与客人讲

28、话，假如不得不谈话，则将脸转移，防止正对食物；除非是不可防止，否则是可触碰客人。 7、在最后一位客人用完餐之后，不要立即清理杯盘，除非是客人要求才进展处理。8、所有掉在地上的餐具均需更换，但需先送上洁净的餐具，然后再拿走弄脏的餐具。9、在餐厅中禁止与同事说笑打闹。10、有礼貌的接待客人，口袋中随时携带开罐器、打火机及笔；去除所有不必要的餐皿，但如有需要则需补齐；确定所有玻璃器皿与陶瓷器皿没有缺口。11、不可在工作区域内抽烟；不得嚼口香糖等零食；不得照镜子或梳头发、化装。12、工作时、不得双手穿插抱胸或者瘙痒；不得在客人面前打呵欠；忍不住打喷嚏或者咳嗽时要用手帕或面纸，并事后马山洗手。13、不得

29、与客人争吵，不得批判客人或强迫推销。14、工作人员禁止从餐厅带出食品、器具、调料，一经发觉，一律按偷窃论处。15、发觉蔬菜、肉类或其他副食品有异常，如有异味、变质、霉烂或变色等，应及时报告餐厅领班，在未得到领导的明确意见前不准擅自处理。16、下班前必须严格检查各个用火点，保证油、气、电、水、火各个部位关闭，拴好门窗通道后方可下班。第三章 行政部治理制度一、办公室工作治理规定（一）公文处理方法 为使公文处理标准化、制度化、科学化、提高公文处理的效率和质量，依照公司实际制定本方法。 1、公文的处理1）公文处理留意包括：公文的构成、办理、立卷、归档和销毁。2）公文处理的根本原则：及时、精确、标准、保

30、密。3）公文品种：物业公司的公文是在企业治理过程中构成的既有法律效力和标准格式的文书，是公司行使职能的重要手段和依照。依照实际工作需要，按照公文使用范围和作用有以下几种。报告（总结、计划）请示（申请）备忘录函会议纪要2、公文格式应恪守惯用格式，标准行文。3、公文的起草和审批、签发1）公文起草的根本要求： 重点要突出，观点要鲜明，理论要清晰，文字要简练，用词要精确，篇幅要简短，构造要严谨，层次要清晰。 文稿应按公文的文种格式行文，用钢笔或签字笔书写，不得使用圆柱笔或红笔。 文稿在呈送领导审批签发之前，负责拟稿人员对公文进展认真核对。2)公文审批签发的程序：文稿打印、修正、核对完毕后，由部门主管或

31、行政人员呈报总经理审批签发。4、公文办理公文办理主要包括公文的登记、分发、承办、印制、传递等环节。1）登记公文应将公文的标题、密级、发文时字号、份数、收发时间及办理情况等逐项记载清晰。2）分发公文l 一切外来公函，统一由行政文员签收，登记并及时 分送。l 依照公文性质和内容，由行政文员送领导批阅或根 据需要交有关业务部门办理。l 凡经各部门办理的公文，由部门主要负责催办，并将落实结果报告分管领导。l 工作表格（略）A 部月份（第周）工作总结（计划）B 日樱物业各类公文签批表C 备忘录D 函E 会议纪要5、文书档案的治理规定 1）凡记叙和反响物业公司运营治理活动，具有备案价值的各种自制文件和已办

32、理完毕的有保存价值的文件，均由行政文员负责治理。 2）各部门代表公司参加各种会议带回的文件，均不得自行保管和销毁，必须向行政文员移交，实行统一治理。3）行政文员归档文件进展分类、编号，按规定填写保管期限。4）对五年以上物业治理日常工作材料及无保存价值的文件，要逐一填写清单，经总经理签字，统一进展销毁。5）借阅文件等其他事宜参见“档案治理规定”。（二）、档案治理规定1、公司档案按人事档案、函件档案、考核档案分类，由行政人员负责治理。2、档案文件必须设专柜存放保管，存放必须分类编号，清晰书写文件目录，以便查阅。3、凡经领导批示、传阅的重要文件，必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并归档。4、借阅

33、档案需认真办理借阅登记手续，保证按时归档。5、凡借阅重要函件，必须经总经理批准后，方可借阅，所借阅的档案材料未经批准不得摘抄或复印。6、档案治理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防虫、防潮、防遗失工作，发觉异常、被盗、丧失等情况及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追查有关人员责任。 7、档案治理人员要负责各部门自管档案归档立卷的指导工作。 8、年未按照档案分类明细表做好各类档案的分类、整理及封存工作。 9、档案分类明细日樱物业档案分类明细表 第 年度（ 年）序号档案号档案名称根本内容档案立卷时间备注1BG-001会议纪要周例会工作安排、各类协调会及地产公司纪要2BG-002行政治理特别事

34、件报告、离任人员档案、考勤材料、车队出车记录、印章使用登记表、物品领用单、物品出入库明细、费统计表、物品报废申请单、采购申请单、库存盘点明细表、各部门工作汇报及批复等3BG-003收发件来件、去件（备忘录）4BG-004工作汇报各部门周、月工作总结及计划入户明细呈报表、物业费及水电费缴纳情况汇报表5BG-005年终考核部门全年绩效考核及部门年终总结、考核结果等材料6BG-006财务材料月度物品盘点、账目收支情况7BG-007 物业巡视 记 录各中心物业巡视记录 10、文件借阅登记表（略）（三）、印章使用治理规定1、品种：部门章；治理中心印章；公司合同章、公章。2、治理人：行政文员。3、治理要求

35、：1）凡使用印章须先到行政部填写用章登记表，公章（合同章）需经总经办批准后方可能使用；使用部门印章应由部门主管签批。2）凡经总经办签署的文件、制度、合同等由行政文员登记后可直截了当盖章。3）公司各类印章原则上不同意携带外出，如因特别公务需携带外出时，须经公司总经办批准，且有二人同行，互相监视、担保，并办理借用手续，如期归还行政文员。4）因业务需要持空白介绍信或公文纸加盖公司印章时，须经总经办批准，行政文员登记后发出，如未使用或未用完的应如数交回办公室，适时核销。5）公司各类印章不能为公司以外人员出具证明、介绍信等，违者应追查使用人、治理人地责任。 4、工作表格（略） 1）文件借阅登记表 2）公

36、司公章（合同章）使用登记表 3）部门印章使用登记表（四）保密工作制度1、人员配置 公司设保密员（由行政文员兼任）负责公司机密文件、材料，以及涉密业务的治理工作。各治理中心、安管部、行政部相应确定兼职保密员一人。2、保密品种1）公司人事档案，员工调查材料等。2）本公司有关的调查案件、检举揭露材料。3）公司办公会议记录。4）财务室会计凭证、会计报表、统计报表等。5）公司治理制度、规定等材料。3、机密文件、材料的治理1）所有机密文件未经制发机构批准或受权不得擅自翻印。如需复制，需按规定申请审批。2）凡收发公司机密文件，有关调查、检举、揭露材料，均由保密员专人负责。3）凡署名公司领导亲启件，由公司领导

37、拆封。4）机密文件的收发、分送、传阅、移交、归档等环节都要登记、履行签字手续，严禁将机密文件、材料放在不平安之处。5）公司机密文件、材料必须放入保密柜中，由保密员治理，个人不得保存。定期清查、清退，如发觉丧失，应及时报告并追查处理。6）ISO9002质量认证体系文件及有关标准的保密工作另行发文。4、通讯、保密规定 1）各部门的电脑、打印机、复印机由专人治理，非本机使用人员未经许可不得擅自使用。 2）电脑工作人员应严守保密制度，防止重要业务材料和档案材料外泄、更改或丧失。 3）任何人都不准在通讯、通话中涉及公司机密或本公司在业务活动中的重要信息；个人不得偷看机密文件或打听公司机密会议内容。 4）

38、发生遗失文件、材料或泄露文件时，应立即向保密员和总经理报告，并及时采取不久设备，发生窃密案件，应立即向当地公安部门报告。(五)、品采购治理规定 1、采购申请规定 1）每月21日前，各部门将下个月需购置物品打采购申请，交至库管员处审核。 2）库管员审核各部门申请计划，依照现有库存做好统筹规划，确需申请物品，则打采购申请报总经办审批。 2、采购规定 物品采购暂定为四类：办公用品、五金类、工程材料、日杂品，采购员依照物品情况，实行定点采购，按物品的分类，需到指定单位备料、购置。入库时库管员对照采购明细单清点无误后，方可办理入库手续。 3、仓库治理规定 为加强本钱核算，提高公司的根底治理工作水平，进一

39、步标准物资流通、保管和操纵程序，维护公司资产的平安完好，加速资金周转，特制定本制度。1) 仓库治理l 仓库保管员必须合理设置各类物资和产品的明细账薄、 台账。l 必须严格按仓库治理规程进展日常操作，仓库保管员对当日发生的业务必须及时逐笔登记入账，做到日清日结，确保物料及结存数据正确无误。及时登记手工明细账并与电脑系统中的数据进展核对，确保两者的一致性。l 做好各类物料的日常核对工作，仓库保管员必须对各类库存物资定期进展检查盘点，并做到账、物一致。l 库房必须依照配置计划及仓库库存情况合理确定采购数量，并依照月耗费情况确定库存定额，定期进展各类存货的分类整理。对存放期限较长，逾期失效等不良存货，

40、要按月编制报表，报送部门领导及财务人员。l 做好仓库物品的平安保护工作。依照材料的功能合放置各类材料，装备相应的防虫、防鼠、防潮用品，防止物品材料变形、变质、受潮、损坏等现象发生。l 2）入库治理l 物料进库时，仓库治理员必须凭采购申请单、购置物品发票办理入库手续，回绝不合格或手续不全的物资入库。l 入库时，仓库治理员必须查验物资数量、与样品比拟有否差异情况，规格型号、合格证件（或）等工程，如发觉物质数量、质量、单据等不符时，不得办理入库手续。同时必须通知采购经办人员及时处理。l 一切材料的购入都必须开具专用发票方可入库报销。同时要协助财务人员审查发票的正确性和有效性。l 入库材料在未收到相应

41、的发票前，库房员必须建立货到票未到材料明细账，在收到发票后，在进展详细登记注销。l 入库单的填写必须正确、完好，供给单位名称应填写全称并与发票单位一致，应在备注栏中注明原入库时间，出库单上必须有库管员及经办人签字。每批材料入库合计金额必须与发票上的金额一致。l 出库治理l 各类材料的发出，原则上采纳先进先出法。物品（包括原材料、辅助材料）出库时必须办理出库手续，并做到限额领用（按耗费定额），各部门领用物品必须由部门主管、中心主任（或各部门指定人员）统一领取。库管员应开具出库单，经领用人签字，登记入账。l 报表及其他治理l 库管员在月末结账前要与各相关部门做好物品及材料进出的衔接工作，与各相关单

42、位的计算机应保持一致，以保证本钱核算的正确性。l 必须正确及时报送规定的各类报表，收付存报表、材料耗费汇总表、三个月以上积压物质报表、货到票未到材料明细表，每月26日前上报财务及相关部门，并确保对账正确无误。l 库存物质清查盘点中发觉的咨询题和过失，应及时查明缘故，并进展相应处理。如属短缺急需报废处理的，必须按审批程序经领导审核批准后才能够进展处理，一律不准自行调整。发觉物品材料缺失或质量咨询题（如超期、受潮、生锈、老化、变质或损坏等），应及时采纳书面的方式向主管报告。l 废旧物质治理废旧物质要立账登记治理，可分为报废的固定资产、报损的棉织类、其他报损财产和修建进程中撤除下来尚能使用的旧材料等

43、四类。各部门的一切废旧物质及包装应及时交库房保管，其他部门不准自行处理。库房对废旧物质或成批的废旧物品，要定期制表上报，按规定权限得到批准后，统一处理。l 物品领用登记l 库管员要建立物品发放登记表，按部门、类别进展详细记录，做到帐物相符。公司各部门应本着节约的原则领取和使用办公用品。l 对公用办公用品，如沙发、公共家具、茶具、挂钟、空调等不能指定专人使用的公用物品，由公司按统一标准配发，各部门指定专人领钱，并做好账目记录，物品落实到个人，每季度由库管员统一按账目进展盘点。签领人调离原部门或岗位时，由行政部门清点核实，办理移交手续。l 对个人办公用品，如办公桌。椅及配套物品，使用人填写物品领用

44、单，由库管员按采购申请单发放。l 对耗费性办公用品及员工劳保用品；纸、笔、墨、文件夹、信封、信笺、清洁卫生用品等。实行定额治理，领用人填写物品领用单，由库管员发放并登记。l 耐用办公用品如非正常损坏或丧失（剪刀、直尺、打孔机、计算器、印泥、订书机等），治理品移交如有毛病或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人赔偿或自购。文具严禁带回自家私用。l 耗费品（笔、刀片、胶水、胶带、大头针、回形针、笔记本、复写纸、文件袋、便条纸、橡皮擦、修正液、钉书钉等）应限定个人使用，自第二次领用起，必须以旧换新，但纯耗费品如橡皮擦除外。l 公用设备用品：指公共场所内供众人使用的物品（如洗手液、香皂、毛巾、抹布等）、相应部门经办人填写物品领用单，所在部门领导签具意见后，由库管员发放。l 特别办公用品：指公司提供给专人使用的办公计算机、电视、对讲、割草机、工程用大中型疏通机等设备。l 各部门文员（内勤）负责收回调离或离任人员的办公物品和劳保物品。l 员工对所领用的文具应做到物尽其用，不得浪费材料。如员工离任时，应将所领用文具一并交回所属部门文员处。l 报废物品要加以区别，对不正常的损坏要找出缘故，人为损坏的要酌情赔偿。报废物品由库管员统一登记。报废物品处理后的回收资金，要统一纳入收买基金科目。l